Jak zdalnie szkolić i mentorować nowych pracowników, aby zbudować produktywną siłę roboczą?

Praca zdalna nie musi być przeszkodą, aby budować znaczące relacje między mentorami i podopiecznymi. Dostępnych jest wiele narzędzi do tablicy i zdalnej współpracy, które umożliwiają łatwe kontynuowanie szkoleń i mentoringu w czasie rzeczywistym.

Creately, wraz z Gren Gale z PM Results, przeprowadzili czat na Twitterze, aby zbadać sposoby szkolenia i mentoringu pracowników zdalnych w celu zwiększenia produktywności siły roboczej. Poniżej podano wyselekcjonowaną wersję dyskusji.

P1) Nowi pracownicy zdalni zwykle borykają się z ograniczonym dostępem do wsparcia instruktora „przez ramię”; jak przezwyciężyć ten problem?

Gren Gale zwraca uwagę, że wiele firm nie ma jasno zdefiniowanych procesów. Często tylko kilka osób wie, jak dokładnie działają te procesy. Mówi, że może to prowadzić do zamieszania wśród nowych zdalnych rekrutów.

“ Polecam firmom analizowanie i dokumentowanie swoich procesów. Chociaż nie jest to praca pięciominutowa i może odwrócić uwagę zapracowanych ludzi, jest to praca, którą zdecydowanie powinieneś się podjąć. Polecam przyjrzeć się Lean Six Sigma , aby przeanalizować procesy, a także użyć Creately do współpracy i dokumentowania ich”.

Ponadto sugeruje, że zarówno pracownicy biurowi, jak i pracownicy zdalni powinni budować bazę wiedzy.

„Wszystkie Twoje procesy powinny znajdować się w bazie wiedzy wraz z wiedzą ekspercką, która tkwi w głowach ludzi, ale nigdy nie jest zapisywana. Powinny tam być również kwestie higieny pracy, takie jak wydatki, płace i polityka kadrowa.

Dobrym pomysłem jest umieszczenie autorów każdej strony w bazie wiedzy i ikony kontaktu, aby ludzie wiedzieli, kim są eksperci do zadawania pytań”.

P2) Jak sprawić, by informacje były łatwo dostępne dla pracowników zdalnych, zwłaszcza online?

W tym celu Gren Gale podkreśla znaczenie organizowania ustrukturyzowanych spotkań – które są protokołowane – dla zdalnych zespołów, codziennie i co tydzień.

„Pytania typu jak się masz? Czy utknąłeś w czymś? A co myślisz o pracy? należy zapytać. Wyznaczanie celów, a następnie mierzenie, jak dobrze radzą sobie nowi pracownicy, ma zasadnicze znaczenie zarówno dla zarządzania, jak i morale nowego pracownika.

Dobrą zasadą jest organizowanie codziennych „spotkań na stojąco” zespołu i zapraszanie na nie nowych pracowników. Pakiety zaangażowania pracowników formalizują te ustalenia i jestem ich wielkim fanem do pracy zdalnej lub hybrydowej.”

Wspomina również, że schemat organizacyjny jest również niezbędnym narzędziem dla nowych pracowników.

„Spróbuj znaleźć drogę w zdalnym zespole lub, co gorsza, w kliencie zdalnej firmy bez żadnego schematu organizacyjnego, a będziesz w poważnych tarapatach. Potrzebujesz wykresu, który pokazuje, co ludzie robią, dla kogo pracują i jak się z nimi skontaktować”.

Zaleca również korzystanie z oprogramowania do angażowania pracowników, aby zapewnić, że nowi pracownicy są wspierani przez swoich menedżerów i aby kierownictwo wyższego szczebla wiedziało, że jest inaczej. Co więcej, organizowanie wydarzeń towarzyskich, twarzą w twarz i online, pomoże nowym członkom zespołu nawiązać kontakty towarzyskie z resztą zespołu.

„Jestem wielkim fanem „ściany sławy!” whicis jest nieco podobny do schematu organizacyjnego. Ściana sław zawiera zdjęcia osób ze schematu organizacyjnego z krótkim opisem ich pochodzenia i hobby.

Pozwala wszystkim członkom zespołu wiedzieć, jak wyglądają ich koledzy i zapewnia pole do pogawędki. Hej, jesteś kinomaniakiem, zapalonym rowerzystą lub miłośnikiem muzyki. Otwiera to doświadczenie i zainteresowania wszystkich, a to pomaga zaszczepić poczucie bycia w zespole”.

P3) Jakie cechy kwalifikują osobę do bycia dobrym mentorem dla pracownika zdalnego?

Cechy takie jak cierpliwość, gotowość do słuchania i upewnienie się, że posiadasz wiedzę na dany temat lub wiesz, skąd uzyskać informacje, są wspólne dla mentoringu indywidualnego i zdalnego.

Jednak Gren Gale zwrócił uwagę na pewne umiejętności charakterystyczne dla pracy zdalnej.

„Zarówno mentorzy, jak i pracownicy muszą czuć się całkowicie komfortowo z technologią pracy zdalnej, rozumieć, jak zorganizowana jest firma i kto co robi, a także mieć pojęcie o rodzajach niepewności i frustracji, jakich mogą doświadczać pracownicy zdalni. Powszechnym uczuciem wśród nowych pracowników zdalnych jest syndrom oszusta – czy są wystarczająco dobrzy?”

Podkreśla, że ​​ważne jest, aby mentorzy byli na to wrażliwi i rozumieli to. o wiele trudniej jest zmierzyć swoją wydajność z innymi, gdy jesteś zdalnie. Dodaje, że szczególnie osoby kierujące zespołami na odległość mogą cierpieć na syndrom oszusta.

P4) Jak znaleźć właściwą równowagę między przeładowaniem podopiecznego informacjami a oczekiwaniem, że osiągnie swoje cele z najwyższą dokładnością?

Gren Gale twierdzi, że ważne jest, aby dać ludziom proste zadania do wykonania tak szybko, jak to możliwe, aby poczuli, że coś osiągnęli i że są w stanie odnaleźć się w tej nowej organizacji i sprawić, by coś się wydarzyło.

„Syndrom oszusta może prowadzić do demoralizacji nowych pracowników. Jak wspomniałem wcześniej, polecam skorzystać z pakietów zaangażowania pracowników. Pomagają w wyznaczaniu celów i przeglądaniu. Siłą tych pakietów jest to, że zadowolenie lub nieszczęście pracowników lub brak relacji jeden do jednego są sygnalizowane w raportowaniu do wyższej kadry kierowniczej – przestają być niewidoczne.

Zaznacza, że ​​ostatecznie sprowadza się to do dobrego zarządzania. Jednak bycie zdalnym menedżerem jest o wiele trudniejsze niż praca w biurze. Ważne jest, aby szkolenie było priorytetem dla wszystkich menedżerów.

„Zarządzałem dużym zespołem rozsianym po całym świecie i mogę szczerze powiedzieć, że było to dwa razy trudniejsze niż zarządzanie twarzą w twarz”.

Dodał, że ważne jest również szkolenie i wspieranie menedżerów do pracy zdalnej, w przeciwnym razie stres może odbić się na nowych pracownikach, wyłączyć ich i zdemoralizować.

P5) Jak ważne jest dopasowanie podopiecznego do właściwych mentorów?

Krótka odpowiedź brzmi: niezwykle ważna! Niezbędne jest również znalezienie mentorów, którzy są zaznajomieni z technologią i koncepcją zdalnego mentoringu. Gren Gale zwraca uwagę, że wiele firm uciekło się do pracy zdalnej w ciągu ostatnich 18 miesięcy jako środka tymczasowego, a nie długoterminowego wzorca. Dlatego możliwe jest, że mentorzy mogą nie mieć dużego doświadczenia w zdalnym mentoringu i tego, jak ludzie mogą reagować na to, co próbują przekazać. Dlatego niezbędna jest cierpliwość zarówno ze strony mentorów, jak i podopiecznych.

„To musi być w porządku dziennym 1:1 z twoim menedżerem. Jak idzie Twój trening? Jak się mają twoi mentorzy? O to samo należy poprosić mentorów. Jeśli to nie działa, zmień to. Łączenie mentorów również ma sens. Można się wiele nauczyć, a im więcej ci faceci będą mówić i oceniać to, co robią, tym lepiej im się to udaje.

Jak w przypadku menedżerów. Warto rozważyć przeszkolenie mentorów w zakresie tego, co muszą wziąć pod uwagę w przypadku zdalnego mentoringu, aby każdy miał większą szansę na to, aby to zadziałało”.

Q6) Jaką radę powinien udzielić mentor, gdy pomaga podopiecznym w dostosowaniu ich celów do celów organizacji?

W tym celu Gren Gale stwierdza, że ​​komunikowanie celów wszystkim pracownikom za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji jest obowiązkiem wyższej kadry zarządzającej. Dlatego ważne jest, aby mieć jasną linię komunikacji.

„Cele powinny spadać kaskadowo z góry, a każdy poziom wypełnia cele wyznaczone dla poziomu powyżej. Menedżerowie powinni zawsze delegować cele, które są zgodne z celami organizacji. Po raz kolejny sprowadza się to do prostych, dobrych zasad HR. Wyznaczaj ludziom mierzalne cele i monitoruj ich postępy w ich realizacji”.

Upewnij się, że cele są mierzalne, osiągalne i pasują do celów, które Twój przełożony został wyznaczony przez swojego przełożonego.

P7) W jaki sposób kierownik projektu może śledzić przydzielone zadania w większych i rozproszonych zespołach?

Gren Gale zwraca uwagę, że najskuteczniejszym rozwiązaniem jest zastosowanie odpowiedniego pakietu do zarządzania projektami lub zadaniami, który pozwala być na bieżąco dzięki alertom i powiadomieniom w czasie rzeczywistym.

„Osobiście wolałbym porozmawiać z każdym członkiem zespołu o ich postępach, oprócz otrzymywania danych o postępach, które wprowadzają za pośrednictwem pakietu zarządzania projektami. Może to jednak być czasochłonne. Jeśli nie możesz zebrać wszystkich w jednym wirtualnym pokoju, spójrz, jak zamierzasz skutecznie komunikować się o postępach”.

Dodał również, że istnieje innowacyjne oprogramowanie do zarządzania projektami i spotkaniami, które ma na celu przyspieszenie i zwiększenie wydajności. Jeśli pakiet do zarządzania projektami nie wchodzi w rachubę, upewnij się, że masz przynajmniej listę działań z jasnym przydziałem zadań i terminami.

P8) Jak budować i utrzymywać zaufanie w zespole pracującym zdalnie, zwłaszcza wśród nowych rekrutów?

"Nie. 1 nie jest bezcielesnym głosem podczas rozmowy wideo. Pokaż swą twarz! Włącz wideo, nawet jeśli wszyscy inni go wyłączyli. Jeśli chcesz udowodnić swoją wiarygodność zawodową, musisz być bardzo zorganizowany. Utrzymuj listy zagrożeń, problemów i działań oraz aktualizuj swoje plany. Podziel się nimi ze swoim zespołem. Bądź na bieżąco ze zmianami”.

Gren Gale sugeruje również, że zawsze lepiej jest skoncentrować się na podejmowaniu aktywnych wysiłków, aby wypełnić luki w swojej wiedzy, oprócz prowadzenia własnych badań w nieznanych obszarach technicznych, aby być na bieżąco.

„Sposób, w jaki zachowujesz się i traktujesz ludzi w swoim zespole, zdobędzie szacunek. Trzeba szanować ich kulturę, obyczaje i osobowości oraz prowadzić projekt w taki sposób, aby zyskać szacunek.

Nieuchronnie zarządzanie projektami obejmuje pewien stopień subtelnej manipulacji, aby uzyskać to, czego chcesz, gdy tego potrzebujesz, od szerokich grup ludzi zaangażowanych w realizację projektu”.

Jednak menedżerowie powinni również uważać, aby nie wydawać się politycznymi manipulatorami lub kimś, kto nie jest zgodny ze wspólnymi celami zespołu. Kluczem jest tutaj budowanie zaufania.

„Zawsze uważałem, że jeśli ufasz ludziom i wspierasz ich, prawie zawsze ci się przydadzą. Najbardziej szanowanymi ludźmi są ci, którzy wydają się nie mieć ukrytego planu, ale pracują nad wspólnym celem”.

P9) Jak ustawić i właściwie zakomunikować oczekiwania dotyczące stanowiska pracy nowo zatrudnionemu pracownikowi zdalnemu?

W przypadku braku jasności lub zrozumienia wśród pracowników mogą pojawić się problemy dotyczące oczekiwań związanych z rolą danej osoby. Jednak, gdy dzieje się to zdalnie, takie problemy mogą nasilać się w twoim umyśle. Glen Gale podkreśla, że ​​komunikacja jest najskuteczniejszym rozwiązaniem tego problemu.

„Kluczowa jest komunikacja w zdalnych zespołach. Menedżerowie muszą odbywać spotkania jeden na jednego z każdym ze swoich zespołów regularnie, najlepiej co tydzień. Spotkania te muszą obejmować ustalanie celów i przegląd, a także wyraźne pytania dotyczące samopoczucia pracownika.

Spotkania zespołu i krótkie codzienne spotkania „stand-up” są również ważnymi elementami komunikowania tego, co zespół stara się osiągnąć i powinny prowadzić do szybszego rozwiązywania problemów z nowymi osobami”.

P10) Jakie kroki mogą podjąć zarówno menedżer, jak i nowy rekrut, aby nawiązać ze sobą pozytywną relację i uniknąć problemów?

Gren Gale podkreśla, że ​​uczciwość i otwartość po obu stronach są niezbędne, aby wykryć wszelkie problemy. Dotyczy to również pracowników biurowych. Warto jednak zauważyć, że ludzie mają mniej zahamowań podczas rozmowy wideo niż twarzą w twarz. To może mieć pozytywny wpływ na pracę zdalną!

„Pomocne jest również, aby nowi pracownicy mogli porozmawiać o swoich menedżerach z innymi pracownikami, aby uzyskać perspektywę. Niektórzy menedżerowie mogą wydawać się mniej dostępni, ale ludzie, którzy ich znają, mogą powiedzieć, że nie martw się, gdy cię poznają”.

Dodaje, że zdalne firmy powinny silnie zachęcać do interakcji społecznych między pracownikami. Można to zrobić, powołując w zespołach menedżerów społecznych lub organizatorów społecznych. Powinni dołożyć wszelkich starań, aby zachęcić nowych pracowników do wzięcia udziału.

„Jest tak wiele pomysłów na tym froncie, zarówno w internetowych, jak i rzeczywistych wydarzeniach towarzyskich i przełamywaniu lodów. Znajdziesz je w moich książkach lub po prostu google, a znajdziesz o wiele więcej! Jestem też wielkim zwolennikiem spotkań zespołowych. Zorganizowane wydarzenia, aby zebrać wszystkich w zdalnym zespole na kilka dni. Pomaga to wszystkim nawiązać więź i pracować jako zespół”.