¿Qué es la gestión del alcance del proyecto? Guía completa con pasos, plantillas y consejos

Si usted es un gerente de proyecto y se ha encontrado atrapado en una situación del tipo 'muerde más de lo que puede masticar', significa que no ha definido de manera efectiva el alcance del proyecto en la etapa de planificación. Cuando un proyecto se ejecuta con un alcance indefinido, no tiene idea de la cantidad de trabajo que debe completarse para lograr sus objetivos. En consecuencia, es posible que no complete el proyecto a tiempo.

En esta publicación, veremos qué es la gestión del alcance del proyecto y su importancia en la planificación del proyecto.

¿Qué es la gestión del alcance del proyecto?

La gestión del alcance del proyecto abarca la cantidad de trabajo, es decir, objetivos, tareas, entregables y plazos, cumplidos para completar una asignación. Es importante definir el alcance del proyecto al comienzo del proyecto para asegurarse de que su equipo se ciña al plan y evite la necesidad de realizar cualquier trabajo innecesario para completar el proyecto.

Además, en escenarios prácticos, es común que los proyectos tengan ligeras desviaciones de rumbo a lo largo del camino debido a modificaciones en los objetivos del proyecto. Un alcance del proyecto claramente definido lo ayudará a navegar y adaptarse a dichos cambios de manera efectiva.

¿Por qué es importante la gestión del alcance del proyecto?

Definir el alcance del proyecto tiene que ver con la gestión eficiente del proyecto. El trabajo de un gerente de proyecto exige atención a los detalles y la gestión de las expectativas de múltiples partes interesadas.

Un alcance de proyecto bien definido ayuda a los gerentes de proyectos a mantenerse al tanto en lo que respecta al seguimiento de tareas y el cumplimiento de los plazos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Cuando se realiza un seguimiento adecuado de un proyecto, cumplir con las expectativas se vuelve menos complicado.

Además, la gestión del alcance del proyecto proporciona una comprensión clara de la cantidad de esfuerzo requerido para cumplir con las tareas involucradas al distinguir entre qué hacer y qué no. También tendrá ciertos controles sobre los cambios en los objetivos del proyecto, lo que ayudará al equipo a mantener el rumbo sin pivotar.

Determinar el alcance del proyecto también ayuda a evitar algunos de los escollos comunes de la gestión de proyectos, tales como:

• Retrasarse en los plazos
• Excediendo el presupuesto aprobado
• Cambios constantes en los requisitos
• Cambios de dirección del proyecto a mitad de ciclo

Más importante aún, un alcance de proyecto bien definido será la brújula que lo guiará a lo largo de la asignación para lograr el resultado final esperado.

Proceso de gestión del alcance del proyecto

Tratemos de comprender cada paso del proceso de gestión del alcance del proyecto.

Identificación de los requisitos del proyecto

No se puede iniciar un viaje sin conocer el destino. Es esencial identificar claramente lo que se pretende lograr con un proyecto en particular, antes de embarcarse en él. Llevar a cabo conversaciones con los clientes y otras partes interesadas externas para determinar los requisitos exactos del proyecto. Esto incluye los objetivos del proyecto, los entregables y el presupuesto. Puede enumerar los entregables en una estructura de desglose del trabajo (WBS) de acuerdo con una jerarquía basada en la prioridad de cada requisito.

A veces, los clientes tienden a tener expectativas más altas sin una asignación presupuestaria suficiente para cumplirlas. Prepare un documento para compartir de todos los requisitos y asegúrese de que todas las partes involucradas entiendan lo que el proyecto se propone lograr.

Gestión del alcance del plan

Ahora que ha identificado los requisitos, el segundo paso es preparar un documento para planificar el alcance del proyecto. La estructura de este documento debe incluir,

• El enunciado del alcance del proyecto
• Lista de requisitos del proyecto
• Entregables esperados
• Proceso trazado para controlar los cambios de rumbo del proyecto

El plan de alcance del proyecto evaluará y definirá el alcance del proyecto, y puede consultar este documento en etapas posteriores cuando necesite una aclaración.

Definir el alcance del proyecto

Este es el paso más importante para determinar el alcance del proyecto. En este paso, debe tener los requisitos en detalle para estructurar el alcance del proyecto. El alcance debe contener el objetivo final del proyecto.

También es importante anotar lo que no está incluido dentro del alcance del proyecto para mayor claridad. Esto asegurará que su equipo solo esté trabajando en los requisitos previamente identificados. Cualquier cosa fuera del alcance no se considerará como parte de las tareas del proyecto.

Estructura de trabajo

La estructura de trabajo del proyecto incluye un desglose de tareas y el propietario de cada tarea. Puede usar una de las múltiples plantillas de tablero kanban de Creately para hacer el desglose de tareas, asignar propietarios a cada una y establecer fechas límite. Esto le ayudará a mantener un buen seguimiento de su progreso.

Validar alcance

Una vez que haya desarrollado el alcance, es importante compartirlo con las partes interesadas externas y con su equipo para obtener las aprobaciones necesarias antes de continuar. Asegúrese de que todos estén en sintonía en lo que respecta a los requisitos, los entregables y los plazos para que se puedan minimizar los cuellos de botella. Un gerente de proyecto es el puente que conecta al equipo del proyecto y los clientes, por lo que es su responsabilidad asegurarse de que todos los involucrados entiendan claramente cuál es la misión.

Alcance del control

Una vez que comienza el trabajo del proyecto, el gerente del proyecto debe evaluar constantemente su progreso y asegurarse de que el equipo no se desvíe del plan original. Controlar el alcance es parte integral del seguimiento del proyecto. Además, cuando los clientes sugieran cambios a los requisitos originales, el director del proyecto debe asegurarse de que dichos cambios no se aparten del alcance del proyecto identificado al principio.

No muerda más de lo que puede masticar

Una carga abrumadora de trabajo nunca es agradable. Entonces, cuando se le asigne un proyecto, siempre asegúrese de definir claramente el alcance del proyecto antes de comenzar a trabajar. Involucre a su equipo con el alcance definido y hágales comprender por qué es importante no desviarse de él. En última instancia, esto lo ayudará a convertirse en un gerente de proyectos exitoso y asegurarse de que los proyectos se completen dentro de los plazos, sin exceder los presupuestos.