إدارة الفرق الافتراضية: كيف أنشأنا شركة ناجحة عن بُعد وإدارتها
نشرت: 2016-01-23
عندما بدأنا Hubstaff ، كان كوننا شركة بعيدة هو الخيار الواضح ببساطة ، ولم يكن الحصول على مكتب حتى أحد الاعتبارات. لقد فهمنا البرنامج الذي أردنا إنشاؤه ونوع الفريق الذي تصورناه. بدأنا أنا وشريكي المؤسس التقني ، جاريد ، العمل من المنزل ، لذلك بدأ Hubstaff بعيدًا منذ البداية. بمجرد أن نكون مستعدين لجلب عضو آخر في الفريق للحصول على الحد الأدنى من المنتجات القابلة للتطبيق ، كانت خطوة بديهية بالنسبة لنا للعمل مع المستقلين والأشخاص من جميع أنحاء العالم.
العمل عن بعد هو ما نؤمن به. إحدى قيمنا الأساسية هي أن نكون قادرين على العيش والعمل أينما نريد ، والوصول إلى المواهب الدولية في جميع أنحاء العالم. العمل فعليًا في الحمض النووي لـ Hubstaff ، وهذا ما يدور حوله برنامجنا. نستخدم أدواتنا الخاصة ، المصممة لمساعدة الفرق البعيدة على العمل بكفاءة أكبر ، لمساعدة فريقنا على التفوق.
في هذا المنشور ، سأكتب عن شكل فريقنا وما تعلمناه عن إدارة فريق بعيد. يتضمن ذلك الفوائد والتحديات ومكانة فريقنا اليوم وكيف نعمل.
كيف يبدو فريقنا البعيد
جغرافيًا ، لدينا أعضاء فريق من فلوريدا وكاليفورنيا وإنديانا وإلينوي (جميعها في الولايات المتحدة) وأوكرانيا وصربيا ورومانيا والفلبين وتركيا وبلغاريا والهند. عبر فرق التطوير والتسويق والدعم لدينا ، نغطي عشرات المناطق الزمنية. الجانب الأكثر أهمية هو أن جميع أعضاء فريقنا لديهم شخصيات تتناسب مع ثقافة الشركة والقيم الأساسية.
فريق Hubstaff يهتم ، ومراعي ، ومتجاوب ، ومتواصل ، وخاضع للمساءلة. إنهم جميعًا محترفون ذوو مهارات عالية يلعبون دورًا رئيسيًا في العمل.
ما يشبه العمل في فريق بعيد
العمل الذي نحصل عليه من المواهب البعيدة يمكن مقارنته بما سنعمل مع الموظفين المحليين في المكتب ، وربما يكون أفضل. فريقنا ذكي ، يمكنه التفكير بأنفسهم ، مبتكر ومتعلم جيدًا. نحن نقدر الأشخاص الذين نعمل معهم وندفع لهم جيدًا.
في بعض الأحيان ، تحصل الاستعانة بمصادر خارجية على سمعة سيئة لأن الأشخاص المعينين ليسوا "مفكرين" ، فهم ببساطة يتبعون الأوامر دون إعطاء أي مدخلات أو محاولة فهم الاستراتيجية الكامنة وراء المهام. هذا أمر شائع عندما تذهب للحصول على أسعار أقل للساعة ، أحيانًا لأن هؤلاء العاملين لحسابهم الخاص قد بدأوا للتو أو أنهم ببساطة لا يهتمون.
لا يتعين علينا التعامل مع ذلك في Hubstaff لأن ما نقوم به في Hubstaff ليس "الاستعانة بمصادر خارجية". نحن نستثمر الوقت شخصيًا للعثور على عضو الفريق المناسب ثم نعمل مع هذا الشخص عادةً لعدة سنوات. من النادر جدًا أن يغادر شخص ما أو نضطر إلى طرد شخص بعد العمل معًا لمدة 60 يومًا. نحن نبقى بعيدًا عن ظهورهم ، ونسمح لهم بحرية إنجاز وظائفهم بالطريقة التي يختارونها ، ويمكنهم العمل في أي وقت يريدون أثناء النهار (أو الليل) ، ويمكنهم العمل أينما يريدون في العالم. علاوة على ذلك ، لا يتعين عليهم قضاء يوم كامل إذا لم يرغبوا في ذلك ، فيمكنهم الإقلاع في أي يوم يختارونه. هذه الحرية تقطع شوطًا طويلاً في إدارة الفرق الافتراضية ولإسعاد أعضاء الفريق.
نحن لا نذهب للحصول على عمل ميسور التكلفة ، بل نبحث عن مواهب عالية الجودة. في النهاية ، يصبح أعضاء الفريق الجدد جزءًا لا يتجزأ من الفريق وجزءًا مهمًا من حياتنا بعد العمل معهم لساعات كل يوم. بمرور الوقت ، نتعلم عدد الأطفال الذين لديهم ، وما هي هواياتهم ، وما هم متحمسون له.
يوضح الفيديو أدناه كيف يتواصل معنا أحد مطورينا من أوكرانيا. قام هذا المطور بعمل Ruby on Rails لمدة سبع سنوات ، وهو متعلم في الكلية ويمكنه التفكير بنفسه (كما سترى في الفيديو). سيُظهر الفيديو أنه يوجد في بعض الأحيان حاجز لغوي طفيف ، وهو ليس دائمًا مثاليًا ، لكنه لم يتسبب أبدًا في أي مشكلات كبيرة.
مثال حقيقي: كيف نتواصل مع مطورينا
التحدي الوحيد الذي قد نواجهه في توظيف شخص ما من بلد ليست اللغة الإنجليزية هي لغته الأم هو عندما يتعلق الأمر بكتابة المقالات ، ومتطلبات التسويق والخطابة العامة. ومع ذلك ، فإن الشيء الأساسي الذي لاحظناه مع المواهب المختارة بعناية هو أنهم يعملون بجد وذكيون ومهتمون ومتجاوبون.
كيف يتواصل فريقنا
يمكن لفريقنا استخدام الدردشة المرئية ومقاطع الفيديو مثل تلك الموجودة أعلاه والرسائل النصية للتواصل معنا. إليك بعض أدوات التعاون التي نستخدمها والتي تعتبر رائعة لإدارة الفرق الافتراضية.
سكايب (مجاني)
نستخدم Skype للمراسلة الفورية والاجتماعات. إنه أمر رائع لأنه يمكننا أيضًا إنشاء مجموعات في Skype ، مما يسمح لنا بالتحدث إلى أقسام مختلفة. على سبيل المثال ، لدينا محادثة تسويق Hubstaff يمكننا إرسال أي تغطية إخبارية أو مقالات تسويقية مثيرة للاهتمام إليها. الشيء الوحيد الذي لا أحبه شخصيًا في Skype هو أنه من السهل تشتيت انتباهي.
جينغ (مجاني)
يعد Jing أمرًا رائعًا للبرامج التعليمية وعندما تحاول عرض فكرة. تم تسجيل الفيديو أعلاه للمطور باستخدام Jing. عندما نحضر شخصًا ما على متن الطائرة ونريد شرح بعض عملياتنا ، فإننا ببساطة نلتقط مقطع فيديو قصيرًا لشاشاتنا لإظهار الخطوات الدقيقة. تعتبر Jing أيضًا رائعة لالتقاط الشاشات لإظهارها بدلاً من إخبارها. على سبيل المثال ، إذا ظهر شيء ما في مدونة ، فيمكننا التقاط شاشتنا ومشاركة الرابط على Trello. أستخدم Jing حوالي 10-15 مرة في اليوم ويمكنه تسجيل مقاطع فيديو بالإضافة إلى لقطات شاشة ثابتة مع التعليقات التوضيحية.
Trello (مجاني)
نحن نستخدم Trello لفرق التسويق لدينا. تساعدنا لوحات كانبان الخاصة بهم في تنظيم مشاريعنا وصولاً إلى مهام قابلة للتنفيذ ، والتي نقوم بعد ذلك بتعيينها لأعضاء مختلفين في الفريق. يمكن تخصيص بعض البطاقات الموجودة في Trello لمدونة معينة ، بينما يمكن تخصيص أخرى لتصميم صفحة مقصودة لكتاب إلكتروني جديد.
Pivotal Tracker (500 دولار سنويًا لفريق من 10)
نحن نستخدم Pivotal Tracker لفرق التطوير لدينا. تتناسب أدوات إدارة المشاريع الرشيقة الخاصة بهم مع أسلوب الاتصال الخاص بفرق التطوير لدينا ، ويمكننا تحديد أولويات المشاريع التي تحتاج إلى الاهتمام على الفور ، والتي يمكن أن تنتظر ، والمقدار الذي يمكننا توقع إنجازه في سباق معين.
نحن لا نستخدم البريد الإلكتروني
نادرًا ما نستخدم البريد الإلكتروني للتواصل في Hubstaff ، لأننا وجدنا أنه غير فعال. تميل الأشياء إلى الضياع في سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة ، وينسى الناس نسخ شخص ما ، والمعلومات المهمة تسقط ببساطة مثل اختفاء الجوارب في المجففات. بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني ، سنرسل رسائل في Trello أو Pivotal Tracker ، حيث يتم تسجيلها ويمكن الرجوع إليها بسرعة. إذا كانت رسائل قصيرة وغير رسمية تحتاج إلى اهتمام فوري ، فسنستخدم Skype للدردشة.
تعرف على المزيد حول كيفية تواصلنا مع فرقنا الافتراضية في Hubstaff University.
موصى به لك:
ماذا يعني توفير مكافحة الربح بالنسبة للشركات الهندية الناشئة؟
كيف تساعد الشركات الناشئة في تكنولوجيا التعليم في تطوير مهارات القوى العاملة في الهند وتصبح جاهزة للمستقبل ...
الأسهم التقنية في العصر الجديد هذا الأسبوع: مشاكل Zomato مستمرة ، EaseMyTrip تنشر Stro ...
تتخذ الشركات الهندية الناشئة اختصارات في مطاردة للتمويل
منصة التسويق الرقمي Logicserve Bags INR 80 Cr Funding، Rbrands as LS Dig ...
تقرير يحذر من تجديد التدقيق التنظيمي على Lendingtech Space
كيف ندير
تعد إدارة الفرق الافتراضية أمرًا صعبًا ، ولكن بمجرد أن تجد نظامًا جيدًا ، فإنها تعمل بشكل جيد. يأتي المخطط الانسيابي أدناه من دليلنا "لا أعذار" للإدارة عن بعد ويحدد تقدم المهمة ، من المهمة إلى الإكمال.
يمكنك أيضًا الاطلاع على ندوة الويب الخاصة بنا حول 5 نصائح لتقليل التوتر في عملك عن بُعد. نسحب الستار مرة أخرى في هذه الندوة عبر الويب ونفصل ما نفعله بالضبط في Hubstaff لإدارة فرقنا الافتراضية.
بشكل أساسي ، نريد التركيز على إدارة الأعمال من أعلى مستوى. اعمل على الشركة من أعلى إلى أسفل لتجنب الوقوع في أنشطة تافهة والتركيز على الاستراتيجية والهدف النهائي. من أجل القيام بذلك ، نستخدم Trello لإدارة المشاريع و Hubstaff لإدارة فريقنا.
لماذا نعتقد أن التحكم عن بعد أفضل للشركات الناشئة
1. مجموعة أكبر من المواهب (السبب الأكبر)
هذه هي أكبر فائدة للعمل مع الموظفين عن بعد ؛ نحصل على مستوى أعلى من المواهب مقابل أموالنا. على سبيل المثال ، عندما كنا نبني عملاء سطح المكتب الخاص بنا ، عملنا مع شخص كان في فريق تطوير Skype ، لا يعني ذلك أن Skype خالٍ من الأخطاء :) ، ولكن النقطة المهمة هي أن هذا الشخص كان حقًا على مستوى عالٍ وكان يعيش في إستونيا. كان لدينا أيضًا مطور تم تعيينه مؤخرًا بواسطة Google وكان من صربيا ويعيش في تايلاند.
لقد تعاونا مع أشخاص رائعين من جميع أنحاء العالم ، ولم تكن هذه الفرصة متاحة لو كنا عالقين في مكتب يختار حصريًا من مجموعة العمل المحلية. يمكن بناء شركة مثل هذه إذا لم يكن لديك متطلبات تطوير معقدة ، ولكن إذا كنت في أوماها ، نبراسكا ، فالحقيقة أنه من الصعب الحصول على مطور C ++ عالي المستوى.
2. الفرق الافتراضية توفر المال (ثانية قريبة)
هناك سببان رئيسيان وراء صحة ذلك. السبب الأول هو أن تكلفة المعيشة في بعض أجزاء العالم أقل بكثير ، ويمكننا الاستفادة من ذلك لصالحنا. في الولايات المتحدة ، ربما يتعين علينا دفع 100 - 200 دولار في الساعة لمطور كبير ، وهو ما لم نكن قادرين على تحمله على الرغم من أننا نريد منتجًا عالي الجودة (تم تشغيلنا). غالبًا ما لا تمتلك الشركات الناشئة قدرًا كبيرًا من رأس المال في البداية ، لذا فإن توفير المال أثناء الحصول على عمل جيد يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا بين النجاح والفشل.
السبب الثاني وراء توفير الفرق الموزعة للمال هو أننا ندفع بالساعة. يتقاضى أعضاء فريق Hubstaff رواتبهم بالساعة ، وهذا أعطانا القدرة على العمل مع مطورين رائعين دون الحاجة إلى توظيفهم بدوام كامل (على افتراض أنه يمكننا إقناعهم بقبول وظيفة بدوام كامل معنا). إذا قمنا بتعيين مطور بدوام كامل ، فقد يكلفنا ذلك 7000 دولار شهريًا في الراتب ، في حين أن التعاقد مع مطور بدوام جزئي من نفس العيار قد يكلف 1500 دولار شهريًا فقط في أجر الساعة (من الواضح أن العامل يقضي وقتًا أقل بكثير في مشروعنا ). يمنح العمل بالساعة أيضًا ميزة أخرى للشركات الناشئة ؛ أنت تدفع فقط مقابل العمل الذي تم إنجازه بالفعل. إذا لم يكن لديك عمل لدى مقاول في أي وقت محدد ، فأنت لست في مأزق لدفع أي شيء وهذه صفقة كبيرة لشركة ناشئة لا يمكنها التنبؤ بالضبط بالخطوات الصحيحة التي ستستغرق شهورًا مقدمًا.
3. الفرق الافتراضية مرنة
تعتبر المرونة أمرًا رائعًا للشركات الناشئة ، لأنه من الصعب التنبؤ بنوع العمل الذي ستحتاج إلى القيام به في الأسبوع المقبل. عندما تعمل مع فرق افتراضية ، يمكنك تخصيص خمس ساعات من المهام التسويقية أسبوع واحد و 40 ساعة في اليوم التالي دون أي مشكلة. طالما كان لديك موظفون مستقلون في متناول اليد ، فسيكون فريقك جاهزًا لكل ما ترميهم (أو لا تفعله). عدم وجود موظفين بدوام كامل يتيح لنا "الاتصال الهاتفي والاتصال" حسب حاجتنا.
مع العمال عن بعد ، لا يتعين عليك دفع مبلغ ثابت بالدولار كل شهر يتعطل عملك فيه. يمكّنك هذا من التركيز على المكان الذي تحتاج إليه لتنمية عملك ؛ إذا كنت ترغب في التركيز أكثر على التسويق وأقل على التطوير لمدة أسبوع ، فأنت حر في القيام بذلك. لن تشعر بالضغط للتفكير في عمل برمجة ليقوم به مطوروك لأنك تدفع رواتبهم مع أو بدون عمل.
4. تقدم الفرق الافتراضية الحرية
نحن نحب حريتنا. اخترنا نموذج العمل عن بعد لأننا نستمتع به. إنه خيار عمل لنمط حياة يسمح لنا بالعمل متى وكيف نريد. إنه يمنحنا حرية العمل عندما نكون في عنصرنا ، وفقًا لجدولنا الخاص وعندما نكون أكثر إنتاجية.
5. التوظيف والإعداد أسهل
يعد التعاقد مع مقاولين عن بُعد أمرًا بسيطًا نسبيًا مقارنة بتوظيف موظف وإحضاره إلى المكتب. عندما تقوم بتعيين موظف في شركة كبيرة ، قد تضطر إلى إجراء جولات من المقابلات وإجراء مقابلة شخصية وإظهاره في المكتب والتعامل مع المتطلبات الضريبية والمزيد فقط للحصول على شخص واحد على كشوف المرتبات . مع الفرق الافتراضية ، لا يتعين على الشركة القيام بأي من ذلك. نظرًا لوجود التزام أقل عند التوظيف ، فإنه يجعل من السهل التخلي عن الموظفين المتوسطين وتوظيف أفضل الموظفين بدلاً من ذلك.
في نموذجنا عندما يحين وقت ملء منصب ، نبدأ عادةً في العمل مع عدد قليل من الأشخاص المختلفين بعد مقابلات قصيرة. عادةً ما يكون لتجربة العمل مع عدة أشخاص طريقة تضمن أن ينتهي بك الأمر مع الشخص المناسب بمرور الوقت. الشخص الذي تستمتع به أكثر ويحقق نتائج أفضل يحصل ببساطة على المزيد من العمل ، والشخص الذي ينجز أقل يحصل على عمل أقل. انها في الواقع بسيطة جدا.
6. نحن نكره إضاعة الوقت
نحن مشغولون. نحن نعلم ما نعرفه عن المهام التي نحتاج إلى إنجازها ، وفريقنا يعرف ما يحتاجون إلى إنجازه. إنهم مدربون جيدًا (يمكن أن يكون الفيديو الإرشادي الجيد أفضل حتى من التدريب الشخصي لأنه يستمر إلى الأبد ويمكن تقديمه لعدة أشخاص). لا يتعين علينا أيضًا التعامل مع التنقل أو الوقت الضائع أو المساحات المكتبية غير الفعالة. لا يتعين على شركتنا الناشئة أن تمر بضغوط إدارة مكتب ، وطلب كميات كبيرة من الورق والحبر للطابعات ، والأشياء العادية الأخرى التي تميل إلى إعاقة العمل الحقيقي في المكتب. يمكننا قضاء المزيد من الوقت مع عائلاتنا بفضل إعداد العمل عن بعد.
تحديات العمل عن بعد
هناك الكثير من الفوائد للفرق الافتراضية ، ولكن هناك أيضًا بعض التحديات. اقرأ عن كيفية وصف عدد قليل من الشركات الافتراضية الناجحة حول العالم إيجابيات وسلبيات الموظفين عن بُعد في الشركات الافتراضية: كيف ولماذا الاستثمار في الفرق البعيدة.
1. عليك مراقبة الفرق الافتراضية عن كثب
سأخبركم ببعض القصص عن كيف استفدنا من استخدام برنامج مراقبة الموظفين. لحسن الحظ ، لم يكن لدينا أبدًا سوء حظ في العمل مع شخص سرق 7500 دولار وأهدر شهرين من وقتنا ، ولكن كانت هناك بعض المطبات في الطريق.
ذات مرة كان لدينا فريق تطوير ، واكتشفنا أنهم كانوا يقومون بعمل لصالح عملاء آخرين بينما كانوا على مدار الساعة من أجلنا. هذا يعني أنهم كانوا سيحاسبوننا على وقتهم أثناء عملهم مع عملاء آخرين. بدون برنامج لقطة الشاشة الخاص بنا ، كنا سنخسر الأرباح ونضيع الوقت وكنا ندفع مقابل مشروعات شركة مختلفة.
مثال آخر هو أننا اكتشفنا أن أحد المطورين الذين تعاقدنا معهم لم يكن المطور الوحيد الذي يعمل على منتجنا. لقد أدركنا أنه كان هناك بالفعل ثلاثة مطورين مختلفين قاموا بإيقاف العمل ، مما أدى إلى انخفاض في الإنتاجية وتجربة سيئة بشكل عام.
تتيح لنا مستويات نشاط Hubstaff معرفة ما إذا كان هناك خطأ ما ، حتى نتمكن من معالجة أي مشكلات بشكل استباقي قبل أن تصبح خطيرة. تعتمد طريقة حساب هذه المستويات على ضغطات المفاتيح وحركات الماوس. هذا يعني أنه إذا كان الموظف الذي يعمل عن بعد لديه مستويات نشاط بنسبة 80 بالمائة ثم انخفض فجأة إلى 40 بالمائة ، فهذا يعني أن شيئًا ما قد ارتفع.
يمكننا أيضًا معرفة ما إذا كان الموظف يعاني. على سبيل المثال ، إذا كان أحد المطورين يزور عناوين URL أكثر تعليمية (مثل Stack Overflow) ، فنحن نعلم أن هذا المطور ليس لديه خبرة كبيرة في المهمة التي طلبناها وقد يحتاج إلى مزيد من التدريب.
يتيح لنا برنامج مراقبة الإنتاجية والعمل أن نكون واثقين من أن أعضاء فريقنا يعملون لصالح شركتنا خلال الوقت الذي يدفعون فيه فاتورة. إنه يمنحنا إحساسًا بالأمان والثقة بأننا ندفع مقابل العمل الذي تم إنجازه لشركتنا الناشئة ، وهذا كل شيء.
2. في بعض الأحيان ، لا يتوفر للعمال عن بعد وقت من أجلك
أحيانًا يكون من الصعب الحصول على وقت كافٍ من فريقك. إنه ليس مثل إعداد المكتب حيث يوجد فريقك من 9 إلى 5 كل يوم. يعمل بعض أعضاء الفريق مع عملاء متعددين ، والبعض الآخر لا يرغب في العمل لأكثر من بضع ساعات في اليوم ، ويصعب جعلهم ينتجون وقتًا كافيًا لبدء التشغيل.
3. يكون للفرق الافتراضية أحيانًا مستوى التزام أقل
يمكن أن يكون الموظفون الافتراضيون أقل التزامًا بعملك. يحب العمال عن بُعد السفر ، ويستمتعون بأنشطتهم الخاصة ، وقد تجد أحيانًا موظفيك "مفقودين في العمل". لا يوجد أحد في فريقنا على هذا النحو في الوقت الحالي ، لكن في الماضي واجهت نقاشًا رائعًا حول المضي قدمًا مع شخص ما ثم لم أسمع مرة أخرى لمدة أسبوع تقريبًا.
استنتاج
في الختام ، نحن سعداء لأننا أنشأنا شركتنا عن بعد ونظرنا إليها مرة أخرى ، لم نكن لنفعلها بأي طريقة أخرى. من وجهة نظر مهنية ، سمح لشركتنا بالازدهار. لقد تم تشغيلنا ، والحقيقة هي أننا بحاجة إلى زيادة الإيرادات قبل أن نتمكن من إنفاق الأموال على أشياء مثل المكاتب ، والموظفين بدوام كامل ، والغاز للتنقل. نحن فقط لم نر الفوائد لأي من هذا.
من وجهة نظر شخصية في نهاية اليوم ، من الجيد حقًا إغلاق الكمبيوتر والخروج من مكتبي المنزلي والنظر إلى أطفالي يلعبون في غرفة المعيشة. العمل دون ضغوط الاضطرار إلى "قيادة" مكتب هو الطريقة الوحيدة التي يمكنني اتباعها شخصيًا. إنه ليس للجميع ، ولكن بالنسبة لفريقنا ، فقد كان رائعًا.