生産的な労働力を構築するために新入社員をリモートでトレーニングおよびメンターする方法

メンターとメンティーの間の有意義な関係を育むために、リモートで作業することは混乱である必要はありません。 リアルタイムで簡単にトレーニングとメンターシップを継続できるようにする、複数のホワイトボードとリモートコラボレーションツールがあります。

創造的に、PMResultsのGrenGaleと一緒に、Twitterチャットを開催して、従業員の生産性を高めるためにリモートの従業員をトレーニングおよび指導する方法を探りました。 以下に、ディスカッションの精選されたバージョンを示します。

Q1）新しいリモートの従業員は通常、「肩越しの」インストラクターサポートへのアクセスの減少に苦労しています。 この問題を克服する方法は？

グレンゲイルは、多くの企業が明確に定義されたプロセスを持っていないことを指摘しています。 多くの場合、プロセスがどのように正確に機能するかを知っている人はごくわずかです。 彼は、これが新しいリモート新入社員の間で混乱につながる可能性があると言います。

「企業がプロセスを分析して文書化することをお勧めします。 これは5分間の仕事ではなく、忙しい人をそらす可能性がありますが、間違いなく着手すべき仕事です。 リーンシックスシグマを調べてプロセスを分析することをお勧めします。Createlyを使用して共同作業を行い、プロセスを文書化することができます。」

彼はさらに、オフィスベースの労働力と遠隔地の労働力の両方が知識ベースを構築する必要があることを示唆しています。

「すべてのプロセスは、人々の頭の中にあるが決して書き留められない専門知識とともに知識ベースに存在する必要があります。 経費、給与、人材育成などの労働衛生に関するものもそこにあるべきです。

ナレッジベースに各ページの作成者と連絡先アイコンを含めて、専門家が誰に質問するかを人々に知らせることをお勧めします。」

Q2）特にオンラインで、リモートの従業員が情報に簡単にアクセスできるようにするにはどうすればよいですか？

この目的のために、Gren Galeは、リモートチームのために、毎日および毎週、構造化された会議を開催することの重要性を強調しています。

「お元気ですか？ あなたは何かで立ち往生していますか？ または、仕事についてどう思いますか？ 尋ねられるべきです。 目標を設定し、新入社員の業績を測定することは、新入社員の管理と士気の両方にとって不可欠です。

毎日のチームの「スタンドアップミーティング」を組織し、これらに新しい従業員を招待することは良い原則です。 従業員エンゲージメントパッケージはこれらの取り決めを形式化したものであり、私はリモートまたはハイブリッド作業のためのこれらの大ファンです。」

彼はまた、組織図も新入社員にとって不可欠なツールであると述べています。

「リモートチームの周り、さらに悪いことに、組織図のないリモート会社のクライアントの周りで自分の道を見つけてみてください。あなたは大きな問題を抱えています。 人々が何をし、誰のために働いているのか、そして彼らに連絡する方法を示すチャートが必要です。」

彼はまた、新入社員がマネージャーによってサポートされていることを確認するために従業員エンゲージメントソフトウェアの使用を推奨し、上級管理職に別の方法を知らせます。 さらに、対面およびオンラインでソーシャルイベントを開催すると、新しいチームメンバーがチームの他のメンバーと交流するのに役立ちます。

「私は『名声の壁』の大ファンです！」 whicisは、組織図にいくぶん似ています。 名声の壁には、組織図上の人々の画像と、その背景や趣味の簡単な説明が含まれています。

チームの全員が同僚の様子を知ることができ、小さな話の余地があります。 ねえ、あなたは映画ファン、熱心なサイクリスト、または音楽愛好家です。 それはすべての人の背景と興味を開き、それはチームにいるという感覚を教え込むのに役立ちます。」

Q3）遠隔地の従業員の優れたメンターになるには、どのような資質がありますか？

忍耐強く、耳を傾ける準備ができており、対象分野についての知識があること、または情報の入手先を知っていることなどの資質は、1対1のメンタリングとリモートメンタリングの両方に共通しています。

ただし、Gren Galeは、リモートワークに固有のいくつかのスキルを強調しました。

「メンターと従業員の両方が、リモートワークテクノロジーに完全に精通し、会社がどのように組織され、誰が何をするかを理解し、リモートワーカーが経験する可能性のある不安やフラストレーションの種類についての考えを持っている必要があります。 新しいリモートワーカーの一般的な感情は、インポスター症候群です–彼らは十分に良いですか？」

彼は、メンターがこれに敏感であり、これを理解することが重要であることを強調しています。 離れた場所にいるときは、他の人と比較して自分のパフォーマンスを測定するのは非常に困難です。 彼は、特に遠隔地でチームを率いる人々は、インポスター症候群に苦しむ可能性があると付け加えています。

Q4）メンティーに情報を詰め込むことと、メンティーが最高レベルの精度で目標を達成することを期待することとの間の適切なバランスを見つけるにはどうすればよいですか？

グレンゲイルは、人々が何かを達成したと感じ、この新しい組織を通り抜けて何かを実現できるように、できるだけ早く簡単なタスクを実行できるようにすることが重要であると述べています。

「インポスター症候群は、新入社員の士気喪失につながる可能性があります。 前述したように、従業員エンゲージメントパッケージを利用することをお勧めします。 彼らは目標の設定とレビューに役立ちます。 これらのパッケージの強みは、従業員の満足度、不幸、または1対1の欠如が、上級管理職への報告で報告されることです。それは目に見えなくなります。

彼はそれが最終的には良い管理に帰着すると指摘します。 ただし、リモートマネージャーになることは、オフィスベースになることよりもはるかに困難です。 すべてのマネージャーにとってトレーニングを優先することが重要です。

「私は世界中に広がる大規模なチームを管理してきましたが、正直なところ、対面での管理の2倍の難しさを感じたと言えます。」

彼はまた、リモートワークのためにマネージャーを訓練しサポートすることも重要であると付け加えました。

Q5）メンティーと適切なメンターを一致させることはどれほど重要ですか？

簡単な答えは、非常に重要です！ また、テクノロジーとリモートメンタリングの概念に慣れているメンターを見つけることも不可欠です。 グレンゲイルは、多くの企業が過去18か月間、長期的なパターンではなく、一時的な手段としてリモートワークに頼っていたと指摘しています。 したがって、メンターはリモートメンタリングの経験があまりなく、伝えようとしていることに人々がどのように反応する可能性があります。 したがって、メンターとメンティーの両方の側の忍耐が不可欠です。

「これは上司と1対1の議題である必要があります。 トレーニングはどうですか？ メンターはどうですか？ 同じことをメンターに尋ねる必要があります。 動作しない場合は変更してください。 メンターを集めることも理にかなっています。 学ぶべきことはたくさんあり、これらの人たちが話したり、自分たちがしていることをレビューしたりすればするほど、彼らはそれをより良く得ることができます。

マネージャーの場合と同じように。 誰もがそれを機能させるためのより良いチャンスを与えるために、リモートメンタリングのために彼らが考慮する必要があることについてメンターを訓練することを検討する価値があります。」

Q6）メンティーが組織の目標と目標を一致させるのを支援する場合、メンターはどのようなアドバイスを与える必要がありますか？

この目的のために、Gren Galeは、利用可能なコミュニケーションチャネルを介してすべての従業員に目標を伝えることは上級管理職の責任であると述べています。 これが、明確なコミュニケーションラインを確立することが重要である理由です。

「目標は上から下に向かってカスケードし、各レベルが上のレベルに設定された目標を完了する必要があります。 管理者は常に、組織の目標に沿った目標を委任する必要があります。 繰り返しになりますが、これはシンプルで優れたHRの原則に帰着します。 人々に測定可能な目標を設定し、それらに対する進捗状況を監視します。」

目標が測定可能で達成可能であり、上司が上司から与えられた目標に適合していることを確認してください。

Q7）プロジェクトマネージャーは、より大きく分散したチームで割り当てられたタスクをどのように追跡できますか？

Gren Galeは、最も効果的な解決策は、適切なプロジェクトまたはタスク管理パッケージを使用することであると指摘しています。これにより、リアルタイムのアラートと通知で最新情報を入手できます。

「個人的には、プロジェクト管理パッケージを介して入力した進捗データを受け取ることに加えて、各チームメンバーに進捗状況について話したいと思います。 ただし、これには時間がかかる場合があります。 1つの仮想部屋に全員を集めることができない場合は、進捗状況について効果的にコミュニケーションする方法を検討してください。」

彼はさらに、物事を迅速かつ効率的にすることを目的とした革新的なプロジェクト管理および会議ソフトウェアがあると付け加えました。 プロジェクト管理パッケージが問題外の場合は、少なくとも、タスクの割り当てと期限が明確なアクションリストを維持するようにしてください。

Q8）特に新入社員の間で、リモートワーキングチーム内で信頼を構築および維持するにはどうすればよいですか？

"いいえ。 1は、ビデオ通話で肉体のない声ではありません。 顔を見せて！ 他の人がビデオをオフにしている場合でも、ビデオをオンにします。 あなたがあなたの専門的な信頼性を証明しようとしているなら、あなたは非常に組織化されている必要があります。 リスク、問題、アクションのリストを維持し、計画を最新の状態に保ちます。 これらのそれぞれをチームと共有します。 変化を常に把握してください。」

グレン・ゲイルはまた、最新の状態を維持するために、慣れない技術分野について独自の調査を行うことに加えて、知識のギャップを埋めるために積極的な努力をすることに集中することが常に良いと示唆しています。

「チーム内の人々の行動と扱い方は、あなたに尊敬を集めるでしょう。 あなたは彼らの文化、習慣、個性を尊重するだけでなく、尊敬を得るような方法でプロジェクトを実行する必要があります。

必然的に、プロジェクト管理には、プロジェクトの実施に関与する幅広い人々のグループから、必要なときに必要なものを取得するためのある程度の微妙な操作が含まれます。」

ただし、マネージャーは、政治的マニピュレーターやチームの共通の目標に沿っていない人物のように見えないように注意する必要があります。 ここで重要なのは、信頼を築くことです。

「私は、あなたが人々を信頼し、サポートするなら、彼らはほとんど常にあなたのために提供するだろうといつも思っています。 最も尊敬されている人々は、隠された議題を持っていないように見えるが、共通の目標に向かって取り組んでいる人々です。」

Q9）新たに採用された遠隔地の従業員に、職務の期待を設定して適切に伝えるにはどうすればよいですか？

従業員の職務に対する明確さや理解が不足している場合、その人の職務の期待に関して問題が生じる可能性があります。 ただし、これがリモートで発生すると、そのような問題が頭の中で増幅する可能性があります。 グレンゲイルは、コミュニケーションがこれを克服するための最も効果的な解決策であることを強調しています。

「リモートチームでのコミュニケーションが重要です。 マネージャーは、定期的に、できれば毎週、各チームと1対1で対応する必要があります。 これらの会議には、目標の設定とレビュー、および従業員の気持ちに関する明確な質問を含める必要があります。

チームミーティングと短い毎日の「スタンドアップ」ミーティングも、チームが達成しようとしていることを伝えるための重要な要素であり、新しい参加者の問題がより迅速に解決されることにつながるはずです。」

Q10）マネージャーと新入社員の両方が、お互いに前向きな関係を育み、問題を回避するためにどのようなステップを踏むことができますか？

グレン・ゲイルは、問題を見つけるには、双方の誠実さと開放性が不可欠であることを強調しています。 これは、オフィスを拠点とするスタッフにも当てはまります。 ただし、注目に値することの1つは、人々は対面よりもビデオ通話の抑制が少ない傾向があるということです。 これは、リモートワークにプラスになる可能性があります。

「また、新入社員が上司について他のスタッフと話し合って見通しを立てることができると便利です。 一部のマネージャーは親しみにくいように見えるかもしれませんが、彼らを知っている人は、あなたを知った後は元気であると心配しないでくださいと言うかもしれません。」

彼は、遠隔地の企業はスタッフ間の社会的交流を強く奨励すべきだと付け加えた。 これは、チーム内のソーシャルマネージャーまたはソーシャルオーガナイザーを任命することによって行うことができます。 彼らは、新入社員が参加することを奨励するために、さらに一歩前進する必要があります。

「この分野には、オンラインと現実のソーシャルイベント、砕氷船の両方で非常に多くのアイデアがあります。 あなたは私の本の中にいくつかを見つけるか、それをグーグルで検索するだけで、もっとたくさん見つけることができます！ 私はチームの交流会の大きな支持者でもあります。 数日間、リモートチームの全員を集めるためのイベントを開催しました。 これにより、全員がチームとして結束し、作業することができます。」