管理虛擬團隊：我們如何建立和管理成功的遠程公司
已發表: 2016-01-23
當我們創辦 Hubstaff 時，成為一家遠程公司是顯而易見的選擇，甚至從未考慮過獲得辦公室。 我們了解我們想要創建的軟件以及我們設想的團隊類型。 我的技術聯合創始人 Jared 和我開始在家工作，因此 Hubstaff 從一開始就從遠程開始。 一旦我們準備好聘請另一名團隊成員來獲得最低限度的可行產品，與自由職業者和來自世界各地的人們合作對我們來說是一個直觀的步驟。
遠程工作是我們的信念。我們的核心價值觀之一是能夠在任何我們想要的地方生活和工作，並能夠在全球範圍內接觸國際人才。 虛擬工作是 Hubstaff 的基因，也是我們軟件的全部內容。 我們使用自己的工具，旨在幫助遠程團隊更有效地工作，幫助我們的團隊脫穎而出。
在這篇文章中，我將寫下我們的團隊是什麼樣的，以及我們在管理遠程團隊時學到了什麼。 這包括好處、挑戰、我們團隊今天的位置以及我們的運營方式。
我們的遠程團隊是什麼樣的
在地理上，我們的團隊成員來自佛羅里達州、加利福尼亞州、印第安納州、伊利諾伊州（都在美國）、烏克蘭、塞爾維亞、羅馬尼亞、菲律賓、土耳其、保加利亞和印度。 在我們的開發、營銷和支持團隊中，我們覆蓋了數十個時區。 最重要的方面是我們所有的團隊成員都有符合我們公司文化和核心價值觀的個性。
Hubstaff 團隊充滿愛心、體貼、反應迅速、善於溝通和負責。 他們都是高技能的專業人士，是企業的關鍵參與者。
在遠程團隊工作是什麼感覺
我們從遠程人才那裡獲得的工作與我們在辦公室與當地員工一起工作的工作相當，而且可能更好。 我們的團隊很聰明，可以獨立思考，創新且受過良好教育。 我們重視與我們一起工作的人，並給予他們豐厚的報酬。
有時，外包的名聲不好，因為僱用的人不是“思想家”，他們只是簡單地聽從命令，沒有提供任何意見或試圖理解任務背後的策略。 當您選擇較低的小時價格時，這很常見，有時是因為這些自由職業者剛剛起步，或者他們根本不在乎。
我們不必在 Hubstaff 處理這個問題，因為我們在 Hubstaff 所做的不是“外包”。 我們親自投入時間尋找合適的團隊成員，然後通常與該人合作數年。 一個人離開或者我們一起工作 60 天后不得不解僱一個人的情況非常罕見。 我們遠離他們，我們允許他們自由地以他們選擇的方式完成工作，他們可以在白天（或晚上）的任何時間工作，他們可以在世界上任何他們想要的地方工作。 而且，如果他們不想要，他們不必投入一整天，他們可以選擇任何一天起飛。 這種自由在管理虛擬團隊和團隊成員幸福方面大有幫助。
我們不追求負擔得起的工作，我們追求高素質的人才。 最終，新的團隊成員在每天與他們一起工作數小時後，成為團隊不可或缺的一部分，成為我們生活的重要組成部分。 隨著時間的推移，我們會了解他們有多少孩子，他們的愛好是什麼，以及他們對什麼充滿熱情。
下面的視頻展示了我們的一位來自烏克蘭的開發人員如何與我們交流。 這位開發人員從事 Ruby on Rails 已有 7 年了，他受過大學教育並且可以獨立思考（正如您將在視頻中看到的那樣）。 該視頻將顯示有時存在輕微的語言障礙，這並不總是理想的，但它從未引起任何重大問題。
真實示例：我們如何與開發人員溝通
我們可能會遇到從英語不是母語的國家招聘人員的唯一挑戰是在撰寫文章、營銷和公開演講方面的要求。 然而，我們注意到我們精心挑選的人才的主要特點是他們努力工作、聰明、有愛心且反應迅速。
我們的團隊如何溝通
我們的團隊可以使用視頻聊天、上述視頻和文本與我們交流。 以下是我們使用的一些協作工具，它們非常適合管理虛擬團隊。
Skype（免費）
我們使用 Skype 進行即時消息傳遞和會議。 這很棒，因為我們還可以在 Skype 中創建群組，讓我們能夠與不同的部門交談。 例如，我們有一個 Hubstaff 營銷聊天，我們可以向其發送任何新聞報導或有趣的營銷文章。 我個人唯一不喜歡 Skype 的是它很容易分心。
靜（免費）
Jing 非常適合教程和當你試圖展示一個想法時。 上述開發者的視頻是使用Jing錄製的。 當我們邀請某人加入並想要解釋我們的一些流程時，我們只需捕獲屏幕的簡短視頻以顯示確切的步驟。 Jing 也非常適合捕捉屏幕來展示而不是講述。 例如，如果某件事在博客上看起來不合適，我們可以捕獲我們的屏幕並在 Trello 上分享鏈接。 我每天使用 Jing 大約 10-15 次，它可以錄製視頻以及帶有註釋的靜態截圖。
特雷羅（免費）
我們將 Trello 用於我們的營銷團隊。 他們的看板幫助我們將項目組織成可操作的任務，然後我們將這些任務分配給不同的團隊成員。 我們 Trello 中的一些卡片可以專門用於特定的博客文章，而另一些可以專門用於為新電子書設計登錄頁面。
Pivotal Tracker（10 人團隊每年 500 美元）
我們為我們的開發團隊使用 Pivotal Tracker。 他們的敏捷項目管理工具適合我們開發團隊的溝通方式，我們可以優先考慮哪些項目需要立即關注，哪些可以等待，以及在給定的 sprint 中我們可以期望完成多少。
我們不使用電子郵件
在 Hubstaff，我們很少使用電子郵件進行交流，因為我們發現它效率低下。 事情往往會在冗長的電子郵件線程中丟失，人們忘記複製某人，重要信息就像襪子在烘乾機中消失一樣掉下來。 我們將在 Trello 或 Pivotal Tracker 中發送消息，而不是電子郵件，這些消息會被記錄下來並可以快速參考。 如果它們是需要立即關注的簡短、非正式的消息，我們甚至會使用 Skype 聊天。
詳細了解我們如何與 Hubstaff 大學的虛擬團隊進行溝通。
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我們如何管理
管理虛擬團隊很困難，但一旦你找到了一個好的系統，它就會運作良好。 下面的流程圖來自我們的“無藉口”遠程管理指南，概述了任務從分配到完成的進程。
您還可以查看我們關於減少遠程業務壓力的 5 個技巧的網絡研討會。 我們在本次網絡研討會中拉開帷幕，並詳細說明我們在 Hubstaff 中究竟做了什麼來管理我們的虛擬團隊。
從本質上講，我們希望專注於從最高級別管理業務。 從上到下在公司工作，避免陷入瑣碎的活動，專注於戰略和最終目標。 為此，我們使用 Trello 管理項目，使用 Hubstaff 管理我們的團隊。
為什麼我們認為遠程更適合初創公司
1. 更大的人才庫（最大的原因）
這是與遠程員工一起工作的最大好處； 我們用我們的錢獲得了更高水平的人才。 例如，當我們構建桌面客戶端時，我們與 Skype 開發團隊的某個人一起工作，並不是說 Skype 沒有錯誤 :)，但關鍵是這個人的水平非常高，他住在愛沙尼亞。 我們還有一位開發人員，他最近被谷歌聘用，他來自塞爾維亞，住在泰國。
我們與來自世界各地的優秀人才合作，如果我們被困在一個只從當地工作池中挑選的辦公室裡，這個機會就不會存在。 如果您沒有復雜的開發要求，那麼建立這樣的初創公司是可能的，但如果您在內布拉斯加州的奧馬哈市，事實是很難找到高水平的 C++ 開發人員。
2. 虛擬團隊省錢（緊隨其後）
這有兩個重要原因。 第一個原因是世界上某些地方的生活成本要低得多，我們可以利用這一點來發揮自己的優勢。 在美國，我們可能不得不為頂級開發商支付每小時 100 到 200 美元的費用，即使我們想要高質量的產品（我們是自給自足的），我們也負擔不起。 初創公司一開始通常不會有很多資金，因此在獲得優質工作的同時節省資金可能會在成功與失敗之間產生重大影響。
分佈式團隊省錢的第二個原因是我們按小時付費。 Hubstaff 團隊成員按小時計酬，這使我們能夠與優秀的開發人員一起工作，而無需全職僱用他們（假設我們甚至可以說服他們接受我們的全職職位）。 如果我們聘請一名全職開發人員，我們每月可能需要 7,000 美元的薪水，而僱傭一名同等水平的兼職開發人員可能只需要 1,500 美元/月的時薪（工人顯然在我們的項目上花費的時間要少得多）。 每小時工作也給初創公司帶來了另一個優勢。 您只需為實際完成的工作付費。 如果您在任何特定時間都沒有為承包商工作，那麼您無需支付任何費用，這對於無法提前幾個月準確預測正確步驟的初創公司來說是一件大事。
3. 虛擬團隊很靈活
靈活性對初創公司來說非常有用，因為很難預測下週你需要完成什麼類型的工作。 當您與虛擬團隊合作時，您可以在一周內分配 5 小時的營銷任務，在接下來的一周分配 40 小時，這沒有任何問題。 只要您手頭有自由職業者，您的團隊就會為您向他們扔（或不扔）的任何東西做好準備。 沒有全職員工使我們可以根據需要“撥號和撥號”。
對於遠程工作人員，您不必每月為您的業務支付固定的美元金額。 這使您能夠專注於發展業務所需的地方； 如果你想在一周內更多地關注營銷而不是開發，你可以自由地這樣做。 因為無論是否交付工作，您都在支付他們的薪水，因此您不會感到有壓力為您的開發人員考慮編程工作。
4. 虛擬團隊提供自由
我們喜歡我們的自由。 我們選擇遠程工作模式是因為我們喜歡它。 這是一種生活方式的商業選擇，讓我們可以隨時隨地工作。 它讓我們可以自由地工作，當我們在我們的元素中，按照我們自己的日程安排，當我們最有效率的時候。
5. 招聘和入職更容易
與僱用員工並將他們帶到辦公室相比，僱用遠程承包商相對簡單。 當您為一家大公司招聘員工時，您可能需要進行幾輪面試，進行面對面的面試，帶他或她參觀辦公室，處理稅收要求等等，只是為了讓一個人獲得工資. 有了虛擬團隊，公司就不必這樣做了。 由於招聘時的承諾較低，因此更容易放棄平庸的員工並聘請表現更好的員工。
在我們的模型中，當需要填補職位空缺時，我們通常會在簡短的面試後開始與幾個不同的人合作。 與幾個人一起工作的經驗通常可以確保您最終找到合適的人。 你更喜歡並產生更好結果的人只會得到更多的工作，而做得更少的人得到的工作更少。 其實很簡單。
6. 我們討厭浪費時間
我們很忙。 我們知道我們知道我們需要完成什麼任務，我們的團隊知道他們需要完成什麼。 他們訓練有素（一個好的演練視頻甚至比親自培訓更好，因為它可以永遠持續並且可以提供給多人）。 我們也不必處理通勤、浪費時間或效率低下的辦公空間。 我們的創業公司不必經歷管理辦公室、為打印機批量訂購紙張和墨水以及其他往往會妨礙辦公室實際工作的日常工作的壓力。 由於我們的遠程工作設置，我們可以花更多的時間與家人在一起。
遠程工作的挑戰
虛擬團隊有很多好處，但也存在一些挑戰。 閱讀世界各地一些成功的虛擬公司如何描述虛擬公司遠程員工的利弊：如何以及為什麼投資於遠程團隊。
1. 你必須更密切地監控虛擬團隊
我將告訴你一些關於我們如何從使用員工監控軟件中獲利的故事。 值得慶幸的是，我們從來沒有遇到過與偷了 7,500 美元並浪費了我們 2 個月時間的人一起工作的不幸，但在路上遇到了一些坎坷。
曾幾何時，我們有一個開發團隊，我們發現他們在為我們工作的同時為其他客戶工作。 這意味著他們會在為其他客戶工作時向我們收取時間費用。 如果沒有我們的屏幕截圖軟件，我們將失去利潤，浪費時間，並且我們會為不同公司的項目付費。
另一個例子是，我們發現與我們簽約的一位開發人員並不是開發我們產品的唯一開發人員。 我們意識到實際上有三個不同的開發人員關閉了工作，這導致生產力下降和整體體驗非常糟糕。
Hubstaff 的活動水平讓我們知道何時出現問題，因此我們可以在問題變得嚴重之前主動解決任何問題。 這些級別的計算方式是基於擊鍵和鼠標移動。 這意味著，如果遠程員工通常有 80% 的活動水平，然後突然下降到 40%，那麼事情就發生了。
我們還可以判斷員工何時陷入困境。 例如，如果開發人員正在訪問更具教育意義的 URL（例如 Stack Overflow），我們知道該開發人員在我們要求的任務方面沒有太多經驗，可能需要更多培訓。
我們的生產力和工作監控軟件使我們確信我們的團隊成員在他們計費的時間內為我們的公司工作。 它給了我們一種安全感和信心，即我們正在為我們的初創公司所做的工作付費，僅此而已。
2. 有時，遠程工作者沒有時間陪你
有時很難從團隊中獲得足夠的時間。 它不像辦公室環境，您的團隊每天從 9 點到 5 點都在那裡。 有些團隊成員為多個客戶工作，有些人只是不想每天工作超過幾個小時，而且很難讓他們為你的創業創造足夠的時間。
3. 虛擬團隊有時具有較低的承諾水平
虛擬員工可以減少對您的業務的投入。 遠程工作者喜歡旅行，他們喜歡自己的活動，有時您可能會發現您的員工“在行動中失踪”。 現在我們團隊中沒有人是這樣的，但在過去，我曾經歷過與某人就前進的問題進行了很好的討論，然後幾乎一周都沒有收到回复。
結論
總之，我們很高興我們遠程建立了我們的公司並回顧它，我們不會以任何其他方式做到這一點。 從專業的角度來看，它使我們的公司蓬勃發展。 我們是自給自足的，所以事實是，我們需要先增加收入，然後才能將錢花在辦公室、全職員工和通勤汽油等方面。 我們只是沒有看到任何這些的好處。
從個人的角度來看，在一天結束時，關上電腦，走出我的家庭辦公室，看著我的孩子們在客廳裡玩耍，真是太好了。 在沒有“領導”辦公室壓力的情況下工作是我個人的唯一途徑。 這並不適合所有人，但對於我們的團隊來說，它的效果非常棒。