O que é Gerenciamento do Escopo do Projeto | Guia completo com etapas, modelos e dicas

Se você é um gerente de projeto e se viu preso em uma situação do tipo 'morda mais do que pode mastigar', isso significa que você não conseguiu definir efetivamente o escopo do projeto no estágio de planejamento. Quando um projeto é executado com escopo indefinido, você não tem ideia da quantidade de trabalho que precisa ser concluída para atingir seus objetivos. Consequentemente, você pode não concluir o projeto a tempo.

Neste post, veremos o que é o gerenciamento do escopo do projeto e sua importância no planejamento do projeto.

O que é gerenciamento do escopo do projeto?

O gerenciamento do escopo do projeto abrange a quantidade de trabalho – ou seja, objetivos, tarefas, entregas e prazos – cumpridos para concluir uma tarefa. É importante definir o escopo do projeto no início do projeto para garantir que sua equipe cumpra o plano e evite a necessidade de realizar qualquer trabalho desnecessário para concluir o projeto.

Além disso, em cenários práticos, é comum que os projetos tenham pequenos desvios de curso ao longo do caminho devido a modificações nos objetivos do projeto. Um escopo de projeto claramente definido ajudará você a navegar e acomodar essas mudanças de forma eficaz.

Por que o gerenciamento do escopo do projeto é importante?

Definir o escopo do projeto tem tudo a ver com o gerenciamento eficiente do projeto. O trabalho de um gerente de projeto exige atenção aos detalhes e gerenciamento das expectativas de várias partes interessadas.

Um escopo de projeto devidamente definido ajuda os gerentes de projeto a se manterem atualizados quando se trata de rastreamento de tarefas e cumprimento de prazos ao longo do ciclo de vida do projeto. Quando um projeto é devidamente acompanhado, atender às expectativas torna-se menos complicado.

Além disso, o gerenciamento do escopo do projeto fornece uma compreensão clara da quantidade de esforço necessária para cumprir as tarefas envolvidas, distinguindo entre o que e o que não fazer. Ele também terá certos controles sobre as mudanças nos objetivos do projeto, consequentemente ajudando a equipe a permanecer no curso sem pivotar.

Determinar o escopo do projeto também ajuda a evitar algumas das armadilhas comuns do gerenciamento de projetos, como:

• Atrasando os prazos
• Excedendo o orçamento aprovado
• Mudanças constantes de requisitos
• Mudanças na direção do projeto no meio do ciclo

Mais importante, um escopo de projeto bem definido será a bússola que o direcionará ao longo da tarefa para atingir o resultado final esperado.

Processo de Gerenciamento do Escopo do Projeto

Vamos tentar entender cada etapa do processo de gerenciamento do escopo do projeto.

Identificando os Requisitos do Projeto

Você não pode começar uma viagem sem saber o destino. É essencial identificar claramente o que um determinado projeto pretende realizar, antes de embarcar nele. Conduzir discussões com clientes e outras partes interessadas externas para determinar os requisitos exatos do projeto. Isso inclui os objetivos do projeto, as entregas e o orçamento. Você pode listar as entregas em uma estrutura analítica do projeto (WBS) de acordo com uma hierarquia baseada na prioridade de cada requisito.

Às vezes, os clientes tendem a ter expectativas mais altas sem uma alocação orçamentária suficiente para cumpri-las. Prepare um documento compartilhável de todos os requisitos e garanta que todas as partes envolvidas entendam o que o projeto se propõe a alcançar.

Planejar o gerenciamento do escopo

Agora que você identificou os requisitos, a segunda etapa é preparar um documento para planejar o escopo do projeto. A estrutura deste documento deve incluir,

• A declaração do escopo do projeto
• Lista de requisitos do projeto
• Entregas esperadas
• Processo mapeado para controlar as mudanças do curso do projeto

O plano de escopo do projeto avaliará e definirá o escopo do projeto, e você pode consultar este documento em estágios posteriores quando for necessário esclarecer.

Defina o escopo do projeto

Este é o passo mais importante na determinação do escopo do projeto. Nesta etapa, você precisa ter os requisitos detalhados para estruturar o escopo do projeto. O escopo deve conter o objetivo final do projeto.

Também é importante anotar o que não está incluído no escopo do projeto para maior clareza. Isso garantirá que sua equipe esteja trabalhando apenas nos requisitos identificados anteriormente. Qualquer coisa fora do alcance não será considerada como parte das tarefas do projeto.

Estrutura de Trabalho

A estrutura de trabalho do projeto inclui uma divisão de tarefas e o proprietário de cada tarefa. Você pode usar um dos vários modelos de quadro kanban do Creately para detalhar as tarefas, atribuir proprietários a cada um e definir prazos. Isso irá ajudá-lo a manter um bom controle de seu progresso.

Validar escopo

Depois de desenvolver o escopo, é importante compartilhá-lo com as partes interessadas externas, bem como com sua equipe, para obter as aprovações necessárias antes de prosseguir. Certifique-se de que todos estejam na mesma página quando se trata de requisitos, entregas e prazos para que os gargalos possam ser minimizados. Um gerente de projeto é a ponte que conecta a equipe do projeto e os clientes, por isso é sua responsabilidade garantir que todos os envolvidos entendam claramente qual é a missão.

Escopo de controle

Uma vez iniciado o trabalho do projeto, o gerente de projeto deve avaliar constantemente seu progresso e certificar-se de que a equipe não se desvie do plano original. O controle do escopo é parte integrante do acompanhamento do projeto. Além disso, quando os clientes sugerem mudanças nos requisitos originais, o gerente de projeto deve garantir que tais mudanças não sejam articuladas a partir do escopo do projeto identificado no início.

Não morda mais do que você pode mastigar

Uma carga esmagadora de trabalho nunca é agradável. Portanto, quando você for designado para um projeto, sempre certifique-se de definir claramente o escopo do projeto antes de iniciar o trabalho. Coloque sua equipe a bordo com o escopo definido e faça-os entender por que é importante não se desviar dele. Isso o ajudará a se tornar um gerente de projeto bem-sucedido e a garantir que os projetos sejam concluídos dentro dos prazos, sem exceder os orçamentos.