プロジェクトスコープ管理とは| 手順、テンプレート、およびヒントを含む完全なガイド

あなたがプロジェクトマネージャーであり、「噛むことができる以上の噛みつき」のような状況に陥っている場合は、計画段階でプロジェクトの範囲を効果的に定義できていないことを意味します。 プロジェクトが未定義のスコープで実行される場合、その目的を達成するために完了しなければならない作業の量についてはわかりません。 その結果、プロジェクトを時間内に完了できない可能性があります。

この投稿では、プロジェクトスコープ管理とは何か、およびプロジェクト計画におけるその重要性について説明します。

プロジェクトスコープ管理とは何ですか？

プロジェクトスコープ管理には、割り当てを完了するために実行される作業量（つまり、目標、タスク、成果物、および期限）が含まれます。 チームが計画に固執し、プロジェクトを完了するために不要な作業を実行する必要がないように、プロジェクトの開始時にプロジェクトスコープを定義することが重要です。

さらに、実際のシナリオでは、プロジェクトの目的が変更されたために、プロジェクトの途中でコースがわずかに迂回するのが一般的です。 明確に定義されたプロジェクトスコープは、そのような変更を効果的にナビゲートして対応するのに役立ちます。

プロジェクトスコープ管理が重要なのはなぜですか？

プロジェクトスコープの定義は、効率的なプロジェクト管理がすべてです。 プロジェクトマネージャーの仕事では、細部に注意を払い、複数の利害関係者の期待を管理する必要があります。

適切に定義されたプロジェクトスコープは、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて、タスクの追跡と期限の遵守に関して、プロジェクトマネージャーが常に把握するのに役立ちます。 プロジェクトが適切に追跡されると、期待に応えることはそれほど複雑ではなくなります。

さらに、プロジェクトスコープ管理は、何をすべきか、何をすべきでないかを区別することにより、関連するタスクを実行するために必要な作業量を明確に理解します。 また、プロジェクトの目標の変更を特定の方法で制御できるため、チームはピボットせずにコースを継続できます。

プロジェクトの範囲を決定することは、次のような一般的なプロジェクト管理の落とし穴のいくつかを回避するのにも役立ちます。

• 締め切りに遅れる
• 承認された予算を超えています
• 一定の要件の変更
• ミッドサイクルプロジェクトの方向性の変更

さらに重要なことに、明確に定義されたプロジェクトスコープは、期待される最終結果を満たすように割り当て全体を指示するコンパスになります。

プロジェクトスコープ管理プロセス

プロジェクトスコープ管理プロセスの各ステップを理解してみましょう。

プロジェクト要件の特定

目的地を知らずに旅を始めることはできません。 着手する前に、特定のプロジェクトが何を達成しようとしているのかを明確に特定することが不可欠です。 プロジェクトの正確な要件を決定するために、クライアントやその他の外部の利害関係者と話し合いを行います。 これには、プロジェクトの目標、成果物、および予算が含まれます。 各要件の優先度に基づく階層に従って、成果物を作業分解図（WBS）にリストすることができます。

時々、クライアントはそれらを満たすための十分な予算配分なしでより高い期待を抱く傾向があります。 すべての要件の共有可能なドキュメントを準備し、関係するすべての関係者がプロジェクトが達成しようとしていることを理解していることを確認します。

スコープ管理を計画する

要件を特定したので、2番目のステップは、プロジェクトの範囲を計画するためのドキュメントを準備することです。 このドキュメントの構造には、次のものが含まれている必要があります。

• プロジェクトスコープステートメント
• プロジェクト要件のリスト
• 期待される成果物
• プロジェクトコースの変更を管理するためのマップされたプロセス

プロジェクトスコープ計画は、プロジェクトスコープを評価および定義します。説明が必要な場合は、後の段階でこのドキュメントを参照できます。

プロジェクトスコープを定義する

これは、プロジェクトの範囲を決定する上で最も重要なステップです。 このステップでは、プロジェクトスコープを構造化するために、要件を詳細に把握する必要があります。 スコープには、プロジェクトの最終的な目的が含まれている必要があります。

さらに明確にするために、プロジェクトスコープに含まれていないものを書き留めておくことも重要です。 これにより、チームは以前に特定された要件のみに取り組んでいることが保証されます。 範囲外のものは、プロジェクトタスクの一部とは見なされません。

作業構造

プロジェクトの作業構造には、タスクの内訳と各タスクの所有者が含まれます。 Createlyの複数のかんばんボードテンプレートの1つを使用して、タスクの内訳を実行し、それぞれに所有者を割り当て、期限を設定できます。 これは、進捗状況を適切に追跡するのに役立ちます。

スコープを検証する

スコープを開発したら、先に進む前に、外部の利害関係者やチームと共有して、必要な承認を得ることが重要です。 ボトルネックを最小限に抑えるために、要件、成果物、および期限に関しては、全員が同じページにいることを確認してください。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトチームとクライアントをつなぐ架け橋です。そのため、関係者全員がミッションとは何かを明確に理解していることを確認するのはあなたの責任です。

制御範囲

プロジェクト作業が開始されたら、プロジェクトマネージャーは常に進捗状況を評価し、チームが元の計画から逸脱しないようにする必要があります。 スコープの制御は、プロジェクト追跡の一部です。 さらに、クライアントが元の要件への変更を提案する場合、プロジェクトマネージャーは、そのような変更が最初に特定されたプロジェクトスコープからピボットされないようにする必要があります。

噛むことができる以上に噛まないでください

圧倒的な仕事の負荷は決して楽しいものではありません。 したがって、プロジェクトに割り当てられている場合は、作業を開始する前に、必ずプロジェクトの範囲を明確に定義してください。 定義されたスコープでチームを参加させ、それから逸脱しないことが重要である理由をチームに理解させます。 これは最終的にあなたが成功したプロジェクトマネージャーになり、予算を超えずにプロジェクトが期限内に完了することを確実にするのに役立ちます。