프로젝트 범위 관리란 무엇입니까 | 단계, 템플릿 및 팁이 포함된 완전한 가이드

당신이 프로젝트 관리자이고 '씹을 수 있는 것보다 더 많이 물어뜯는' 상황에 갇힌 자신을 발견했다면 계획 단계에서 프로젝트 범위를 효과적으로 정의하지 못했다는 의미입니다. 프로젝트가 정의되지 않은 범위로 실행되면 목표를 달성하기 위해 완료해야 하는 작업의 양에 대해 알 수 없습니다. 결과적으로 프로젝트를 제시간에 완료하지 못할 수 있습니다.

이 포스트에서는 프로젝트 범위 관리가 무엇이며 프로젝트 계획에서 그 중요성에 대해 알아볼 것입니다.

프로젝트 범위 관리란 무엇입니까?

프로젝트 범위 관리는 과제를 완료하기 위해 수행된 작업의 양(예: 목표, 작업, 인도물 및 기한)을 포함합니다. 팀이 계획을 고수하고 프로젝트를 완료하기 위해 불필요한 작업을 수행할 필요가 없도록 하려면 프로젝트 시작 시 프로젝트 범위를 정의하는 것이 중요합니다.

또한 실제 시나리오에서는 프로젝트 목표의 수정으로 인해 프로젝트가 진행되는 동안 약간의 방향 전환이 발생하는 것이 일반적입니다. 명확하게 정의된 프로젝트 범위는 이러한 변경 사항을 효과적으로 탐색하고 수용하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 범위 관리가 왜 중요한가요?

프로젝트 범위를 정의하는 것은 효율적인 프로젝트 관리에 관한 것입니다. 프로젝트 관리자의 직무는 세부 사항에 대한 주의와 여러 이해 관계자의 기대치를 관리해야 합니다.

적절하게 정의된 프로젝트 범위는 프로젝트 관리자가 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 작업 추적 및 기한 준수와 관련하여 상황을 파악하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트가 제대로 추적되면 기대치를 충족하는 것이 덜 복잡해집니다.

또한, 프로젝트 범위 관리는 수행해야 할 작업과 수행하지 말아야 할 작업을 구분하여 관련된 작업을 수행하는 데 필요한 노력의 양에 대한 명확한 이해를 제공합니다. 또한 프로젝트 목표의 변경 사항에 대한 특정 제어 권한을 가지므로 결과적으로 팀이 피벗하지 않고 진행 방향을 유지할 수 있습니다.

프로젝트 범위를 결정하면 다음과 같은 일반적인 프로젝트 관리 함정을 피하는 데 도움이 됩니다.

• 마감일에 뒤처짐
• 승인된 예산 초과
• 지속적인 요구 사항 변경
• 중간 주기 프로젝트 방향 변경

더 중요한 것은 잘 정의된 프로젝트 범위가 예상되는 최종 결과를 충족하기 위해 과제 전반에 걸쳐 지시하는 나침반이 될 것입니다.

프로젝트 범위 관리 프로세스

프로젝트 범위 관리 프로세스의 각 단계를 이해하려고 노력합시다.

프로젝트 요구 사항 식별

목적지를 모르면 여행을 시작할 수 없습니다. 특정 프로젝트를 시작하기 전에 달성하려는 목표를 명확하게 식별하는 것이 중요합니다. 프로젝트의 정확한 요구 사항을 결정하기 위해 클라이언트 및 기타 외부 이해 관계자와 토론을 수행합니다. 여기에는 프로젝트 목표, 결과물 및 예산이 포함됩니다. 각 요구 사항의 우선 순위를 기반으로 하는 계층 구조에 따라 작업 분류 구조(WBS)에서 결과물을 나열할 수 있습니다.

때때로 고객은 이를 충족시키기 위한 충분한 예산 할당 없이 더 높은 기대치를 갖는 경향이 있습니다. 모든 요구 사항에 대한 공유 가능한 문서를 준비하고 관련된 모든 당사자가 프로젝트에서 달성하려는 목표를 이해하도록 합니다.

계획 범위 관리

요구 사항을 식별했으므로 두 번째 단계는 프로젝트 범위를 계획하기 위한 문서를 준비하는 것입니다. 이 문서의 구조에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 프로젝트 범위 설명
• 프로젝트 요구 사항 목록
• 예상 결과물
• 프로젝트 과정의 변경을 제어하기 위한 프로세스 매핑

프로젝트 범위 계획은 프로젝트 범위를 평가하고 정의하며 나중에 설명이 필요할 때 이 문서를 참조할 수 있습니다.

프로젝트 범위 정의

이것은 프로젝트 범위를 결정하는 가장 중요한 단계입니다. 이 단계에서는 프로젝트 범위를 구성하기 위해 요구 사항을 자세히 알아야 합니다. 범위에는 프로젝트의 궁극적인 목표가 포함되어야 합니다.

또한 명확성을 위해 프로젝트 범위에 포함되지 않은 항목을 기록해 두는 것도 중요합니다. 이렇게 하면 팀이 이전에 식별된 요구 사항에 대해서만 작업할 수 있습니다. 범위 밖의 모든 것은 프로젝트 작업의 일부로 간주되지 않습니다.

작업 구조

프로젝트의 작업 구조에는 작업 내역과 각 작업의 소유자가 포함됩니다. Creately의 여러 칸반 보드 템플릿 중 하나를 사용하여 작업 분석을 수행하고, 각각에 소유자를 할당하고, 마감일을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 진행 상황을 잘 추적하는 데 도움이 됩니다.

범위 검증

범위를 개발한 후에는 계속 진행하기 전에 필요한 승인을 얻기 위해 외부 이해 관계자 및 팀과 공유하는 것이 중요합니다. 병목 현상을 최소화할 수 있도록 요구 사항, 결과물 및 기한과 관련하여 모든 사람이 동일한 페이지에 있는지 확인하십시오. 프로젝트 관리자는 프로젝트 팀과 클라이언트를 연결하는 다리이므로 관련된 모든 사람이 임무가 무엇인지 명확하게 이해하도록 하는 것은 귀하의 책임입니다.

제어 범위

프로젝트 작업이 시작되면 프로젝트 관리자는 진행 상황을 지속적으로 평가하고 팀이 원래 계획에서 벗어나지 않도록 해야 합니다. 제어 범위는 프로젝트 추적의 일부입니다. 또한 고객이 원래 요구 사항에 대한 변경 사항을 제안할 때 프로젝트 관리자는 이러한 변경 사항이 처음에 식별된 프로젝트 범위에서 벗어나지 않도록 해야 합니다.

씹을 수 있는 것 이상으로 물지 마세요

압도적인 업무량은 결코 유쾌하지 않습니다. 따라서 프로젝트에 할당되면 작업을 시작하기 전에 항상 프로젝트 범위를 명확하게 정의해야 합니다. 정의된 범위에 팀을 참여시키고 범위를 벗어나지 않는 것이 중요한 이유를 이해하도록 합니다. 이것은 궁극적으로 성공적인 프로젝트 관리자가 되고 예산을 초과하지 않고 기한 내에 프로젝트를 완료하는 데 도움이 됩니다.