Was ist Project Scope Management | Vollständiger Leitfaden mit Schritten, Vorlagen und Tipps

Wenn Sie ein Projektmanager sind und sich in einer Situation befinden, in der Sie mehr abbeißen können, als Sie kauen können, bedeutet dies, dass Sie es versäumt haben, den Projektumfang in der Planungsphase effektiv zu definieren. Wenn ein Projekt mit undefiniertem Umfang läuft, haben Sie keine Vorstellung davon, wie viel Arbeit erledigt werden muss, um seine Ziele zu erreichen. Folglich können Sie das Projekt möglicherweise nicht rechtzeitig abschließen.

In diesem Beitrag werden wir uns ansehen, was Projektumfangsmanagement ist und welche Bedeutung es für die Projektplanung hat.

Was ist Project Scope Management?

Das Management des Projektumfangs umfasst den Arbeitsumfang – dh Ziele, Aufgaben, Ergebnisse und Fristen –, die zur Fertigstellung eines Auftrags erfüllt werden. Es ist wichtig, den Projektumfang zu Beginn des Projekts zu definieren, um sicherzustellen, dass sich Ihr Team an den Plan hält und unnötige Arbeiten zum Abschluss des Projekts vermieden werden.

Darüber hinaus ist es in praktischen Szenarien üblich, dass Projekte aufgrund von Änderungen der Projektziele leichte Kursabweichungen auf dem Weg haben. Ein klar definierter Projektumfang hilft Ihnen dabei, solche Änderungen effektiv zu bewältigen und umzusetzen.

Warum ist Project Scope Management wichtig?

Bei der Definition des Projektumfangs dreht sich alles um effizientes Projektmanagement. Die Arbeit eines Projektmanagers erfordert Aufmerksamkeit für Details und das Management der Erwartungen mehrerer Interessengruppen.

Ein richtig definierter Projektumfang hilft Projektmanagern, den Überblick zu behalten, wenn es um die Aufgabenverfolgung und das Einhalten von Fristen während des gesamten Projektlebenszyklus geht. Wenn ein Projekt richtig nachverfolgt wird, wird es einfacher, die Erwartungen zu erfüllen.

Darüber hinaus bietet das Projektumfangsmanagement ein klares Verständnis des Aufwands, der erforderlich ist, um die damit verbundenen Aufgaben zu erfüllen, indem zwischen unterschieden wird, was und was nicht zu tun ist. Es wird auch bestimmte Kontrollen über Änderungen der Projektziele haben und folglich dem Team helfen, auf Kurs zu bleiben, ohne sich zu ändern.

Die Bestimmung des Projektumfangs hilft auch, einige der üblichen Fallstricke im Projektmanagement zu vermeiden, wie z.

• Fristen in Verzug geraten
• Überschreitung des genehmigten Budgets
• Ständige Anforderungsänderungen
• Änderungen der Projektrichtung in der Mitte des Zyklus

Noch wichtiger ist, dass ein klar definierter Projektumfang der Kompass ist, der Sie während des gesamten Auftrags leitet, um das erwartete Endergebnis zu erreichen.

Projektumfang-Management-Prozess

Lassen Sie uns versuchen, jeden Schritt des Projektumfangsverwaltungsprozesses zu verstehen.

Identifizieren der Projektanforderungen

Sie können eine Reise nicht beginnen, ohne das Ziel zu kennen. Es ist wichtig, klar zu definieren, was ein bestimmtes Projekt erreichen soll, bevor man damit beginnt. Führen Sie Gespräche mit Kunden und anderen externen Stakeholdern, um die genauen Anforderungen des Projekts zu ermitteln. Dazu gehören Projektziele, Ergebnisse und das Budget. Sie können die Leistungen in einem Projektstrukturplan (PSP) gemäß einer Hierarchie basierend auf der Priorität jeder Anforderung auflisten.

Manchmal neigen Kunden dazu, höhere Erwartungen zu haben, ohne über ausreichende Budgetzuweisungen zu verfügen, um sie zu erfüllen. Bereiten Sie ein gemeinsames Dokument aller Anforderungen vor und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten verstehen, was das Projekt erreichen soll.

Planumfangsverwaltung

Nachdem Sie nun die Anforderungen identifiziert haben, besteht der zweite Schritt darin, ein Dokument zur Planung des Projektumfangs vorzubereiten. Die Struktur dieses Dokuments sollte Folgendes umfassen:

• Die Erklärung zum Projektumfang
• Liste der Projektanforderungen
• Erwartete Leistungen
• Abgebildeter Prozess zur Steuerung von Änderungen des Projektverlaufs

Der Projektumfangsplan bewertet und definiert den Projektumfang, und Sie können in späteren Phasen auf dieses Dokument zurückgreifen, wenn eine Klärung erforderlich ist.

Definieren Sie den Projektumfang

Dies ist der wichtigste Schritt bei der Bestimmung des Projektumfangs. In diesem Schritt müssen Sie die Anforderungen im Detail haben, um den Projektumfang zu strukturieren. Der Umfang sollte das letztendliche Ziel des Projekts beinhalten.

Es ist auch wichtig, zur weiteren Klarheit auch zu notieren, was nicht im Projektumfang enthalten ist. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Team nur an den zuvor identifizierten Anforderungen arbeitet. Alles, was außerhalb des Zuständigkeitsbereichs liegt, wird nicht als Teil der Projektaufgaben betrachtet.

Arbeitsstruktur

Die Arbeitsstruktur des Projekts umfasst eine Aufgabenaufschlüsselung und den Eigentümer jeder Aufgabe. Sie können eine der zahlreichen Kanban-Board-Vorlagen von Creately verwenden, um die Aufgaben aufzuschlüsseln, ihnen jeweils Eigentümer zuzuweisen und Fristen festzulegen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Fortschritte gut im Auge zu behalten.

Geltungsbereich validieren

Sobald Sie den Umfang entwickelt haben, ist es wichtig, ihn mit externen Interessenvertretern sowie Ihrem Team zu teilen, um die erforderlichen Genehmigungen einzuholen, bevor Sie fortfahren. Stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite sind, wenn es um Anforderungen, Leistungen und Fristen geht, damit Engpässe minimiert werden können. Ein Projektmanager ist die Brücke, die das Projektteam und die Kunden verbindet, daher liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass alle Beteiligten klar verstehen, was die Mission ist.

Kontrollbereich

Sobald die Projektarbeit beginnt, sollte der Projektleiter den Fortschritt ständig bewerten und sicherstellen, dass das Team nicht vom ursprünglichen Plan abweicht. Das Controlling des Umfangs ist ein fester Bestandteil der Projektverfolgung. Wenn Kunden Änderungen an den ursprünglichen Anforderungen vorschlagen, sollte der Projektmanager außerdem sicherstellen, dass solche Änderungen nicht von dem zu Beginn identifizierten Projektumfang abweichen.

Beißen Sie nicht mehr ab, als Sie kauen können

Eine überwältigende Arbeitslast ist nie angenehm. Wenn Sie also einem Projekt zugewiesen werden, sollten Sie den Projektumfang immer klar definieren, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Holen Sie Ihr Team mit dem definierten Scope ins Boot und machen Sie ihm verständlich, warum es wichtig ist, nicht davon abzuweichen. Dies wird Ihnen letztendlich helfen, ein erfolgreicher Projektmanager zu werden und sicherzustellen, dass Projekte innerhalb der Fristen abgeschlossen werden, ohne das Budget zu überschreiten.