管理虚拟团队：我们如何建立和管理成功的远程公司
已发表: 2016-01-23
当我们创办 Hubstaff 时，成为一家远程公司是显而易见的选择，甚至从未考虑过获得办公室。 我们了解我们想要创建的软件以及我们设想的团队类型。 我的技术联合创始人 Jared 和我开始在家工作，因此 Hubstaff 从一开始就从远程开始。 一旦我们准备好聘请另一名团队成员来获得最低限度的可行产品，与自由职业者和来自世界各地的人们合作对我们来说是一个直观的步骤。
远程工作是我们的信念。我们的核心价值观之一是能够在任何我们想要的地方生活和工作，并能够在全球范围内接触国际人才。 虚拟工作是 Hubstaff 的基因，也是我们软件的全部内容。 我们使用自己的工具，旨在帮助远程团队更有效地工作，帮助我们的团队脱颖而出。
在这篇文章中，我将写下我们的团队是什么样的，以及我们在管理远程团队时学到了什么。 这包括好处、挑战、我们团队今天的位置以及我们的运营方式。
我们的远程团队是什么样的
在地理上，我们的团队成员来自佛罗里达州、加利福尼亚州、印第安纳州、伊利诺伊州（都在美国）、乌克兰、塞尔维亚、罗马尼亚、菲律宾、土耳其、保加利亚和印度。 在我们的开发、营销和支持团队中，我们覆盖了数十个时区。 最重要的方面是我们所有的团队成员都有符合我们公司文化和核心价值观的个性。
Hubstaff 团队充满爱心、体贴、反应迅速、善于沟通和负责。 他们都是高技能的专业人士，是企业的关键参与者。
在远程团队工作是什么感觉
我们从远程人才那里获得的工作与我们在办公室与当地员工一起工作的工作相当，而且可能更好。 我们的团队很聪明，可以独立思考，创新且受过良好教育。 我们重视与我们一起工作的人，并给予他们丰厚的报酬。
有时，外包的名声不好，因为雇用的人不是“思想家”，他们只是简单地听从命令，没有提供任何意见或试图理解任务背后的策略。 当您选择较低的小时价格时，这很常见，有时是因为这些自由职业者刚刚起步，或者他们根本不在乎。
我们不必在 Hubstaff 处理这个问题，因为我们在 Hubstaff 所做的不是“外包”。 我们亲自投入时间寻找合适的团队成员，然后通常与该人合作数年。 一个人离开或者我们一起工作 60 天后不得不解雇一个人的情况非常罕见。 我们远离他们，我们允许他们自由地以他们选择的方式完成工作，他们可以在白天（或晚上）的任何时间工作，他们可以在世界上任何他们想要的地方工作。 而且，如果他们不想要，他们不必投入一整天，他们可以选择任何一天起飞。 这种自由在管理虚拟团队和团队成员幸福方面大有帮助。
我们不追求负担得起的工作，我们追求高素质的人才。 最终，新的团队成员在每天与他们一起工作数小时后，成为团队不可或缺的一部分，成为我们生活的重要组成部分。 随着时间的推移，我们会了解他们有多少孩子，他们的爱好是什么，以及他们对什么充满热情。
下面的视频展示了我们的一位来自乌克兰的开发人员如何与我们交流。 这位开发人员从事 Ruby on Rails 已有 7 年了，他受过大学教育并且可以独立思考（正如您将在视频中看到的那样）。 该视频将显示有时存在轻微的语言障碍，这并不总是理想的，但它从未引起任何重大问题。
真实示例：我们如何与开发人员沟通
我们可能会遇到从英语不是母语的国家招聘人员的唯一挑战是在撰写文章、营销和公开演讲方面的要求。 然而，我们注意到我们精心挑选的人才的主要特点是他们努力工作、聪明、有爱心且反应迅速。
我们的团队如何沟通
我们的团队可以使用视频聊天、上述视频和文本与我们交流。 以下是我们使用的一些协作工具，它们非常适合管理虚拟团队。
Skype（免费）
我们使用 Skype 进行即时消息传递和会议。 这很棒，因为我们还可以在 Skype 中创建群组，让我们能够与不同的部门交谈。 例如，我们有一个 Hubstaff 营销聊天，我们可以向其发送任何新闻报道或有趣的营销文章。 我个人唯一不喜欢 Skype 的是它很容易分心。
静（免费）
Jing 非常适合教程和当你试图展示一个想法时。 上述开发者的视频是使用Jing录制的。 当我们邀请某人加入并想要解释我们的一些流程时，我们只需捕获屏幕的简短视频以显示确切的步骤。 Jing 也非常适合捕捉屏幕来展示而不是讲述。 例如，如果某件事在博客上看起来不合适，我们可以捕获我们的屏幕并在 Trello 上分享链接。 我每天使用 Jing 大约 10-15 次，它可以录制视频以及带有注释的静态截图。
特雷罗（免费）
我们将 Trello 用于我们的营销团队。 他们的看板帮助我们将项目组织成可操作的任务，然后我们将这些任务分配给不同的团队成员。 我们 Trello 中的一些卡片可以专门用于特定的博客文章，而另一些可以专门用于为新电子书设计登录页面。
Pivotal Tracker（10 人团队每年 500 美元）
我们为我们的开发团队使用 Pivotal Tracker。 他们的敏捷项目管理工具适合我们开发团队的沟通方式，我们可以优先考虑哪些项目需要立即关注，哪些可以等待，以及在给定的 sprint 中我们可以期望完成多少。
我们不使用电子邮件
在 Hubstaff，我们很少使用电子邮件进行交流，因为我们发现它效率低下。 事情往往会在冗长的电子邮件线程中丢失，人们忘记复制某人，重要信息就像袜子在烘干机中消失一样掉下来。 我们将在 Trello 或 Pivotal Tracker 中发送消息，而不是电子邮件，这些消息会被记录下来并可以快速参考。 如果它们是需要立即关注的简短、非正式的消息，我们甚至会使用 Skype 聊天。
详细了解我们如何与 Hubstaff 大学的虚拟团队进行沟通。
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我们如何管理
管理虚拟团队很困难，但一旦你找到了一个好的系统，它就会运作良好。 下面的流程图来自我们的“无借口”远程管理指南，概述了任务从分配到完成的进程。
您还可以查看我们关于减少远程业务压力的 5 个技巧的网络研讨会。 我们在本次网络研讨会中拉开帷幕，并详细说明我们在 Hubstaff 中究竟做了什么来管理我们的虚拟团队。
从本质上讲，我们希望专注于从最高级别管理业务。 从上到下在公司工作，避免陷入琐碎的活动，专注于战略和最终目标。 为此，我们使用 Trello 管理项目，使用 Hubstaff 管理我们的团队。
为什么我们认为远程更适合初创公司
1. 更大的人才库（最大的原因）
这是与远程员工一起工作的最大好处； 我们用我们的钱获得了更高水平的人才。 例如，当我们构建桌面客户端时，我们与 Skype 开发团队的某个人一起工作，并不是说 Skype 没有错误 :)，但关键是这个人的水平非常高，他住在爱沙尼亚。 我们还有一位开发人员，他最近被谷歌聘用，他来自塞尔维亚，住在泰国。
我们与来自世界各地的优秀人才合作，如果我们被困在一个只从当地工作池中挑选的办公室里，这个机会就不会存在。 如果您没有复杂的开发要求，那么建立这样的初创公司是可能的，但如果您在内布拉斯加州的奥马哈市，事实是很难找到高水平的 C++ 开发人员。
2. 虚拟团队省钱（紧随其后）
这有两个重要原因。 第一个原因是世界上某些地方的生活成本要低得多，我们可以利用这一点来发挥自己的优势。 在美国，我们可能不得不为顶级开发商支付每小时 100 到 200 美元的费用，即使我们想要高质量的产品（我们是自给自足的），我们也负担不起。 初创公司一开始通常不会有很多资金，因此在获得优质工作的同时节省资金可能会在成功与失败之间产生重大影响。
分布式团队省钱的第二个原因是我们按小时付费。 Hubstaff 团队成员按小时计酬，这使我们能够与优秀的开发人员一起工作，而无需全职雇用他们（假设我们甚至可以说服他们接受我们的全职职位）。 如果我们聘请一名全职开发人员，我们每月可能需要 7,000 美元的薪水，而雇佣一名同等水平的兼职开发人员可能只需要 1,500 美元/月的时薪（工人显然在我们的项目上花费的时间要少得多）。 每小时工作也给初创公司带来了另一个优势。 您只需为实际完成的工作付费。 如果您在任何特定时间都没有为承包商工作，那么您无需支付任何费用，这对于无法提前几个月准确预测正确步骤的初创公司来说是一件大事。
3. 虚拟团队很灵活
灵活性对初创公司来说非常有用，因为很难预测下周你需要完成什么类型的工作。 当您与虚拟团队合作时，您可以在一周内分配 5 小时的营销任务，在接下来的一周分配 40 小时，这没有任何问题。 只要您手头有自由职业者，您的团队就会为您向他们扔（或不扔）的任何东西做好准备。 没有全职员工使我们可以根据需要“拨号和拨号”。
对于远程工作人员，您不必每月为您的业务支付固定的美元金额。 这使您能够专注于发展业务所需的地方； 如果你想在一周内更多地关注营销而不是开发，你可以自由地这样做。 因为无论是否交付工作，您都在支付他们的薪水，因此您不会感到有压力为您的开发人员考虑编程工作。
4. 虚拟团队提供自由
我们喜欢我们的自由。 我们选择远程工作模式是因为我们喜欢它。 这是一种生活方式的商业选择，让我们可以随时随地工作。 它让我们可以自由地工作，当我们在我们的元素中，按照我们自己的日程安排，当我们最有效率的时候。
5. 招聘和入职更容易
与雇用员工并将他们带到办公室相比，雇用远程承包商相对简单。 当您为一家大公司招聘员工时，您可能需要进行几轮面试，进行面对面的面试，带他或她参观办公室，处理税收要求等等，只是为了让一个人获得工资. 有了虚拟团队，公司就不必这样做了。 由于招聘时的承诺较低，因此更容易放弃平庸的员工并聘请表现更好的员工。
在我们的模型中，当需要填补职位空缺时，我们通常会在简短的面试后开始与几个不同的人合作。 与几个人一起工作的经验通常可以确保您最终找到合适的人。 你更喜欢并产生更好结果的人只会得到更多的工作，而做得更少的人得到的工作更少。 其实很简单。
6. 我们讨厌浪费时间
我们很忙。 我们知道我们知道我们需要完成什么任务，我们的团队知道他们需要完成什么。 他们训练有素（一个好的演练视频甚至比亲自培训更好，因为它可以永远持续并且可以提供给多人）。 我们也不必处理通勤、浪费时间或效率低下的办公空间。 我们的创业公司不必经历管理办公室、为打印机批量订购纸张和墨水以及其他往往会妨碍办公室实际工作的日常工作的压力。 由于我们的远程工作设置，我们可以花更多的时间与家人在一起。
远程工作的挑战
虚拟团队有很多好处，但也存在一些挑战。 阅读世界各地一些成功的虚拟公司如何描述虚拟公司远程员工的利弊：如何以及为什么投资于远程团队。
1. 你必须更密切地监控虚拟团队
我将告诉你一些关于我们如何从使用员工监控软件中获利的故事。 值得庆幸的是，我们从来没有遇到过与偷了 7,500 美元并浪费了我们 2 个月时间的人一起工作的不幸，但在路上遇到了一些坎坷。
曾几何时，我们有一个开发团队，我们发现他们在为我们工作的同时为其他客户工作。 这意味着他们会在为其他客户工作时向我们收取时间费用。 如果没有我们的屏幕截图软件，我们将失去利润，浪费时间，并且我们会为不同公司的项目付费。
另一个例子是，我们发现与我们签约的一位开发人员并不是开发我们产品的唯一开发人员。 我们意识到实际上有三个不同的开发人员关闭了工作，这导致生产力下降和整体体验非常糟糕。
Hubstaff 的活动水平让我们知道何时出现问题，因此我们可以在问题变得严重之前主动解决任何问题。 这些级别的计算方式是基于击键和鼠标移动。 这意味着，如果远程员工通常有 80% 的活动水平，然后突然下降到 40%，那么事情就发生了。
我们还可以判断员工何时陷入困境。 例如，如果开发人员正在访问更具教育意义的 URL（例如 Stack Overflow），我们知道该开发人员在我们要求的任务方面没有太多经验，可能需要更多培训。
我们的生产力和工作监控软件使我们确信我们的团队成员在他们计费的时间内为我们的公司工作。 它给了我们一种安全感和信心，即我们正在为我们的初创公司所做的工作付费，仅此而已。
2. 有时，远程工作者没有时间陪你
有时很难从团队中获得足够的时间。 它不像办公室环境，您的团队每天从 9 点到 5 点都在那里。 有些团队成员为多个客户工作，有些人只是不想每天工作超过几个小时，而且很难让他们为你的创业创造足够的时间。
3. 虚拟团队有时具有较低的承诺水平
虚拟员工可以减少对您的业务的投入。 远程工作者喜欢旅行，他们喜欢自己的活动，有时您可能会发现您的员工“在行动中失踪”。 现在我们团队中没有人是这样的，但在过去，我曾经历过与某人就前进的问题进行了很好的讨论，然后几乎一周都没有收到回复。
结论
总之，我们很高兴我们远程建立了我们的公司并回顾它，我们不会以任何其他方式做到这一点。 从专业的角度来看，它使我们的公司蓬勃发展。 我们是自给自足的，所以事实是，我们需要先增加收入，然后才能将钱花在办公室、全职员工和通勤汽油等方面。 我们只是没有看到任何这些的好处。
从个人的角度来看，在一天结束时，关上电脑，走出我的家庭办公室，看着我的孩子们在客厅里玩耍，真是太好了。 在没有“领导”办公室压力的情况下工作是我个人的唯一途径。 这并不适合所有人，但对于我们的团队来说，它的效果很棒。