Che cos'è la gestione dell'ambito del progetto | Guida completa con passaggi, modelli e suggerimenti

Se sei un project manager e ti sei trovato intrappolato in una situazione del tipo "mordere più di quanto puoi masticare", significa che non sei riuscito a definire efficacemente l'ambito del progetto in fase di pianificazione. Quando un progetto viene eseguito con un ambito indefinito, non hai idea della quantità di lavoro che deve essere completata per raggiungere i suoi obiettivi. Di conseguenza, potresti non riuscire a completare il progetto in tempo.

In questo post, esamineremo cos'è la gestione dell'ambito del progetto e la sua importanza nella pianificazione del progetto.

Che cos'è la gestione dell'ambito del progetto?

La gestione dell'ambito del progetto comprende la quantità di lavoro, ovvero obiettivi, attività, risultati finali e scadenze, soddisfatta per completare un incarico. È importante definire l'ambito del progetto all'inizio del progetto per garantire che il tuo team si attenga al piano ed eviti la necessità di eseguire qualsiasi lavoro non necessario per completare il progetto.

Inoltre, negli scenari pratici, è comune che i progetti abbiano leggere deviazioni di rotta lungo il percorso a causa di modifiche negli obiettivi del progetto. Un ambito del progetto chiaramente definito ti aiuterà a navigare e ad accogliere tali cambiamenti in modo efficace.

Perché è importante la gestione dell'ambito del progetto?

La definizione dell'ambito del progetto riguarda una gestione efficiente del progetto. Il lavoro di un project manager richiede attenzione ai dettagli e la gestione delle aspettative di più stakeholder.

Un ambito di progetto adeguatamente definito aiuta i project manager a rimanere al passo con le cose quando si tratta di tracciare le attività e rispettare le scadenze durante tutto il ciclo di vita del progetto. Quando un progetto viene adeguatamente monitorato, soddisfare le aspettative diventa meno complicato.

Inoltre, la gestione dell'ambito del progetto fornisce una chiara comprensione della quantità di sforzo richiesta per svolgere i compiti coinvolti distinguendo tra cosa e cosa non fare. Avrà anche determinati controlli sui cambiamenti negli obiettivi del progetto, aiutando di conseguenza il team a rimanere sulla rotta senza fare perno.

Determinare l'ambito del progetto aiuta anche a evitare alcune delle comuni insidie ​​​​della gestione del progetto come,

• In ritardo rispetto alle scadenze
• Superamento del budget approvato
• Cambiamenti continui dei requisiti
• Cambi di direzione del progetto a metà ciclo

Ancora più importante, un ambito di progetto ben definito sarà la bussola che ti guiderà durante l'incarico per raggiungere il risultato finale atteso.

Processo di gestione dell'ambito del progetto

Proviamo a capire ogni fase del processo di gestione dell'ambito del progetto.

Identificazione dei requisiti del progetto

Non puoi iniziare un viaggio senza conoscere la destinazione. È essenziale identificare chiaramente ciò che un particolare progetto mira a realizzare, prima di intraprenderlo. Condurre discussioni con i clienti e altre parti interessate esterne per determinare i requisiti esatti del progetto. Ciò include gli obiettivi del progetto, i risultati finali e il budget. È possibile elencare i risultati finali in una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) in base a una gerarchia basata sulla priorità di ciascun requisito.

A volte i clienti tendono ad avere aspettative più elevate senza una dotazione di bilancio sufficiente per soddisfarle. Preparare un documento condivisibile di tutti i requisiti e assicurarsi che tutte le parti coinvolte comprendano ciò che il progetto si prefigge di raggiungere.

Gestione dell'ambito del piano

Ora che hai identificato i requisiti, il secondo passaggio consiste nel preparare un documento per pianificare l'ambito del progetto. La struttura di questo documento dovrebbe includere,

• La dichiarazione sull'ambito del progetto
• Elenco dei requisiti del progetto
• Risultati attesi
• Processo mappato per controllare le modifiche del corso del progetto

Il piano dell'ambito del progetto valuterà e definirà l'ambito del progetto e puoi fare riferimento a questo documento nelle fasi successive quando sono necessari chiarimenti.

Definire l'ambito del progetto

Questo è il passaggio più importante per determinare l'ambito del progetto. In questo passaggio, è necessario disporre dei requisiti in dettaglio per strutturare l'ambito del progetto. L'ambito dovrebbe contenere l'obiettivo finale del progetto.

È anche importante annotare anche ciò che non è incluso nell'ambito del progetto per ulteriore chiarezza. Ciò garantirà che il tuo team stia lavorando solo sui requisiti precedentemente identificati. Qualsiasi cosa al di fuori dell'ambito di competenza non sarà considerata come parte delle attività del progetto.

Struttura di lavoro

La struttura di lavoro del progetto include una suddivisione delle attività e il proprietario di ciascuna attività. Puoi utilizzare uno dei più modelli di bacheche kanban di Creately per eseguire la suddivisione delle attività, assegnare i proprietari a ciascuno e impostare le scadenze. Questo ti aiuterà a tenere traccia dei tuoi progressi.

Convalida ambito

Dopo aver sviluppato l'ambito, è importante condividerlo con le parti interessate esterne e con il tuo team per ottenere le approvazioni necessarie prima di procedere. Assicurati che tutti siano d'accordo quando si tratta di requisiti, risultati finali e scadenze in modo da ridurre al minimo i colli di bottiglia. Un project manager è il ponte che collega il team di progetto e i clienti, quindi è tua responsabilità assicurarti che tutte le persone coinvolte comprendano chiaramente qual è la missione.

Ambito di controllo

Una volta iniziato il lavoro del progetto, il project manager dovrebbe valutarne costantemente lo stato di avanzamento e assicurarsi che il team non si discosti dal piano originale. Il controllo dell'ambito è parte integrante del monitoraggio del progetto. Inoltre, quando i clienti suggeriscono modifiche ai requisiti originali, il project manager dovrebbe assicurarsi che tali modifiche non si discostino dall'ambito del progetto identificato all'inizio.

Non mordere più di quanto puoi masticare

Un carico di lavoro schiacciante non è mai piacevole. Quindi, quando ti viene assegnato un progetto, assicurati sempre di definire chiaramente l'ambito del progetto prima di iniziare il lavoro. Coinvolgi il tuo team con l'ambito definito e fai capire loro perché è importante non deviare da esso. Questo alla fine ti aiuterà a diventare un project manager di successo e ad assicurarti che i progetti vengano completati entro le scadenze, senza superare i budget.