Como treinar e orientar novos funcionários remotamente para construir uma força de trabalho produtiva

Trabalhar remotamente não precisa ser uma interrupção para promover relacionamentos significativos entre mentores e mentorados. Existem várias ferramentas de colaboração remota e de quadro branco que permitem que você continue o treinamento e as orientações com facilidade em tempo real.

A Creately, juntamente com Gren Gale da PM Results, realizou um bate-papo no Twitter para explorar formas de treinar e orientar funcionários remotos para aumentar a produtividade da força de trabalho. Abaixo está uma versão com curadoria da discussão.

Q1) Novos funcionários remotos geralmente lutam com acesso reduzido a um suporte de instrutor 'por cima do ombro'; como superar este problema?

Gren Gale ressalta que muitas empresas não possuem processos claramente definidos. Muitas vezes, apenas algumas pessoas sabem exatamente como os processos funcionam. Ele diz que isso pode levar à confusão entre os novos recrutas remotos.

“ Recomendo que as empresas analisem e documentem seus processos. Embora este não seja um trabalho de cinco minutos e possa distrair as pessoas ocupadas, é um trabalho que você definitivamente deve realizar. Eu recomendo que você olhe para o Lean Six Sigma para analisar os processos e você pode usar o Creately para colaborar e documentá-los.”

Ele sugere ainda que as forças de trabalho baseadas em escritório e remotas devem construir uma base de conhecimento.

“Todos os seus processos devem residir em uma base de conhecimento junto com o conhecimento especializado que reside na cabeça das pessoas, mas nunca é escrito. As coisas de higiene do trabalho, como despesas, folha de pagamento e políticas de RH, também devem estar lá.

É uma boa ideia incluir autores para cada página na base de conhecimento e um ícone de contato para que as pessoas saibam quem são os especialistas para fazer perguntas.”

Q2) Como tornar as informações facilmente acessíveis a funcionários remotos, especialmente online?

Para isso, Gren Gale destaca a importância de ter reuniões estruturadas – que são minuciosas – para equipes remotas diariamente e semanalmente.

“Perguntas como como você está? Você está preso com alguma coisa? Ou como você se sente em relação ao trabalho? deve ser perguntado. Definir metas e medir o desempenho dos novos funcionários é essencial tanto para o gerenciamento quanto para o moral de um novo funcionário.

É um bom princípio organizar 'reuniões em pé' diárias da equipe e convidar novos funcionários para elas. Os pacotes de engajamento de funcionários formalizam esses acordos e sou um grande fã deles para trabalho remoto ou híbrido.”

Ele também menciona que o organograma também é uma ferramenta essencial para os novos funcionários.

“Tente encontrar o caminho de uma equipe remota ou, pior ainda, de um cliente da empresa remota sem nenhum tipo de organograma e você estará em apuros. Você precisa de um gráfico que mostre o que as pessoas fazem e para quem trabalham e como contatá-las.”

Ele também recomenda o uso de software de engajamento de funcionários para garantir que os novos funcionários estejam sendo apoiados por seus gerentes e informa a gerência sênior do contrário. Além disso, a organização de eventos sociais, presenciais e online, ajudará os novos membros da equipe a socializar com o restante da equipe.

“Eu sou um grande fã de um 'muro da fama!' que é um pouco semelhante a um organograma. A parede da fama contém imagens de pessoas no organograma com uma breve descrição de seus antecedentes e hobbies.

Ele permite que todos na equipe saibam como são seus colegas e oferece espaço para conversa fiada. Ei, você é um cinéfilo, ciclista afiado ou amante da música. Abre o histórico e os interesses de todos e ajuda a inculcar a sensação de estar em uma equipe.”

Q3) Quais qualidades qualificam uma pessoa para ser um bom mentor para um funcionário remoto?

Qualidades como ser paciente, estar preparado para ouvir e certificar-se de que você está bem informado sobre o assunto ou sabe onde obter as informações são comuns à mentoria individual e remota.

No entanto, Gren Gale destacou algumas habilidades específicas do trabalho remoto.

“Tanto os mentores quanto os funcionários precisam estar totalmente à vontade com a tecnologia de trabalho remoto, entender como a empresa está organizada e quem faz o quê, e ter uma ideia sobre os tipos de inseguranças e frustrações que os trabalhadores remotos podem experimentar. Um sentimento comum para novos trabalhadores remotos é a síndrome do impostor – eles são bons o suficiente?”

Ele enfatiza que é vital que os mentores sejam sensíveis e compreendam isso. é muito mais difícil medir seu desempenho em relação aos outros quando você está remoto. Ele acrescenta que as pessoas que lideram equipes remotamente, em particular, podem sofrer da síndrome do impostor.

Q4) Como encontrar o equilíbrio certo entre sobrecarregar um mentorado com informações e esperar que ele atinja seus objetivos com o mais alto nível de precisão?

Gren Gale afirma que é importante dar às pessoas tarefas simples para fazer o mais rápido possível, para que possam sentir que alcançaram algo e que são capazes de encontrar seu caminho nessa nova organização e fazer as coisas acontecerem.

“A síndrome do impostor pode levar à desmoralização de novos funcionários. Como mencionei anteriormente, eu recomendaria fazer uso de pacotes de engajamento de funcionários. Eles ajudam na definição de metas e na revisão. O ponto forte desses pacotes é que a satisfação ou infelicidade dos funcionários ou a falta de um para um é sinalizada nos relatórios para a alta administração – deixa de ser invisível.

Ele ressalta que, em última análise, tudo se resume a uma boa gestão. No entanto, ser um gerente remoto é muito mais difícil do que estar no escritório. É importante fazer do treinamento uma prioridade para todos os seus gerentes.

“Gerenciei uma grande equipe espalhada pelo mundo e posso dizer honestamente que achei duas vezes mais difícil do que gerenciar cara a cara.”

Ele acrescentou que também é importante treinar e apoiar os gerentes para o trabalho remoto ou seu estresse pode afetar os novos funcionários e desativá-los e desmoralizá-los.

Q5) Qual é a importância de combinar o mentorado com os mentores certos?

A resposta curta é extremamente importante! Também é essencial encontrar mentores que se sintam à vontade com a tecnologia e com o conceito de mentoria remota. Gren Gale ressalta que muitas empresas recorreram ao trabalho remoto nos últimos 18 meses como uma medida temporária, e não como um padrão de longo prazo. Portanto, é possível que os mentores não tenham muita experiência em mentoria remota e como as pessoas podem reagir ao que estão tentando transmitir. Portanto, a paciência por parte de mentores e mentorados é vital.

“Isso precisa estar na agenda 1:1 com seu gerente. Como está o seu treino? Como estão seus mentores? A mesma coisa precisa ser perguntada aos mentores. Se não estiver funcionando, altere-o. Reunir mentores também faz sentido. Há muito aprendizado a ser ganho e quanto mais esses caras falam e revisam o que estão fazendo, melhor eles vão conseguir.

Como é o caso dos gestores. Vale a pena considerar o treinamento de mentores sobre o que eles precisam considerar para mentoria remota para dar a todos uma chance melhor de fazê-la funcionar.”

Q6) Que conselho um mentor deve dar ao ajudar os orientandos a alinhar seus objetivos com os da organização?

Para isso, Gren Gale afirma que a comunicação das metas a todos os colaboradores por meio dos canais de comunicação disponíveis é responsabilidade da alta administração. É por isso que é vital ter uma linha de comunicação clara no lugar.

“As metas devem cair em cascata do topo com cada nível completando as metas estabelecidas para o nível acima. Os gerentes devem estar sempre delegando metas que se alinham com as metas da organização. Mais uma vez, isso se resume a princípios de RH simples e bons. Defina metas mensuráveis ​​para as pessoas e monitore seu progresso em relação a elas.”

Assegure-se de que as metas sejam mensuráveis, alcançáveis ​​e se ajustem aos objetivos que seu gerente lhe deu.

Q7) Como um gerente de projeto pode acompanhar as tarefas atribuídas em equipes maiores e dispersas?

Gren Gale ressalta que a solução mais eficaz é usar um projeto apropriado ou pacote de gerenciamento de tarefas que permita que você fique por dentro das coisas com alertas e notificações em tempo real.

“Pessoalmente, prefiro conversar com cada membro da equipe sobre seu progresso, além de receber os dados de progresso inseridos por meio do pacote de gerenciamento de projetos. No entanto, isso pode ser demorado. Se você não conseguir reunir todos em uma sala virtual, veja como você vai se comunicar efetivamente sobre o progresso.”

Ele acrescentou ainda que existem softwares inovadores de gerenciamento de projetos e reuniões que visam tornar as coisas rápidas e eficientes. Se um pacote de gerenciamento de projetos estiver fora de questão para você, certifique-se de manter pelo menos uma lista de ações com uma alocação de tarefas e prazos claros.

Q8) Como construir e manter a confiança dentro de uma equipe de trabalho remoto, especialmente entre os novos recrutas?

"Não. 1 é não ser uma voz desencarnada em uma chamada de vídeo. Mostre seu rosto! Ative o vídeo mesmo que todos os outros o tenham desligado. Se você quer provar sua credibilidade profissional, precisa ser muito organizado. Mantenha listas de riscos, problemas e ações e mantenha seus planos atualizados. Compartilhe cada um deles com sua equipe. Fique por dentro das mudanças.”

Gren Gale também sugere que é sempre melhor se concentrar em fazer esforços ativos para preencher as lacunas em seu conhecimento, além de realizar sua própria pesquisa em áreas técnicas desconhecidas, a fim de se manter atualizado.

“A maneira como você age e trata as pessoas em sua equipe lhe renderá respeito. Você precisa respeitar sua cultura, costumes e personalidades, bem como conduzir o projeto de forma a ganhar respeito.

Inevitavelmente, o gerenciamento de projetos envolve um grau de manipulação sutil para obter o que você quer quando precisa dos grandes grupos de pessoas envolvidas na entrega de um projeto.”

No entanto, os gestores também devem tomar cuidado para não parecer manipuladores políticos ou alguém que não esteja alinhado com os objetivos comuns da equipe. A chave aqui é construir confiança.

“Sempre achei que se você confia e apoia as pessoas, elas quase sempre entregam para você. As pessoas mais respeitadas são aquelas que parecem não ter uma agenda oculta, mas estão trabalhando para um objetivo comum.”

Q9) Como definir e comunicar adequadamente as expectativas de uma função de trabalho para um funcionário remoto recém-contratado?

Podem surgir problemas em relação às expectativas do cargo de uma pessoa quando há falta de clareza ou compreensão sobre isso entre os funcionários. No entanto, quando isso acontece remotamente, esses problemas podem se amplificar em sua mente. Glen Gale destaca que a comunicação é a solução mais eficaz para superar isso.

“A comunicação em equipes remotas é fundamental. Os gerentes devem realizar encontros individuais com cada uma de suas equipes regularmente, de preferência semanalmente. Essas reuniões devem incluir definição e revisão de metas, bem como perguntas explícitas sobre como um funcionário está se sentindo.

Reuniões de equipe e pequenas reuniões diárias de 'stand-up' também são componentes importantes na comunicação do que a equipe está tentando alcançar e devem levar a problemas com novos participantes sendo resolvidos mais rapidamente. ”

Q10) Que medidas tanto o gerente quanto o novo recruta podem tomar para promover um relacionamento positivo um com o outro e evitar problemas?

Gren Gale enfatiza que honestidade e abertura de ambos os lados são essenciais para detectar quaisquer problemas. Isso também se aplica ao pessoal de escritório. No entanto, uma coisa que vale a pena notar é que as pessoas tendem a ter menos inibições em uma videochamada do que presencial. Isso pode ser positivo para o trabalho remoto!

“Também é útil que os novos funcionários possam falar sobre seus gerentes com outros funcionários para obter uma perspectiva. Alguns gerentes podem parecer menos acessíveis, mas as pessoas que os conhecem podem dizer: não se preocupe, eles estão bem depois de conhecê-lo.”

Ele acrescenta que as empresas remotas devem incentivar fortemente a interação social entre os funcionários. Isso pode ser feito nomeando gerentes sociais ou organizadores sociais em equipes. Eles devem ir além para incentivar novos funcionários a participar.

“Há tantas ideias nessa frente, tanto online quanto em eventos sociais do mundo real e quebra-gelos. Você encontrará alguns em meus livros ou apenas pesquise no Google e encontrará muito mais! Eu também sou um grande defensor dos encontros de equipe. Eventos organizados para reunir todos em uma equipe remota por alguns dias. Isso ajuda todos a se unirem e trabalharem em equipe.”