Gestión de equipos virtuales: cómo construimos y gestionamos una empresa remota exitosa
Publicado: 2016-01-23
Cuando comenzamos con Hubstaff, ser una empresa remota era simplemente la opción obvia, y tener una oficina ni siquiera fue una consideración. Entendimos el software que queríamos crear y el tipo de equipo que imaginábamos. Mi cofundador técnico, Jared, y yo comenzamos a trabajar desde casa, por lo que Hubstaff comenzó a trabajar de forma remota desde el principio. Una vez que estuvimos listos para traer a otro miembro del equipo para obtener un producto mínimo viable, fue un paso intuitivo para nosotros trabajar con trabajadores independientes y personas de todo el mundo.
Creemos en el trabajo remoto. Uno de nuestros valores fundamentales es poder vivir y trabajar donde queramos, y tener acceso mundial a talento internacional. Trabajar virtualmente está en el ADN de Hubstaff, y de eso se trata nuestro software. Usamos nuestras propias herramientas, diseñadas para ayudar a los equipos remotos a trabajar de manera más eficiente, para ayudar a nuestro equipo a sobresalir.
En esta publicación, voy a escribir sobre cómo se ve nuestro equipo y lo que hemos aprendido al administrar un equipo remoto. Esto incluye los beneficios, los desafíos, dónde se encuentra nuestro equipo hoy y cómo operamos.
Cómo es nuestro equipo remoto
Geográficamente, tenemos miembros del equipo de Florida, California, Indiana, Illinois (todos en los EE. UU.), Ucrania, Serbia, Rumania, Filipinas, Turquía, Bulgaria e India. En nuestros equipos de desarrollo, marketing y soporte cubrimos docenas de zonas horarias. El aspecto más importante es que todos los miembros de nuestro equipo tienen personalidades que encajan en la cultura y los valores fundamentales de nuestra empresa.
El equipo de Hubstaff es cariñoso, considerado, receptivo, comunicativo y responsable. Todos son profesionales altamente calificados que son actores clave para el negocio.
Cómo es trabajar en un equipo remoto
El trabajo que obtenemos del talento remoto es comparable al que obtendríamos trabajando con empleados locales en una oficina, y potencialmente mejor. Nuestro equipo es inteligente, puede pensar por sí mismo, innovador y bien educado. Valoramos a las personas con las que trabajamos y les pagamos bien.
A veces, la subcontratación tiene mala reputación porque las personas contratadas no son "pensadores", simplemente siguen órdenes sin dar ningún aporte o tratar de comprender la estrategia detrás de las tareas. Esto es común cuando se opta por los precios por hora más bajos, a veces porque estos trabajadores autónomos recién están comenzando o simplemente no les importa.
No tenemos que lidiar con eso en Hubstaff porque lo que hacemos en Hubstaff no es "tercerización". Invertimos tiempo personalmente para encontrar al miembro adecuado del equipo y luego trabajamos con esa persona por lo general durante varios años. Es muy raro que una persona se vaya o tengamos que despedir a una persona después de trabajar juntos durante 60 días. No les apoyamos, les permitimos la libertad de hacer su trabajo de la manera que elijan, pueden trabajar en cualquier momento durante el día (o la noche) y pueden trabajar donde quieran en el mundo. Además, no tienen que dedicar un día completo si no quieren, pueden descansar el día que elijan. Esa libertad contribuye en gran medida a la gestión de equipos virtuales y a la felicidad de los miembros del equipo.
No buscamos trabajo asequible, buscamos talento de alta calidad. Eventualmente, los nuevos miembros del equipo se vuelven una parte integral del equipo y una parte importante de nuestras vidas después de trabajar con ellos durante horas todos los días. Con el tiempo, aprendemos cuántos hijos tienen, cuáles son sus pasatiempos y qué les apasiona.
El siguiente video muestra cómo uno de nuestros desarrolladores de Ucrania se comunica con nosotros. Este desarrollador ha estado haciendo Ruby on Rails durante siete años, tiene educación universitaria y puede pensar por sí mismo (como verá en el video). El video mostrará que a veces hay una pequeña barrera del idioma, lo que no siempre es lo ideal, pero nunca ha causado ningún problema importante.
Ejemplo Real: Cómo nos comunicamos con nuestros desarrolladores
El único desafío que podemos enfrentar al contratar a alguien de un país donde el inglés no es el idioma nativo es cuando se trata de escribir artículos, requisitos de marketing y hablar en público. Sin embargo, lo principal que hemos notado con nuestro talento cuidadosamente seleccionado es que son muy trabajadores, inteligentes, cariñosos y receptivos.
Cómo se comunica nuestro equipo
Nuestro equipo puede usar chat de video, videos como el anterior y mensajes de texto para comunicarse con nosotros. Aquí hay algunas herramientas de colaboración que usamos que son excelentes para administrar equipos virtuales.
Skype (Gratis)
Usamos Skype para mensajería instantánea y reuniones. Es genial porque también podemos crear grupos en Skype, lo que nos permite hablar con diferentes departamentos. Por ejemplo, tenemos un chat de marketing de Hubstaff al que podemos enviar cualquier cobertura de noticias o artículos de marketing interesantes. Lo único que personalmente no me gusta de Skype es que es fácil distraerse.
jing (gratis)
Jing es ideal para tutoriales y cuando intenta demostrar una idea. El video de arriba del desarrollador fue grabado usando Jing. Cuando llevamos a alguien a bordo y queremos explicar algunos de nuestros procesos, simplemente capturamos un video corto de nuestras pantallas para mostrar los pasos exactos. Jing también es excelente para capturar pantallas para mostrarlas en lugar de contarlas. Por ejemplo, si algo se ve mal en un blog, podemos capturar nuestra pantalla y compartir el enlace en Trello. Uso Jing entre 10 y 15 veces al día y puede grabar videos y capturas de pantalla estáticas con anotaciones.
Trello (Gratis)
Usamos Trello para nuestros equipos de marketing. Sus tableros kanban nos ayudan a organizar nuestros proyectos en tareas procesables, que luego asignamos a diferentes miembros del equipo. Algunas de las tarjetas de nuestro Trello podrían estar dedicadas a una publicación de blog específica, mientras que otras podrían estar dedicadas al diseño de una página de destino para un nuevo libro electrónico.
Pivotal Tracker ($500 anuales por equipo de 10)
Usamos Pivotal Tracker para nuestros equipos de desarrollo. Sus ágiles herramientas de gestión de proyectos se adaptan al estilo de comunicación de nuestros equipos de desarrollo, y podemos priorizar qué proyectos necesitan atención inmediata, cuáles pueden esperar y cuánto podemos esperar hacer en un sprint determinado.
No usamos el correo electrónico
Rara vez usamos el correo electrónico para comunicarnos en Hubstaff, porque descubrimos que es ineficiente. Las cosas tienden a perderse en largas cadenas de correo electrónico, las personas se olvidan de copiar a alguien y la información importante simplemente se cae como calcetines que desaparecen en la secadora. En lugar de correos electrónicos, enviaremos mensajes en Trello o Pivotal Tracker, donde se registran y se pueden consultar rápidamente. Si son mensajes cortos e informales que necesitan atención inmediata, incluso usaremos Skype para chatear.
Obtenga más información sobre cómo nos comunicamos con nuestros equipos virtuales en la Universidad Hubstaff.
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Cómo gestionamos
Administrar equipos virtuales es difícil, pero una vez que encuentras un buen sistema, funciona bien. El siguiente diagrama de flujo proviene de nuestra guía "Sin excusas" para la gestión remota y describe la progresión de una tarea, desde la asignación hasta su finalización.
También puede consultar nuestro seminario web sobre 5 consejos para reducir el estrés en su negocio remoto. Abrimos el telón en este seminario web y detallamos qué hacemos exactamente en Hubstaff para administrar nuestros equipos virtuales.
Esencialmente, queremos centrarnos en gestionar el negocio desde el más alto nivel. Trabaje en la empresa de arriba hacia abajo para evitar quedar atrapado en actividades triviales y concéntrese en la estrategia y el objetivo final. Para hacer esto, usamos Trello para administrar los proyectos y Hubstaff para administrar nuestro equipo.
Por qué pensamos que lo remoto es mejor para las empresas emergentes
1. Mayor reserva de talento (razón principal)
Este es el mayor beneficio de trabajar con empleados remotos; obtenemos un mayor nivel de talento por nuestro dinero. Por ejemplo, cuando estábamos construyendo nuestros clientes de escritorio, trabajamos con alguien que estaba en el equipo de desarrollo de Skype, no es que Skype esté libre de errores :), pero el punto es que esta persona tenía un nivel muy alto y vivía en Estonia. También tuvimos un desarrollador que fue contratado recientemente por Google que era de Serbia y vivía en Tailandia.
Hemos colaborado con personas increíbles de todo el mundo, y esa oportunidad no habría existido si estuviéramos atrapados en una oficina eligiendo exclusivamente del grupo de trabajo local. Crear una startup como esa es posible si no tienes requisitos de desarrollo complejos, pero si estás en Omaha, Nebraska, el hecho es que es difícil conseguir un desarrollador de C++ de alto nivel.
2. Los equipos virtuales ahorran dinero (en segundo lugar)
Hay dos grandes razones por las que esto es cierto. La primera razón es que algunas partes del mundo tienen un costo de vida mucho más bajo, y podemos aprovechar eso para nuestro beneficio. En los Estados Unidos, podríamos haber tenido que pagar entre $100 y $200 por hora por un desarrollador de primer nivel, lo que no hubiéramos podido pagar a pesar de que queremos un producto de la mejor calidad (estamos comprometidos). Las empresas emergentes no suelen tener mucho capital al principio, por lo que ahorrar dinero y obtener un trabajo de calidad podría marcar una gran diferencia entre el éxito y el fracaso.
La segunda razón por la que los equipos distribuidos ahorran dinero es porque pagamos por hora. A los miembros del equipo de Hubstaff se les paga por hora, y eso nos dio la capacidad de trabajar con grandes desarrolladores sin tener que contratarlos a tiempo completo (suponiendo que incluso pudiéramos convencerlos de que aceptaran un puesto de tiempo completo con nosotros). Si contratamos a un desarrollador de tiempo completo, nos podría costar $ 7,000 por mes en salario, mientras que contratar a un desarrollador de medio tiempo del mismo calibre podría costar solo $ 1,500 por mes en salarios por hora (obviamente, el trabajador pasa mucho menos tiempo en nuestro proyecto ). El trabajo por hora también les da a las empresas emergentes otra ventaja; solo paga por el trabajo que realmente se hace. Si no tiene trabajo para un contratista en un momento específico, no está obligado a pagar nada y eso es un gran problema para una empresa emergente que no puede predecir exactamente cuáles son los pasos correctos a seguir con meses de anticipación.
3. Los equipos virtuales son flexibles
La flexibilidad es excelente para las empresas emergentes, porque es difícil predecir qué tipo de trabajo necesitarás realizar la próxima semana. Cuando trabaja con equipos virtuales, puede asignar cinco horas de tareas de marketing una semana y 40 horas a la siguiente sin ningún problema. Siempre que tenga a sus trabajadores independientes a mano, su equipo estará listo para cualquier cosa que les lance (o no). No tener empleados a tiempo completo nos permite "marcar hacia arriba y hacia abajo" según lo necesitemos.
Con los trabajadores remotos, no tiene que pagar una cantidad constante en dólares cada mes que su negocio está estancado. Esto le permite concentrarse en lo que necesita para hacer crecer su negocio; si desea concentrarse más en el marketing y menos en el desarrollo una semana, puede hacerlo. No se sentirá presionado para pensar en el trabajo de programación para que lo hagan sus desarrolladores, ya que está pagando su salario con o sin el trabajo entregado.
4. Los equipos virtuales ofrecen libertad
Nos gusta nuestra libertad. Elegimos el modelo de trabajo remoto porque lo disfrutamos. Es una elección empresarial de estilo de vida que nos permite trabajar cuándo y cómo queremos. Nos da la libertad de trabajar cuando estamos en nuestro elemento, en nuestro propio horario y cuando somos más productivos.
5. La contratación y la incorporación son más fáciles
Contratar contratistas remotos es relativamente simple en comparación con contratar a un empleado y llevarlo a bordo en una oficina. Cuando está contratando a un empleado para una gran empresa, es posible que tenga que pasar por rondas de entrevistas, hacer una entrevista en persona, mostrarle la oficina, lidiar con los requisitos fiscales y más solo para tener a una persona en la nómina. . Con los equipos virtuales, la empresa no tiene que hacer nada de eso. Dado que hay un menor compromiso al contratar, hace que sea más fácil despedir a los empleados mediocres y contratar a los mejores en su lugar.
En nuestro modelo, cuando llega el momento de ocupar un puesto, generalmente comenzamos a trabajar con algunas personas diferentes después de breves entrevistas. Esa experiencia de trabajar con varias personas generalmente tiene una forma de asegurar que termines con la persona adecuada con el tiempo. La persona con la que disfruta más y produce mejores resultados simplemente obtiene más trabajo, y la persona que hace menos obtiene menos trabajo. En realidad es bastante simple.
6. Odiamos perder el tiempo
Estabamos ocupados. Sabemos lo que sabemos qué tareas debemos realizar, y nuestro equipo sabe lo que deben realizar. Están bien capacitados (un buen video tutorial puede ser incluso mejor que la capacitación en persona porque dura para siempre y se puede dar a varias personas). Tampoco tenemos que lidiar con desplazamientos, pérdida de tiempo o espacio de oficina ineficiente. Nuestra puesta en marcha no tiene que pasar por el estrés de administrar una oficina, pedir papel y tinta a granel para las impresoras y otras cosas mundanas que tienden a interferir con el trabajo real en una oficina. Pasamos más tiempo con nuestras familias gracias a nuestra configuración de trabajo remoto.
Los desafíos del trabajo remoto
Hay muchos beneficios para los equipos virtuales, pero también hay algunos desafíos. Lea cómo algunas empresas virtuales exitosas de todo el mundo describen los pros y los contras de los empleados remotos en Empresas virtuales: cómo y por qué invertir en equipos remotos.
1. Tienes que monitorear los equipos virtuales más de cerca
Voy a contarles algunas historias de cómo nos beneficiamos del uso del software de monitoreo de empleados. Afortunadamente, nunca tuvimos la desgracia de trabajar con alguien que robó $7500 y desperdició 2 meses de nuestro tiempo, pero hubo algunos obstáculos en el camino.
Érase una vez un equipo de desarrollo y descubrimos que estaban trabajando para otros clientes mientras trabajaban para nosotros. Esto significa que nos habrían facturado por su tiempo mientras trabajaban para otros clientes. Sin nuestro software de captura de pantalla, habríamos perdido ganancias, perdido tiempo y estaríamos pagando por los proyectos de otra compañía.
Otro ejemplo fue que descubrimos que uno de los desarrolladores con los que contratamos no era el único desarrollador que trabajaba en nuestro producto. Nos dimos cuenta de que en realidad había tres desarrolladores diferentes desconectando el trabajo, lo que resultó en una caída en la productividad y una experiencia general realmente mala.
Los niveles de actividad de Hubstaff nos permiten saber cuándo algo anda mal, para que podamos abordar cualquier problema de manera proactiva antes de que se vuelva grave. La forma en que se calculan estos niveles se basa en las pulsaciones de teclas y los movimientos del mouse. Eso significa que si un empleado remoto normalmente tiene niveles de actividad del 80 por ciento y luego baja repentinamente al 40 por ciento, algo está pasando.
También podemos saber cuándo un empleado tiene dificultades. Por ejemplo, si un desarrollador visita URL que son más educativas (como Stack Overflow), sabemos que este desarrollador no tiene tanta experiencia con la tarea que le hemos pedido y puede necesitar más capacitación.
Nuestro software de productividad y monitoreo del trabajo nos permite estar seguros de que los miembros de nuestro equipo están trabajando para nuestra empresa durante el tiempo que facturan. Nos da una sensación de seguridad y confianza de que estamos pagando por el trabajo que se hace para nuestra puesta en marcha, y eso es todo.
2. A veces, los trabajadores remotos no tienen tiempo para ti
A veces es difícil obtener suficiente tiempo de tu equipo. No es como un entorno de oficina donde su equipo está allí de 9 a 5 todos los días. Algunos miembros del equipo trabajan para varios clientes, otros simplemente no quieren trabajar más de unas pocas horas al día y es más difícil lograr que produzcan suficiente tiempo para su puesta en marcha.
3. Los equipos virtuales a veces tienen un nivel de compromiso más bajo
Los empleados virtuales pueden estar menos comprometidos con su negocio. A los trabajadores remotos les gusta viajar, disfrutan de sus propias actividades y, a veces, puede encontrar a sus empleados "desaparecidos en acción". Nadie en nuestro equipo es así en este momento, pero en el pasado tuve una gran discusión sobre seguir adelante con alguien y luego no recibir respuesta durante casi una semana.
Conclusión
En conclusión, estamos contentos de haber construido nuestra empresa de forma remota y, mirando hacia atrás, no lo habríamos hecho de otra manera. Desde un punto de vista profesional, ha permitido que nuestra empresa prospere. Estamos arrancados, por lo que el hecho es que necesitábamos aumentar los ingresos antes de poder gastar dinero en cosas como oficinas, empleados de tiempo completo y gasolina para los viajes diarios. Simplemente no vimos los beneficios de nada de esto.
Desde un punto de vista personal, al final del día es muy agradable simplemente cerrar la computadora, salir de la oficina de mi casa y mirar a mis hijos jugando en la sala de estar. Trabajar sin el estrés de tener que “dirigir” una oficina es la única manera de hacerlo personalmente. No es para todos, pero para nuestro equipo ha funcionado de maravilla.