생산적인 인력을 구축하기 위해 원격으로 신입 직원을 교육하고 멘토링하는 방법

멘토와 멘티 간의 의미 있는 관계를 조성하기 위해 원격 근무가 중단될 필요는 없습니다. 실시간으로 쉽게 교육 및 멘토링을 계속할 수 있는 여러 화이트보드 및 원격 협업 도구가 있습니다.

Creately는 PM Results에서 Gren Gale과 함께 Twitter 채팅을 통해 원격 직원을 교육하고 멘토링하여 인력의 생산성을 향상시키는 방법을 모색했습니다. 아래는 토론의 선별된 버전입니다.

Q1) 새로운 원격 직원은 일반적으로 '어깨 너머로' 강사 지원에 대한 액세스 감소로 어려움을 겪습니다. 이 문제를 극복하는 방법?

Gren Gale은 많은 회사가 명확하게 정의된 프로세스가 없다고 지적합니다. 종종 소수의 사람들만이 프로세스가 정확히 어떻게 작동하는지 알고 있습니다. 그는 이것이 새로운 원격 채용자들 사이에 혼란을 초래할 수 있다고 말합니다.

“ 기업이 프로세스를 분석하고 문서화할 것을 권장합니다. 이것은 5분짜리 작업이 아니며 바쁜 사람들을 방해할 수 있지만 반드시 수행해야 하는 작업입니다. 린 식스 시그마 를 통해 프로세스를 분석하고 Creately 를 사용하여 협업하고 문서화하는 것이 좋습니다.”

그는 또한 사무실 기반 인력과 원격 인력 모두가 지식 기반을 구축해야 한다고 제안합니다.

“모든 프로세스는 사람들의 머리 속에 있지만 결코 기록되지 않는 전문 지식과 함께 지식 기반에 있어야 합니다. 비용, 급여 및 HR 정책과 같은 작업 위생 항목도 있어야 합니다.

지식 기반의 각 페이지에 대한 작성자와 연락처 아이콘을 포함하여 사람들이 질문할 전문가가 누구인지 알 수 있도록 하는 것이 좋습니다.”

Q2) 원격 직원, 특히 온라인에서 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 하는 방법은 무엇입니까?

이를 위해 Gren Gale은 원격 팀을 위해 매일 및 매주 회의를 조직화하는 것의 중요성을 강조합니다.

"잘 지내? 당신은 아무것도 붙어 있습니까? 아니면 일에 대해 어떻게 생각하세요? 물어야 한다. 목표를 설정하고 신입 사원이 얼마나 잘하고 있는지 측정하는 것은 신입 사원의 관리와 사기 모두에 필수적입니다.

일일 팀 '스탠드 업 미팅'을 조직하고 여기에 새 직원을 초대하는 것이 좋은 원칙입니다. 직원 참여 패키지는 이러한 계획을 공식화하고 저는 원격 또는 하이브리드 작업에 대해 이 패키지를 열렬히 지지합니다.”

그는 또한 조직도가 신입 사원에게 필수적인 도구라고 언급합니다.

“어떤 조직도도 없이 원격 팀이나 더 심한 경우 원격 회사의 클라이언트 주변에서 길을 찾으려고 하면 큰 문제에 빠지게 됩니다. 사람들이 무엇을 하고 누구를 위해 일하며 어떻게 연락해야 하는지 보여주는 차트가 필요합니다.”

그는 또한 직원 참여 소프트웨어를 사용하여 새 직원이 관리자의 지원을 받고 있는지 확인하고 고위 경영진에게 그렇지 않은 경우 알릴 것을 권장합니다. 또한, 대면 및 온라인으로 사교 행사를 조직하면 새로운 팀원이 나머지 팀원과 사교하는 데 도움이 됩니다.

“저는 '명예의 벽'의 열렬한 팬입니다! whicis는 조직도와 다소 유사합니다. 명예의 벽에는 조직도에 있는 사람들의 이미지와 배경 및 취미에 대한 간략한 설명이 포함되어 있습니다.

팀의 모든 사람이 동료의 모습을 알 수 있게 하고 잡담을 할 수 있는 여지를 제공합니다. 안녕하세요, 당신은 영화광, 열렬한 사이클리스트 또는 음악 애호가입니다. 모든 사람의 배경과 관심을 열어주고 팀에 있다는 느낌을 심어주는 데 도움이 됩니다.”

Q3) 원격 직원에게 좋은 멘토가 될 수 있는 자질은 무엇입니까?

인내심, 경청 준비, 주제 영역에 대한 지식 또는 정보 입수 위치 파악과 같은 자질은 일대일 멘토링과 원격 멘토링 모두에 공통적입니다.

그러나 Gren Gale은 원격 근무와 관련된 몇 가지 기술을 강조했습니다.

“멘토와 직원 모두 원격 근무 기술에 완전히 익숙해져야 하고, 회사가 어떻게 조직되어 있고 누가 무엇을 하는지 이해하고, 원격 근무자가 경험할 수 있는 불안과 좌절에 대한 아이디어가 있어야 합니다. 새로운 원격 근무자들의 공통된 감정은 사기꾼 증후군입니다. 충분히 좋은가요?”

그는 멘토가 이것을 민감하고 이해하는 것이 중요하다고 강조합니다. 당신이 멀리 떨어져 있을 때 다른 사람들과 당신의 성과를 측정하는 것은 훨씬 더 어렵습니다. 그는 특히 원격으로 팀을 이끄는 사람들이 사기꾼 증후군에 걸릴 수 있다고 덧붙입니다.

Q4) 멘티에게 정보 과부하를 주는 것과 그들이 목표를 최고 수준의 정확도로 달성하기를 기대하는 것 사이에서 적절한 균형을 찾는 방법은 무엇입니까?

Gren Gale은 사람들에게 가능한 한 빨리 수행할 간단한 작업을 제공하여 무언가를 성취했다고 느낄 수 있고 이 새로운 조직을 통해 자신의 길을 찾고 성과를 낼 수 있도록 하는 것이 중요하다고 말합니다.

“사기 증후군은 신입 사원의 사기를 저하시킬 수 있습니다. 앞서 언급했듯이 직원 참여 패키지를 사용하는 것이 좋습니다. 그들은 목표 설정 및 검토를 돕습니다. 이러한 패키지의 강점은 직원 만족도, 불행 또는 일대일 부족이 고위 경영진에 보고할 때 표시된다는 것입니다.

그는 결국 좋은 경영으로 귀결된다고 지적합니다. 그러나 원격 관리자가 되는 것은 사무실에서 근무하는 것보다 훨씬 어렵습니다. 모든 관리자에게 교육을 우선 순위로 두는 것이 중요합니다.

"저는 전 세계에 퍼져 있는 대규모 팀을 관리해 왔으며 솔직히 대면 관리보다 두 배나 어렵다는 것을 알았다고 말할 수 있습니다."

그는 원격 근무를 위해 관리자를 훈련하고 지원하는 것도 중요하다고 덧붙였습니다. 그렇지 않으면 그들의 스트레스가 신입 직원에게 영향을 미치고 직원의 사기를 꺾고 사기를 저하시킬 수 있다고 덧붙였습니다.

Q5) 멘티와 멘티의 매칭이 얼마나 중요한가요?

짧은 대답은 매우 중요합니다! 기술과 원격 멘토링의 개념에 익숙한 멘토를 찾는 것도 필수적입니다. Gren Gale은 많은 기업이 지난 18개월 동안 장기적인 패턴이 아닌 임시 조치로 원격 근무에 의존했다고 지적합니다. 따라서 멘토는 원격 멘토링에 대한 경험이 많지 않을 수 있으며 사람들이 전달하려는 내용에 어떻게 반응할지 모릅니다. 따라서 멘토와 멘티 모두의 인내심이 중요합니다.

“이것은 당신의 매니저와 1:1 의제에 있어야 합니다. 훈련은 어떻게 진행되고 있습니까? 멘토님들은 어떠세요? 멘토에게도 같은 질문이 필요합니다. 작동하지 않으면 변경하십시오. 멘토를 함께 모으는 것도 의미가 있습니다. 배울 점이 많으며 이 사람들이 자신이 하고 있는 일에 대해 더 많이 이야기하고 검토할수록 더 잘할 수 있습니다.

관리자의 경우도 마찬가지입니다. 모든 사람에게 더 나은 기회를 제공하기 위해 원격 멘토링에 대해 고려해야 할 사항에 대해 멘토를 교육하는 것을 고려해 볼 가치가 있습니다.”

Q6) 멘토는 멘티가 조직의 목표와 목표를 일치시키도록 도울 때 어떤 조언을 해야 합니까?

이를 위해 Gren Gale은 사용 가능한 커뮤니케이션 채널을 통해 모든 직원에게 목표를 전달하는 것이 고위 경영진의 의무라고 말합니다. 그렇기 때문에 명확한 커뮤니케이션 라인을 마련하는 것이 중요합니다.

“목표는 각 레벨이 상위 레벨에 대해 설정된 목표를 완료하면서 위에서 아래로 계단식으로 내려와야 합니다. 관리자는 항상 조직의 목표와 일치하는 목표를 위임해야 합니다. 다시 한번 이것은 간단하고 좋은 HR 원칙으로 귀결됩니다. 사람들에게 측정 가능한 목표를 설정하고 그 목표에 대한 진행 상황을 모니터링하십시오.”

목표가 측정 가능하고 달성 가능하며 상사가 부여한 목표와 맞는지 확인하십시오.

Q7) 프로젝트 관리자는 더 크고 분산된 팀에서 할당된 작업을 어떻게 추적할 수 있습니까?

Gren Gale은 가장 효과적인 솔루션이 적절한 프로젝트 또는 작업 관리 패키지를 사용하여 실시간 경고 및 알림을 통해 상황을 파악하는 것이라고 지적합니다.

“개인적으로는 프로젝트 관리 패키지를 통해 입력한 진행 데이터를 받는 것 외에도 각 팀원과 진행 상황에 대해 이야기하고 싶습니다. 그러나 이는 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 모든 사람을 하나의 가상 방에 모을 수 없다면 진행 상황에 대해 효과적으로 의사 소통하는 방법을 살펴보십시오.”

그는 또한 작업을 빠르고 효율적으로 만드는 것을 목표로 하는 혁신적인 프로젝트 관리 및 회의 소프트웨어가 있다고 덧붙였습니다. 프로젝트 관리 패키지가 당신에게 문제가 되지 않는다면, 최소한 명확한 작업 할당과 기한이 있는 작업 목록을 유지해야 합니다.

Q8) 원격 근무 팀, 특히 신입 사원 간의 신뢰를 구축하고 유지하는 방법은 무엇입니까?

"아니요. 1 화상 통화에서 육체가 없는 목소리가 되어서는 안 됩니다. 당신의 얼굴을 보여! 다른 사람들이 모두 꺼져 있더라도 비디오를 켜십시오. 직업적 신뢰성을 입증하려면 매우 조직적이어야 합니다. 위험, 문제 및 조치 목록을 유지하고 계획을 최신 상태로 유지하십시오. 이들 각각을 팀과 공유하십시오. 변화의 선두에 서십시오.”

Gren Gale은 또한 속도를 유지하기 위해 익숙하지 않은 기술 분야에 대한 자체 연구를 수행하는 것 외에도 지식의 격차를 채우기 위해 적극적인 노력을 기울이는 데 항상 집중하는 것이 좋다고 제안합니다.

“당신이 행동하고 팀원들을 대하는 방식은 당신을 존경받을 것입니다. 그들의 문화, 관습, 개성을 존중하고 존중받을 수 있는 방식으로 프로젝트를 진행해야 합니다.

불가피하게 프로젝트 관리에는 프로젝트 제공에 관련된 광범위한 사람들로부터 필요할 때 원하는 것을 얻기 위해 어느 정도 미묘한 조작이 수반됩니다.”

그러나 관리자는 정치적인 조작자나 팀의 공통 목표와 일치하지 않는 사람처럼 보이지 않도록 주의해야 합니다. 여기서 핵심은 신뢰를 구축하는 것입니다.

“당신이 사람들을 신뢰하고 지지한다면 그들은 거의 항상 당신을 위해 제공할 것이라는 것을 항상 발견했습니다. 가장 존경받는 사람들은 숨은 의제가 없어 보이지만 공동의 목표를 향해 노력하는 사람들입니다.”

Q9) 새로 고용된 원격 직원에게 직무 역할에 대한 기대치를 설정하고 적절하게 전달하는 방법은 무엇입니까?

직원들 사이에 명확성 또는 이해가 부족할 때 개인의 직무 역할에 대한 기대와 관련하여 문제가 발생할 수 있습니다. 그러나 이것이 원격으로 발생하면 그러한 문제가 마음에서 증폭 될 수 있습니다. 글렌 게일은 이를 극복하기 위한 가장 효과적인 솔루션이 커뮤니케이션이라고 강조합니다.

“원격 팀의 커뮤니케이션이 핵심입니다. 관리자는 정기적으로, 가급적이면 매주 각 팀과 일대일로 만나야 합니다. 이러한 회의에는 목표 설정 및 검토는 물론 직원의 기분에 대한 명확한 질문이 포함되어야 합니다.

팀 회의와 매일의 짧은 '스탠드업' 회의도 팀이 달성하고자 하는 바를 전달하는 데 중요한 구성 요소이며 새로운 구성원이 더 빨리 해결되는 문제로 이어져야 합니다.”

Q10) 관리자와 신입사원이 서로 긍정적인 관계를 형성하고 문제를 피하기 위해 어떤 조치를 취해야 합니까?

Gren Gale은 문제를 발견하기 위해서는 양측의 정직과 개방성이 필수적이라고 강조합니다. 이것은 사무실에 근무하는 직원에게도 적용됩니다. 그러나 주목할 가치가 있는 한 가지는 사람들이 대면 통화보다 화상 통화에 대한 억제가 덜한 경향이 있다는 것입니다. 이것은 원격 작업에 긍정적일 수 있습니다!

“신입사원들이 자신의 관리자에 대해 다른 직원들과 이야기할 수 있는 것도 관점을 얻는 데 도움이 됩니다. 일부 관리자는 접근하기 어려워 보일 수 있지만 그들을 아는 사람들은 당신을 알게 된 후에는 괜찮을 테니 걱정하지 않아도 된다고 말할 수 있습니다.”

그는 원격 회사가 직원 간의 사회적 상호 작용을 강력하게 장려해야 한다고 덧붙입니다. 이것은 팀에 소셜 관리자 또는 소셜 조직자를 지정하여 수행할 수 있습니다. 그들은 신입 사원의 참여를 독려하기 위해 더 많은 노력을 기울여야 합니다.

“온라인 및 실제 사회 행사와 아이스 브레이커 모두 이 전선에 대해 많은 아이디어가 있습니다. 내 책에서 일부를 찾거나 Google에서 검색하면 더 많은 것을 찾을 수 있습니다! 나는 또한 팀 모임의 열렬한 지지자입니다. 며칠 동안 원격 팀의 모든 사람들을 모으기 위해 이벤트를 조직했습니다. 이것은 모든 사람들이 결속하고 팀으로 일하는 데 도움이 됩니다.”