Co to jest zarządzanie zakresem projektu | Kompletny przewodnik z krokami, szablonami i wskazówkami

Jeśli jesteś kierownikiem projektu i znalazłeś się w pułapce sytuacji typu „odgryź więcej, niż możesz przeżuć”, oznacza to, że nie udało Ci się skutecznie zdefiniować zakresu projektu na etapie planowania. Gdy projekt działa z nieokreślonym zakresem, nie masz pojęcia o ilości pracy, którą trzeba wykonać, aby osiągnąć swoje cele. W rezultacie możesz nie ukończyć projektu na czas.

W tym poście przyjrzymy się, czym jest zarządzanie zakresem projektu i jego znaczeniem w planowaniu projektu.

Co to jest zarządzanie zakresem projektu?

Zarządzanie zakresem projektu obejmuje ilość pracy – tj. cele, zadania, rezultaty i terminy – wykonaną w celu wykonania zadania. Ważne jest, aby zdefiniować zakres projektu na początku projektu, aby upewnić się, że Twój zespół trzyma się planu i unika konieczności wykonywania niepotrzebnej pracy w celu ukończenia projektu.

Ponadto w praktycznych scenariuszach często zdarza się, że projekty mają po drodze niewielkie zmiany kursu ze względu na modyfikacje celów projektu. Jasno zdefiniowany zakres projektu pomoże Ci skutecznie poruszać się po takich zmianach i je uwzględniać.

Dlaczego zarządzanie zakresem projektu jest ważne?

Definiowanie zakresu projektu polega na sprawnym zarządzaniu projektem. Praca kierownika projektu wymaga dbałości o szczegóły i zarządzania oczekiwaniami wielu interesariuszy.

Prawidłowo zdefiniowany zakres projektu pomaga kierownikom projektów być na bieżąco, jeśli chodzi o śledzenie zadań i dotrzymywanie terminów przez cały cykl życia projektu. Kiedy projekt jest odpowiednio śledzony, spełnienie oczekiwań staje się mniej skomplikowane.

Co więcej, zarządzanie zakresem projektu zapewnia jasne zrozumienie nakładu pracy wymaganego do wykonania zadań poprzez rozróżnienie tego, czego nie należy robić, a czego nie. Będzie również mieć pewną kontrolę nad zmianami celów projektu, co w konsekwencji pomoże zespołowi utrzymać kurs bez zmiany kierunku.

Określenie zakresu projektu pomaga również uniknąć niektórych typowych pułapek związanych z zarządzaniem projektami, takich jak:

• Przekroczenie terminów
• Przekroczenie zatwierdzonego budżetu
• Ciągłe zmiany wymagań
• Zmiany kierunku projektu w połowie cyklu

Co ważniejsze, dobrze zdefiniowany zakres projektu będzie kompasem, który poprowadzi Cię przez całe zadanie, aby osiągnąć oczekiwany wynik końcowy.

Proces zarządzania zakresem projektu

Spróbujmy zrozumieć każdy etap procesu zarządzania zakresem projektu.

Identyfikacja wymagań projektu

Nie możesz rozpocząć podróży bez znajomości celu. Niezbędne jest jasne określenie, co ma osiągnąć dany projekt, przed jego rozpoczęciem. Przeprowadź dyskusje z klientami i innymi zewnętrznymi interesariuszami w celu określenia dokładnych wymagań projektu. Obejmuje to cele projektu, rezultaty i budżet. Możesz wyszczególnić produkty dostarczane w strukturze podziału pracy (WBS) zgodnie z hierarchią opartą na priorytecie każdego wymagania.

Czasami klienci mają wyższe oczekiwania bez wystarczającej alokacji budżetowej na ich spełnienie. Przygotuj udostępniony dokument zawierający wszystkie wymagania i upewnij się, że wszystkie zaangażowane strony rozumieją, co projekt ma osiągnąć.

Zarządzanie zakresem planu

Po określeniu wymagań, drugim krokiem jest przygotowanie dokumentu do planowania zakresu projektu. Struktura tego dokumentu powinna obejmować,

• Oświadczenie o zakresie projektu
• Lista wymagań projektowych
• Oczekiwane rezultaty
• Zmapowany proces kontroli zmian przebiegu projektu

Plan zakresu projektu oceni i zdefiniuje zakres projektu, a możesz odwołać się do tego dokumentu na późniejszych etapach, gdy potrzebne są wyjaśnienia.

Zdefiniuj zakres projektu

To najważniejszy krok w ustaleniu zakresu projektu. Na tym etapie musisz szczegółowo określić wymagania, aby uporządkować zakres projektu. Zakres powinien zawierać ostateczny cel projektu.

Dla większej jasności ważne jest również, aby zanotować, co nie jest objęte zakresem projektu. Zapewni to, że Twój zespół pracuje tylko nad wcześniej określonymi wymaganiami. Wszystko poza zakresem nie będzie brane pod uwagę jako część zadań projektowych.

Struktura pracy

Struktura pracy projektu obejmuje podział zadań i właściciela każdego zadania. Możesz użyć jednego z wielu szablonów tablicy kanban firmy Creately, aby dokonać podziału zadań, przypisać właścicieli do każdego z nich i ustawić terminy. Pomoże ci to dobrze śledzić swoje postępy.

Sprawdź zakres

Po opracowaniu zakresu ważne jest, aby udostępnić go zewnętrznym interesariuszom oraz zespołowi, aby uzyskać niezbędne zgody przed kontynuowaniem. Upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie, jeśli chodzi o wymagania, wyniki i terminy, aby zminimalizować wąskie gardła. Kierownik projektu jest pomostem łączącym zespół projektowy i klientów, więc Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że wszyscy zaangażowani jasno rozumieją, na czym polega misja.

Zakres kontroli

Po rozpoczęciu prac projektowych kierownik projektu powinien stale oceniać jego postępy i upewnić się, że zespół nie odbiega od pierwotnego planu. Zakres kontroli jest nieodłączną częścią śledzenia projektu. Ponadto, gdy klienci proponują zmiany w pierwotnych wymaganiach, kierownik projektu powinien upewnić się, że takie zmiany nie odbiegają od zakresu projektu określonego na początku.

Nie odgryź więcej, niż możesz żuć

Przytłaczający nakład pracy nigdy nie jest przyjemny. Dlatego gdy jesteś przydzielony do projektu, zawsze upewnij się, że jasno określiłeś zakres projektu przed rozpoczęciem pracy. Zaangażuj swój zespół w zdefiniowany zakres i spraw, aby zrozumieli, dlaczego ważne jest, aby nie odbiegać od niego. To ostatecznie pomoże Ci zostać odnoszącym sukcesy kierownikiem projektów i upewnić się, że projekty są realizowane w terminach, bez przekraczania budżetów.