Proje Kapsam Yönetimi Nedir | Adımlar, Şablonlar ve İpuçları içeren Eksiksiz Kılavuz

Bir proje yöneticisiyseniz ve kendinizi 'çiğneyebileceğinizden fazlasını ısırmak' türünden bir durumun içinde sıkışıp kalmış durumdaysanız, bu, proje kapsamını planlama aşamasında etkin bir şekilde tanımlayamadığınız anlamına gelir. Bir proje tanımsız bir kapsamda çalıştığında, hedeflerine ulaşmak için tamamlanması gereken iş miktarı hakkında hiçbir fikriniz olmaz. Sonuç olarak, projeyi zamanında tamamlayamayabilirsiniz.

Bu yazıda, proje kapsam yönetiminin ne olduğuna ve proje planlamasındaki önemine bakacağız.

Proje Kapsam Yönetimi Nedir?

Proje kapsam yönetimi, bir görevi tamamlamak için yerine getirilen iş miktarını (yani hedefler, görevler, teslimatlar ve son teslim tarihleri) kapsar. Ekibinizin plana bağlı kalmasını ve projeyi tamamlamak için gereksiz herhangi bir çalışma yapma ihtiyacını ortadan kaldırmasını sağlamak için projenin başında proje kapsamını belirlemek önemlidir.

Ayrıca, pratik senaryolarda, proje hedeflerindeki değişiklikler nedeniyle projelerin yol boyunca hafif rota sapmaları olması yaygındır. Açıkça tanımlanmış bir proje kapsamı, bu tür değişiklikler arasında gezinmenize ve etkin bir şekilde uyum sağlamanıza yardımcı olacaktır.

Proje Kapsam Yönetimi Neden Önemlidir?

Proje kapsamının tanımlanması tamamen verimli proje yönetimi ile ilgilidir. Bir proje yöneticisinin işi, ayrıntılara dikkat etmeyi ve birden fazla paydaşın beklentilerini yönetmeyi gerektirir.

Düzgün tanımlanmış bir proje kapsamı, proje yaşam döngüsü boyunca görev takibi ve son teslim tarihlerini karşılama söz konusu olduğunda proje yöneticilerinin her şeyin üstünde kalmasına yardımcı olur. Bir proje uygun şekilde izlendiğinde, beklentileri karşılamak daha az karmaşık hale gelir.

Ayrıca proje kapsam yönetimi, neyin yapılıp yapılmayacağını ayırt ederek ilgili görevleri yerine getirmek için gereken çaba miktarının net bir şekilde anlaşılmasını sağlar. Ayrıca proje hedeflerindeki değişiklikler üzerinde belirli kontrollere sahip olacak ve sonuç olarak ekibin dönmeden rotada kalmasına yardımcı olacaktır.

Proje kapsamının belirlenmesi, aşağıdakiler gibi yaygın proje yönetimi tuzaklarından bazılarının önlenmesine de yardımcı olur:

• Son teslim tarihlerinin gerisinde kalmak
• Onaylanan bütçenin aşılması
• Sürekli gereksinim değişiklikleri
• Dönem ortası proje yön değişiklikleri

Daha da önemlisi, iyi tanımlanmış bir proje kapsamı, beklenen nihai sonucu karşılamanız için sizi görev boyunca yönlendiren pusula olacaktır.

Proje Kapsam Yönetim Süreci

Proje kapsam yönetimi sürecinin her adımını anlamaya çalışalım.

Proje Gereksinimlerinin Belirlenmesi

Hedefi bilmeden bir yolculuğa başlayamazsınız. Başlamadan önce, belirli bir projenin neyi başarmayı amaçladığını açıkça belirlemek önemlidir. Projenin tam gereksinimlerini belirlemek için müşteriler ve diğer dış paydaşlarla görüşmeler yapın. Buna proje hedefleri, çıktılar ve bütçe dahildir. Her gereksinimin önceliğine dayalı bir hiyerarşiye göre bir iş kırılım yapısında (WBS) çıktıları listeleyebilirsiniz.

Bazen müşteriler, bunları yerine getirmek için yeterli bir bütçe tahsisi olmaksızın daha yüksek beklentilere sahip olma eğilimindedir. Tüm gereksinimlerin paylaşılabilir bir belgesini hazırlayın ve ilgili tüm tarafların projenin neyi başarmayı amaçladığını anlamasını sağlayın.

Kapsam Yönetiminin Planlanması

Gereksinimleri belirlediğinize göre, ikinci adım proje kapsamını planlamak için bir belge hazırlamaktır. Bu belgenin yapısı şunları içermelidir:

• Proje kapsam beyanı
• Proje gereksinimleri listesi
• Beklenen çıktılar
• Proje rotasındaki değişiklikleri kontrol etmek için haritalanmış süreç

Proje kapsam planı proje kapsamını değerlendirecek ve tanımlayacaktır ve daha sonraki aşamalarda açıklama gerektiğinde bu belgeye başvurabilirsiniz.

Proje kapsamını tanımlayın

Bu, proje kapsamının belirlenmesindeki en önemli adımdır. Bu adımda, proje kapsamını yapılandırmak için gereksinimlere ayrıntılı olarak sahip olmanız gerekir. Kapsam, projenin nihai amacını içermelidir.

Daha fazla netlik için proje kapsamına dahil olmayanları not etmek de önemlidir. Bu, ekibinizin yalnızca önceden belirlenmiş gereksinimler üzerinde çalışmasını sağlayacaktır. Görev alanı dışındaki hiçbir şey proje görevlerinin bir parçası olarak kabul edilmeyecektir.

Çalışma Yapısı

Projenin iş yapısı, bir görev dağılımını ve her bir görevin sahibini içerir. Görev dağılımını yapmak, her birine sahip atamak ve son tarihler belirlemek için Creately'nin çoklu kanban panosu şablonlarından birini kullanabilirsiniz. Bu, ilerlemenizi iyi bir şekilde takip etmenize yardımcı olacaktır.

Kapsamı Doğrula

Kapsamı geliştirdikten sonra, devam etmeden önce gerekli onayları almak için bunu dış paydaşlarla ve ekibinizle paylaşmanız önemlidir. Darboğazların en aza indirilebilmesi için gereksinimler, çıktılar ve son teslim tarihleri ​​söz konusu olduğunda herkesin aynı sayfada olduğundan emin olun. Bir proje yöneticisi, proje ekibini ve müşterileri birbirine bağlayan köprüdür, bu nedenle dahil olan herkesin misyonun ne olduğunu açıkça anladığından emin olmak sizin sorumluluğunuzdadır.

Kontrol Kapsamı

Proje çalışması başladığında, proje yöneticisi ilerlemeyi sürekli olarak değerlendirmeli ve ekibin orijinal plandan sapmadığından emin olmalıdır. Kapsamı kontrol etmek, proje takibinin bir parçasıdır. Ayrıca, müşteriler orijinal gereksinimlerde değişiklik önerdiğinde, proje yöneticisi bu tür değişikliklerin başlangıçta belirlenen proje kapsamından sapmamasını sağlamalıdır.

Çiğneyebileceğinizden Fazlasını Isırmayın

Ezici bir iş yükü asla hoş değildir. Bu nedenle, bir projeye atandığınızda, çalışmaya başlamadan önce daima proje kapsamını net bir şekilde tanımladığınızdan emin olun. Ekibinizi tanımlanmış kapsamla birlikte harekete geçirin ve bu kapsamdan sapmamanın neden önemli olduğunu anlamalarını sağlayın. Bu, sonuçta başarılı bir proje yöneticisi olmanıza ve projelerin bütçeleri aşmadan son teslim tarihlerinde tamamlanmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır.