Sanal Ekipleri Yönetme: Başarılı Bir Uzak Şirketi Nasıl Kurarız ve Yönetiriz
Yayınlanan: 2016-01-23
Hubstaff'ı kurduğumuzda, uzak bir şirket olmak bariz bir seçimdi ve bir ofis almak asla düşünülmedi bile. Oluşturmak istediğimiz yazılımı ve tasavvur ettiğimiz ekip tipini anladık. Teknik kurucu ortağım Jared ve ben evden çalışmaya başladık, bu yüzden Hubstaff en başından uzaktan başladı. Minimum düzeyde uygulanabilir bir ürün elde etmek için başka bir ekip üyesini işe almaya hazır olduğumuzda, serbest çalışanlarla ve dünyanın her yerinden insanlarla çalışmak bizim için sezgisel bir adımdı.
Uzaktan çalışma, inandığımız şeydir. Temel değerlerimizden biri, istediğimiz yerde yaşayabilmek ve çalışabilmek ve uluslararası yeteneklere dünya çapında erişim sağlamaktır. Sanal olarak çalışmak Hubstaff'ın DNA'sındadır ve yazılımımızın amacı budur. Ekibimizin başarılı olmasına yardımcı olmak için uzak ekiplerin daha verimli çalışmasına yardımcı olmak için tasarlanmış kendi araçlarımızı kullanıyoruz.
Bu yazıda, ekibimizin neye benzediğini ve uzak bir ekibi yönetmeyi öğrendiklerimizi yazacağım. Bu, faydaları, zorlukları, ekibimizin bugün bulunduğu yeri ve nasıl çalıştığımızı içerir.
Uzak Ekibimiz Nasıl Görünüyor?
Coğrafi olarak Florida, California, Indiana, Illinois (tümü ABD'de), Ukrayna, Sırbistan, Romanya, Filipinler, Türkiye, Bulgaristan ve Hindistan'dan ekip üyelerimiz var. Geliştirme, pazarlama ve destek ekiplerimizde düzinelerce zaman dilimini kapsıyoruz. En önemli husus, tüm ekip üyelerimizin şirket kültürümüze ve temel değerlerimize uygun kişiliklere sahip olmasıdır.
Hubstaff ekibi özenli, düşünceli, duyarlı, iletişimsel ve hesap verebilir. Hepsi, iş için kilit oyuncular olan son derece yetenekli profesyonellerdir.
Uzak Bir Ekipte Çalışmak Nasıl Bir Şey
Uzak yeteneklerden elde ettiğimiz iş, bir ofiste yerel çalışanlarla yaptığımız işlerle karşılaştırılabilir ve potansiyel olarak daha iyi. Ekibimiz akıllı, kendileri için düşünebilen, yenilikçi ve iyi eğitimli. Birlikte çalıştığımız insanlara değer verir ve onlara iyi ödeme yaparız.
Bazen dış kaynak kullanımı kötü bir üne kavuşur, çünkü işe alınan insanlar “düşünür” değildir, herhangi bir girdi vermeden veya görevlerin arkasındaki stratejiyi anlamaya çalışmadan emirleri yerine getirirler. Bu, daha düşük saatlik fiyatlar için gittiğinizde yaygındır, çünkü bazen bu serbest çalışanlar yeni başlıyor veya umursamıyorlar.
Hubstaff'ta bununla uğraşmak zorunda değiliz çünkü Hubstaff'ta yaptığımız şey “dış kaynak kullanımı” değildir. Doğru ekip üyesini bulmak için kişisel olarak zaman harcıyoruz ve ardından bu kişiyle genellikle birkaç yıl çalışıyoruz. 60 gün birlikte çalıştıktan sonra bir kişinin ayrılması veya bir kişiyi kovmak zorunda kalmamız çok nadirdir. Sırtlarından uzak duruyoruz, işlerini istedikleri gibi yapma özgürlüğüne izin veriyoruz, gündüz (veya gece) istedikleri zaman çalışabiliyorlar ve dünyanın her yerinde istedikleri yerde çalışabiliyorlar. Üstelik isterlerse tam gün koymak zorunda değiller, diledikleri gün havalanabiliyorlar. Bu özgürlük, sanal ekipleri yönetmede ve ekip üyelerinin mutluluğu için uzun bir yol kat eder.
Uygun fiyatlı iş için gitmiyoruz, yüksek kaliteli yetenekler için gidiyoruz. Sonunda, yeni ekip üyeleri her gün onlarla saatlerce çalıştıktan sonra ekibin ayrılmaz bir parçası ve hayatımızın önemli bir parçası haline geliyor. Zamanla kaç çocuğu olduğunu, hobilerinin neler olduğunu ve nelere tutkulu olduklarını öğreniyoruz.
Aşağıdaki video, Ukraynalı geliştiricilerimizden birinin bizimle nasıl iletişim kurduğunu gösteriyor. Bu geliştirici yedi yıldır Ruby on Rails yapıyor, üniversite mezunu ve kendi başına düşünebiliyor (videoda göreceğiniz gibi). Video, bazen her zaman ideal olmayan, ancak hiçbir zaman büyük sorunlara neden olmayan hafif bir dil engeli olduğunu gösterecektir.
Gerçek Örnek: Geliştiricilerimizle nasıl iletişim kurarız
İngilizcenin anadili olmadığı bir ülkeden birini işe alırken karşılaşabileceğimiz tek zorluk, konu makale yazmak, pazarlama ve topluluk önünde konuşma gereklilikleri olduğunda. Ancak, özenle seçilmiş yeteneklerimizde fark ettiğimiz ilk şey, çalışkan, akıllı, özenli ve duyarlı olmalarıdır.
Ekibimiz Nasıl İletişim Kurar
Ekibimiz bizimle iletişim kurmak için görüntülü sohbet, yukarıdaki gibi videolar ve metin kullanabilir. Burada, sanal ekipleri yönetmek için harika olan, kullandığımız birkaç işbirliği aracı verilmiştir.
Skype (Ücretsiz)
Anlık mesajlaşma ve toplantılar için Skype kullanıyoruz. Bu harika çünkü Skype'ta farklı departmanlarla konuşmamıza izin veren gruplar da oluşturabiliyoruz. Örneğin, herhangi bir haber kapsamı veya ilginç pazarlama makaleleri gönderebileceğimiz bir Hubstaff pazarlama sohbetimiz var. Skype ile ilgili kişisel olarak sevmediğim tek şey, dikkatin dağılmasının kolay olmasıdır.
Jing (Ücretsiz)
Jing, öğreticiler ve bir fikir göstermeye çalıştığınız zamanlar için harikadır. Geliştiricinin yukarıdaki videosu Jing kullanılarak kaydedildi. Birini gemiye getirdiğimizde ve bazı süreçlerimizi açıklamak istediğimizde, tam adımları göstermek için ekranlarımızın kısa bir videosunu çekeriz. Jing, ekranları anlatmak yerine göstermek için yakalamak için de harikadır. Örneğin, bir blogda bir şey görünüyorsa, ekranımızı yakalayabilir ve bağlantıyı Trello'da paylaşabiliriz. Jing'i günde 10-15 kez kullanıyorum ve videoların yanı sıra açıklamalı statik ekran görüntüleri kaydedebiliyor.
Trello (Ücretsiz)
Pazarlama ekiplerimiz için Trello kullanıyoruz. Kanban panoları, projelerimizi, daha sonra farklı ekip üyelerine atadığımız eyleme geçirilebilir görevlere kadar organize etmemize yardımcı olur. Trello'muzdaki kartlardan bazıları belirli bir blog gönderisine, bir diğeri ise yeni bir e-Kitap için bir açılış sayfası tasarlamaya ayrılabilir.
Pivotal Tracker (10 Kişilik Ekip için Yıllık 500 ABD Doları)
Geliştirme ekiplerimiz için Pivotal Tracker kullanıyoruz. Çevik proje yönetim araçları, geliştirme ekiplerimizin iletişim tarzına uygundur ve hangi projelerin hemen ilgilenilmesi gerektiğini, hangilerinin bekleyebileceğini ve belirli bir sprintte ne kadarının yapılmasını bekleyebileceğimizi önceliklendirebiliriz.
E-posta Kullanmıyoruz
Hubstaff'ta iletişim kurmak için nadiren e-posta kullanıyoruz, çünkü bunun verimsiz olduğunu gördük. İşler uzun e-posta dizilerinde kaybolmaya eğilimlidir, insanlar birisini kopyalamayı unutur ve önemli bilgiler kurutucuda kaybolan çoraplar gibi düşer. E-postalar yerine, mesajları kaydedildikleri ve hızlı bir şekilde başvurulabilecekleri Trello veya Pivotal Tracker'da göndeririz. Kısa, hemen ilgilenilmesi gereken resmi olmayan mesajlarsa, sohbet etmek için Skype bile kullanırız.
Hubstaff Üniversitesi'ndeki sanal ekiplerimizle nasıl iletişim kurduğumuz hakkında daha fazla bilgi edinin.
Sizin için tavsiye edilen:
Anti-Profiteing Hükmü Hintli Startuplar İçin Ne Anlama Geliyor?
Edtech Startup'ları Hindistan'ın İşgücünün Becerilerini Geliştirmesine ve Geleceğe Hazır Olmasına Nasıl Yardımcı Oluyor?
Bu Hafta Yeni Çağ Teknoloji Hisseleri: Zomato'nun Sorunları Devam Ediyor, EaseMyTrip Gönderileri Stro...
Hintli Startup'lar Finansman İçin Kısayollar Kullanıyor
Dijital Pazarlama Platformu Logicserve Çantaları 80 INR Cr Finansmanı, LS Dig Olarak Yeniden Markala...
Rapor, Lendingtech Alanına İlişkin Yenilenen Düzenleyici İncelemeye Karşı Uyarıyor
Nasıl Yönetiyoruz
Sanal ekipleri yönetmek zordur, ancak iyi bir sistem bulduğunuzda iyi çalışır. Aşağıdaki akış şeması, uzaktan yönetime yönelik "Bahane Yok" kılavuzumuzdan alınmıştır ve bir görevin atamadan tamamlamaya kadar olan ilerlemesini özetlemektedir.
Ayrıca Uzak İş Yerinizde Stresi Azaltmak için 5 İpucu konulu web seminerimize de göz atabilirsiniz. Bu web seminerinde perdeyi geri çekiyoruz ve sanal ekiplerimizi yönetmek için Hubstaff'ta tam olarak ne yaptığımızı detaylandırıyoruz.
Esasen, işi en üst düzeyden yönetmeye odaklanmak istiyoruz. Önemsiz faaliyetlere kapılmamak için şirket üzerinde yukarıdan aşağıya doğru çalışın ve stratejiye ve nihai hedefe odaklanın. Bunu yapmak için projeleri yönetmek için Trello'yu ve ekibimizi yönetmek için Hubstaff'ı kullanıyoruz.
Neden Yeni Başlayanlar için Uzaktan Kumandanın Daha İyi Olduğunu Düşünüyoruz?
1. Daha Büyük Yetenek Havuzu (en büyük neden)
Uzak çalışanlarla çalışmanın en büyük faydası budur; paramız için daha yüksek bir yetenek seviyesi elde ederiz. Örneğin, masaüstü istemcilerimizi oluştururken Skype geliştirme ekibinde olan biriyle çalıştık, Skype'ın hatasız olduğundan değil :), ama mesele şu ki bu kişi gerçekten yüksek seviyedeydi ve Estonya'da yaşıyordu. Ayrıca yakın zamanda Google tarafından işe alınan, Sırbistan'dan Tayland'da yaşayan bir geliştiricimiz vardı.
Dünyanın her yerinden harika insanlarla işbirliği yaptık ve yalnızca yerel çalışma havuzundan seçim yapan bir ofiste sıkışıp kalsaydık bu fırsat olmazdı. Böyle bir startup kurmak, karmaşık geliştirme gereksinimleriniz yoksa mümkündür, ancak Omaha, Nebraska'daysanız, gerçek şu ki, yüksek düzeyde bir C++ geliştiricisi edinmek zordur.
2. Sanal Takımlar Tasarruf Ediyor (bir saniye)
Bunun doğru olmasının iki büyük nedeni var. İlk sebep, dünyanın bazı bölgelerinin çok daha düşük yaşam maliyetine sahip olması ve bunu kendi avantajımız için kullanabiliriz. Amerika Birleşik Devletleri'nde, üst düzey bir geliştirici için saatte 100 – 200 dolar ödemek zorunda kalabilirdik, en kaliteli bir ürün istesek bile (önyüklenmiş durumdayız) bunu karşılayamayız. Yeni başlayanların başlangıçta genellikle çok fazla sermayesi yoktur, bu nedenle kaliteli iş elde ederken para biriktirmek başarı ve başarısızlık arasında büyük bir fark yaratabilir.
Dağıtılmış ekiplerin tasarruf etmesinin ikinci nedeni, saatlik ödeme yapmamızdır. Hubstaff ekip üyelerine saatlik ücret ödenir ve bu bize tam zamanlı olarak işe almak zorunda kalmadan harika geliştiricilerle çalışma yeteneği verdi (onları bizimle tam zamanlı bir rolü kabul etmeye ikna edebileceğimizi varsayarsak). Tam zamanlı bir geliştiriciyi işe alırsak bu bize aylık 7.000 ABD dolarına mal olabilir, oysa aynı kalibrede yarı zamanlı bir geliştiriciyi işe almak saatlik ücret olarak yalnızca 1.500 ABD dolarına mal olabilir (işçi açıkçası projemize çok daha az zaman harcar. ). Saatlik çalışma ayrıca yeni başlayanlara başka bir avantaj sağlar; sadece gerçekten yapılan iş için ödeme yaparsınız. Belirli bir zamanda bir müteahhit için işiniz yoksa, herhangi bir ödeme yapacak durumda değilsiniz ve bu, aylar öncesinden atılacak doğru adımların tam olarak ne olduğunu tahmin edemeyen bir girişim için çok önemli.
3. Sanal Ekipler Esnektir
Yeni başlayanlar için esneklik harikadır çünkü gelecek hafta ne tür bir iş yapmanız gerektiğini tahmin etmek zordur. Sanal ekiplerle çalışırken, bir hafta beş saat, bir sonraki hafta 40 saat hiçbir sorun yaşamadan pazarlama görevi atayabilirsiniz. Elinizde serbest çalışanlarınız olduğu sürece, ekibiniz onlara attığınız (veya atmadığınız) her şeye hazır olacaktır. Tam zamanlı çalışana sahip olmamak, ihtiyacımız olduğu kadar “arama ve çevirme” yapmamızı sağlar.
Uzak çalışanlarla, işinizin takılıp kaldığı her ay tutarlı bir dolar ödemeniz gerekmez. Bu, işinizi büyütmek için ihtiyacınız olan yere odaklanmanızı sağlar; Bir hafta daha çok pazarlamaya ve geliştirmeye daha az odaklanmak istiyorsanız, bunu yapmakta özgürsünüz. Maaşlarını iş teslim edilmiş veya edilmemiş olarak ödediğinizden, geliştiricilerinizin yapacakları programlama işlerini düşünmek için baskı hissetmeyeceksiniz.
4. Sanal Takımlar Özgürlük Sunar
Özgürlüğümüzü seviyoruz. Uzaktan çalışma modelini sevdiğimiz için seçtik. İstediğimiz zaman ve şekilde çalışmamıza izin veren bir yaşam tarzı iş tercihidir. Bize kendi elementimizdeyken, kendi programımızda ve en üretken olduğumuzda çalışma özgürlüğü verir.
5. İşe Alma ve Yerleştirme Daha Kolay
Uzaktan müteahhitleri işe almak, bir çalışanı işe almak ve onları bir ofise dahil etmekle karşılaştırıldığında nispeten basittir. Büyük bir şirket için bir çalışanı işe alırken, sadece bir kişiyi bordroya almak için mülakat turlarından geçmeniz, yüz yüze görüşme yapmanız, ona ofisi gezdirmeniz, vergi gereksinimleriyle ilgilenmeniz ve daha pek çok şey yapmanız gerekebilir. . Sanal ekiplerle şirketin bunların hiçbirini yapması gerekmez. İşe alırken bağlılık daha düşük olduğundan, vasat çalışanları bırakmayı ve bunun yerine daha iyi performans gösterenleri işe almayı kolaylaştırır.
Modelimizde, bir pozisyonu doldurma zamanı geldiğinde, genellikle kısa görüşmelerden sonra birkaç farklı insanla çalışmaya başlarız. Birkaç kişiyle çalışma deneyiminin genellikle zaman içinde doğru kişiyle sonuçlanmanızı sağlamanın bir yolu vardır. Sizin daha çok keyif aldığınız ve daha iyi sonuçlar üreten kişi daha çok iş yapar ve daha az iş yapan kişi daha az iş alır. Aslında oldukça basit.
6. Zamanı Boşa Harcamaktan Nefret Ediyoruz
Meşguldü. Hangi görevleri yapmamız gerektiğini bildiğimizi biliyoruz ve ekibimiz ne yapılması gerektiğini biliyor. İyi eğitilmişler (iyi bir örnek video, sonsuza kadar sürdüğü ve birden fazla kişiye sunulabileceği için yüz yüze eğitimden bile daha iyi olabilir). Ayrıca işe gidip gelmek, boşa zaman harcamak veya verimsiz ofis alanı ile uğraşmak zorunda değiliz. Girişimimiz, bir ofis yönetmenin, yazıcılar için toplu kağıt ve mürekkep sipariş etmenin ve bir ofiste gerçek çalışmanın önüne geçme eğiliminde olan diğer sıradan şeylerin stresinden geçmek zorunda değildir. Uzaktan çalışma düzenimiz sayesinde ailelerimizle daha fazla zaman geçiriyoruz.
Uzaktan Çalışmanın Zorlukları
Sanal ekiplerin pek çok avantajı vardır, ancak bazı zorluklar da vardır. Dünya çapında birkaç başarılı sanal şirketin Sanal Şirketlerde uzaktan çalışanların artılarını ve eksilerini nasıl tanımladığını okuyun: Uzak Ekiplere Nasıl ve Neden Yatırım Yapılır.
1. Sanal Takımları Daha Yakından İzlemeniz Gerekiyor
Size çalışan izleme yazılımını kullanmaktan nasıl kazanç sağladığımıza dair bazı hikayeler anlatacağım. Şükürler olsun ki, 7.500 dolar çalıp 2 ayımızı boşa harcayan biriyle çalışma talihsizliğini hiç yaşamadık, ancak yolda bazı tümsekler oldu.
Bir zamanlar bir geliştirme ekibimiz vardı ve bizim için mesai saatlerinde diğer müşteriler için çalıştıklarını öğrendik. Bu, diğer müşteriler için çalıştıkları süre için bize fatura kesecekleri anlamına gelir. Ekran görüntüsü yazılımımız olmasaydı, kar kaybederdik, zaman kaybederdik ve farklı bir şirketin projelerine para ödüyor olurduk.
Başka bir örnek de, sözleşme yaptığımız geliştiricilerden birinin ürünümüz üzerinde çalışan tek geliştirici olmadığını keşfetmemizdi. Çalışmaya başlayan üç farklı geliştirici olduğunu fark ettik, bu da üretkenlikte bir düşüşe ve gerçekten kötü bir genel deneyime neden oldu.
Hubstaff'ın etkinlik seviyeleri, bir şeyler ters gittiğinde bize haber verir, böylece herhangi bir sorunu ciddi hale gelmeden proaktif olarak ele alabiliriz. Bu seviyelerin hesaplanma şekli, tuş vuruşlarına ve fare hareketlerine dayanır. Bu, uzaktaki bir çalışanın normalde yüzde 80 etkinlik düzeyine sahip olması ve ardından aniden yüzde 40'a düşmesi durumunda bir şeyler olduğu anlamına gelir.
Bir çalışanın ne zaman zorlandığını da söyleyebiliriz. Örneğin, bir geliştirici daha eğitici URL'leri ziyaret ediyorsa (örneğin, Yığın Taşması), bu geliştiricinin istediğimiz görevle ilgili çok fazla deneyimi olmadığını ve daha fazla eğitime ihtiyacı olabileceğini biliyoruz.
Verimlilik ve iş izleme yazılımımız, ekip üyelerimizin fatura kestikleri süre boyunca şirketimiz için çalıştığından emin olmamızı sağlar. Girişimimiz için yapılan işler için para ödüyor olmamız bize bir güvenlik ve güven duygusu veriyor ve hepsi bu.
2. Bazen Uzaktan Çalışanların Sizin İçin Zamanı Olmaz
Bazen ekibinizden yeterli zaman almak zor olabilir. Ekibinizin her gün 9'dan 5'e kadar orada olduğu bir ofis ortamı gibi değil. Bazı ekip üyeleri birden fazla müşteri için çalışıyor, bazıları ise günde birkaç saatten fazla çalışmak istemiyor ve başlangıç için yeterli zaman yaratmalarını sağlamak daha zor.
3. Sanal Ekipler bazen Daha Düşük Bağlılık Düzeyine Sahiptir
Sanal çalışanlar işinize daha az bağlı olabilir. Uzak çalışanlar seyahat etmeyi sever, kendi aktivitelerinden keyif alırlar ve bazen çalışanlarınızı “harekete geçmemiş” olarak bulabilirsiniz. Ekibimizdeki hiç kimse şu anda böyle değil, ancak geçmişte birisiyle ilerlemek hakkında harika bir tartışma yaşadım ve ardından neredeyse bir hafta boyunca geri duymadım.
Çözüm
Sonuç olarak, şirketimizi uzaktan kurduğumuz için mutluyuz ve geriye dönüp baktığımızda bunu başka türlü yapmazdık. Profesyonel bir bakış açısından, şirketimizin gelişmesine izin verdi. Önyüklendik, bu yüzden gerçek şu ki ofisler, tam zamanlı çalışanlar ve işe gidip gelmek için benzin gibi şeylere para harcamadan önce gelir elde etmemiz gerekiyordu. Bunların hiçbirinin faydasını görmedik.
Günün sonunda kişisel bir bakış açısıyla, bilgisayarı kapatmak, ev ofisimden çıkmak ve oturma odasında oynayan çocuklarıma bakmak gerçekten güzel. Bir ofisi “yönetmenin” stresi olmadan çalışmak benim için kişisel olarak gitmenin tek yolu. Herkes için değil ama ekibimiz için harika oldu.