การจัดการขอบเขตโครงการคืออะไร | คู่มือฉบับสมบูรณ์พร้อมขั้นตอน เทมเพลต และเคล็ดลับ

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการและพบว่าตัวเองติดอยู่ในสถานการณ์แบบ 'กัดกินมากกว่าที่คุณจะเคี้ยวได้' หมายความว่าคุณล้มเหลวในการกำหนดขอบเขตโครงการอย่างมีประสิทธิภาพในขั้นตอนการวางแผน เมื่อโปรเจ็กต์ทำงานโดยไม่มีขอบเขต คุณไม่มีความคิดเกี่ยวกับจำนวนงานที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ดังนั้น คุณอาจทำโครงการไม่เสร็จทันเวลา

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาว่าการจัดการขอบเขตโครงการคืออะไร และมีความสำคัญอย่างไรในการวางแผนโครงการ

การจัดการขอบเขตโครงการคืออะไร?

การจัดการขอบเขตโครงการครอบคลุมปริมาณงาน – เช่น วัตถุประสงค์ งาน สิ่งที่ส่งมอบ และกำหนดเวลา – ดำเนินการให้เสร็จสิ้นเพื่อดำเนินการมอบหมายให้เสร็จสิ้น สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดขอบเขตของโครงการเมื่อเริ่มต้นโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณยึดตามแผนและหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการทำงานที่ไม่จำเป็นเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

นอกจากนี้ ในสถานการณ์จริง เป็นเรื่องปกติที่โครงการจะมีการเปลี่ยนแปลงหลักสูตรเล็กน้อยไปพร้อมกัน เนื่องจากการปรับเปลี่ยนวัตถุประสงค์ของโครงการ ขอบเขตโครงการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนจะช่วยให้คุณนำทางผ่านและปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เหตุใดการจัดการขอบเขตโครงการจึงมีความสำคัญ

การกำหนดขอบเขตโครงการเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ งานของผู้จัดการโครงการต้องการความเอาใจใส่ในรายละเอียดและจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย

ขอบเขตโครงการที่กำหนดไว้อย่างเหมาะสมช่วยให้ผู้จัดการโครงการอยู่เหนือสิ่งอื่นใดในการติดตามงานและตรงตามกำหนดเวลาตลอดวงจรชีวิตโครงการ เมื่อโครงการได้รับการติดตามอย่างเหมาะสม การปฏิบัติตามความคาดหวังจะซับซ้อนน้อยลง

นอกจากนี้ การจัดการขอบเขตโครงการยังให้ความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับปริมาณความพยายามที่จำเป็นในการบรรลุภารกิจที่เกี่ยวข้องโดยแยกแยะระหว่างสิ่งที่ไม่ควรทำ นอกจากนี้ยังจะมีการควบคุมบางอย่างเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในวัตถุประสงค์ของโครงการ ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถอยู่บนเส้นทางได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนทิศทาง

การกำหนดขอบเขตโครงการยังช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดบางประการในการจัดการโครงการ เช่น

• ล่าช้ากว่ากำหนด
• เกินงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ
• การเปลี่ยนแปลงความต้องการอย่างต่อเนื่อง
• ทิศทางโครงการรอบกลางเปลี่ยน

ที่สำคัญกว่านั้น ขอบเขตโครงการที่กำหนดไว้อย่างดีจะเป็นเข็มทิศที่ชี้นำคุณตลอดการมอบหมายงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้ายที่คาดหวัง

กระบวนการจัดการขอบเขตโครงการ

เรามาลองทำความเข้าใจแต่ละขั้นตอนของกระบวนการจัดการขอบเขตโครงการกัน

การระบุข้อกำหนดของโครงการ

คุณไม่สามารถเริ่มต้นการเดินทางโดยไม่รู้จุดหมายปลายทางได้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องระบุให้ชัดเจนว่าโครงการใดมีเป้าหมายเพื่อทำให้สำเร็จก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ ดำเนินการหารือกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกอื่น ๆ เพื่อกำหนดข้อกำหนดที่แน่นอนของโครงการ ซึ่งรวมถึงวัตถุประสงค์ของโครงการ ผลงาน และงบประมาณ คุณสามารถแสดงรายการที่ส่งมอบได้ในโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ตามลำดับชั้นตามลำดับความสำคัญของแต่ละความต้องการ

บางครั้งลูกค้ามักจะมีความคาดหวังที่สูงขึ้นโดยไม่ได้รับการจัดสรรงบประมาณเพียงพอที่จะทำให้สำเร็จ เตรียมเอกสารที่แชร์ได้ของข้อกำหนดทั้งหมด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเข้าใจถึงสิ่งที่โครงการกำหนดไว้เพื่อให้บรรลุ

การจัดการขอบเขตแผน

เมื่อคุณได้ระบุข้อกำหนดแล้ว ขั้นตอนที่สองคือการเตรียมเอกสารเพื่อวางแผนขอบเขตของโครงการ โครงสร้างของเอกสารนี้ควรประกอบด้วย

• คำสั่งขอบเขตโครงการ
• รายการข้อกำหนดของโครงการ
• ผลที่คาดว่าจะได้รับ
• กำหนดขั้นตอนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงหลักสูตรโครงการ

แผนขอบเขตโครงการจะประเมินและกำหนดขอบเขตของโครงการ และคุณสามารถอ้างอิงเอกสารนี้ในขั้นตอนภายหลังเมื่อต้องการคำชี้แจง

กำหนดขอบเขตโครงการ

นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการกำหนดขอบเขตของโครงการ ในขั้นตอนนี้ คุณต้องมีข้อกำหนดโดยละเอียดเพื่อจัดโครงสร้างขอบเขตของโครงการ ขอบเขตควรมีจุดมุ่งหมายสูงสุดของโครงการ

สิ่งสำคัญคือต้องจดสิ่งที่ไม่รวมอยู่ในขอบเขตโครงการเพื่อความชัดเจนเพิ่มเติม เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณทำงานตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้เท่านั้น สิ่งใดที่อยู่นอกขอบเขตจะไม่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของงานโครงการ

โครงสร้างการทำงาน

โครงสร้างงานของโครงการประกอบด้วยรายละเอียดงานและเจ้าของงานแต่ละงาน คุณสามารถใช้หนึ่งในเทมเพลตบอร์ดคัมบังหลายอันของ Creately เพื่อแยกย่อยงาน มอบหมายเจ้าของให้กับแต่ละเทมเพลต และกำหนดเส้นตาย สิ่งนี้จะช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าได้ดี

ตรวจสอบขอบเขต

เมื่อคุณพัฒนาขอบเขตแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกรวมถึงทีมของคุณเพื่อขออนุมัติที่จำเป็นก่อนดำเนินการต่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันในเรื่องข้อกำหนด การส่งมอบ และวันครบกำหนด เพื่อลดปัญหาคอขวด ผู้จัดการโครงการคือสะพานเชื่อมระหว่างทีมโครงการกับลูกค้า จึงเป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าภารกิจคืออะไร

ขอบเขตการควบคุม

เมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น ผู้จัดการโครงการควรประเมินความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมไม่เบี่ยงเบนไปจากแผนเดิม การควบคุมขอบเขตเป็นส่วนหนึ่งของการติดตามโครงการ นอกจากนี้ เมื่อลูกค้าแนะนำการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดเดิม ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวไม่ได้เปลี่ยนจากขอบเขตโครงการที่ระบุไว้ในตอนเริ่มต้น

อย่ากัดมากกว่าที่คุณสามารถเคี้ยวได้

งานหนักหนาสาหัสไม่เคยเป็นที่พอใจ ดังนั้นเมื่อคุณได้รับมอบหมายให้เข้าร่วมโครงการ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าได้กำหนดขอบเขตของโครงการไว้อย่างชัดเจนก่อนเริ่มงาน ให้ทีมของคุณเข้าร่วมด้วยขอบเขตที่กำหนดไว้และทำให้พวกเขาเข้าใจว่าทำไมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่เบี่ยงเบนไปจากมัน วิธีนี้จะช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จในที่สุด และทำให้แน่ใจว่าโครงการจะแล้วเสร็จภายในกำหนดเวลา ไม่เกินงบประมาณ