什麼是項目範圍管理 | 包含步驟、模板和提示的完整指南

已發表: 2021-09-07

如果你是一名項目經理，你發現自己陷入了“吃不完”的境地，這意味著你在規劃階段沒有有效地定義項目範圍。當項目以未定義的範圍運行時，您不知道為實現其目標必須完成的工作量。因此，您可能無法按時完成項目。

在這篇文章中，我們將探討什麼是項目範圍管理以及它在項目規劃中的重要性。

什麼是項目範圍管理？

項目範圍管理包括為完成一項任務而完成的工作量——即目標、任務、可交付成果和截止日期。在項目開始時定義項目範圍很重要，以確保您的團隊堅持計劃並避免執行任何不必要的工作來完成項目。

此外，在實際場景中，由於項目目標的修改，項目在進行過程中經常會出現輕微的課程轉移。明確定義的項目範圍將幫助您有效地瀏覽和適應此類更改。

定義項目範圍是關於有效的項目管理。項目經理的工作要求關注細節並管理多個利益相關者的期望。

正確定義的項目範圍可幫助項目經理在整個項目生命週期中跟踪任務和滿足最後期限時保持領先。當一個項目得到適當的跟踪時，滿足期望就變得不那麼複雜了。

此外，項目範圍管理通過區分什麼和不做什麼，清楚地了解完成所涉及的任務所需的工作量。它還將對項目目標的變化進行一定的控制，從而幫助團隊在不改變方向的情況下保持前進。

確定項目範圍還有助於避免一些常見的項目管理陷阱，例如，

更重要的是，明確定義的項目範圍將是指導您完成任務以達到預期最終結果的指南針。

讓我們嘗試了解項目範圍管理過程的每個步驟。

不知道目的地就無法開始旅程。在開始之前，必須清楚地確定特定項目的目標是完成什麼。與客戶和其他外部利益相關者進行討論，以確定項目的確切要求。這包括項目目標、可交付成果和預算。您可以根據每個需求的優先級按照層次結構列出工作分解結構 (WBS) 中的可交付成果。

有時，客戶往往會有更高的期望，但沒有足夠的預算分配來滿足這些期望。準備一份包含所有要求的可共享文檔，並確保所有相關方都了解項目的目標。

現在您已經確定了需求，第二步是準備一份文檔來規劃項目範圍。本文件的結構應包括：

項目範圍計劃將評估和定義項目範圍，您可以在後期需要澄清時參考此文件。

這是確定項目範圍的最重要步驟。在此步驟中，您需要詳細了解需求以構建項目範圍。範圍應包含項目的最終目標。

同樣重要的是還要記下項目範圍內未包含的內容，以進一步明確。這將確保您的團隊只處理先前確定的需求。任何超出權限範圍的內容都不會被視為項目任務的一部分。

項目的工作結構包括任務分解和每個任務的所有者。您可以使用 Creately 的多個看板模板之一進行任務分解，為每個模板分配所有者，並設置截止日期。這將幫助您很好地跟踪您的進度。

一旦您制定了範圍，重要的是與外部利益相關者以及您的團隊共享它，以便在繼續之前獲得必要的批准。確保每個人在需求、可交付成果和截止日期方面都在同一個頁面上，這樣可以最大限度地減少瓶頸。項目經理是連接項目團隊和客戶的橋樑，因此您有責任確保參與的每個人都清楚地了解任務是什麼。

一旦項目工作開始，項目經理應不斷評估其進度，並確保團隊不偏離原定計劃。控制範圍是項目跟踪的重要組成部分。此外，當客戶建議對原始需求進行更改時，項目經理應確保此類更改不會偏離一開始確定的項目範圍。

繁重的工作永遠不會令人愉快。因此，當您被分配到一個項目時，請務必在開始工作之前明確定義項目範圍。讓您的團隊參與定義的範圍，並讓他們了解為什麼不偏離它很重要。這最終將幫助您成為一名成功的項目經理，並確保項目在期限內完成，而不會超出預算。