Üretken Bir İş Gücü Oluşturmak için Yeni Çalışanları Uzaktan Nasıl Eğitir ve Mentorluk Yapılır

Mentorlar ve mentiler arasında anlamlı ilişkiler geliştirmek için uzaktan çalışmanın bir aksama olması gerekmez. Eğitim ve mentorluklara gerçek zamanlı olarak kolaylıkla devam etmenizi sağlayan birden fazla beyaz tahta ve uzaktan işbirliği aracı vardır.

Creately, PM Sonuçları'nda Gren Gale ile birlikte, işgücünün üretkenliğini artırmak için uzaktaki çalışanları eğitmenin ve onlara rehberlik etmenin yollarını keşfetmek için bir Twitter sohbeti düzenledi. Aşağıda verilen, tartışmanın küratörlüğünde bir versiyonudur.

S1) Yeni uzaktan çalışanlar genellikle 'omuz üstü' eğitmen desteğine erişimin azalmasıyla mücadele eder; bu sorunun üstesinden nasıl gelinir?

Gren Gale, birçok şirketin açıkça tanımlanmış süreçleri olmadığına dikkat çekiyor. Genellikle sadece birkaç kişi süreçlerin tam olarak nasıl çalıştığını bilir. Bunun yeni uzaktan işe alınanlar arasında kafa karışıklığına yol açabileceğini söylüyor.

“ Şirketlere süreçlerini analiz etmelerini ve belgelemelerini öneriyorum. Bu beş dakikalık bir iş olmasa da ve meşgul insanları oyalayabilirse de, kesinlikle üstlenmeniz gereken bir iştir. Süreçleri analiz etmek için Yalın Altı Sigma'ya bakmanızı öneririm ve iş birliği yapmak ve bunları belgelemek için Creately'yi kullanabilirsiniz ."

Ayrıca hem ofis tabanlı hem de uzak iş gücünün bir bilgi tabanı oluşturması gerektiğini öne sürüyor.

“Bütün süreçleriniz, insanların kafasında yer alan ancak hiçbir zaman yazıya dökülmeyen uzmanlık bilgisi ile birlikte bir bilgi tabanında yer almalıdır. Giderler, bordro ve İK politikaları gibi iş hijyeni konuları da orada olmalıdır.

İnsanların soru soracak uzmanların kim olduğunu bilmeleri için bilgi tabanına her sayfa için yazarlar ve bir iletişim simgesi eklemek iyi bir fikirdir.”

S2) Bilgiler, özellikle çevrimiçi olmak üzere, uzaktaki çalışanlar için nasıl kolayca erişilebilir hale getirilir?

Bu amaçla, Gren Gale, uzak ekipler için günlük ve haftalık olarak yapılandırılmış toplantıların - tutanak tutularak - yapılmasının önemini vurgulamaktadır.

"Nasılsın gibi sorular. Herhangi bir şeye takıldınız mı? Ya da iş hakkında ne düşünüyorsun? sorulmalıdır. Hedefler belirlemek ve ardından yeni çalışanların ne kadar iyi performans gösterdiğini ölçmek, hem yönetim hem de yeni bir çalışanın morali için çok önemlidir.

Günlük ekip 'stand up toplantıları' düzenlemek ve bunlara yeni çalışanları davet etmek iyi bir prensiptir. Çalışan bağlılığı paketleri bu düzenlemeleri resmileştiriyor ve ben bunların uzaktan veya hibrit çalışma için büyük bir hayranıyım.”

Ayrıca bir organizasyon şemasının yeni çalışanlar için de önemli bir araç olduğundan bahseder.

"Herhangi bir organizasyon şeması olmadan uzaktaki bir ekipte veya daha da kötüsü, uzak şirketin bir müşterisinde yolunuzu bulmaya çalışın ve başınız büyük belada. İnsanların ne yaptığını, kimin için çalıştığını ve onlarla nasıl iletişime geçileceğini gösteren bir çizelgeye ihtiyacınız var.”

Ayrıca, yeni çalışanların yöneticileri tarafından desteklenmesini sağlamak için çalışan bağlılığı yazılımının kullanılmasını önerir ve üst yönetimin aksini bilmesini sağlar. Ayrıca, yüz yüze ve çevrimiçi sosyal etkinlikler düzenlemek, yeni ekip üyelerinin ekibin geri kalanıyla sosyalleşmesine yardımcı olacaktır.

“'Şöhret duvarının' büyük bir hayranıyım! whicis, bir kuruluş şemasına biraz benzer. Şöhret duvarı, organizasyon şemasındaki kişilerin resimlerini ve arka planlarının ve hobilerinin kısa bir açıklamasını içerir.

Ekipteki herkesin meslektaşlarının nasıl göründüğünü bilmesini sağlar ve küçük konuşmalar için alan sağlar. Hey sen bir film tutkunusun, hevesli bir bisikletçisin ya da müzik aşığısın. Herkesin geçmişini ve ilgi alanlarını açıyor ve bu da bir takımda olma hissini aşılamaya yardımcı oluyor.”

S3) Bir kişinin uzak bir çalışana iyi bir akıl hocası olmasını sağlayan nitelikler nelerdir?

Sabırlı olmak, dinlemeye hazır olmak ve konu alanı hakkında bilgi sahibi olduğunuzdan veya bilgiyi nereden alacağınızı bildiğinizden emin olmak gibi nitelikler hem bire bir hem de uzaktan mentorlukta ortaktır.

Ancak Gren Gale, uzaktan çalışmaya özgü bazı becerilerin altını çizdi.

“Hem mentorların hem de çalışanların uzaktan çalışma teknolojisi konusunda tamamen rahat olmaları, şirketin nasıl organize edildiğini ve kimin ne yaptığını anlamaları ve uzaktaki çalışanların yaşayabileceği türden güvensizlikler ve hayal kırıklıkları hakkında fikir sahibi olmaları gerekiyor. Yeni uzaktan çalışanlar için ortak bir duygu, sahtekarlık sendromudur – yeterince iyiler mi?”

Mentorların buna duyarlı olmasının ve bunu anlamasının hayati önem taşıdığını vurguluyor. uzaktayken performansınızı başkalarına karşı ölçmek çok daha zordur. Özellikle ekipleri uzaktan yöneten kişilerin imposter sendromundan muzdarip olabileceğini de ekliyor.

S4) Bir mentiyi bilgiyle aşırı yüklemek ile hedeflerine en yüksek düzeyde doğrulukla ulaşmalarını beklemek arasında doğru denge nasıl bulunur?

Gren Gale, insanlara bir şeyi başardıklarını hissetmeleri ve bu yeni organizasyonda yollarını bulabilmeleri ve işleri gerçekleştirebilmeleri için mümkün olan en kısa sürede yapacakları basit görevler vermenin önemli olduğunu belirtiyor.

“Imposter sendromu yeni çalışanların moralinin bozulmasına yol açabilir. Daha önce de belirttiğim gibi, çalışan bağlılığı paketlerinden yararlanmanızı tavsiye ederim. Hedef belirleme ve gözden geçirme konusunda yardımcı olurlar. Bu paketlerin gücü, çalışan memnuniyetinin veya mutsuzluğunun veya bire bir eksikliğinin üst yönetime raporlamada işaretlenmesidir - görünmez olmaktan çıkar.

Eninde sonunda iyi bir yönetime bağlı olduğuna dikkat çekiyor. Ancak, uzaktan yönetici olmak ofis tabanlı olmaktan çok daha zordur. Eğitimi tüm yöneticileriniz için bir öncelik haline getirmek önemlidir.

“Dünyanın dört bir yanına yayılmış büyük bir ekibi yönettim ve dürüstçe söyleyebilirim ki bunu yüz yüze yönetmekten iki kat daha zor buldum.”

Yöneticileri uzaktan çalışma konusunda eğitmenin ve desteklemenin de önemli olduğunu, aksi takdirde streslerinin yeni çalışanlara bulaşabileceğini, onları kapatabileceğini ve morallerini bozabileceğini de sözlerine ekledi.

S5) Mentiyi doğru mentorlarla eşleştirmek ne kadar önemlidir?

Kısa cevap, son derece önemli! Teknolojiden ve uzaktan mentorluk konseptinden memnun olan mentorlar bulmak da önemlidir. Gren Gale, birçok şirketin son 18 ayda uzun vadeli bir kalıptan ziyade geçici bir önlem olarak uzaktan çalışmaya başvurduğuna dikkat çekiyor. Bu nedenle, mentorların uzaktan mentorluk konusunda çok fazla deneyimi olmayabilir ve insanların iletmeye çalıştıkları şeye nasıl tepki verebilirler. Bu nedenle, hem mentorların hem de mentilerin sabrı çok önemlidir.

“Bunun yöneticinizle 1:1 gündeminde olması gerekiyor. Eğitimin nasıl gidiyor? Mentorlarınız nasıl? Aynı şey mentorlardan da istenmelidir. Çalışmıyorsa değiştirin. Mentorları bir araya getirmek de mantıklı. Kazanılacak çok şey var ve bu adamlar ne kadar çok konuşur ve yaptıklarını gözden geçirirse o kadar iyi anlarlar.

Yöneticilerde olduğu gibi. Herkese daha iyi bir işe yarama şansı vermek için uzaktan mentorluk için göz önünde bulundurmaları gerekenler konusunda mentorları eğitmeyi düşünmeye değer.”

S6) Mentor, mentilerin hedeflerini kuruluşun hedefleri ile uyumlu hale getirmesine yardımcı olurken ne gibi tavsiyelerde bulunmalıdır?

Bu amaçla, Gren Gale, hedeflerin tüm çalışanlara mevcut iletişim kanalları aracılığıyla iletilmesinin üst yönetimin görevi olduğunu belirtmektedir. Bu nedenle, yerinde net bir iletişim hattına sahip olmak hayati önem taşımaktadır.

“Hedefler, her seviyenin bir üst seviye için belirlenen hedefleri tamamlamasıyla yukarıdan aşağıya doğru basamaklanmalıdır. Yöneticiler her zaman kuruluşun hedefleriyle uyumlu hedefler delege ediyor olmalıdır. Bu bir kez daha basit, iyi İK ilkelerine bağlıdır. İnsanlara ölçülebilir hedefler belirleyin ve bunlara karşı ilerlemelerini izleyin.”

Hedeflerin ölçülebilir, ulaşılabilir ve yöneticinizin yöneticisi tarafından verilen hedeflere uygun olduğundan emin olun.

S7) Bir proje yöneticisi, daha büyük ve dağınık ekiplerde atanan görevleri nasıl takip edebilir?

Gren Gale, en etkili çözümün, gerçek zamanlı uyarılar ve bildirimler ile her şeyden haberdar olmanızı sağlayan uygun bir proje veya görev yönetimi paketi kullanmak olduğuna dikkat çekiyor.

“Şahsen, proje yönetimi paketi aracılığıyla girdikleri ilerleme verilerini almanın yanı sıra her ekip üyesiyle ilerlemeleri hakkında konuşmayı tercih ederim. Ancak, bu zaman alıcı olabilir. Herkesi tek bir sanal odada bir araya getiremiyorsanız, ilerleme konusunda nasıl etkili bir şekilde iletişim kuracağınıza bakın.”

İşleri hızlı ve verimli hale getirmeyi amaçlayan yenilikçi proje yönetimi ve toplantı yazılımları olduğunu da sözlerine ekledi. Bir proje yönetimi paketi sizin için söz konusu değilse, en azından net bir görev dağılımı ve son tarihler içeren bir eylem listesi tuttuğunuzdan emin olun.

S8) Uzaktan çalışan bir ekip içinde, özellikle de yeni işe alınanlar arasında güven nasıl oluşturulur ve sürdürülür?

"Numara. 1, bir video görüşmesinde bedensiz bir ses olmayın. Yüzünü göster! Herkes kapatmış olsa bile videoyu açın. Profesyonel güvenilirliğinizi kanıtlayacaksanız, çok organize olmanız gerekir. Risk, sorun ve eylem listelerini koruyun ve planlarınızı güncel tutun. Bunların her birini ekibinizle paylaşın. Değişimin zirvesinde kalın.”

Gren Gale ayrıca hıza ayak uydurabilmek için bilmediğiniz teknik alanlarda kendi araştırmanızı yürütmenin yanı sıra bilginizdeki boşlukları doldurmak için aktif çaba sarf etmeye odaklanmanın her zaman daha iyi olduğunu öne sürüyor.

"Ekibinizdeki insanlara nasıl davrandığınız ve onlara nasıl davrandığınız size saygı kazandıracak. Kültürlerine, geleneklerine ve kişiliklerine saygı duymanız ve projeyi saygı kazanacak şekilde yürütmeniz gerekir.

Kaçınılmaz olarak proje yönetimi, bir projeyi teslim etmeye dahil olan geniş insan gruplarından ihtiyacınız olduğunda istediğiniz şeyi elde etmek için bir dereceye kadar ince bir manipülasyon içerir.

Ancak yöneticiler, politik manipülatörler veya ekibin ortak hedefleri ile uyumlu olmayan biri gibi görünmemeye de dikkat etmelidir. Burada önemli olan güven inşa etmektir.

“İnsanlara güvenir ve onları desteklerseniz, onların hemen hemen her zaman size hizmet edeceklerini her zaman bulmuşumdur. En saygın insanlar, gizli bir gündemi yokmuş gibi görünen ama ortak amaç için çalışan kişilerdir.”

S9) Yeni işe alınan bir uzak çalışana bir iş rolünden beklentileri nasıl belirlenir ve uygun şekilde iletilir?

Çalışanlar arasında netlik veya anlayış eksikliği olduğunda, bir kişinin iş rolüne ilişkin beklentilerle ilgili sorunlar ortaya çıkabilir. Ancak bu uzaktan gerçekleştiğinde, bu tür sorunlar zihninizde büyüyebilir. Glen Gale, bunun üstesinden gelmek için en etkili çözümün iletişim olduğunun altını çiziyor.

“Uzak ekiplerde iletişim anahtardır. Yöneticiler, ekiplerinin her biri ile düzenli olarak, tercihen haftalık olarak bire bir görüşme yapmalıdır. Bu toplantılar, bir çalışanın nasıl hissettiğine ilişkin açık soruların yanı sıra hedef belirleme ve incelemeyi içermelidir.

Ekip toplantıları ve kısa günlük 'stand-up' toplantıları da ekibin neyi başarmaya çalıştığını iletmede önemli bileşenlerdir ve yeni katılanların daha hızlı çözülmesiyle ilgili sorunlara yol açması gerekir.”

S10) Hem yönetici hem de yeni işe alınan kişi, birbirleriyle olumlu bir ilişki geliştirmek ve sorunlardan kaçınmak için hangi adımları atabilir?

Gren Gale, herhangi bir sorunu tespit etmek için her iki tarafta da dürüstlüğün ve açıklığın şart olduğunu vurguluyor. Bu, ofis tabanlı personel için de geçerlidir. Bununla birlikte, kayda değer bir şey, insanların bir görüntülü görüşmede yüz yüze görüşmeye göre daha az çekingenliğe sahip olma eğiliminde olmalarıdır. Bu uzaktan çalışma için olumlu olabilir!

“Ayrıca yeni çalışanların yöneticileri hakkında diğer çalışanlarla görüşerek bakış açısı kazanabilmeleri de yardımcı oluyor. Bazı yöneticiler daha az ulaşılabilir görünebilir, ancak onları tanıyan insanlar sizi tanıdıktan sonra iyi olduklarını merak etmeyin diyebilir.”

Uzak şirketlerin, personel arasındaki sosyal etkileşimi güçlü bir şekilde teşvik etmesi gerektiğini de ekliyor. Bu, ekipler halinde sosyal yöneticiler veya sosyal organizatörler atayarak yapılabilir. Yeni çalışanları katılmaya teşvik etmek için ekstra yol kat etmelidirler.

“Bu cephede hem çevrimiçi hem de gerçek dünyadaki sosyal etkinlikler ve buz kırıcılar hakkında çok fazla fikir var. Kitaplarımda biraz bulacaksınız ya da sadece google'da ve çok daha fazlasını bulacaksınız! Ayrıca ekip buluşmalarının büyük bir savunucusuyum. Uzak bir ekipteki herkesi birkaç günlüğüne bir araya getirmek için organize edilmiş etkinlikler. Bu, herkesin bir takım olarak birbirine bağlanmasına ve çalışmasına yardımcı olur.”