Управление виртуальными командами: как мы создали успешную удаленную компанию и управляем ею
Опубликовано: 2016-01-23
Когда мы начинали Hubstaff, удаленная компания была просто очевидным выбором, а офис даже не рассматривался. Мы поняли, какое программное обеспечение мы хотели создать, и какой тип команды мы себе представляли. Мой технический соучредитель Джаред и я начали работать из дома, поэтому Hubstaff с самого начала начал работать удаленно. Как только мы были готовы привлечь еще одного члена команды, чтобы получить минимально жизнеспособный продукт, для нас было интуитивно понятно работать с фрилансерами и людьми со всего мира.
Удаленная работа — это то, во что мы верим. Одна из наших основных ценностей — возможность жить и работать, где мы хотим, и иметь доступ к международным талантам по всему миру. Виртуальная работа заложена в ДНК Hubstaff, и именно для этого предназначено наше программное обеспечение. Мы используем собственные инструменты, разработанные для того, чтобы помочь удаленным командам работать более эффективно, чтобы наша команда преуспела.
В этом посте я собираюсь написать о том, как выглядит наша команда и чему мы научились, управляя удаленной командой. Это включает в себя преимущества, проблемы, положение нашей команды сегодня и то, как мы работаем.
Как выглядит наша удаленная команда
Географически у нас есть члены команды из Флориды, Калифорнии, Индианы, Иллинойса (все в США), Украины, Сербии, Румынии, Филиппин, Турции, Болгарии и Индии. Наши группы разработки, маркетинга и поддержки работают в десятках часовых поясов. Наиболее важным аспектом является то, что все члены нашей команды обладают характерами, которые соответствуют культуре и основным ценностям нашей компании.
Команда Hubstaff заботливая, внимательная, отзывчивая, коммуникабельная и подотчетная. Все они являются высококвалифицированными специалистами, которые являются ключевыми игроками в бизнесе.
Каково это работать в удаленной команде
Работа, которую мы получаем от удаленных специалистов, сравнима с той, которую мы получили бы, работая с местными сотрудниками в офисе, и потенциально лучше. Наша команда умна, может думать самостоятельно, инновационна и хорошо образована. Мы ценим людей, с которыми работаем, и хорошо им платим.
Иногда аутсорсинг приобретает плохую репутацию, потому что нанятые люди не являются «мыслителями», они просто выполняют приказы, не внося никакой информации и не пытаясь понять стратегию, стоящую за задачами. Это обычное дело, когда вы выбираете более низкие почасовые ставки, иногда потому, что эти фрилансеры только начинают или им просто все равно.
Нам в Hubstaff не приходится заниматься этим, потому что мы в Hubstaff не занимаемся «аутсорсингом». Мы лично инвестируем время, чтобы найти подходящего члена команды, а затем работаем с этим человеком, как правило, в течение нескольких лет. Очень редко кто-то уходит или нам приходится увольнять человека после совместной работы в течение 60 дней. Мы держимся подальше от них, мы даем им свободу выполнять свою работу так, как они хотят, они могут работать в любое время дня (или ночи) и могут работать в любой точке мира. Более того, им не нужно работать целый день, если они не хотят, они могут уйти в любой день по своему выбору. Эта свобода имеет большое значение для управления виртуальными командами и для счастья членов команды.
Мы не гонимся за доступной работой, мы гонимся за качественными талантами. В конце концов, новые члены команды становятся неотъемлемой частью команды и важной частью нашей жизни, работая с ними часами каждый день. Со временем мы узнаем, сколько у них детей, какие у них хобби и чем они увлечены.
На видео ниже показано, как с нами общается один из наших разработчиков из Украины. Этот разработчик занимается Ruby on Rails уже семь лет, он закончил колледж и может думать самостоятельно (как вы увидите на видео). Видео покажет, что иногда существует небольшой языковой барьер, что не всегда идеально, но никогда не вызывало серьезных проблем.
Реальный пример: как мы общаемся с нашими разработчиками
Единственная проблема, с которой мы можем столкнуться, наняв кого-то из страны, где английский не является родным языком, — это когда речь идет о написании статей, маркетинге и требованиях к публичным выступлениям. Тем не менее, главное, что мы заметили с нашими тщательно отобранными талантами, это то, что они трудолюбивы, умны, заботливы и отзывчивы.
Как общается наша команда
Наша команда может использовать видеочат, видео, подобные приведенному выше, и текстовые сообщения для связи с нами. Вот несколько используемых нами инструментов для совместной работы, которые отлично подходят для управления виртуальными командами.
Скайп (бесплатно)
Мы используем Skype для обмена мгновенными сообщениями и встреч. Это здорово, потому что мы также можем создавать группы в Skype, что позволяет нам общаться с разными отделами. Например, у нас есть маркетинговый чат Hubstaff, куда мы можем отправлять любые новости или интересные маркетинговые статьи. Единственное, что лично мне не нравится в Skype, это то, что его легко отвлечь.
Цзин (бесплатно)
Цзин отлично подходит для учебных пособий и когда вы пытаетесь продемонстрировать идею. Приведенное выше видео разработчика было записано с помощью Jing. Когда мы приглашаем кого-то на борт и хотим объяснить некоторые из наших процессов, мы просто снимаем короткое видео наших экранов, чтобы показать точные шаги. Jing также отлично подходит для захвата экрана, чтобы показать, а не рассказывать. Например, если в блоге что-то не так, мы можем сделать снимок экрана и поделиться ссылкой в Trello. Я использую Jing примерно 10-15 раз в день, и он может записывать видео, а также статические скриншоты с аннотациями.
Трелло (бесплатно)
Мы используем Trello для наших маркетинговых команд. Их канбан-доски помогают нам организовывать наши проекты до практических задач, которые мы затем назначаем различным членам команды. Некоторые из карточек в нашем Trello могут быть посвящены определенному сообщению в блоге, а другие могут быть посвящены разработке целевой страницы для новой электронной книги.
Pivotal Tracker (500 долларов в год для команды из 10 человек)
Мы используем Pivotal Tracker для наших команд разработчиков. Их гибкие инструменты управления проектами соответствуют стилю общения наших команд разработчиков, и мы можем расставить приоритеты, какие проекты требуют немедленного внимания, какие могут подождать и сколько мы можем ожидать сделать за данный спринт.
Мы не используем электронную почту
Мы редко используем электронную почту для общения в Hubstaff, потому что считаем ее неэффективной. Вещи, как правило, теряются в длинных цепочках электронных писем, люди забывают кого-то скопировать, а важная информация просто падает, как носки, исчезающие в сушилке. Вместо электронных писем мы будем отправлять сообщения в Trello или Pivotal Tracker, где они записываются и на них можно быстро ссылаться. Если это короткие неформальные сообщения, требующие немедленного внимания, мы даже используем Skype для общения.
Узнайте больше о том, как мы общаемся с нашими виртуальными командами в Университете Хабстафф.
Рекомендуется для вас:
Что означает положение о борьбе со спекуляцией для индийских стартапов?
Как стартапы Edtech помогают повысить квалификацию рабочей силы Индии и стать готовыми к будущему ...
Технологические акции нового века на этой неделе: проблемы Zomato продолжаются, EaseMyTrip публикует...
Индийские стартапы срезают путь в погоне за финансированием
Цифровая маркетинговая платформа Logicserve Bags Финансирование 80 CR INR, ребрендинг как LS Dig...
Отчет предупреждает о возобновлении нормативного контроля над Lendingtech Space
Как мы управляем
Управлять виртуальными командами сложно, но как только вы найдете хорошую систему, она будет работать хорошо. Приведенная ниже блок-схема взята из нашего руководства «Без оправданий» по удаленному управлению и описывает ход выполнения задачи от назначения до завершения.
Вы также можете ознакомиться с нашим веб-семинаром «5 советов по снижению стресса в удаленном бизнесе». На этом вебинаре мы приоткроем занавес и подробно расскажем, что именно мы делаем в Hubstaff для управления нашими виртуальными командами.
По сути, мы хотим сосредоточиться на управлении бизнесом с самого высокого уровня. Работайте над компанией сверху вниз, чтобы не увязнуть в тривиальных действиях и сосредоточиться на стратегии и конечной цели. Для этого мы используем Trello для управления проектами и Hubstaff для управления нашей командой.
Почему мы думаем, что удаленный доступ лучше для стартапов
1. Большой резерв талантов (основная причина)
Это самое большое преимущество работы с удаленными сотрудниками; мы получаем более высокий уровень таланта за наши деньги. Например, когда мы создавали десктоп-клиенты, мы работали с кем-то, кто был в команде разработчиков Skype, не то чтобы в Skype не было багов :), но дело в том, что этот человек был действительно высокого уровня и жил в Эстонии. У нас также был разработчик, недавно нанятый Google, из Сербии, живущий в Таиланде.
Мы сотрудничали с замечательными людьми со всего мира, и этой возможности не было бы, если бы мы застряли в офисе, выбирая исключительно из местного рабочего пула. Создание такого стартапа возможно, если у вас нет сложных требований к разработке, но если вы находитесь в Омахе, штат Небраска, дело в том, что трудно найти разработчика C++ высокого уровня.
2. Виртуальные команды экономят деньги (второе место)
Есть две большие причины, почему это так. Первая причина заключается в том, что в некоторых частях мира стоимость жизни намного ниже, и мы могли бы использовать это в своих интересах. В Соединенных Штатах нам, возможно, пришлось бы платить 100–200 долларов в час ведущему разработчику, чего мы не могли бы себе позволить, даже если бы хотели продукт высшего качества (мы загружены). У стартапов часто не бывает большого капитала в начале, поэтому экономия денег при получении качественной работы может иметь большое значение между успехом и неудачей.
Вторая причина, по которой распределенные команды экономят деньги, заключается в том, что мы платим почасово. Члены команды Hubstaff получают почасовую оплату, и это дало нам возможность работать с отличными разработчиками без необходимости нанимать их на полный рабочий день (при условии, что мы даже сможем убедить их согласиться на постоянную работу с нами). Если бы мы наняли разработчика на полный рабочий день, это могло бы стоить нам 7000 долларов в месяц в качестве зарплаты, в то время как наем разработчика на неполный рабочий день того же калибра мог бы стоить всего 1500 долларов в месяц в виде почасовой оплаты (очевидно, работник просто тратит гораздо меньше времени на наш проект). ). Почасовая работа также дает стартапам еще одно преимущество; вы платите только за реально выполненную работу. Если у вас нет работы для подрядчика в какой-то конкретный момент времени, вы не обязаны ничего платить, и это большая проблема для стартапа, который не может точно предсказать, какие правильные шаги следует предпринять за несколько месяцев вперед.
3. Виртуальные команды гибки
Гибкость отлично подходит для стартапов, потому что трудно предсказать, какую работу вам нужно будет выполнить на следующей неделе. Когда вы работаете с виртуальными командами, вы можете без проблем назначить пять часов маркетинговых задач в одну неделю и 40 часов в следующую. Пока у вас есть фрилансеры, ваша команда будет готова ко всему, что вы им предложите (или не сделаете). Отсутствие штатных сотрудников позволяет нам «звонить и звонить» по мере необходимости.
С удаленными работниками вам не нужно ежемесячно платить постоянную сумму в долларах, на которой застрял ваш бизнес. Это позволяет вам сосредоточиться на том, что вам нужно для развития вашего бизнеса; если вы хотите на неделю больше сосредоточиться на маркетинге и меньше на разработке, вы можете это сделать. Вы не будете вынуждены придумывать работу по программированию для своих разработчиков, поскольку вы платите им зарплату независимо от выполненной работы.
4. Виртуальные команды предлагают свободу
Нам нравится наша свобода. Мы выбрали удаленную модель работы, потому что она нам нравится. Это стиль жизни, который позволяет нам работать, когда и как мы хотим. Это дает нам свободу работать, когда мы в своей стихии, по собственному графику и когда мы наиболее продуктивны.
5. Найм и адаптация проще
Нанять удаленных подрядчиков относительно просто по сравнению с наймом сотрудника и привлечением его к работе в офисе. Когда вы нанимаете сотрудника для крупной компании, вам, возможно, придется пройти несколько раундов собеседований, провести личное собеседование, показать ему или ей офис, разобраться с налоговыми требованиями и многое другое, просто чтобы получить одного человека в платежной ведомости. . С виртуальными командами компании не нужно ничего этого делать. Поскольку при найме меньше обязательств, проще уволить посредственных сотрудников и вместо этого нанять более эффективных.
В нашей модели, когда приходит время заполнить вакансию, мы обычно начинаем работать с несколькими разными людьми после коротких собеседований. Этот опыт работы с несколькими людьми обычно гарантирует, что со временем вы попадете к нужному человеку. Человек, который вам больше нравится и который дает лучшие результаты, просто получает больше работы, а человек, который делает меньше, получает меньше работы. Это на самом деле довольно просто.
6. Мы ненавидим терять время
Были заняты. Мы знаем, что мы знаем, какие задачи нам нужно выполнить, и наша команда знает, что им нужно сделать. Они хорошо обучены (хорошее обучающее видео может быть даже лучше, чем личное обучение, потому что оно длится вечно и может быть передано нескольким людям). Нам также не нужно иметь дело с поездками на работу, потраченным впустую временем или неэффективными офисными помещениями. Нашему стартапу не нужно сталкиваться со стрессом, связанным с управлением офисом, оптовыми заказами бумаги и чернил для принтеров и другими обыденными вещами, которые, как правило, мешают реальной работе в офисе. Мы можем проводить больше времени со своими семьями благодаря нашей удаленной работе.
Проблемы удаленной работы
У виртуальных команд есть много преимуществ, но есть и некоторые проблемы. Прочтите о том, как несколько успешных виртуальных компаний по всему миру описывают плюсы и минусы удаленных сотрудников в «Виртуальных компаниях: как и зачем инвестировать в удаленные команды».
1. Вы должны более внимательно следить за виртуальными командами
Я собираюсь рассказать вам несколько историй о том, как мы извлекли выгоду из использования программного обеспечения для мониторинга сотрудников. К счастью, нам ни разу не посчастливилось работать с кем-то, кто украл 7500 долларов и потратил впустую 2 месяца нашего времени, но на этом пути были неровности.
Когда-то у нас была команда разработчиков, и мы узнали, что они выполняют работу для других клиентов, а для нас дежурят. Это означает, что они выставили бы нам счет за свое время, пока они работали для других клиентов. Без нашего программного обеспечения для создания скриншотов мы потеряли бы прибыль, потеряли время и платили бы за проекты другой компании.
Другим примером было то, что мы обнаружили, что один из разработчиков, с которым мы заключили контракт, не был единственным разработчиком, работающим над нашим продуктом. Мы поняли, что на самом деле три разных разработчика отключились от работы, что привело к падению производительности и очень плохому общему опыту.
Уровни активности Hubstaff сообщают нам, когда что-то не так, поэтому мы можем активно решать любые проблемы, прежде чем они станут серьезными. Способ расчета этих уровней основан на нажатиях клавиш и движениях мыши. Это означает, что если уровень активности удаленного сотрудника обычно составляет 80 процентов, а затем внезапно падает до 40 процентов, что-то не так.
Мы также можем сказать, когда сотрудник борется. Например, если разработчик посещает более образовательные URL-адреса (например, Stack Overflow), мы знаем, что у этого разработчика не так много опыта в решении задачи, о которой мы просили, и ему может потребоваться дополнительное обучение.
Наше программное обеспечение для контроля производительности и работы позволяет нам быть уверенными в том, что члены нашей команды работают на нашу компанию в то время, за которое они выставляют счета. Это дает нам ощущение безопасности и уверенности в том, что мы платим за работу, проделанную для нашего стартапа, и все.
2. Иногда у удаленных сотрудников нет на вас времени
Иногда трудно получить достаточно времени от вашей команды. Это не похоже на офисную обстановку, где ваша команда работает с 9 до 5 каждый день. Некоторые члены команды работают на нескольких клиентов, некоторые просто не хотят работать больше нескольких часов в день, и их сложнее заставить уделять достаточно времени вашему стартапу.
3. Виртуальные команды иногда имеют более низкий уровень обязательств
Виртуальные сотрудники могут быть менее привержены вашему бизнесу. Удаленные работники любят путешествовать, им нравится заниматься своими делами, и иногда вы можете обнаружить, что ваши сотрудники «пропали без вести». Никто в нашей команде не похож на него прямо сейчас, но в прошлом я сталкивался с большим обсуждением того, как двигаться вперед с кем-то, а затем не получал ответа почти неделю.
Вывод
В заключение, мы рады, что мы построили нашу компанию удаленно и, оглядываясь назад, мы бы не сделали это по-другому. С профессиональной точки зрения это позволило нашей компании процветать. Мы загружены, поэтому дело в том, что нам нужно было увеличить доходы, прежде чем мы сможем тратить деньги на такие вещи, как офисы, штатных сотрудников и бензин для поездок на работу. Мы просто не видели в этом никакой пользы.
С личной точки зрения, в конце дня действительно приятно просто закрыть компьютер, выйти из домашнего офиса и смотреть, как мои дети играют в гостиной. Работать без стресса, связанного с «руководством» офисом, — это единственный путь лично для меня. Это не для всех, но для нашей команды это сработало потрясающе.