Что такое управление содержанием проекта | Полное руководство с шагами, шаблонами и советами

Если вы руководитель проекта и оказались в ловушке ситуации типа «откуси больше, чем можешь прожевать», это означает, что вы не смогли эффективно определить объем проекта на этапе планирования. Когда проект выполняется с неопределенной областью действия, вы не представляете, какой объем работы необходимо выполнить для достижения его целей. Следовательно, вы можете не завершить проект вовремя.

В этом посте мы рассмотрим, что такое управление содержанием проекта и его важность в планировании проекта.

Что такое управление содержанием проекта?

Управление содержанием проекта охватывает объем работы, т. е. цели, задачи, результаты и сроки, которые необходимо выполнить для выполнения задания. Важно определить объем проекта в начале проекта, чтобы убедиться, что ваша команда придерживается плана и избегает необходимости выполнять любую ненужную работу для завершения проекта.

Кроме того, в практических сценариях проекты обычно имеют небольшие отклонения от курса из-за изменений в целях проекта. Четко определенный объем проекта поможет вам сориентироваться и эффективно адаптироваться к таким изменениям.

Почему важно управление содержанием проекта?

Определение масштаба проекта — это все, что касается эффективного управления проектом. Работа менеджера проекта требует внимания к деталям и управления ожиданиями множества заинтересованных сторон.

Правильно определенный объем проекта помогает руководителям проектов быть в курсе событий, когда речь идет об отслеживании задач и соблюдении сроков на протяжении всего жизненного цикла проекта. Когда проект правильно отслеживается, оправдать ожидания становится проще.

Кроме того, управление содержанием проекта обеспечивает четкое понимание объема усилий, необходимых для выполнения задач, связанных с разграничением того, что следует делать, а что нет. Он также будет иметь определенный контроль над изменениями в целях проекта, что, следовательно, поможет команде не сбиться с курса, не меняя его.

Определение масштаба проекта также помогает избежать некоторых распространенных ошибок управления проектами, таких как:

• Отставание от сроков
• Превышение утвержденного бюджета
• Постоянные изменения требований
• Изменение направления проекта в середине цикла

Что еще более важно, четко определенный объем проекта будет компасом, который направит вас на протяжении всего задания к достижению ожидаемого конечного результата.

Процесс управления содержанием проекта

Давайте попробуем разобраться в каждом шаге процесса управления содержанием проекта.

Определение требований проекта

Нельзя начать путешествие, не зная пункта назначения. Важно четко определить, на что направлен конкретный проект, прежде чем приступать к нему. Проведите обсуждения с клиентами и другими внешними заинтересованными сторонами, чтобы определить точные требования проекта. Это включает в себя цели проекта, результаты и бюджет. Вы можете перечислить результаты в структуре декомпозиции работ (WBS) в соответствии с иерархией, основанной на приоритете каждого требования.

Иногда клиенты, как правило, имеют более высокие ожидания без достаточных бюджетных ассигнований для их удовлетворения. Подготовьте общедоступный документ со всеми требованиями и убедитесь, что все вовлеченные стороны понимают, чего должен достичь проект.

Управление содержанием плана

Теперь, когда вы определили требования, вторым шагом является подготовка документа для планирования объема проекта. Структура этого документа должна включать,

• Заявление о содержании проекта
• Список требований к проекту
• Ожидаемые результаты
• Спланированный процесс для контроля изменений хода проекта

План содержания проекта будет оценивать и определять содержание проекта, и вы можете обращаться к этому документу на более поздних этапах, когда потребуются разъяснения.

Определить объем проекта

Это самый важный шаг в определении масштаба проекта. На этом шаге вам необходимо иметь подробные требования, чтобы структурировать объем проекта. Масштаб должен содержать конечную цель проекта.

Также важно отметить, что не входит в объем проекта для большей ясности. Это гарантирует, что ваша команда работает только над ранее определенными требованиями. Все, что выходит за рамки компетенции, не будет рассматриваться как часть задач проекта.

Структура работы

Рабочая структура проекта включает в себя разбивку задач и владельца каждой задачи. Вы можете использовать один из нескольких шаблонов канбан-досок Creately, чтобы разбить задачи, назначить владельцев для каждой и установить сроки. Это поможет вам хорошо отслеживать свой прогресс.

Подтвердить область действия

После того, как вы разработали область, важно поделиться ею с внешними заинтересованными сторонами, а также с вашей командой, чтобы получить необходимые утверждения, прежде чем продолжить. Убедитесь, что все находятся на одной странице, когда речь заходит о требованиях, результатах и ​​сроках, чтобы минимизировать узкие места. Менеджер проекта — это мост, который соединяет проектную команду и клиентов, поэтому вы обязаны убедиться, что все участники четко понимают, в чем заключается миссия.

Область управления

Как только работа над проектом начинается, руководитель проекта должен постоянно оценивать ее ход и следить за тем, чтобы команда не отклонялась от первоначального плана. Контроль объема является неотъемлемой частью отслеживания проекта. Кроме того, когда клиенты предлагают внести изменения в первоначальные требования, руководитель проекта должен убедиться, что такие изменения не отклоняются от объема проекта, определенного в начале.

Не откусывайте больше, чем можете прожевать

Непосильная нагрузка никогда не бывает приятной. Поэтому, когда вас назначают на проект, всегда четко определяйте объем проекта, прежде чем приступать к работе. Вовлеките свою команду в работу с определенной областью и объясните им, почему важно не отклоняться от нее. В конечном итоге это поможет вам стать успешным руководителем проектов и следить за тем, чтобы проекты выполнялись в установленные сроки и без превышения бюджета.