Qu'est-ce que la gestion de la portée du projet | Guide complet avec étapes, modèles et astuces

Si vous êtes chef de projet et que vous vous êtes retrouvé pris au piège d'une situation de type « mordre plus que vous ne pouvez mâcher », cela signifie que vous n'avez pas réussi à définir efficacement la portée du projet au stade de la planification. Lorsqu'un projet s'exécute avec une portée indéfinie, vous n'avez aucune idée de la quantité de travail qui doit être accomplie pour atteindre ses objectifs. Par conséquent, vous pourriez ne pas terminer le projet à temps.

Dans cet article, nous examinerons ce qu'est la gestion de la portée du projet et son importance dans la planification du projet.

Qu'est-ce que la gestion de la portée du projet ?

La gestion de la portée du projet englobe la quantité de travail - c'est-à-dire les objectifs, les tâches, les livrables et les délais - accomplis pour terminer une mission. Il est important de définir la portée du projet au début du projet pour s'assurer que votre équipe s'en tient au plan et évite d'avoir à effectuer des travaux inutiles pour terminer le projet.

De plus, dans les scénarios pratiques, il est courant que les projets aient de légers détournements de cours en cours de route en raison de modifications des objectifs du projet. Une portée de projet clairement définie vous aidera à naviguer et à s'adapter efficacement à ces changements.

Pourquoi la gestion de la portée du projet est-elle importante ?

Définir la portée du projet est une question de gestion de projet efficace. Le travail d'un chef de projet exige une attention aux détails et la gestion des attentes de multiples parties prenantes.

Une portée de projet correctement définie aide les chefs de projet à rester au fait des choses en ce qui concerne le suivi des tâches et le respect des délais tout au long du cycle de vie du projet. Lorsqu'un projet est correctement suivi, répondre aux attentes devient moins compliqué.

De plus, la gestion de la portée du projet fournit une compréhension claire de la quantité d'efforts requis pour accomplir les tâches impliquées en distinguant ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire. Il aura également certains contrôles sur les changements d'objectifs du projet, aidant ainsi l'équipe à garder le cap sans pivoter.

La détermination de la portée du projet permet également d'éviter certains des pièges courants de la gestion de projet tels que,

• Prendre du retard sur les délais
• Dépassement du budget approuvé
• Modifications constantes des exigences
• Changements d'orientation du projet à mi-cycle

Plus important encore, une portée de projet bien définie sera la boussole qui vous guidera tout au long de la mission pour atteindre le résultat final attendu.

Processus de gestion de la portée du projet

Essayons de comprendre chaque étape du processus de gestion de la portée du projet.

Identification des exigences du projet

Vous ne pouvez pas commencer un voyage sans connaître la destination. Il est essentiel d'identifier clairement ce qu'un projet particulier vise à accomplir, avant de s'y lancer. Mener des discussions avec les clients et d'autres parties prenantes externes pour déterminer les exigences exactes du projet. Cela comprend les objectifs du projet, les livrables et le budget. Vous pouvez répertorier les livrables dans une structure de répartition du travail (WBS) selon une hiérarchie basée sur la priorité de chaque exigence.

Parfois, les clients ont tendance à avoir des attentes plus élevées sans une allocation budgétaire suffisante pour les satisfaire. Préparez un document partageable de toutes les exigences et assurez-vous que toutes les parties impliquées comprennent ce que le projet vise à réaliser.

Planifier la gestion de la portée

Maintenant que vous avez identifié les exigences, la deuxième étape consiste à préparer un document pour planifier la portée du projet. La structure de ce document devrait inclure,

• L'énoncé du contenu du projet
• Liste des exigences du projet
• Livrables attendus
• Élaboration d'un processus pour contrôler les changements du cours du projet

Le plan de portée du projet évaluera et définira la portée du projet, et vous pouvez vous référer à ce document à des étapes ultérieures lorsque des éclaircissements sont nécessaires.

Définir le périmètre du projet

Il s'agit de l'étape la plus importante pour déterminer la portée du projet. Dans cette étape, vous devez avoir les exigences en détail afin de structurer la portée du projet. La portée doit contenir le but ultime du projet.

Il est également important de noter également ce qui n'est pas inclus dans la portée du projet pour plus de clarté. Cela garantira que votre équipe ne travaille que sur les exigences précédemment identifiées. Tout ce qui ne relève pas de la compétence ne sera pas considéré comme faisant partie des tâches du projet.

Structure de travail

La structure de travail du projet comprend une répartition des tâches et le propriétaire de chaque tâche. Vous pouvez utiliser l'un des multiples modèles de tableau kanban de Creately pour répartir les tâches, attribuer des propriétaires à chacun et fixer des délais. Cela vous aidera à garder une bonne trace de vos progrès.

Valider la portée

Une fois que vous avez développé la portée, il est important de la partager avec les parties prenantes externes ainsi qu'avec votre équipe pour obtenir les approbations nécessaires avant de continuer. Assurez-vous que tout le monde est sur la même page en ce qui concerne les exigences, les livrables et les délais afin de minimiser les goulots d'étranglement. Un chef de projet est le pont qui relie l'équipe de projet et les clients, il est donc de votre responsabilité de vous assurer que toutes les personnes impliquées comprennent clairement quelle est la mission.

Portée du contrôle

Une fois le travail du projet commencé, le chef de projet doit constamment évaluer son avancement et s'assurer que l'équipe ne s'écarte pas du plan initial. Le contrôle de la portée fait partie intégrante du suivi de projet. De plus, lorsque les clients suggèrent des modifications aux exigences d'origine, le chef de projet doit s'assurer que ces modifications ne s'écartent pas de la portée du projet identifiée au début.

Ne mordez pas plus que vous ne pouvez mâcher

Une charge de travail écrasante n'est jamais agréable. Ainsi, lorsque vous êtes affecté à un projet, assurez-vous toujours de définir clairement la portée du projet avant de commencer les travaux. Embarquez votre équipe avec le périmètre défini et faites-leur comprendre pourquoi il est important de ne pas s'en écarter. Cela vous aidera finalement à devenir un chef de projet performant et à vous assurer que les projets sont terminés dans les délais, sans dépasser les budgets.