ما هي إدارة نطاق المشروع | دليل كامل مع الخطوات والقوالب والنصائح

إذا كنت مدير مشروع ووجدت نفسك محاصرًا في موقف من نوع "لدغة أكثر مما يمكنك مضغه" ، فهذا يعني أنك فشلت في تحديد نطاق المشروع بشكل فعال في مرحلة التخطيط. عندما يتم تشغيل مشروع بنطاق غير محدد ، فليس لديك فكرة عن مقدار العمل الذي يجب إكماله لتحقيق أهدافه. وبالتالي ، قد تفشل في إكمال المشروع في الوقت المناسب.

في هذا المنشور ، سننظر في ماهية إدارة نطاق المشروع وأهميتها في تخطيط المشروع.

ما هي إدارة نطاق المشروع؟

تشمل إدارة نطاق المشروع مقدار العمل - أي الأهداف والمهام والتسليمات والمواعيد النهائية - المنجز لإكمال المهمة. من المهم تحديد نطاق المشروع في بداية المشروع لضمان التزام فريقك بالخطة وتجنب الحاجة إلى أداء أي عمل غير ضروري لإكمال المشروع.

علاوة على ذلك ، في السيناريوهات العملية ، من الشائع أن يكون للمشاريع تحويلات طفيفة في مسارها على طول الطريق بسبب التعديلات في أهداف المشروع. سيساعدك نطاق المشروع المحدد بوضوح على التنقل خلال هذه التغييرات واستيعابها بشكل فعال.

لماذا تعتبر إدارة نطاق المشروع مهمة؟

إن تحديد نطاق المشروع يدور حول الإدارة الفعالة للمشروع. تتطلب وظيفة مدير المشروع الانتباه إلى التفاصيل وإدارة توقعات العديد من أصحاب المصلحة.

يساعد نطاق المشروع المحدد بشكل صحيح مديري المشاريع على البقاء على اطلاع بالأمور عندما يتعلق الأمر بتتبع المهام والوفاء بالمواعيد النهائية طوال دورة حياة المشروع. عندما يتم تتبع المشروع بشكل صحيح ، يصبح تلبية التوقعات أقل تعقيدًا.

علاوة على ذلك ، توفر إدارة نطاق المشروع فهماً واضحاً لمقدار الجهد المطلوب لإنجاز المهام المتضمنة من خلال التمييز بين ما يجب فعله وما لا يجب فعله. سيكون لها أيضًا ضوابط معينة على التغييرات في أهداف المشروع ، وبالتالي مساعدة الفريق على البقاء في مساره دون التمحور.

يساعد تحديد نطاق المشروع أيضًا على تجنب بعض عيوب إدارة المشروع الشائعة مثل ،

• التخلف عن المواعيد النهائية
• تجاوز الميزانية المعتمدة
• التغييرات المستمرة في المتطلبات
• تغييرات اتجاه مشروع منتصف الدورة

والأهم من ذلك ، سيكون نطاق المشروع المحدد جيدًا هو البوصلة التي توجهك طوال المهمة لتلبية النتيجة النهائية المتوقعة.

عملية إدارة نطاق المشروع

دعنا نحاول فهم كل خطوة من خطوات عملية إدارة نطاق المشروع.

تحديد متطلبات المشروع

لا يمكنك بدء رحلة دون معرفة الوجهة. من الضروري تحديد ما يهدف مشروع معين إلى تحقيقه بوضوح قبل الشروع فيه. إجراء مناقشات مع العملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين الآخرين لتحديد المتطلبات الدقيقة للمشروع. يتضمن ذلك أهداف المشروع والتسليمات والميزانية. يمكنك سرد المخرجات في هيكل تنظيم العمل (WBS) وفقًا لتسلسل هرمي بناءً على أولوية كل متطلب.

في بعض الأحيان ، يميل العملاء إلى الحصول على توقعات أعلى دون تخصيص ميزانية كافية للوفاء بها. قم بإعداد مستند قابل للمشاركة لجميع المتطلبات وتأكد من أن جميع الأطراف المعنية تفهم ما يخطط المشروع لتحقيقه.

إدارة نطاق الخطة

الآن بعد أن حددت المتطلبات ، فإن الخطوة الثانية هي إعداد مستند لتخطيط نطاق المشروع. يجب أن يتضمن هيكل هذه الوثيقة ،

• بيان نطاق المشروع
• قائمة متطلبات المشروع
• المخرجات المتوقعة
• عملية التخطيط للتحكم في تغييرات دورة المشروع

ستقوم خطة نطاق المشروع بتقييم وتحديد نطاق المشروع ، ويمكنك الرجوع إلى هذا المستند في مراحل لاحقة عند الحاجة إلى التوضيح.

تحديد نطاق المشروع

هذه هي أهم خطوة في تحديد نطاق المشروع. في هذه الخطوة ، يجب أن تكون لديك المتطلبات بالتفصيل من أجل هيكلة نطاق المشروع. يجب أن يحتوي النطاق على الهدف النهائي للمشروع.

من المهم أيضًا تدوين ما لم يتم تضمينه في نطاق المشروع لمزيد من الوضوح. سيضمن هذا أن فريقك يعمل فقط على المتطلبات المحددة مسبقًا. لن يتم اعتبار أي شيء خارج نطاق اختصاص كجزء من مهام المشروع.

هيكل العمل

يتضمن هيكل العمل الخاص بالمشروع تقسيم المهام ومالك كل مهمة. يمكنك استخدام أحد قوالب لوحة كانبان المتعددة في Creately للقيام بتفصيل المهام ، وتعيين مالكين لكل منهم ، وتعيين المواعيد النهائية. سيساعدك هذا في الحفاظ على مسار جيد لتقدمك.

تحقق من النطاق

بمجرد تطوير النطاق ، من المهم مشاركته مع أصحاب المصلحة الخارجيين بالإضافة إلى فريقك للحصول على الموافقات اللازمة قبل المتابعة. تأكد من أن الجميع على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بالمتطلبات والتسليمات والمواعيد النهائية بحيث يمكن تقليل الاختناقات إلى الحد الأدنى. مدير المشروع هو الجسر الذي يربط فريق المشروع والعملاء ، لذلك تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أن كل شخص معني يفهم بوضوح ما هي المهمة.

نطاق التحكم

بمجرد بدء عمل المشروع ، يجب على مدير المشروع تقييم تقدمه باستمرار والتأكد من أن الفريق لا ينحرف عن الخطة الأصلية. نطاق التحكم هو جزء لا يتجزأ من تتبع المشروع. علاوة على ذلك ، عندما يقترح العملاء تغييرات على المتطلبات الأصلية ، يجب على مدير المشروع التأكد من أن هذه التغييرات لا تنحرف عن نطاق المشروع المحدد في البداية.

لا تقضم أكثر مما تستطيع مضغه

العبء الثقيل من العمل ليس ممتعًا أبدًا. لذلك عندما يتم تكليفك بمشروع ما ، تأكد دائمًا من تحديد نطاق المشروع بوضوح قبل بدء العمل. اجعل فريقك مشتركًا في النطاق المحدد واجعلهم يفهمون سبب أهمية عدم الخروج عنه. سيساعدك هذا في النهاية على أن تصبح مدير مشروع ناجحًا والتأكد من اكتمال المشاريع في المواعيد النهائية ، دون تجاوز الميزانيات.