Cum să instruiți și să îndrumați noii angajați de la distanță pentru a construi o forță de muncă productivă

Lucrul de la distanță nu trebuie să fie o întrerupere pentru a stimula relații semnificative între mentori și mentori. Există mai multe tablă albă și instrumente de colaborare la distanță care vă permit să continuați formarea și mentorat cu ușurință în timp real.

Creately, împreună cu Gren Gale de la PM Results, a organizat un chat pe Twitter pentru a explora modalități de instruire și îndrumare a angajaților de la distanță pentru a spori productivitatea forței de muncă. Mai jos este o versiune organizată a discuției.

Î1) Noii angajați de la distanță se luptă de obicei cu acces redus la un suport de instructor „peste umăr”; cum să depășesc această problemă?

Gren Gale subliniază că multe companii nu au procese clar definite. Adesea, doar puțini oameni știu exact cum funcționează procesele. El spune că acest lucru poate duce la confuzie în rândul noilor recruți la distanță.

„ Recomand companiilor să-și analizeze și să-și documenteze procesele. Deși aceasta nu este o muncă de cinci minute și poate distra oamenii ocupați, este o muncă pe care ar trebui să o întreprindeți cu siguranță. Vă recomand să vă uitați la Lean Six Sigma pentru a analiza procesele și puteți utiliza Creately pentru a colabora și a le documenta.”

El mai sugerează că atât forța de muncă de la birou, cât și cea de la distanță ar trebui să construiască o bază de cunoștințe.

„Toate procesele tale ar trebui să se bazeze pe o bază de cunoștințe împreună cu cunoștințele de specialitate care se află în capul oamenilor, dar care nu sunt niciodată notate. Lucrurile legate de igiena muncii, cum ar fi cheltuielile, salariile și politicile de resurse umane ar trebui să existe și ele.

Este o idee bună să includeți autori pentru fiecare pagină în baza de cunoștințe și o pictogramă de contact, astfel încât oamenii să știe cine sunt experții care să pună întrebări.”

Î2) Cum să faceți informațiile ușor accesibile angajaților de la distanță, în special online?

În acest scop, Gren Gale evidențiază importanța de a avea întâlniri structurate – care sunt procesate – pentru echipele aflate la distanță, zilnic și săptămânal.

„Întrebări precum ce mai faci? Ești blocat cu ceva? Sau cum te simti despre munca? ar trebui intrebat. Stabilirea obiectivelor și apoi măsurarea cât de bine se descurcă noii angajați este esențială atât pentru management, cât și pentru moralul unui nou angajat.

Este un principiu bun să organizezi zilnic „întâlniri în picioare” ale echipei și să inviti noi angajați la acestea. Pachetele de implicare a angajaților oficializează aceste aranjamente și sunt un mare fan al acestora pentru munca la distanță sau hibridă.”

De asemenea, menționează că o organigramă este și un instrument esențial pentru noii angajați.

„Încercați să vă găsiți drumul într-o echipă de la distanță sau, mai rău, în jurul unui client al companiei de la distanță fără nici un fel de organigramă și aveți mari probleme. Aveți nevoie de o diagramă care să indice ce fac oamenii și pentru cine lucrează și cum să îi contactați.”

El recomandă, de asemenea, utilizarea software-ului de implicare a angajaților pentru a se asigura că noii angajați sunt susținuți de managerii lor și să informeze managementul superior altfel. În plus, organizarea de evenimente sociale, față în față și online, va ajuta noii membri ai echipei să socializeze cu restul echipei.

„Sunt un mare fan al unui „zid al faimei!” care este oarecum similar cu o organigramă. Zidul faimei conține imagini cu oameni de pe organigrama cu o scurtă descriere a trecutului și a hobby-urilor lor.

Îi permite tuturor celor din echipă să știe cum arată colegii lor și oferă spațiu pentru discuții mici. Hei, ești pasionat de cinema, ciclist pasionat sau iubitor de muzică. Deschide backgroundul și interesele tuturor și asta ajută la inculcarea sentimentului de a fi într-o echipă.”

Q3) Ce calități califică o persoană să fie un bun mentor pentru un angajat de la distanță?

Calități precum a fi răbdător, a fi pregătit pentru a asculta și a vă asigura că aveți cunoștințe despre domeniul subiectului sau știți de unde să obțineți informațiile sunt atât comune pentru mentoratul individual cât și la distanță.

Cu toate acestea, Gren Gale a evidențiat unele abilități care sunt specifice muncii la distanță.

„Atât mentorii, cât și angajații trebuie să fie pe deplin confortabili cu tehnologia de lucru la distanță, să înțeleagă modul în care este organizată compania și cine ce face și să aibă o idee despre tipurile de insecurități și frustrări pe care le pot experimenta lucrătorii la distanță. Un sentiment comun pentru noii lucrători la distanță este sindromul impostorului – sunt suficient de buni?”

El subliniază că este vital ca mentorii să fie sensibili și să înțeleagă acest lucru. este mult mai greu să-ți măsori performanța față de ceilalți când ești la distanță. El adaugă că oamenii care conduc echipe de la distanță în special pot suferi de sindromul impostorului.

Î4) Cum să găsiți echilibrul potrivit între supraîncărcarea unui mentorat cu informații și așteptarea ca acesta să-și atingă obiectivele cu cel mai înalt nivel de acuratețe?

Gren Gale afirmă că este important să le oferim oamenilor sarcini simple de făcut cât mai curând posibil, astfel încât să simtă că au realizat ceva și că sunt capabili să-și găsească drumul prin această nouă organizație și să facă lucrurile să se întâmple.

„Sindromul impostorului poate duce la demoralizarea noilor angajați. După cum am menționat mai devreme, aș recomanda utilizarea pachetelor de implicare a angajaților. Ele ajută la stabilirea și revizuirea obiectivelor. Punctul forte al acestor pachete este că satisfacția sau nefericirea angajaților sau lipsa de unu-la-unu este semnalată în raportarea către conducerea superioară – încetează să mai fie invizibilă.

El subliniază că în cele din urmă se rezumă la un management bun. Cu toate acestea, a fi un manager de la distanță este mult mai greu decât a fi la birou. Este important să faceți din formare o prioritate pentru toți managerii dvs.

„Am gestionat o echipă mare răspândită în întreaga lume și pot spune sincer că mi s-a părut de două ori mai dificil decât gestionarea față în față.”

El a adăugat că este, de asemenea, important să se instruiască și să sprijine managerii pentru lucrul la distanță, deoarece stresul lor poate afecta noii angajați și îi poate opri și demoraliza.

Î5) Cât de important este să potriviți mentoratul cu mentorii potriviți?

Răspunsul scurt este, extrem de important! De asemenea, este esențial să găsiți mentori care se simt confortabil cu tehnologia și cu conceptul de mentorat la distanță. Gren Gale subliniază că multe companii au recurs la munca de la distanță în ultimele 18 luni ca o măsură temporară, mai degrabă decât un model pe termen lung. Prin urmare, este posibil ca mentorii să nu aibă prea multă experiență în mentorat la distanță și modul în care oamenii pot reacționa la ceea ce încearcă să transmită. Prin urmare, răbdarea atât din partea mentorilor, cât și a celor menționați este vitală.

„Acest lucru trebuie să fie pe agenda 1:1 cu managerul tău. Cum merge antrenamentul tău? Cum sunt mentorii tăi? Același lucru trebuie întrebat de la mentori. Dacă nu funcționează, schimbați-l. Adunarea mentorilor împreună are, de asemenea, sens. Sunt multe de învățat și cu cât acești tipi vorbesc mai mult și revizuiesc ceea ce fac, cu atât vor ajunge mai bine la asta.

Așa cum este cazul managerilor. Merită să luați în considerare formarea mentorilor în ceea ce trebuie să ia în considerare pentru mentorat la distanță, pentru a oferi tuturor șanse mai mari de a face acest lucru să funcționeze.”

Î6) Ce sfat ar trebui să dea un mentor atunci când îi ajută pe mentorați să-și alinieze obiectivele cu cele ale organizației?

În acest scop, Gren Gale afirmă că comunicarea obiectivelor către toți angajații prin canalele de comunicare disponibile este de sarcina conducerii superioare. Acesta este motivul pentru care este vital să existe o linie clară de comunicare.

„Obiectivele ar trebui să coboare de sus, fiecare nivel completând obiectivele stabilite pentru nivelul de mai sus. Managerii ar trebui să delege întotdeauna obiective care se aliniază cu obiectivele organizației. Încă o dată, acest lucru se reduce la principii simple și bune de HR. Stabiliți oamenilor obiective măsurabile și monitorizați-le progresul față de acestea.”

Asigurați-vă că obiectivele sunt măsurabile, realizabile și se potrivesc cu obiectivele pe care managerul dumneavoastră le-au fost date de managerul său.

Q7) Cum poate un manager de proiect să țină evidența sarcinilor atribuite în echipe mai mari și dispersate?

Gren Gale subliniază că cea mai eficientă soluție este utilizarea unui pachet adecvat de gestionare a proiectelor sau a sarcinilor, care vă permite să rămâneți la curent cu alerte și notificări în timp real.

„Personal, prefer să vorbesc cu fiecare membru al echipei despre progresul său, pe lângă faptul că primesc datele despre progres pe care le introduc prin pachetul de management al proiectului. Cu toate acestea, acest lucru poate consuma mult timp. Dacă nu îi puteți reuni pe toți într-o singură cameră virtuală, atunci uitați-vă la modul în care veți comunica eficient în ceea ce privește progresul.”

El a adăugat în continuare că există software inovator de management al proiectelor și întâlniri care își propune să facă lucrurile rapide și eficiente. Dacă un pachet de management de proiect este exclus pentru dvs., atunci asigurați-vă că mențineți cel puțin o listă de acțiuni cu o alocare clară a sarcinilor și termene limită.

Q8) Cum să construiți și să mențineți încrederea în cadrul unei echipe de lucru la distanță, în special în rândul noilor recruți?

"Nu. 1 este să nu fii o voce neîncarnată la un apel video. Arată-ți fața! Porniți videoclipul chiar dacă toți ceilalți îl au oprit. Dacă vrei să-ți dovedești credibilitatea profesională, trebuie să fii foarte organizat. Mențineți listele de riscuri, probleme și acțiuni și mențineți-vă planurile la zi. Împărtășiți fiecare dintre acestea echipei dvs. Rămâneți la curent cu schimbarea.”

Gren Gale sugerează, de asemenea, că este întotdeauna mai bine să vă concentrați pe a depune eforturi active pentru a umple golurile din cunoștințele dvs., pe lângă efectuarea propriei cercetări în domenii tehnice necunoscute, pentru a rămâne la curent.

„Modul în care acționați și tratați oamenii din echipa voastră vă va câștiga respect. Trebuie să le respectați cultura, obiceiurile și personalitățile, precum și să conduceți proiectul în așa fel încât să câștigați respect.

În mod inevitabil, managementul de proiect implică un grad de manipulare subtilă pentru a obține ceea ce îți dorești atunci când ai nevoie de la grupurile largi de oameni care sunt implicați în livrarea unui proiect.”

Cu toate acestea, managerii ar trebui să fie atenți să nu pară manipulatori politici sau cineva care nu este aliniat cu obiectivele comune ale echipei. Cheia aici este să construiești încredere.

„Întotdeauna am constatat că, dacă ai încredere și îi sprijini pe oameni, ei aproape întotdeauna vor livra pentru tine. Cei mai respectați oameni sunt cei care par să nu aibă o agendă ascunsă, dar care lucrează spre obiectivul comun.”

Q9) Cum să stabiliți și să comunicați în mod corespunzător așteptările unui rol de muncă unui angajat la distanță nou angajat?

Pot apărea probleme cu privire la așteptările cu privire la rolul unei persoane la locul de muncă atunci când există o lipsă de claritate sau înțelegere în rândul angajaților. Cu toate acestea, atunci când acest lucru se întâmplă de la distanță, astfel de probleme se pot amplifica în mintea ta. Glen Gale subliniază că comunicarea este cea mai eficientă soluție pentru a depăși acest lucru.

„Comunicarea în echipe la distanță este cheia. Managerii trebuie să țină unul la unu cu fiecare dintre echipele lor în mod regulat, de preferință săptămânal. Aceste întâlniri trebuie să includă stabilirea obiectivelor și revizuirea, precum și întrebări explicite despre cum se simte un angajat.

Întâlnirile de echipă și întâlnirile zilnice scurte „stand-up” sunt, de asemenea, componente importante în comunicarea a ceea ce echipa încearcă să realizeze și ar trebui să conducă la rezolvarea mai rapidă a problemelor legate de noii alați.”

Î10) Ce pași pot lua atât managerul, cât și noul recrut pentru a promova o relație pozitivă unul cu celălalt și pentru a evita problemele?

Gren Gale subliniază că onestitatea și deschiderea de ambele părți sunt esențiale pentru a identifica orice problemă. Acest lucru este valabil și pentru personalul de la birou. Cu toate acestea, un lucru demn de remarcat este că oamenii tind să aibă mai puține inhibiții la un apel video decât față în față. Acest lucru poate fi un lucru pozitiv pentru munca de la distanță!

„Este de asemenea util pentru noii angajați să poată vorbi despre managerii lor cu alți angajați pentru a obține perspectivă. Unii manageri pot părea mai puțin abordabili, dar oamenii care îi cunosc pot spune că nu-ți face griji că sunt bine după ce ajung să te cunoască.”

El adaugă că companiile aflate la distanță ar trebui să încurajeze puternic interacțiunea socială între personal. Acest lucru se poate face prin numirea unor manageri sociali sau organizatori sociali în echipe. Ar trebui să facă eforturi suplimentare pentru a încuraja noii angajați să participe.

„Există atât de multe idei pe acest front, atât online, cât și în lumea reală, evenimente sociale și spărgătoare de gheață. Veți găsi câteva în cărțile mele sau doar căutați pe google și veți găsi multe altele! De asemenea, sunt un mare susținător al întâlnirilor de echipă. Evenimente organizate pentru a reuni toți cei dintr-o echipă de la distanță timp de câteva zile. Acest lucru îi ajută pe toți să se lege și să lucreze în echipă.”