Cómo capacitar y asesorar a nuevos empleados de forma remota para crear una fuerza laboral productiva

Trabajar de forma remota no tiene por qué ser una interrupción para fomentar relaciones significativas entre mentores y aprendices. Existen múltiples herramientas de pizarra y colaboración remota que le permiten continuar con la capacitación y las tutorías con facilidad en tiempo real.

Creately, junto con Gren Gale en PM Results, realizó un chat de Twitter para explorar formas de capacitar y asesorar a los empleados remotos para mejorar la productividad de la fuerza laboral. A continuación se muestra una versión seleccionada de la discusión.

P1) Los nuevos empleados remotos generalmente luchan con un acceso reducido a un apoyo de instructor 'por encima del hombro'; ¿Como superar este problema?

Gren Gale señala que muchas empresas no tienen procesos claramente definidos. A menudo, solo unas pocas personas saben cómo funcionan exactamente los procesos. Él dice que esto puede generar confusión entre los nuevos reclutas remotos.

“ Recomiendo a las empresas analizar y documentar sus procesos. Si bien este no es un trabajo de cinco minutos y puede distraer a las personas ocupadas, es un trabajo que definitivamente debe realizar. Le recomiendo que mire Lean Six Sigma para analizar procesos y puede usar Creately para colaborar y documentarlos”.

Además, sugiere que tanto la fuerza laboral remota como la de oficina deberían construir una base de conocimientos.

“Todos sus procesos deben residir en una base de conocimiento junto con el conocimiento experto que reside en la cabeza de las personas pero nunca se escribe. Las cosas de higiene laboral como gastos, nómina y políticas de recursos humanos también deberían estar allí.

Es una buena idea incluir autores para cada página en la base de conocimientos y un ícono de contacto para que las personas sepan quiénes son los expertos para hacer preguntas”.

P2) ¿Cómo hacer que la información sea fácilmente accesible para los empleados remotos, especialmente en línea?

Con este fin, Gren Gale destaca la importancia de tener reuniones estructuradas, que se registran en actas, para los equipos remotos de forma diaria y semanal.

“Preguntas como ¿cómo estás? ¿Estás atascado con algo? ¿O cómo te sientes acerca del trabajo? se debe preguntar Establecer metas y luego medir qué tan bien lo están haciendo los nuevos empleados es esencial tanto para la administración como para la moral de un nuevo empleado.

Es un buen principio organizar "reuniones de pie" diarias del equipo e invitar a nuevos empleados a estas. Los paquetes de compromiso de los empleados formalizan estos arreglos y soy un gran admirador de estos para el trabajo remoto o híbrido”.

También menciona que un organigrama también es una herramienta esencial para los nuevos empleados.

“Intente orientarse en un equipo remoto o, peor aún, en un cliente de la empresa remota sin ningún tipo de organigrama y se encontrará en un gran problema. Necesitas un gráfico que muestre lo que hace la gente y para quién trabaja y cómo contactarlos”.

También recomienda el uso de software de compromiso de los empleados para garantizar que los nuevos empleados reciban el apoyo de sus gerentes y les informe a la alta gerencia lo contrario. Además, la organización de eventos sociales, presenciales y en línea, ayudará a los nuevos miembros del equipo a socializar con el resto del equipo.

“¡Soy un gran admirador de un 'muro de la fama!' whicis es algo similar a un organigrama. El muro de la fama contiene imágenes de personas en el organigrama con una breve descripción de sus antecedentes y pasatiempos.

Les permite a todos en el equipo saber cómo son sus colegas y brinda un espacio para una pequeña charla. Oye, eres un cinéfilo, un ciclista entusiasta o un amante de la música. Abre los antecedentes y los intereses de todos y eso ayuda a inculcar la sensación de estar en un equipo”.

P3) ¿Qué cualidades califican a una persona para ser un buen mentor de un empleado remoto?

Cualidades como ser paciente, estar preparado para escuchar y asegurarse de tener conocimientos sobre el tema o saber dónde obtener la información son comunes a la tutoría individual y remota.

Sin embargo, Gren Gale destacó algunas habilidades que son específicas del trabajo remoto.

“Tanto los mentores como los empleados deben sentirse totalmente cómodos con la tecnología de trabajo remoto, comprender cómo está organizada la empresa y quién hace qué, y tener una idea sobre los tipos de inseguridades y frustraciones que pueden experimentar los trabajadores remotos. Un sentimiento común entre los nuevos trabajadores remotos es el síndrome del impostor: ¿son lo suficientemente buenos?”.

Él enfatiza que es vital que los mentores sean sensibles y comprendan esto. es mucho más difícil medir su desempeño en comparación con otros cuando está a distancia. Agrega que las personas que lideran equipos de forma remota en particular pueden sufrir el síndrome del impostor.

P4) ¿Cómo encontrar el equilibrio adecuado entre sobrecargar a un aprendiz con información y esperar que logre sus objetivos con el más alto nivel de precisión?

Gren Gale afirma que es importante dar a las personas tareas sencillas lo antes posible para que puedan sentir que han logrado algo y que pueden encontrar su camino a través de esta nueva organización y hacer que las cosas sucedan.

“El síndrome del impostor puede llevar a la desmoralización de los nuevos empleados. Como mencioné anteriormente, recomendaría hacer uso de los paquetes de compromiso de los empleados. Ayudan con el establecimiento de objetivos y la revisión. La fuerza de estos paquetes es que la satisfacción o la infelicidad de los empleados o la falta de uno a uno se señalan al informar a la alta dirección: deja de ser invisible.

Señala que, en última instancia, todo se reduce a una buena gestión. Sin embargo, ser un administrador remoto es mucho más difícil que estar en la oficina. Es importante hacer de la capacitación una prioridad para todos sus gerentes.

“He dirigido un gran equipo repartido por todo el mundo y puedo decir honestamente que me resultó el doble de difícil que dirigirlo cara a cara”.

Agregó que también es importante capacitar y apoyar a los gerentes para el trabajo remoto o su estrés puede contagiarse a los nuevos empleados y apagarlos y desmoralizarlos.

P5) ¿Qué tan importante es emparejar al aprendiz con los mentores adecuados?

La respuesta corta es, ¡extremadamente importante! También es esencial encontrar mentores que se sientan cómodos con la tecnología y con el concepto de tutoría remota. Gren Gale señala que muchas empresas recurrieron al trabajo remoto durante los últimos 18 meses como una medida temporal, en lugar de un patrón a largo plazo. Por lo tanto, es posible que los mentores no tengan mucha experiencia en la tutoría remota y cómo las personas pueden reaccionar a lo que están tratando de transmitir. Por lo tanto, la paciencia por parte de los mentores y los aprendices es vital.

“Esto debe estar en la agenda 1: 1 con su gerente. Como va tu entrenamiento. ¿Cómo son tus mentores? Lo mismo hay que pedir a los mentores. Si no funciona, cámbialo. Reunir mentores también tiene sentido. Hay mucho que aprender y cuanto más hablen estos muchachos y revisen lo que están haciendo, mejor lo harán.

Como es el caso de los gerentes. Vale la pena considerar capacitar a los mentores en lo que deben considerar para la tutoría remota para brindarles a todos una mejor oportunidad de hacer que funcione".

P6) ¿Qué consejo debe dar un mentor al ayudar a los aprendices a alinear sus objetivos con los de la organización?

Con este fin, Gren Gale afirma que comunicar los objetivos a todos los empleados a través de los canales de comunicación disponibles es responsabilidad de la alta dirección. Esta es la razón por la cual es vital tener una línea clara de comunicación en su lugar.

“Los objetivos deben caer en cascada desde la parte superior con cada nivel completando los objetivos establecidos para el nivel superior. Los gerentes siempre deben delegar metas que se alineen con las metas de la organización. Una vez más, esto se reduce a principios simples y buenos de recursos humanos. Establezca metas medibles para las personas y controle su progreso con respecto a ellas”.

Asegúrese de que las metas sean medibles, alcanzables y se ajusten a los objetivos que su gerente le ha dado a su gerente.

P7) ¿Cómo puede un gerente de proyecto realizar un seguimiento de las tareas asignadas en equipos más grandes y dispersos?

Gren Gale señala que la solución más eficaz es utilizar un paquete de gestión de proyectos o tareas adecuado que le permita estar al tanto de todo con alertas y notificaciones en tiempo real.

“Personalmente, prefiero hablar con cada miembro del equipo sobre su progreso, además de recibir los datos de progreso que ingresan a través del paquete de administración de proyectos. Sin embargo, esto puede llevar mucho tiempo. Si no puede reunir a todos en una sala virtual, mire cómo se comunicará de manera efectiva sobre el progreso”.

Agregó además que hay software innovador de gestión de proyectos y reuniones que tiene como objetivo hacer que las cosas sean rápidas y eficientes. Si un paquete de gestión de proyectos está fuera de discusión para usted, asegúrese de mantener al menos una lista de acciones con una asignación de tareas y plazos claros.

P8) ¿Cómo generar y mantener la confianza dentro de un equipo de trabajo remoto, especialmente entre los nuevos empleados?

"No. 1 es no ser una voz incorpórea en una videollamada. ¡Muestra tu rostro! Encienda el video incluso si todos los demás lo tienen apagado. Si vas a demostrar tu credibilidad profesional necesitas ser muy organizado. Mantenga listas de riesgos, problemas y acciones y mantenga sus planes actualizados. Comparte cada uno de estos con tu equipo. Manténgase al tanto del cambio”.

Gren Gale también sugiere que siempre es mejor concentrarse en hacer esfuerzos activos para llenar los vacíos en su conocimiento, además de realizar su propia investigación en áreas técnicas desconocidas, para mantenerse al día.

“La forma en que actúas y tratas a las personas de tu equipo te hará ganar respeto. Es necesario respetar su cultura, costumbres y personalidades, así como ejecutar el proyecto de tal manera que se gane el respeto.

Inevitablemente, la gestión de proyectos implica un grado de manipulación sutil para obtener lo que quiere cuando lo necesita de los amplios grupos de personas que están involucradas en la entrega de un proyecto”.

Sin embargo, los gerentes también deben tener cuidado de no parecer manipuladores políticos o alguien que no está alineado con los objetivos comunes del equipo. La clave aquí es generar confianza.

“Siempre me he dado cuenta de que si confías y apoyas a las personas, casi siempre cumplirán por ti. Las personas más respetadas son aquellas que parecen no tener una agenda oculta pero que están trabajando hacia un objetivo común”.

P9) ¿Cómo establecer y comunicar adecuadamente las expectativas de un puesto de trabajo a un empleado remoto recién contratado?

Pueden surgir problemas con respecto a las expectativas del rol laboral de una persona cuando hay falta de claridad o comprensión entre los empleados. Sin embargo, cuando esto sucede de forma remota, estos problemas pueden amplificarse en su mente. Glen Gale destaca que la comunicación es la solución más efectiva para superar esto.

“La comunicación en equipos remotos es clave. Los gerentes deben reunirse con cada uno de sus equipos de manera regular, preferiblemente semanalmente. Estas reuniones deben incluir el establecimiento y revisión de objetivos, así como preguntas explícitas sobre cómo se siente un empleado.

Las reuniones de equipo y las breves reuniones diarias 'de pie' también son componentes importantes para comunicar lo que el equipo está tratando de lograr y deberían conducir a que los problemas con los nuevos miembros se resuelvan más rápidamente”.

P10) ¿Qué pasos pueden tomar tanto el gerente como el nuevo empleado para fomentar una relación positiva entre ellos y evitar problemas?

Gren Gale enfatiza que la honestidad y la franqueza de ambas partes son esenciales para detectar cualquier problema. Esto también se aplica al personal de oficina. Sin embargo, una cosa que vale la pena señalar es que las personas tienden a tener menos inhibiciones en una videollamada que cara a cara. ¡Esto puede ser positivo para el trabajo remoto!

“También es útil para los nuevos empleados poder hablar sobre sus gerentes con otros miembros del personal para obtener una perspectiva. Algunos gerentes pueden parecer menos accesibles, pero las personas que los conocen pueden decir que no se preocupen, que están bien después de conocerlo”.

Agrega que las empresas remotas deberían fomentar encarecidamente la interacción social entre el personal. Esto se puede hacer designando administradores sociales u organizadores sociales en equipos. Deben hacer un esfuerzo adicional para alentar a los nuevos empleados a participar.

“Hay tantas ideas en este frente, tanto en línea como en eventos sociales del mundo real y para romper el hielo. ¡Encontrarás algunos en mis libros o simplemente búscalos en Google y encontrarás muchos más! También soy un gran defensor de las reuniones de equipo. Organicé eventos para reunir a todos en un equipo remoto durante un par de días. Esto ayuda a que todos se vinculen y trabajen en equipo”.