Apa itu Manajemen Lingkup Proyek | Panduan Lengkap dengan Langkah, Template, dan Tips

Jika Anda seorang manajer proyek dan Anda terjebak dalam situasi 'menggigit lebih dari yang bisa Anda kunyah', itu berarti Anda telah gagal untuk secara efektif menentukan ruang lingkup proyek pada tahap perencanaan. Ketika sebuah proyek berjalan dengan ruang lingkup yang tidak ditentukan, Anda tidak tahu tentang jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuannya. Akibatnya, Anda mungkin gagal menyelesaikan proyek tepat waktu.

Dalam posting ini, kita akan melihat apa itu manajemen ruang lingkup proyek dan pentingnya dalam perencanaan proyek.

Apa itu Manajemen Lingkup Proyek?

Manajemen lingkup proyek mencakup jumlah pekerjaan - yaitu tujuan, tugas, kiriman, dan tenggat waktu - dipenuhi untuk menyelesaikan tugas. Penting untuk menentukan ruang lingkup proyek di awal proyek untuk memastikan bahwa tim Anda tetap pada rencana dan menghindari kebutuhan untuk melakukan pekerjaan yang tidak perlu untuk menyelesaikan proyek.

Selain itu, dalam skenario praktis, biasanya proyek memiliki sedikit pengalihan arah di sepanjang jalan karena modifikasi dalam tujuan proyek. Lingkup proyek yang jelas akan membantu Anda menavigasi dan mengakomodasi perubahan tersebut secara efektif.

Mengapa Manajemen Lingkup Proyek Penting?

Mendefinisikan ruang lingkup proyek adalah semua tentang manajemen proyek yang efisien. Pekerjaan manajer proyek menuntut perhatian terhadap detail dan mengelola harapan banyak pemangku kepentingan.

Lingkup proyek yang ditentukan dengan benar membantu manajer proyek tetap di atas segalanya dalam hal pelacakan tugas dan memenuhi tenggat waktu sepanjang siklus hidup proyek. Ketika sebuah proyek dilacak dengan benar, memenuhi harapan menjadi tidak terlalu rumit.

Selain itu, manajemen lingkup proyek memberikan pemahaman yang jelas tentang jumlah upaya yang diperlukan untuk memenuhi tugas-tugas yang terlibat dengan membedakan antara apa dan apa yang tidak boleh dilakukan. Ini juga akan memiliki kontrol tertentu atas perubahan tujuan proyek, akibatnya membantu tim untuk tetap berada di jalur tanpa berputar.

Menentukan ruang lingkup proyek juga membantu menghindari beberapa jebakan manajemen proyek yang umum seperti,

• Tertinggal tenggat waktu
• Melebihi anggaran yang disetujui
• Perubahan persyaratan konstan
• Perubahan arah proyek pertengahan siklus

Lebih penting lagi, ruang lingkup proyek yang terdefinisi dengan baik akan menjadi kompas yang mengarahkan Anda sepanjang tugas untuk memenuhi hasil akhir yang diharapkan.

Proses Manajemen Lingkup Proyek

Mari kita coba memahami setiap langkah dari proses manajemen lingkup proyek.

Mengidentifikasi Persyaratan Proyek

Anda tidak dapat memulai perjalanan tanpa mengetahui tujuannya. Penting untuk mengidentifikasi dengan jelas apa yang ingin dicapai oleh proyek tertentu, sebelum memulainya. Lakukan diskusi dengan klien dan pemangku kepentingan eksternal lainnya untuk menentukan persyaratan proyek yang tepat. Ini termasuk tujuan proyek, hasil, dan anggaran. Anda dapat membuat daftar kiriman dalam struktur rincian kerja (WBS) menurut hierarki berdasarkan prioritas setiap persyaratan.

Terkadang klien cenderung memiliki harapan yang lebih tinggi tanpa alokasi anggaran yang cukup untuk memenuhinya. Siapkan dokumen yang dapat dibagikan dari semua persyaratan dan pastikan bahwa semua pihak yang terlibat memahami apa yang ingin dicapai oleh proyek.

Manajemen Lingkup Rencana

Sekarang setelah Anda mengidentifikasi persyaratan, langkah kedua adalah menyiapkan dokumen untuk merencanakan ruang lingkup proyek. Struktur dokumen ini harus mencakup,

• Pernyataan ruang lingkup proyek
• Daftar persyaratan proyek
• Hasil yang diharapkan
• Proses yang dipetakan untuk mengontrol perubahan arah proyek

Rencana ruang lingkup proyek akan mengevaluasi dan menentukan ruang lingkup proyek, dan Anda dapat merujuk ke dokumen ini pada tahap selanjutnya ketika klarifikasi diperlukan.

Tentukan ruang lingkup proyek

Ini adalah langkah terpenting dalam menentukan ruang lingkup proyek. Pada langkah ini, Anda harus memiliki persyaratan secara rinci untuk menyusun ruang lingkup proyek. Ruang lingkup harus berisi tujuan akhir dari proyek.

Penting juga untuk mencatat apa yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek untuk kejelasan lebih lanjut. Ini akan memastikan bahwa tim Anda hanya mengerjakan persyaratan yang telah diidentifikasi sebelumnya. Apa pun di luar lingkup tidak akan dianggap sebagai bagian dari tugas proyek.

Struktur Kerja

Struktur kerja proyek mencakup perincian tugas dan pemilik setiap tugas. Anda dapat menggunakan salah satu dari beberapa templat papan kanban Creately untuk melakukan perincian tugas, menetapkan pemilik untuk masing-masing, dan menetapkan tenggat waktu. Ini akan membantu Anda melacak kemajuan Anda dengan baik.

Validasi Lingkup

Setelah Anda mengembangkan ruang lingkup, penting untuk membaginya dengan pemangku kepentingan eksternal serta tim Anda untuk mendapatkan persetujuan yang diperlukan sebelum melanjutkan. Pastikan semua orang berada di halaman yang sama dalam hal persyaratan, hasil, dan tenggat waktu sehingga kemacetan dapat diminimalkan. Manajer proyek adalah jembatan yang menghubungkan tim proyek dan klien, jadi Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua orang yang terlibat memahami dengan jelas apa misinya.

Lingkup Kontrol

Setelah pekerjaan proyek dimulai, manajer proyek harus terus-menerus mengevaluasi kemajuannya dan memastikan bahwa tim tidak menyimpang dari rencana semula. Mengontrol ruang lingkup adalah bagian tak terpisahkan dari pelacakan proyek. Selanjutnya, ketika klien menyarankan perubahan pada persyaratan asli, manajer proyek harus memastikan bahwa perubahan tersebut tidak berputar dari lingkup proyek yang diidentifikasi di awal.

Jangan Menggigit Lebih Dari yang Bisa Anda Kunyah

Beban kerja yang luar biasa tidak pernah menyenangkan. Jadi ketika Anda ditugaskan ke sebuah proyek, selalu pastikan untuk secara jelas mendefinisikan ruang lingkup proyek sebelum memulai pekerjaan. Dapatkan tim Anda bergabung dengan ruang lingkup yang ditentukan dan buat mereka mengerti mengapa penting untuk tidak menyimpang darinya. Ini pada akhirnya akan membantu Anda menjadi manajer proyek yang sukses dan memastikan bahwa proyek diselesaikan dalam tenggat waktu, tanpa melebihi anggaran.