Ce este Project Scope Management | Ghid complet cu pași, șabloane și sfaturi

Dacă ești manager de proiect și te-ai trezit prins într-o situație de tip „mușcă mai mult decât poți mesteca”, înseamnă că nu ai reușit să definești în mod eficient domeniul de aplicare al proiectului în etapa de planificare. Atunci când un proiect rulează cu o sferă nedefinită, nu aveți idee despre cantitatea de muncă care trebuie finalizată pentru a-și atinge obiectivele. În consecință, este posibil să nu finalizați proiectul la timp.

În această postare, vom analiza ce este managementul domeniului proiectului și importanța acestuia în planificarea proiectului.

Ce este managementul domeniului proiectului?

Managementul sferei proiectului cuprinde cantitatea de muncă – adică obiective, sarcini, livrabile și termene – îndeplinite pentru a finaliza o misiune. Este important să definiți sfera proiectului la începutul proiectului, pentru a vă asigura că echipa dumneavoastră respectă planul și pentru a evita necesitatea de a efectua orice muncă inutilă pentru a finaliza proiectul.

În plus, în scenariile practice, este obișnuit ca proiectele să aibă ușoare devieri de curs pe parcurs din cauza modificărilor în obiectivele proiectului. Un domeniu de aplicare a proiectului clar definit vă va ajuta să navigați prin aceste schimbări și să vă adaptați eficient.

De ce este important managementul domeniului proiectului?

Definirea domeniului de aplicare al proiectului se referă la un management eficient al proiectului. Jobul unui manager de proiect necesită atenție la detalii și gestionarea așteptărilor multiplelor părți interesate.

Un domeniu de aplicare definit în mod corespunzător îi ajută pe managerii de proiect să rămână la curent cu lucrurile când vine vorba de urmărirea sarcinilor și respectarea termenelor limită pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Atunci când un proiect este urmărit corespunzător, îndeplinirea așteptărilor devine mai puțin complicată.

Mai mult decât atât, managementul domeniului de aplicare al proiectului oferă o înțelegere clară a volumului de efort necesar pentru îndeplinirea sarcinilor implicate, făcând distincția între ceea ce și ce nu trebuie făcut. De asemenea, va avea anumite controale asupra modificărilor obiectivelor proiectului, ajutând, în consecință, echipa să mențină cursul fără a pivota.

Determinarea domeniului de aplicare a proiectului ajută, de asemenea, la evitarea unora dintre capcanele comune ale managementului de proiect, cum ar fi,

• Întârzierea termenelor limită
• Depășirea bugetului aprobat
• Modificări constante ale cerințelor
• Schimbări de direcție a proiectului la mijlocul ciclului

Mai important, un proiect bine definit va fi busola care vă direcționează pe parcursul misiunii pentru a atinge rezultatul final așteptat.

Procesul de management al domeniului proiectului

Să încercăm să înțelegem fiecare pas al procesului de management al domeniului proiectului.

Identificarea cerințelor proiectului

Nu poți începe o călătorie fără să cunoști destinația. Este esențial să identifici în mod clar ceea ce un anumit proiect își propune să realizeze, înainte de a te lansa în el. Conduceți discuții cu clienții și cu alte părți interesate externe pentru a determina cerințele exacte ale proiectului. Aceasta include obiectivele proiectului, rezultatele și bugetul. Puteți enumera rezultatele într-o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) în conformitate cu o ierarhie bazată pe prioritatea fiecărei cerințe.

Uneori, clienții tind să aibă așteptări mai mari fără o alocare bugetară suficientă pentru a le îndeplini. Pregătiți un document care poate fi partajat cu toate cerințele și asigurați-vă că toate părțile implicate înțeleg ceea ce proiectul își propune să realizeze.

Managementul domeniului de aplicare al planului

Acum că ați identificat cerințele, al doilea pas este să pregătiți un document pentru a planifica domeniul de aplicare al proiectului. Structura acestui document ar trebui să includă,

• Declarația de aplicare a proiectului
• Lista cerințelor proiectului
• Rezultatele așteptate
• Procesul planificat pentru a controla modificările cursului proiectului

Planul domeniului de aplicare al proiectului va evalua și defini domeniul de aplicare al proiectului și vă puteți referi la acest document în etapele ulterioare când este nevoie de clarificări.

Definiți sfera proiectului

Acesta este cel mai important pas în determinarea domeniului de aplicare al proiectului. În acest pas, trebuie să aveți cerințele în detaliu pentru a structura domeniul de aplicare al proiectului. Domeniul de aplicare ar trebui să conțină scopul final al proiectului.

De asemenea, este important să notăm ceea ce nu este inclus în domeniul de aplicare al proiectului pentru o mai mare claritate. Acest lucru va asigura că echipa dvs. lucrează doar la cerințele identificate anterior. Orice lucru în afara domeniului de competență nu va fi considerat ca parte a sarcinilor proiectului.

Structura de lucru

Structura de lucru a proiectului include o defalcare a sarcinilor și proprietarul fiecărei sarcini. Puteți folosi unul dintre șabloanele multiple de tablă kanban de la Creately pentru a face defalcarea sarcinilor, a atribui proprietari fiecăruia și a stabili termene limită. Acest lucru vă va ajuta să țineți o evidență bună a progresului dvs.

Validați domeniul de aplicare

Odată ce ați dezvoltat domeniul de aplicare, este important să îl împărtășiți cu părțile interesate externe, precum și cu echipa dvs. pentru a obține aprobările necesare înainte de a continua. Asigurați-vă că toată lumea este pe aceeași pagină când vine vorba de cerințe, livrabile și termene limită, astfel încât blocajele să poată fi minimizate. Un manager de proiect este puntea care face legătura între echipa de proiect și clienți, așa că este responsabilitatea ta să te asiguri că toți cei implicați înțeleg clar care este misiunea.

Domeniul de control

Odată ce începe munca la proiect, managerul de proiect ar trebui să evalueze constant progresul acestuia și să se asigure că echipa nu se abate de la planul inițial. Controlul domeniului de aplicare este parte integrantă a urmăririi proiectului. În plus, atunci când clienții sugerează modificări ale cerințelor inițiale, managerul de proiect ar trebui să se asigure că astfel de modificări nu pivotează față de domeniul de aplicare al proiectului identificat la început.

Nu mușca mai mult decât poți mesteca

O sarcină copleșitoare de muncă nu este niciodată plăcută. Deci, atunci când sunteți repartizat unui proiect, asigurați-vă întotdeauna că definiți clar domeniul de aplicare al proiectului înainte de a începe lucrul. Aduceți-vă echipa la bord cu domeniul de aplicare definit și faceți-le să înțeleagă de ce este important să nu vă abateți de la acesta. Acest lucru vă va ajuta în cele din urmă să deveniți un manager de proiect de succes și să vă asigurați că proiectele sunt finalizate în termene limită, fără a depăși bugetele.