Gestionarea echipelor virtuale: cum am construit și gestionăm o companie de succes la distanță
Publicat: 2016-01-23
Când am început Hubstaff, a fi o companie la distanță era pur și simplu alegerea evidentă, iar obținerea unui birou nu a fost nici măcar o considerație. Am înțeles software-ul pe care doream să-l creăm și tipul de echipă pe care ne-am imaginat-o. Cofondatorul meu tehnic, Jared, și cu mine am început să lucrăm de acasă, așa că Hubstaff a pornit de la distanță de la bun început. Odată ce am fost gata să aducem un alt membru al echipei pentru a obține un produs minim viabil, a fost un pas intuitiv pentru noi să lucrăm cu freelanceri și oameni din toată lumea.
Lucrul la distanță este ceea ce credem. Una dintre valorile noastre de bază este să putem trăi și să lucrăm oriunde ne dorim și să avem acces la nivel mondial la talente internaționale. Lucrul virtual este în ADN-ul Hubstaff și despre asta se referă software-ul nostru. Folosim propriile noastre instrumente, concepute pentru a ajuta echipele de la distanță să lucreze mai eficient, pentru a ne ajuta echipa să exceleze.
În această postare voi scrie despre cum arată echipa noastră și despre ce am învățat gestionând o echipă de la distanță. Aceasta include beneficiile, provocările, unde se află echipa noastră astăzi și cum operăm.
Cum arată echipa noastră de la distanță
Din punct de vedere geografic, avem membri ai echipei din Florida, California, Indiana, Illinois (toate în SUA), Ucraina, Serbia, România, Filipine, Turcia, Bulgaria și India. În cadrul echipelor noastre de dezvoltare, marketing și asistență, acoperim zeci de fusuri orare. Cel mai important aspect este că toți membrii echipei noastre au personalități care se încadrează în cultura și valorile de bază ale companiei noastre.
Echipa Hubstaff este grijuliu, grijuliu, receptiv, comunicativ și responsabil. Toți sunt profesioniști cu înaltă calificare care sunt jucători cheie pentru afacere.
Cum este să lucrezi într-o echipă de la distanță
Munca pe care o obținem de la talentul de la distanță este comparabilă cu ceea ce am obține lucrând cu angajații locali într-un birou și, potențial, mai bună. Echipa noastră este inteligentă, poate gândi singur, inovatoare și bine educată. Apreciem oamenii cu care lucrăm și îi plătim bine.
Uneori, externalizarea capătă o reputație proastă, deoarece oamenii angajați nu sunt „gânditori”, ei pur și simplu urmează comenzile fără să ofere nicio contribuție sau să încerce să înțeleagă strategia din spatele sarcinilor. Acest lucru este obișnuit atunci când alegeți prețuri orare mai mici, uneori pentru că acești freelanceri abia la început sau pur și simplu nu le pasă.
Nu trebuie să ne ocupăm de asta la Hubstaff, deoarece ceea ce facem la Hubstaff nu este „externalizare”. Investim personal timp pentru a găsi membrul potrivit echipei și apoi lucrăm cu acea persoană, de obicei, timp de câțiva ani. Este foarte rar ca o persoană să plece sau trebuie să concediem o persoană după ce am lucrat împreună timp de 60 de zile. Le stăm pe spatele lor, le dăm libertatea de a-și face treaba așa cum aleg ei, pot lucra oricând doresc în timpul zilei (sau noaptea) și pot lucra oriunde doresc în lume. Mai mult, nu trebuie să pună o zi întreagă dacă nu vor, pot decola în orice zi aleg. Această libertate este un drum lung în gestionarea echipelor virtuale și pentru fericirea membrilor echipei.
Nu mergem pentru muncă accesibilă, ci pentru talent de înaltă calitate. În cele din urmă, noii membri ai echipei devin o parte integrantă a echipei și o parte importantă a vieții noastre după ce am lucrat cu ei ore întregi în fiecare zi. De-a lungul timpului aflăm câți copii au, care sunt hobby-urile lor și de ce sunt pasionați.
Videoclipul de mai jos demonstrează cum unul dintre dezvoltatorii noștri din Ucraina comunică cu noi. Acest dezvoltator face Ruby on Rails de șapte ani, are studii universitare și poate gândi singur (după cum veți vedea în videoclip). Videoclipul va arăta că uneori există o ușoară barieră lingvistică, care nu este întotdeauna ideală, dar nu a cauzat niciodată probleme majore.
Exemplu real: cum comunicăm cu dezvoltatorii noștri
Singura provocare pe care ne-am putea întâlni să angajăm pe cineva dintr-o țară în care engleza nu este limba maternă este atunci când vine vorba de scrierea articolelor, cerințele de marketing și de vorbire în public. Cu toate acestea, principalul lucru pe care l-am observat cu talentul nostru atent selectat este că sunt muncitori, inteligenți, grijulii și receptivi.
Cum comunică echipa noastră
Echipa noastră poate folosi chat video, videoclipuri precum cel de mai sus și text pentru a comunica cu noi. Iată câteva instrumente de colaborare pe care le folosim, care sunt excelente pentru gestionarea echipelor virtuale.
Skype (gratuit)
Folosim Skype pentru mesagerie instant și întâlniri. Este grozav pentru că putem crea și grupuri în Skype, permițându-ne să vorbim cu diferite departamente. De exemplu, avem un chat de marketing Hubstaff căruia îi putem trimite orice acoperire de știri sau articole de marketing interesante. Singurul lucru care nu-mi place personal la Skype este că este ușor să fii distras.
Jing (gratuit)
Jing este grozav pentru tutoriale și atunci când încerci să demonstrezi o idee. Videoclipul de mai sus al dezvoltatorului a fost înregistrat folosind Jing. Când aducem pe cineva la bord și dorim să explicăm unele dintre procesele noastre, pur și simplu filmăm un scurt videoclip al ecranelor noastre pentru a arăta pașii exacti. Jing este, de asemenea, grozav pentru a captura ecrane pentru a afișa în loc de a spune. De exemplu, dacă ceva pare neplăcut pe un blog, ne putem captura ecranul și distribui linkul pe Trello. Folosesc Jing de aproximativ 10-15 ori pe zi și poate înregistra videoclipuri, precum și capturi de ecran statice cu adnotare.
Trello (gratuit)
Folosim Trello pentru echipele noastre de marketing. Panourile lor kanban ne ajută să ne organizăm proiectele până la sarcini acționabile, pe care apoi le atribuim diferiților membri ai echipei. Unele dintre cardurile din Trello ar putea fi dedicate unei anumite postări pe blog, în timp ce altele ar putea fi dedicate proiectării unei pagini de destinație pentru o nouă carte electronică.
Pivotal Tracker (500 USD anual pentru echipa de 10)
Folosim Pivotal Tracker pentru echipele noastre de dezvoltare. Instrumentele lor agile de management de proiect se potrivesc stilului de comunicare al echipelor noastre de dezvoltare și putem prioritiza ce proiecte necesită atenție imediat, care pot aștepta și cât de mult ne putem aștepta să ajungem la un anumit sprint.
Nu folosim e-mailul
Rareori folosim e-mailul pentru a comunica la Hubstaff, deoarece am considerat că este ineficient. Lucrurile tind să se piardă în firele lungi de e-mail, oamenii uită să copieze pe cineva, iar informațiile importante pur și simplu scapă ca șosetele care dispar în uscătoare. În loc de e-mailuri, vom trimite mesaje în Trello sau Pivotal Tracker, unde sunt înregistrate și pot fi consultate rapid. Dacă sunt mesaje scurte, informale, care necesită atenție imediată, vom folosi chiar Skype pentru a discuta.
Aflați mai multe despre cum comunicăm cu echipele noastre virtuale de la Universitatea Hubstaff.
Recomandat pentru tine:
Ce înseamnă prevederea anti-Profiteering pentru startup-urile indiene?
Cum startup-urile Edtech ajută forța de muncă din India să își îmbunătățească abilitățile și să devină pregătite pentru viitor...
Stocuri de tehnologie New-Age săptămâna aceasta: problemele Zomato continuă, EaseMyTrip postează Stro...
Startup-urile indiene iau comenzi rapide în căutarea finanțării
Platforma de marketing digital Logicserve are finanțare de 80 INR Cr, rebrand-urile ca LS Dig...
Raportul avertizează asupra unui control de reglementare reînnoit asupra spațiului Lendingtech
Cum ne descurcăm
Gestionarea echipelor virtuale este dificilă, dar odată ce găsești un sistem bun, funcționează bine. Diagrama de mai jos provine din ghidul nostru „Fără scuze” pentru managementul de la distanță și prezintă progresul unei sarcini, de la atribuire până la finalizare.
De asemenea, puteți consulta webinarul nostru despre 5 sfaturi pentru a reduce stresul în afacerea dvs. de la distanță. Tragem cortina înapoi în acest webinar și detaliem ce facem exact în Hubstaff pentru a ne gestiona echipele virtuale.
În esență, dorim să ne concentrăm pe gestionarea afacerii de la cel mai înalt nivel. Lucrează la companie de sus în jos pentru a evita să fii prins în activități banale și concentrează-te pe strategie și obiectivul final. Pentru a face acest lucru, folosim Trello pentru a gestiona proiectele și Hubstaff pentru a ne gestiona echipa.
De ce credem că telecomanda este mai bună pentru startup-uri
1. Bazin mai mare de talente (cel mai mare motiv)
Acesta este cel mai mare beneficiu al lucrului cu angajați la distanță; obținem un nivel mai ridicat de talent pentru banii noștri. De exemplu, când ne construiam clienții desktop, am lucrat cu cineva care era în echipa de dezvoltare Skype, nu că Skype ar fi fără bug-uri :), dar ideea este că această persoană era cu adevărat de nivel înalt și locuia în Estonia. Am avut și un dezvoltator care a fost angajat recent de Google, care era din Serbia și locuia în Thailanda.
Am colaborat cu oameni minunați din întreaga lume și această oportunitate nu ar fi existat dacă am fi fost blocați într-un birou care alege exclusiv din grupul de lucru local. Construirea unui astfel de startup este posibil dacă nu aveți cerințe complexe de dezvoltare, dar dacă vă aflați în Omaha, Nebraska, adevărul este că este greu să obțineți un dezvoltator C++ de nivel înalt.
2. Echipele virtuale economisesc bani (o secundă aproape)
Există două mari motive pentru care acest lucru este adevărat. Primul motiv este că unele părți ale lumii au un cost al vieții mult mai mic și am putea folosi acest lucru în avantajul nostru. În Statele Unite, s-ar putea să fi trebuit să plătim 100 – 200 de dolari pe oră pentru un dezvoltator de top, ceea ce nu ne-am fi putut permite chiar dacă ne dorim un produs de calitate superioară (suntem bootstrapped). Startup-urile nu au adesea mult capital la început, așa că economisirea de bani în timp ce obțineți o muncă de calitate ar putea face o mare diferență între succes și eșec.
Al doilea motiv pentru care echipele distribuite economisesc bani este că plătim pe oră. Membrii echipei Hubstaff sunt plătiți la oră și asta ne-a oferit posibilitatea de a lucra cu dezvoltatori grozavi fără a fi nevoie să-i angajăm cu normă întreagă (presupunând că am putea chiar să-i convingem să accepte un rol cu normă întreagă la noi). Dacă am angajat un dezvoltator cu normă întreagă, ne-ar putea costa 7.000 USD/lună în salariu, în timp ce angajarea unui dezvoltator cu normă parțială de același calibru ar putea costa doar 1.500 USD/lună în salarii pe oră (lucrătorul, evident, petrece mult mai puțin timp pe proiectul nostru). ). Munca pe oră oferă și startup-urilor un alt avantaj; plătiți doar pentru munca care este efectiv făcută. Dacă nu aveți de lucru pentru un antreprenor la un moment dat, nu sunteți în stare să plătiți nimic și aceasta este o mare problemă pentru un startup care nu poate prezice cu exactitate care sunt pașii potriviți pe care să îi ia cu luni în avans.
3. Echipele virtuale sunt flexibile
Flexibilitatea este grozavă pentru startup-uri, deoarece este greu de prezis ce tip de muncă vei avea nevoie săptămâna viitoare. Când lucrați cu echipe virtuale, puteți atribui cinci ore de sarcini de marketing o săptămână și 40 de ore următoarea fără probleme. Atâta timp cât ai liber profesioniști la îndemână, echipa ta va fi pregătită pentru orice le-ai arunca (sau nu). Nu avem angajați cu normă întreagă ne permite să „apelăm și să apelăm în jos” după cum avem nevoie.
Cu lucrătorii la distanță, nu trebuie să plătiți o sumă consistentă în dolari în fiecare lună în care afacerea dvs. este blocată. Acest lucru vă permite să vă concentrați acolo unde aveți nevoie pentru a vă dezvolta afacerea; dacă doriți să vă concentrați mai mult pe marketing și mai puțin pe dezvoltare într-o săptămână, sunteți liber să faceți acest lucru. Nu te vei simți presat să te gândești la munca de programare pentru dezvoltatorii tăi, deoarece le plătești salariul cu sau fără muncă livrată.
4. Echipele virtuale oferă libertate
Ne place libertatea noastră. Am ales modelul de lucru la distanță pentru că ne face plăcere. Este o alegere de business stil de viață care ne permite să lucrăm când și cum ne dorim. Ne oferă libertatea de a lucra atunci când suntem în elementul nostru, pe propriul nostru program și când suntem cei mai productivi.
5. Angajarea și integrarea sunt mai ușoare
Angajarea contractanților de la distanță este relativ simplă în comparație cu angajarea unui angajat și aducerea acestora într-un birou. Când angajezi un angajat pentru o companie mare, poate fi necesar să treci prin runde de interviuri, să faci un interviu personal, să-i arăți biroul, să te ocupi de cerințele fiscale și multe altele doar pentru a aduce o singură persoană pe statul de plată. . Cu echipe virtuale, compania nu trebuie să facă nimic din toate astea. Deoarece există un angajament mai scăzut la angajare, este mai ușor să renunți la angajații mediocri și să angajezi în schimb persoane mai performante.
În modelul nostru, când este timpul să ocupăm un post, începem de obicei să lucrăm cu câteva persoane diferite după interviuri scurte. Acea experiență de lucru cu mai mulți oameni are de obicei o modalitate de a vă asigura că ajungeți cu persoana potrivită în timp. Persoana de care vă bucurați mai mult și care produce rezultate mai bune pur și simplu primește mai multă muncă, iar persoana care face mai puțin lucru primește mai puțină muncă. De fapt, este destul de simplu.
6. Urăm să pierdem timpul
Suntem ocupati. Știm ce știm ce sarcini trebuie să îndeplinim, iar echipa noastră știe ce trebuie să facem. Sunt bine pregătiți (un videoclip bun de prezentare poate fi chiar mai bun decât antrenamentul personal, deoarece durează pentru totdeauna și poate fi dat mai multor persoane). De asemenea, nu trebuie să ne confruntăm cu o navetă, timp pierdut sau spațiu de birou ineficient. Startup-ul nostru nu trebuie să treacă prin stresul gestionării unui birou, comandând în vrac hârtie și cerneală pentru imprimante și alte lucruri banale care tind să împiedice munca reală la birou. Putem petrece mai mult timp cu familiile noastre datorită configurației noastre de lucru de la distanță.
Provocările muncii de la distanță
Există o mulțime de beneficii pentru echipele virtuale, dar există și unele provocări. Citiți despre cum câteva companii virtuale de succes din întreaga lume descriu avantajele și dezavantajele angajaților la distanță de la Companii virtuale: Cum și de ce să investiți în echipele de la distanță.
1. Trebuie să monitorizați mai îndeaproape echipele virtuale
Vă voi spune câteva povești despre cum am profitat de pe urma utilizării software-ului de monitorizare a angajaților. Din fericire, nu am avut niciodată ghinionul de a lucra cu cineva care a furat 7.500 de dolari și a pierdut 2 luni din timpul nostru, dar au fost câteva denivelări pe drum.
Cândva, am avut o echipă de dezvoltare și am aflat că lucrează pentru alți clienți în timp ce ne-au petrecut. Aceasta înseamnă că ne-ar fi facturat pentru timpul lor în timp ce lucrau pentru alți clienți. Fără software-ul nostru de captură de ecran, am fi pierdut profit, am fi pierdut timp și am fi plătit pentru proiectele unei alte companii.
Un alt exemplu a fost faptul că am descoperit că unul dintre dezvoltatorii cu care am contractat nu era singurul dezvoltator care lucra la produsul nostru. Ne-am dat seama că au fost de fapt trei dezvoltatori diferiți care au oprit activitatea, ceea ce a dus la o scădere a productivității și o experiență generală foarte proastă.
Nivelurile de activitate ale Hubstaff ne anunță când ceva nu este în regulă, astfel încât să putem aborda în mod proactiv orice problemă înainte ca acestea să devină grave. Modul în care sunt calculate aceste niveluri se bazează pe apăsarea tastelor și mișcările mouse-ului. Asta înseamnă că dacă un angajat de la distanță are în mod normal un nivel de activitate de 80% și apoi scade brusc la 40%, ceva se întâmplă.
De asemenea, putem spune când un angajat se luptă. De exemplu, dacă un dezvoltator vizitează adrese URL care sunt mai educaționale (cum ar fi Stack Overflow), știm că acest dezvoltator nu are atât de multă experiență cu sarcina pe care am cerut-o și poate avea nevoie de mai multă instruire.
Software-ul nostru de monitorizare a productivității și a muncii ne permite să fim încrezători că membrii echipei noastre lucrează pentru compania noastră în timpul pentru care fac factura. Ne oferă un sentiment de securitate și încredere că plătim pentru munca făcută pentru startup-ul nostru și asta este tot.
2. Uneori, lucrătorii de la distanță nu au timp pentru tine
Uneori este greu să obții suficient timp de la echipa ta. Nu este ca un birou în care echipa ta este acolo de la 9 la 5 zilnic. Unii membri ai echipei lucrează pentru mai mulți clienți, alții pur și simplu nu doresc să lucreze mai mult de câteva ore pe zi și este mai greu să-i faci să producă suficient timp pentru pornirea ta.
3. Echipele virtuale au uneori un nivel mai scăzut de angajament
Angajații virtuali pot fi mai puțin dedicați afacerii dvs. Lucrătorilor de la distanță le place să călătorească, se bucură de propriile activități și, uneori, puteți găsi angajații tăi „dispăruți în acțiune”. Nimeni din echipa noastră nu este așa în acest moment, dar în trecut am avut o discuție grozavă despre a merge mai departe cu cineva și apoi nu am auzit înapoi timp de aproape o săptămână.
Concluzie
În concluzie, ne bucurăm că ne-am construit compania de la distanță și, privind în urmă la ea, nu am fi făcut-o altfel. Din punct de vedere profesional, a permis companiei noastre să prospere. Ne-am descurcat, așa că adevărul este că trebuia să creștem venituri înainte de a putea cheltui bani pe lucruri precum birouri, angajați cu normă întreagă și benzină pentru navetă. Pur și simplu nu am văzut beneficiile pentru nimic din toate acestea.
Din punct de vedere personal, la sfârșitul zilei, este foarte plăcut să închid computerul, să ies din biroul meu de acasă și să mă uit la copiii mei care se joacă în camera de zi. Lucrul fără stresul de a fi nevoit să „condui” un birou este singura cale de a merge pentru mine personal. Nu este pentru toată lumea, dar pentru echipa noastră a ieșit minunat.