วิธีการฝึกอบรมและให้คำปรึกษาพนักงานใหม่จากระยะไกลเพื่อสร้างพนักงานที่มีประสิทธิผล

การทำงานทางไกลไม่จำเป็นต้องเป็นการรบกวนเพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์ที่มีความหมายระหว่างพี่เลี้ยงและพี่เลี้ยง มีไวท์บอร์ดมากมายและเครื่องมือการทำงานร่วมกันจากระยะไกลที่ช่วยให้คุณดำเนินการฝึกอบรมและให้คำปรึกษาได้อย่างง่ายดายในแบบเรียลไทม์

ร่วมกับ Gren Gale ที่ PM Results ได้จัดแชท Twitter เพื่อสำรวจวิธีการฝึกอบรมและการให้คำปรึกษาพนักงานทางไกลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน รับด้านล่างเป็นเวอร์ชันที่ดูแลจัดการของการสนทนา

คำถามที่ 1) พนักงานระยะไกลใหม่มักจะประสบปัญหาในการเข้าถึงการสนับสนุนผู้สอนแบบ 'ข้ามไหล่' ที่ลดลง จะเอาชนะปัญหานี้ได้อย่างไร?

Gren Gale ชี้ให้เห็นว่าหลายบริษัทไม่มีกระบวนการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน มักมีเพียงไม่กี่คนที่รู้ว่ากระบวนการทำงานอย่างไร เขาบอกว่าสิ่งนี้อาจนำไปสู่ความสับสนในหมู่สมาชิกใหม่ที่อยู่ห่างไกล

“ ฉันแนะนำให้บริษัทต่างๆ วิเคราะห์และจัดทำเอกสารกระบวนการของพวกเขา แม้ว่านี่จะไม่ใช่งานห้านาทีและอาจเบี่ยงเบนความสนใจจากผู้คนที่มีงานยุ่ง แต่ก็เป็นงานที่คุณควรทำอย่างแน่นอน ฉันแนะนำให้คุณดูที่ Lean Six Sigma เพื่อวิเคราะห์กระบวนการ และคุณสามารถใช้ Creately เพื่อทำงานร่วมกันและจัดทำเอกสารเหล่านั้นได้”

เขายังแนะนำอีกว่าทั้งพนักงานที่ทำงานในสำนักงานและทางไกลควรสร้างฐานความรู้

“กระบวนการทั้งหมดของคุณควรอยู่บนฐานความรู้ร่วมกับความรู้ของผู้เชี่ยวชาญที่อยู่ในหัวของผู้คนแต่ไม่เคยถูกจดบันทึกไว้ สุขอนามัยในการทำงาน เช่น ค่าใช้จ่าย เงินเดือน และนโยบายด้านทรัพยากรบุคคล ก็ควรมีไว้ด้วยเช่นกัน

เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมผู้เขียนในแต่ละหน้าไว้ในฐานความรู้และไอคอนผู้ติดต่อ เพื่อให้ผู้คนรู้ว่าใครคือผู้เชี่ยวชาญที่จะถามคำถาม”

Q2) ทำอย่างไรให้พนักงานทางไกลเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย โดยเฉพาะทางออนไลน์?

ด้วยเหตุนี้ Gren Gale จึงเน้นย้ำถึงความสำคัญของการจัดการประชุมแบบมีโครงสร้างสำหรับทีมทางไกลแบบรายวันและรายสัปดาห์

“คำถามเช่น คุณเป็นอย่างไรบ้าง? คุณติดอยู่กับอะไรหรือเปล่า? หรือรู้สึกอย่างไรกับงาน? ควรจะถาม การกำหนดเป้าหมายและการวัดผลว่าพนักงานใหม่ทำได้ดีเพียงใดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งฝ่ายบริหารและขวัญกำลังใจของพนักงานใหม่

ถือเป็นหลักการที่ดีในการจัด 'การประชุมยืน' ของทีมในแต่ละวันและเชิญพนักงานใหม่เข้าร่วมการประชุมเหล่านี้ แพ็คเกจการมีส่วนร่วมของพนักงานทำให้การจัดการเหล่านี้เป็นทางการ และฉันเป็นแฟนตัวยงของสิ่งเหล่านี้สำหรับงานทางไกลหรือแบบผสม”

เขายังระบุด้วยว่าแผนผังองค์กรเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่

“พยายามหาทางไปรอบ ๆ ทีมที่อยู่ห่างไกลหรือแย่กว่านั้นคือ รอบ ๆ ลูกค้าของบริษัทที่อยู่ห่างไกลโดยไม่มีแผนผังองค์กรใด ๆ และคุณกำลังประสบปัญหาใหญ่ คุณต้องมีแผนภูมิที่แสดงให้เห็นว่าผู้คนทำอะไรและทำงานให้ใครและจะติดต่อได้อย่างไร”

นอกจากนี้ เขายังแนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์สร้างความผูกพันกับพนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่จะได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการของพวกเขา และแจ้งให้ผู้บริหารระดับสูงทราบเป็นอย่างอื่น นอกจากนี้ การจัดกิจกรรมทางสังคม แบบเห็นหน้ากันและออนไลน์ จะช่วยให้สมาชิกใหม่ในทีมได้พบปะกับคนอื่นๆ ในทีม

“ฉันเป็นแฟนตัวยงของ 'กำแพงแห่งชื่อเสียง!' ซึ่งค่อนข้างคล้ายกับแผนผังองค์กร กำแพงแห่งชื่อเสียงประกอบด้วยรูปภาพของบุคคลในแผนผังองค์กรพร้อมคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับภูมิหลังและงานอดิเรกของพวกเขา

ช่วยให้ทุกคนในทีมรู้ว่าเพื่อนร่วมงานหน้าตาเป็นอย่างไรและให้ขอบเขตสำหรับการพูดคุยเล็กน้อย เฮ้ คุณเป็นสายหนัง นักปั่นจักรยานหรือคนรักดนตรี มันช่วยเปิดภูมิหลังและความสนใจของทุกคน และนั่นช่วยปลูกฝังความรู้สึกของการอยู่ในทีม”

Q3) คุณสมบัติใดที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่จะเป็นที่ปรึกษาที่ดีให้กับพนักงานที่อยู่ห่างไกล?

คุณสมบัติต่างๆ เช่น ความอดทน การเตรียมพร้อมที่จะรับฟังและทำให้แน่ใจว่าคุณมีความรู้เกี่ยวกับสาขาวิชานั้นๆ หรือรู้ว่าจะรับข้อมูลได้จากที่ใด ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับการให้คำปรึกษาแบบตัวต่อตัวและการให้คำปรึกษาทางไกล

อย่างไรก็ตาม Gren Gale ได้เน้นย้ำทักษะบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการทำงานทางไกลโดยเฉพาะ

“ทั้งพี่เลี้ยงและพนักงานต้องคุ้นเคยกับเทคโนโลยีการทำงานระยะไกลโดยสิ้นเชิง มีความเข้าใจถึงวิธีการจัดระเบียบบริษัทและใครทำอะไร และมีแนวคิดเกี่ยวกับความไม่มั่นคงและความผิดหวังที่พนักงานทางไกลอาจประสบ ความรู้สึกทั่วไปสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลใหม่คือกลุ่มอาการจอมปลอม – พวกเขาดีพอหรือไม่”

เขาเน้นว่าผู้ให้คำปรึกษามีความสำคัญและเข้าใจสิ่งนี้ การวัดประสิทธิภาพของคุณกับผู้อื่นนั้นยากกว่ามากเมื่อคุณอยู่ห่างไกล เขาเสริมว่าผู้ที่เป็นผู้นำทีมจากระยะไกลโดยเฉพาะสามารถทนทุกข์ทรมานจากอาการหลอกลวง

Q4) จะค้นหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการให้ข้อมูลกับที่ปรึกษามากเกินไปได้อย่างไร และคาดหวังให้พวกเขาบรรลุเป้าหมายด้วยความแม่นยำระดับสูงสุดได้อย่างไร

Gren Gale กล่าวว่าสิ่งสำคัญคือต้องให้งานง่าย ๆ แก่ผู้คนให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้พวกเขารู้สึกว่าพวกเขาประสบความสำเร็จในบางสิ่งบางอย่าง และพวกเขาสามารถหาทางผ่านองค์กรใหม่นี้และทำให้สิ่งต่างๆ เกิดขึ้นได้

“กลุ่มอาการแอบอ้างสามารถนำไปสู่การเสียขวัญพนักงานใหม่ได้ ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ฉันขอแนะนำให้ใช้แพ็คเกจการมีส่วนร่วมของพนักงาน ช่วยในการตั้งเป้าหมายและทบทวน จุดแข็งของแพ็คเกจเหล่านี้คือความพึงพอใจของพนักงานหรือความไม่พอใจหรือการขาดงานแบบตัวต่อตัวถูกตั้งค่าสถานะในการรายงานต่อผู้บริหารระดับสูง - จะไม่ปรากฏให้เห็น

เขาชี้ให้เห็นว่าท้ายที่สุดแล้ว มันมาจากการจัดการที่ดี อย่างไรก็ตาม การเป็นผู้จัดการระยะไกลนั้นยากกว่าการทำงานในสำนักงานมาก สิ่งสำคัญคือต้องให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมสำหรับผู้จัดการทุกคนของคุณ

“ฉันได้จัดการทีมขนาดใหญ่ที่กระจายอยู่ทั่วโลก และฉันสามารถพูดตามตรงว่าฉันพบว่ามันยากเป็นสองเท่าของการจัดการแบบตัวต่อตัว”

เขาเสริมว่าการฝึกอบรมและสนับสนุนผู้จัดการสำหรับการทำงานทางไกลเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน มิฉะนั้นความเครียดของพวกเขาอาจส่งผลกระทบต่อพนักงานใหม่ และปิดพวกเขาและทำให้เสียเกียรติพวกเขา

Q5) การจับคู่พี่เลี้ยงกับพี่เลี้ยงที่เหมาะสมมีความสำคัญเพียงใด?

คำตอบสั้น ๆ คือสำคัญมาก! นอกจากนี้ ยังจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องหาพี่เลี้ยงที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีและแนวคิดของการให้คำปรึกษาทางไกล Gren Gale ชี้ให้เห็นว่าหลายบริษัทหันไปทำงานทางไกลในช่วง 18 เดือนที่ผ่านมาเพื่อเป็นมาตรการชั่วคราว แทนที่จะเป็นรูปแบบระยะยาว ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่พี่เลี้ยงอาจไม่มีประสบการณ์มากนักในการให้คำปรึกษาทางไกล และวิธีที่ผู้คนอาจมีปฏิกิริยาต่อสิ่งที่พวกเขาพยายามจะสื่อ ดังนั้นความอดทนของทั้งพี่เลี้ยงและพี่เลี้ยงจึงมีความสำคัญ

“สิ่งนี้ต้องอยู่ในวาระ 1: 1 กับผู้จัดการของคุณ การฝึกของคุณเป็นอย่างไรบ้าง? พี่เลี้ยงของคุณเป็นอย่างไรบ้าง? ต้องถามพี่เลี้ยงเหมือนกัน หากไม่ได้ผลให้เปลี่ยน การรับพี่เลี้ยงร่วมกันก็สมเหตุสมผล มีการเรียนรู้มากมายที่จะได้รับ และยิ่งคนเหล่านี้พูดคุยและทบทวนสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ได้มากเท่าไหร่ พวกเขาก็จะยิ่งได้รับมันมากขึ้นเท่านั้น

เช่นเดียวกับกรณีของผู้จัดการ การพิจารณาการฝึกอบรมที่ปรึกษาเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การพิจารณาสำหรับการให้คำปรึกษาทางไกลเพื่อให้ทุกคนมีโอกาสทำงานได้ดีขึ้น”

Q6) Mentor ควรให้คำแนะนำอะไรในการช่วย Mente ให้ตั้งเป้าหมายให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร?

ด้วยเหตุนี้ Gren Gale ระบุว่าการสื่อสารเป้าหมายกับพนักงานทุกคนผ่านช่องทางการสื่อสารที่มีอยู่นั้นเป็นหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูง นี่คือเหตุผลที่ต้องมีช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน

“เป้าหมายควรลดหลั่นลงมาจากระดับบนสุดโดยแต่ละระดับจะบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้สำหรับระดับข้างต้น ผู้จัดการควรมอบหมายเป้าหมายที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรเสมอ เป็นอีกครั้งที่หลักการ HR ที่เรียบง่ายและดี กำหนดเป้าหมายที่วัดได้ผู้คนและติดตามความคืบหน้าของพวกเขากับสิ่งเหล่านั้น”

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายสามารถวัดผล บรรลุผลได้ และเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ที่ผู้จัดการของคุณได้รับจากผู้จัดการของเขา/เธอ

Q7) ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามงานที่ได้รับมอบหมายในทีมที่ใหญ่กว่าและกระจัดกระจายได้อย่างไร

Gren Gale ชี้ให้เห็นว่าวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการใช้โครงการที่เหมาะสมหรือแพ็คเกจการจัดการงาน ซึ่งช่วยให้คุณไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหวด้วยการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์

“โดยส่วนตัวแล้ว ฉันอยากจะพูดคุยกับสมาชิกในทีมแต่ละคนเกี่ยวกับความคืบหน้าของพวกเขา นอกเหนือจากการรับข้อมูลความคืบหน้าที่พวกเขาป้อนผ่านแพ็คเกจการจัดการโครงการ อย่างไรก็ตาม การดำเนินการนี้อาจใช้เวลานาน หากคุณไม่สามารถรวมทุกคนในห้องเสมือนจริงได้ ให้ดูว่าคุณจะสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพอย่างไรเกี่ยวกับความคืบหน้า”

เขาเสริมอีกว่ามีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและการประชุมที่เป็นนวัตกรรมใหม่ซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อทำให้สิ่งต่างๆ รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ หากแพ็คเกจการจัดการโครงการไม่เป็นปัญหาสำหรับคุณ อย่างน้อยต้องรักษารายการการดำเนินการด้วยการจัดสรรงานและกำหนดเวลาที่ชัดเจน

Q8) จะสร้างและรักษาความไว้วางใจภายในทีมงานทางไกลได้อย่างไร โดยเฉพาะในกลุ่มพนักงานใหม่?

"ไม่. 1 อย่าเป็นเสียงที่แยกออกมาในแฮงเอาท์วิดีโอ โชว์หน้า! เปิดวิดีโอแม้ว่าคนอื่นจะปิดไปแล้วก็ตาม หากคุณกำลังจะพิสูจน์ความน่าเชื่อถือทางวิชาชีพของคุณ คุณจะต้องมีการจัดการที่ดี รักษารายการความเสี่ยง ปัญหา และการดำเนินการ และปรับปรุงแผนของคุณให้เป็นปัจจุบัน แบ่งปันสิ่งเหล่านี้กับทีมของคุณ อยู่เหนือการเปลี่ยนแปลง”

Gren Gale ยังแนะนำด้วยว่าจะดีกว่าเสมอที่จะมีสมาธิในการพยายามเติมช่องว่างในความรู้ของคุณ นอกเหนือไปจากการทำวิจัยของคุณเองในด้านเทคนิคที่ไม่คุ้นเคย เพื่อที่จะได้ทันต่อเหตุการณ์

“วิธีที่คุณปฏิบัติและปฏิบัติต่อผู้คนในทีมของคุณจะทำให้คุณได้รับความเคารพ คุณต้องเคารพวัฒนธรรม ขนบธรรมเนียม และบุคลิกของพวกเขา ตลอดจนดำเนินโครงการในลักษณะที่จะได้รับความเคารพ

การจัดการโครงการย่อมเกี่ยวข้องกับระดับของการจัดการที่ละเอียดอ่อนเพื่อให้ได้สิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการจากกลุ่มคนจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบโครงการ”

อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการทีมควรระมัดระวังไม่ให้ดูเหมือนผู้บิดเบือนการเมืองหรือบุคคลที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายร่วมกันของทีม กุญแจสำคัญที่นี่คือการสร้างความไว้วางใจ

“ฉันพบเสมอว่าถ้าคุณไว้วางใจและสนับสนุนผู้คน พวกเขาจะมอบให้คุณแทบทุกครั้ง คนที่เคารพนับถือมากที่สุดคือคนที่ดูเหมือนจะไม่มีวาระซ่อนเร้นแต่กำลังทำงานเพื่อมุ่งสู่เป้าหมายร่วมกัน”

Q9) จะตั้งค่าและสื่อสารความคาดหวังของบทบาทงานกับพนักงานระยะไกลที่เพิ่งได้รับการว่าจ้างใหม่ได้อย่างไร?

ปัญหาอาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับความคาดหวังของบทบาทงานของบุคคลเมื่อพนักงานขาดความชัดเจนหรือความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องนี้ อย่างไรก็ตาม เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นจากระยะไกล ปัญหาดังกล่าวสามารถขยายความในใจของคุณได้ Glen Gale เน้นว่าการสื่อสารเป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการเอาชนะสิ่งนี้

“การสื่อสารในทีมที่อยู่ห่างไกลเป็นสิ่งสำคัญ ผู้จัดการต้องจัดการแบบตัวต่อตัวกับแต่ละทีมเป็นประจำ โดยควรเป็นรายสัปดาห์ การประชุมเหล่านี้ต้องรวมถึงการตั้งเป้าหมายและทบทวน ตลอดจนคำถามที่ชัดเจนเกี่ยวกับความรู้สึกของพนักงาน

การประชุมทีมและการประชุม 'ยืนขึ้น' รายวันสั้นๆ ยังเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสื่อสารสิ่งที่ทีมพยายามบรรลุ และน่าจะนำไปสู่ปัญหากับผู้เข้าร่วมรายใหม่ที่จะได้รับการแก้ไขได้รวดเร็วยิ่งขึ้น”

คำถามที่ 10) ทั้งผู้จัดการและพนักงานใหม่สามารถใช้ขั้นตอนใดบ้างเพื่อสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกระหว่างกันและหลีกเลี่ยงปัญหาต่างๆ

Gren Gale เน้นว่าความซื่อสัตย์สุจริตและการเปิดกว้างของทั้งสองฝ่ายเป็นสิ่งสำคัญในการระบุปัญหา สิ่งนี้ใช้กับพนักงานในสำนักงานด้วย อย่างไรก็ตาม สิ่งหนึ่งที่ควรค่าแก่การสังเกตคือ ผู้คนมักมีความยับยั้งชั่งใจในแฮงเอาท์วิดีโอน้อยกว่าแบบเห็นหน้ากัน นี่อาจเป็นผลดีสำหรับงานทางไกล!

“นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานใหม่ที่จะสามารถพูดคุยเกี่ยวกับผู้จัดการของพวกเขากับพนักงานคนอื่น ๆ เพื่อรับมุมมอง ผู้จัดการบางคนอาจดูเหมือนเข้าถึงได้น้อยกว่า แต่คนที่รู้จักพวกเขาอาจบอกว่าไม่ต้องกังวลว่าพวกเขาสบายดีหลังจากที่ได้รู้จักคุณแล้ว”

เขาเสริมว่าบริษัทที่อยู่ห่างไกลควรส่งเสริมปฏิสัมพันธ์ทางสังคมระหว่างพนักงานอย่างจริงจัง ซึ่งสามารถทำได้โดยการแต่งตั้งผู้จัดการทางสังคมหรือผู้จัดการทางสังคมในทีม พวกเขาควรพยายามอย่างเต็มที่เพื่อส่งเสริมให้พนักงานใหม่มีส่วนร่วม

“มีแนวคิดมากมายในหน้านี้ ทั้งกิจกรรมทางสังคมออนไลน์และในโลกแห่งความเป็นจริง และเบรกเกอร์น้ำแข็ง คุณจะพบบางอย่างในหนังสือของฉันหรือเพียงแค่ google แล้วคุณจะพบอีกมากมาย! ฉันยังเป็นผู้สนับสนุนการพบปะในทีมอีกด้วย จัดกิจกรรมเพื่อให้ทุกคนอยู่ในทีมระยะไกลมารวมกันสักสองสามวัน สิ่งนี้ช่วยให้ทุกคนมีความผูกพันและทำงานเป็นทีม”