什么是项目范围管理 | 包含步骤、模板和提示的完整指南

已发表: 2021-09-07

如果你是一名项目经理，你发现自己陷入了“吃不完”的境地，这意味着你在规划阶段没有有效地定义项目范围。当项目以未定义的范围运行时，您不知道为实现其目标必须完成的工作量。因此，您可能无法按时完成项目。

在这篇文章中，我们将探讨什么是项目范围管理以及它在项目规划中的重要性。

什么是项目范围管理？

项目范围管理包括为完成一项任务而完成的工作量——即目标、任务、可交付成果和截止日期。在项目开始时定义项目范围很重要，以确保您的团队坚持计划并避免执行任何不必要的工作来完成项目。

此外，在实际场景中，由于项目目标的修改，项目在进行过程中经常会出现轻微的课程转移。明确定义的项目范围将帮助您有效地浏览和适应此类更改。

定义项目范围是关于有效的项目管理。项目经理的工作要求关注细节并管理多个利益相关者的期望。

正确定义的项目范围可帮助项目经理在整个项目生命周期中跟踪任务和满足最后期限时保持领先。当一个项目得到适当的跟踪时，满足期望就变得不那么复杂了。

此外，项目范围管理通过区分什么和不做什么，清楚地了解完成所涉及的任务所需的工作量。它还将对项目目标的变化进行一定的控制，从而帮助团队在不改变方向的情况下保持前进。

确定项目范围还有助于避免一些常见的项目管理陷阱，例如，

更重要的是，明确定义的项目范围将是指导您完成任务以达到预期最终结果的指南针。

让我们尝试了解项目范围管理过程的每个步骤。

不知道目的地就无法开始旅程。在开始之前，必须清楚地确定特定项目的目标是完成什么。与客户和其他外部利益相关者进行讨论，以确定项目的确切要求。这包括项目目标、可交付成果和预算。您可以根据每个需求的优先级按照层次结构列出工作分解结构 (WBS) 中的可交付成果。

有时，客户往往会有更高的期望，但没有足够的预算分配来满足这些期望。准备一份包含所有要求的可共享文档，并确保所有相关方都了解项目的目标。

现在您已经确定了需求，第二步是准备一份文档来规划项目范围。本文件的结构应包括：

项目范围计划将评估和定义项目范围，您可以在后期需要澄清时参考此文件。

这是确定项目范围的最重要步骤。在此步骤中，您需要详细了解需求以构建项目范围。范围应包含项目的最终目标。

同样重要的是还要记下项目范围内未包含的内容，以进一步明确。这将确保您的团队只处理先前确定的需求。任何超出权限范围的内容都不会被视为项目任务的一部分。

项目的工作结构包括任务分解和每个任务的所有者。您可以使用 Creately 的多个看板模板之一进行任务分解，为每个模板分配所有者，并设置截止日期。这将帮助您很好地跟踪您的进度。

一旦您制定了范围，重要的是与外部利益相关者以及您的团队共享它，以便在继续之前获得必要的批准。确保每个人在需求、可交付成果和截止日期方面都在同一个页面上，这样可以最大限度地减少瓶颈。项目经理是连接项目团队和客户的桥梁，因此您有责任确保参与的每个人都清楚地了解任务是什么。

一旦项目工作开始，项目经理应不断评估其进度，并确保团队不偏离原定计划。控制范围是项目跟踪的重要组成部分。此外，当客户建议对原始需求进行更改时，项目经理应确保此类更改不会偏离一开始确定的项目范围。

繁重的工作永远不会令人愉快。因此，当您被分配到一个项目时，请务必在开始工作之前明确定义项目范围。让您的团队参与定义的范围，并让他们了解为什么不偏离它很重要。这最终将帮助您成为一名成功的项目经理，并确保项目在期限内完成，而不会超出预算。