Comment former et encadrer de nouveaux employés à distance pour constituer une main-d'œuvre productive

Le travail à distance n'a pas besoin d'être une perturbation pour favoriser des relations significatives entre les mentors et les mentorés. Il existe plusieurs outils de tableau blanc et de collaboration à distance qui vous permettent de poursuivre facilement la formation et le mentorat en temps réel.

Creately, en collaboration avec Gren Gale de PM Results, a organisé un chat sur Twitter pour explorer les moyens de former et d'encadrer les employés à distance afin d'améliorer la productivité de la main-d'œuvre. Vous trouverez ci-dessous une version organisée de la discussion.

Q1) Les nouveaux employés à distance ont généralement du mal à avoir un accès réduit à un support d'instructeur « par-dessus l'épaule » ; Comment surmonter ce problème?

Gren Gale souligne que de nombreuses entreprises n'ont pas de processus clairement définis. Souvent, seules quelques personnes savent exactement comment fonctionnent les processus. Il dit que cela peut prêter à confusion chez les nouvelles recrues à distance.

“ Je recommande aux entreprises d'analyser et de documenter leurs processus. Bien que ce ne soit pas un travail de cinq minutes et qu'il puisse détourner les gens occupés, c'est un travail que vous devez absolument entreprendre. Je vous recommande de consulter Lean Six Sigma pour analyser les processus et vous pouvez utiliser Creately pour collaborer et les documenter.

Il suggère en outre que la main-d'œuvre basée au bureau et à distance devrait créer une base de connaissances.

« Tous vos processus doivent résider sur une base de connaissances ainsi que sur les connaissances spécialisées qui résident dans la tête des gens mais ne sont jamais écrites. Les éléments d'hygiène au travail comme les dépenses, la paie et les politiques RH devraient également être là.

C'est une bonne idée d'inclure des auteurs pour chaque page de la base de connaissances et une icône de contact afin que les gens sachent qui sont les experts pour poser des questions.

Q2) Comment rendre l'information facilement accessible aux collaborateurs distants, notamment en ligne ?

À cette fin, Gren Gale souligne l'importance d'avoir des réunions structurées - qui font l'objet d'un procès-verbal - pour les équipes distantes sur une base quotidienne et hebdomadaire.

« Des questions comme comment allez-vous ? Êtes-vous coincé avec quelque chose? Ou comment vous sentez-vous au travail? devrait être demandé. Fixer des objectifs et ensuite mesurer les performances des nouveaux employés est essentiel à la fois pour la gestion et le moral d'un nouvel employé.

C'est un bon principe d'organiser des réunions d'équipe quotidiennes et d'y inviter de nouveaux employés. Les packages d'engagement des employés officialisent ces arrangements et j'en suis un grand fan pour le travail à distance ou hybride.

Il mentionne également qu'un organigramme est également un outil essentiel pour les nouveaux employés.

« Essayez de trouver votre chemin dans une équipe distante ou pire encore, autour d'un client de l'entreprise distante sans aucune sorte d'organigramme et vous aurez de gros problèmes. Vous avez besoin d'un tableau qui montre ce que font les gens, pour qui ils travaillent et comment les contacter.

Il recommande également l'utilisation d'un logiciel d'engagement des employés pour s'assurer que les nouveaux employés sont soutenus par leurs gestionnaires et informe la haute direction du contraire. De plus, l'organisation d'événements sociaux, en face à face et en ligne, aidera les nouveaux membres de l'équipe à socialiser avec le reste de l'équipe.

"Je suis un grand fan d'un 'wall of fame!' whicis est un peu similaire à un organigramme. Le mur de la renommée contient des images de personnes sur l'organigramme avec une brève description de leurs antécédents et de leurs passe-temps.

Il permet à tous les membres de l'équipe de savoir à quoi ressemblent leurs collègues et offre la possibilité de bavarder. Hé, vous êtes un cinéphile, un cycliste passionné ou un mélomane. Cela ouvre les horizons et les intérêts de chacun et cela aide à inculquer le sentiment d'être dans une équipe.

Q3) Quelles qualités qualifient une personne pour être un bon mentor pour un employé à distance ?

Des qualités telles qu'être patient, être prêt à écouter et s'assurer que vous êtes bien informé sur le sujet ou que vous savez où obtenir les informations sont communes au mentorat individuel et à distance.

Cependant, Gren Gale a mis en avant certaines compétences spécifiques au travail à distance.

«Les mentors et les employés doivent être totalement à l'aise avec la technologie de travail à distance, comprendre comment l'entreprise est organisée et qui fait quoi, et avoir une idée des types d'insécurités et de frustrations que les travailleurs à distance pourraient rencontrer. Un sentiment commun pour les nouveaux travailleurs à distance est le syndrome de l'imposteur - sont-ils assez bons ? »

Il souligne qu'il est essentiel que les mentors soient sensibles et comprennent cela. il est beaucoup plus difficile de mesurer vos performances par rapport aux autres lorsque vous êtes à distance. Il ajoute que les personnes qui dirigent des équipes à distance en particulier peuvent souffrir du syndrome de l'imposteur.

Q4) Comment trouver le juste équilibre entre surcharger un mentoré d'informations et s'attendre à ce qu'il atteigne ses objectifs avec le plus haut niveau de précision ?

Gren Gale déclare qu'il est important de donner aux gens des tâches simples à faire dès que possible afin qu'ils puissent sentir qu'ils ont accompli quelque chose et qu'ils sont capables de se frayer un chemin à travers cette nouvelle organisation et de faire bouger les choses.

« Le syndrome de l'imposteur peut conduire à la démoralisation des nouveaux employés. Comme je l'ai mentionné plus tôt, je recommanderais d'utiliser des packages d'engagement des employés. Ils aident à l'établissement d'objectifs et à l'examen. La force de ces packages est que la satisfaction ou le mécontentement des employés ou le manque d'entretiens individuels sont signalés dans les rapports à la direction générale - ils cessent d'être invisibles.

Il souligne qu'il s'agit en fin de compte d'une bonne gestion. Cependant, être un gestionnaire à distance est beaucoup plus difficile qu'être au bureau. Il est important de faire de la formation une priorité pour l'ensemble de vos managers.

"J'ai dirigé une grande équipe répartie dans le monde entier et je peux honnêtement dire que j'ai trouvé cela deux fois plus difficile que de gérer en face à face."

Il a ajouté qu'il est également important de former et de soutenir les gestionnaires pour le travail à distance ou leur stress peut déteindre sur les nouveaux employés et les rebuter et les démoraliser.

Q5) Dans quelle mesure est-il important de jumeler le mentoré avec les bons mentors ?

La réponse courte est extrêmement importante ! Il est également essentiel de trouver des mentors à l'aise avec la technologie et avec le concept de mentorat à distance. Gren Gale souligne que de nombreuses entreprises ont eu recours au travail à distance au cours des 18 derniers mois comme mesure temporaire, plutôt qu'à long terme. Par conséquent, il est possible que les mentors n'aient pas beaucoup d'expérience dans le mentorat à distance et la façon dont les gens peuvent réagir à ce qu'ils essaient de transmettre. Par conséquent, la patience de la part des mentors et des mentorés est essentielle.

"Cela doit être à l'ordre du jour 1: 1 avec votre manager. Comment se passe ta formation ? Comment vont vos mentors ? La même chose doit être demandée aux mentors. Si cela ne fonctionne pas, changez-le. Il est également logique de réunir des mentors. Il y a beaucoup à apprendre et plus ces gars parlent et examinent ce qu'ils font, mieux ils y arriveront.

Comme c'est le cas pour les managers. Cela vaut la peine d'envisager de former des mentors sur ce qu'ils doivent prendre en compte pour le mentorat à distance afin de donner à chacun une meilleure chance de le faire fonctionner.

Q6) Quels conseils un mentor devrait-il donner lorsqu'il aide les mentorés à aligner leurs objectifs sur ceux de l'organisation ?

À cette fin, Gren Gale déclare que la communication des objectifs à tous les employés via les canaux de communication disponibles incombe à la haute direction. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir une ligne de communication claire en place.

«Les objectifs doivent descendre en cascade à partir du haut, chaque niveau remplissant les objectifs fixés pour le niveau supérieur. Les managers doivent toujours déléguer des objectifs qui correspondent aux objectifs de l'organisation. Encore une fois, cela se résume à de bons principes RH simples. Fixez des objectifs mesurables aux gens et surveillez leurs progrès par rapport à ceux-ci. »

Assurez-vous que les objectifs sont mesurables, réalisables et correspondent aux objectifs que votre manager a reçus de son manager.

Q7) Comment un chef de projet peut-il suivre les tâches assignées dans des équipes plus grandes et dispersées ?

Gren Gale souligne que la solution la plus efficace consiste à utiliser un progiciel de gestion de projet ou de tâche approprié qui vous permet de rester au courant des choses avec des alertes et des notifications en temps réel.

« Personnellement, je préfère parler à chaque membre de l'équipe de leur avancement, en plus de recevoir les données d'avancement qu'ils saisissent via le progiciel de gestion de projet. Cependant, cela peut prendre du temps. Si vous ne pouvez pas réunir tout le monde dans une salle virtuelle, alors regardez comment vous allez communiquer efficacement sur les progrès.

Il a en outre ajouté qu'il existe des logiciels innovants de gestion de projet et de réunion qui visent à rendre les choses rapides et efficaces. Si un package de gestion de projet est hors de question pour vous, assurez-vous de maintenir au moins une liste d'actions avec une répartition claire des tâches et des délais.

Q8) Comment établir et maintenir la confiance au sein d'une équipe de travail à distance, en particulier parmi les nouvelles recrues ?

"Non. 1 est de ne pas être une voix désincarnée lors d'un appel vidéo. Montre ton visage! Allumez la vidéo même si tout le monde l'a éteinte. Si vous voulez prouver votre crédibilité professionnelle, vous devez être très organisé. Tenez à jour les listes de risques, de problèmes et d'actions et gardez vos plans à jour. Partagez chacun d'entre eux avec votre équipe. Restez au top du changement.

Gren Gale suggère également qu'il est toujours préférable de se concentrer sur des efforts actifs pour combler les lacunes de vos connaissances, en plus de mener vos propres recherches dans des domaines techniques inconnus, afin de rester à jour.

« La façon dont vous agissez et traitez les membres de votre équipe vous fera gagner le respect. Vous devez respecter leur culture, leurs coutumes et leurs personnalités et mener le projet de manière à gagner le respect.

Inévitablement, la gestion de projet implique un certain degré de manipulation subtile pour obtenir ce que vous voulez quand vous en avez besoin des larges groupes de personnes impliquées dans la réalisation d'un projet.

Cependant, les managers doivent également faire attention à ne pas apparaître comme des manipulateurs politiques ou quelqu'un qui n'est pas aligné sur les objectifs communs de l'équipe. La clé ici est d'établir la confiance.

« J'ai toujours trouvé que si vous faites confiance aux gens et que vous les soutenez, ils seront presque toujours à la hauteur de vos attentes. Les personnes les plus respectées sont celles qui semblent n'avoir aucun agenda caché mais qui travaillent vers l'objectif commun.

Q9) Comment définir et communiquer correctement les attentes d'un poste à un employé distant nouvellement embauché ?

Des problèmes peuvent survenir concernant les attentes du rôle d'une personne lorsqu'il y a un manque de clarté ou de compréhension à ce sujet parmi les employés. Cependant, lorsque cela se produit à distance, de tels problèmes peuvent s'amplifier dans votre esprit. Glen Gale souligne que la communication est la solution la plus efficace pour surmonter cela.

« La communication dans les équipes à distance est essentielle. Les managers doivent organiser des entretiens individuels avec chacune de leurs équipes sur une base régulière, de préférence hebdomadaire. Ces réunions doivent inclure l'établissement et l'examen d'objectifs ainsi que des questions explicites sur la façon dont un employé se sent.

Les réunions d'équipe et les courtes réunions quotidiennes "debout" sont également des éléments importants pour communiquer ce que l'équipe essaie d'accomplir et devraient conduire à des problèmes avec les nouveaux arrivants résolus plus rapidement. »

Q10) Quelles mesures le gestionnaire et la nouvelle recrue peuvent-ils prendre pour favoriser une relation positive l'un avec l'autre et éviter les problèmes ?

Gren Gale souligne que l'honnêteté et l'ouverture des deux côtés sont essentielles pour détecter tout problème. Cela s'applique également au personnel de bureau. Cependant, une chose qui mérite d'être notée est que les gens ont tendance à avoir moins d'inhibitions lors d'un appel vidéo qu'en face à face. Cela peut être un avantage pour le travail à distance !

"Il est également utile pour les nouveaux employés de pouvoir parler de leurs managers avec d'autres membres du personnel pour avoir une perspective. Certains managers peuvent sembler moins accessibles, mais les gens qui les connaissent peuvent dire ne vous inquiétez pas, ils vont bien après avoir appris à vous connaître.

Il ajoute que les entreprises distantes devraient fortement encourager les interactions sociales entre le personnel. Cela peut être fait en nommant des gestionnaires sociaux ou des organisateurs sociaux en équipes. Ils devraient faire un effort supplémentaire pour encourager les nouveaux employés à participer.

«Il y a tellement d'idées sur ce front, à la fois des événements sociaux et des brise-glace en ligne et dans le monde réel. Vous en trouverez dans mes livres ou simplement sur Google et vous en trouverez beaucoup plus ! Je suis aussi un grand partisan des rencontres d'équipe. Organisation d'événements pour réunir tout le monde dans une équipe à distance pendant quelques jours. Cela aide tout le monde à créer des liens et à travailler en équipe.