Cara Melatih dan Membimbing Karyawan Baru dari Jarak Jauh untuk Membangun Tenaga Kerja yang Produktif

Bekerja dari jarak jauh tidak perlu menjadi gangguan untuk membina hubungan yang bermakna antara mentor dan mentee. Ada beberapa papan tulis dan alat kolaborasi jarak jauh yang memungkinkan Anda melanjutkan pelatihan dan bimbingan dengan mudah secara real-time.

Creately, bersama dengan Gren Gale di PM Result mengadakan obrolan Twitter untuk mengeksplorasi cara melatih dan membimbing karyawan jarak jauh untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja. Diberikan di bawah ini adalah versi diskusi yang dikuratori.

Q1) Karyawan jarak jauh baru biasanya berjuang dengan akses yang berkurang ke dukungan instruktur 'over the shoulder'; bagaimana mengatasi masalah ini?

Gren Gale menunjukkan bahwa banyak perusahaan tidak memiliki proses yang jelas. Seringkali hanya sedikit orang yang tahu bagaimana tepatnya proses bekerja. Dia mengatakan bahwa ini dapat menyebabkan kebingungan di antara rekrutan jarak jauh baru.

“ Saya merekomendasikan perusahaan menganalisis dan mendokumentasikan proses mereka. Meskipun ini bukan pekerjaan lima menit dan mungkin mengalihkan orang-orang sibuk, ini adalah pekerjaan yang harus Anda lakukan. Saya sarankan Anda melihat Lean Six Sigma untuk menganalisis proses dan Anda dapat menggunakan Creately untuk berkolaborasi dan mendokumentasikannya.”

Dia lebih lanjut menyarankan bahwa baik tenaga kerja berbasis kantor dan jarak jauh harus membangun basis pengetahuan.

“Semua proses Anda harus berada di basis pengetahuan bersama dengan pengetahuan ahli yang ada di kepala orang tetapi tidak pernah tertulis. Hal-hal kebersihan kerja seperti pengeluaran, penggajian, dan kebijakan SDM juga harus ada.

Sebaiknya sertakan penulis untuk setiap halaman di basis pengetahuan dan ikon kontak sehingga orang tahu siapa pakar yang akan mengajukan pertanyaan.”

Q2) Bagaimana membuat informasi mudah diakses oleh karyawan jarak jauh, terutama online?

Untuk tujuan ini, Gren Gale menyoroti pentingnya mengadakan pertemuan terstruktur – yang dibuat dengan catatan – untuk tim jarak jauh setiap hari dan setiap minggu.

“Pertanyaan seperti bagaimana kabarmu? Apakah Anda terjebak dengan sesuatu? Atau bagaimana perasaan Anda tentang pekerjaan? harus ditanyakan. Menetapkan tujuan dan kemudian mengukur seberapa baik kinerja karyawan baru sangat penting bagi manajemen dan moral karyawan baru.

Ini adalah prinsip yang baik untuk mengatur tim harian 'berdiri rapat' dan mengundang karyawan baru untuk ini. Paket keterlibatan karyawan meresmikan pengaturan ini dan saya penggemar berat ini untuk pekerjaan jarak jauh atau hibrida.

Dia juga menyebutkan bahwa bagan organisasi juga merupakan alat penting bagi karyawan baru.

“Coba temukan jalan Anda di sekitar tim jarak jauh atau lebih buruk lagi, di sekitar klien perusahaan jarak jauh tanpa bagan organisasi apa pun dan Anda berada dalam masalah besar. Anda memerlukan bagan yang menunjukkan apa yang dilakukan orang dan untuk siapa mereka bekerja dan bagaimana menghubungi mereka.”

Dia juga merekomendasikan penggunaan perangkat lunak keterlibatan karyawan untuk memastikan bahwa karyawan baru didukung oleh manajer mereka dan memberi tahu manajemen senior sebaliknya. Selain itu, menyelenggarakan acara sosial, tatap muka dan online, akan membantu anggota tim baru bersosialisasi dengan anggota tim lainnya.

“Saya penggemar berat 'wall of fame!' yang agak mirip dengan bagan organisasi. Dinding ketenaran berisi gambar orang-orang di bagan organisasi dengan deskripsi singkat tentang latar belakang dan hobi mereka.

Ini memungkinkan semua orang di tim mengetahui seperti apa penampilan rekan kerja mereka dan memberikan ruang untuk obrolan ringan. Hei, Anda penggemar film, pengendara sepeda, atau pecinta musik. Ini membuka latar belakang dan minat semua orang dan itu membantu menanamkan perasaan berada dalam sebuah tim.”

Q3) Kualitas apa yang membuat seseorang memenuhi syarat untuk menjadi mentor yang baik bagi karyawan jarak jauh?

Kualitas seperti bersabar, bersiap untuk mendengarkan dan memastikan Anda memiliki pengetahuan tentang bidang subjek atau tahu di mana mendapatkan informasi, keduanya umum untuk mentoring satu lawan satu dan jarak jauh.

Namun, Gren Gale menyoroti beberapa keterampilan yang khusus untuk pekerjaan jarak jauh.

“Baik mentor dan karyawan harus benar-benar nyaman dengan teknologi kerja jarak jauh, memiliki pemahaman tentang bagaimana perusahaan diatur dan siapa yang melakukan apa, dan memiliki gagasan tentang jenis rasa tidak aman dan frustrasi yang mungkin dialami pekerja jarak jauh. Perasaan umum untuk pekerja jarak jauh baru adalah sindrom penipu – apakah mereka cukup baik?”

Dia menekankan bahwa sangat penting bahwa mentor peka dan memahami hal ini. itu jauh lebih sulit untuk mengukur kinerja Anda terhadap orang lain ketika Anda jauh. Dia menambahkan bahwa orang yang memimpin tim dari jarak jauh khususnya dapat menderita sindrom penipu.

Q4) Bagaimana menemukan keseimbangan yang tepat antara membebani mentee dengan informasi dan mengharapkan mereka untuk mencapai tujuan mereka dengan tingkat akurasi tertinggi?

Gren Gale menyatakan bahwa penting untuk memberi orang tugas-tugas sederhana untuk dilakukan sesegera mungkin sehingga mereka dapat merasa bahwa mereka telah mencapai sesuatu dan bahwa mereka dapat menemukan jalan mereka melalui organisasi baru ini dan mewujudkannya.

“Sindrom penipu dapat menyebabkan demoralisasi karyawan baru. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, saya akan merekomendasikan untuk menggunakan paket keterlibatan karyawan. Mereka membantu dengan penetapan tujuan dan peninjauan. Kekuatan dari paket-paket ini adalah bahwa kepuasan atau ketidakbahagiaan karyawan atau kurangnya komunikasi satu-ke-satu ditandai dalam pelaporan ke manajemen senior – hal itu tidak lagi terlihat.

Dia menunjukkan bahwa itu pada akhirnya bermuara pada manajemen yang baik. Namun, menjadi manajer jarak jauh jauh lebih sulit daripada berbasis kantor. Penting untuk menjadikan pelatihan sebagai prioritas bagi semua manajer Anda.

“Saya telah mengelola tim besar yang tersebar di seluruh dunia dan saya dapat dengan jujur ​​mengatakan bahwa saya merasa itu dua kali lebih sulit daripada mengelola tatap muka.”

Dia menambahkan bahwa penting juga untuk melatih dan mendukung manajer untuk pekerjaan jarak jauh atau stres mereka dapat menular pada karyawan baru dan mematikannya serta menurunkan moral mereka.

Q5) Seberapa penting untuk mencocokkan mentee dengan mentor yang tepat?

Jawaban singkatnya adalah, sangat penting! Penting juga untuk menemukan mentor yang nyaman dengan teknologi dan dengan konsep mentoring jarak jauh. Gren Gale menunjukkan bahwa banyak perusahaan menggunakan pekerjaan jarak jauh selama 18 bulan terakhir sebagai tindakan sementara, daripada pola jangka panjang. Oleh karena itu, mungkin saja mentor tidak memiliki banyak pengalaman dalam mentoring jarak jauh dan bagaimana orang bereaksi terhadap apa yang mereka coba sampaikan. Oleh karena itu, kesabaran di pihak mentor dan mentee sangat penting.

“Ini perlu menjadi agenda 1:1 dengan manajer Anda. Bagaimana pelatihan Anda? Bagaimana mentor Anda? Hal yang sama perlu ditanyakan kepada mentor. Jika tidak berfungsi, ubah. Mendapatkan mentor bersama juga masuk akal. Ada banyak pembelajaran yang bisa diperoleh dan semakin banyak orang-orang ini berbicara dan meninjau apa yang mereka lakukan, semakin baik mereka akan mendapatkannya.

Seperti yang terjadi pada manajer. Ada baiknya mempertimbangkan untuk melatih mentor tentang apa yang perlu mereka pertimbangkan untuk pendampingan jarak jauh untuk memberi semua orang kesempatan yang lebih baik untuk membuatnya berhasil.”

Q6) Nasihat apa yang harus diberikan seorang mentor ketika membantu mentee menyelaraskan tujuan mereka dengan tujuan organisasi?

Untuk tujuan ini, Gren Gale menyatakan bahwa mengkomunikasikan tujuan kepada semua karyawan melalui saluran komunikasi yang tersedia adalah kewajiban manajemen senior. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk memiliki jalur komunikasi yang jelas.

“Gol harus mengalir turun dari atas dengan setiap level menyelesaikan tujuan yang ditetapkan untuk level di atas. Manajer harus selalu mendelegasikan tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Sekali lagi ini bermuara pada prinsip-prinsip SDM yang sederhana dan baik. Tetapkan tujuan terukur orang dan pantau kemajuan mereka terhadap itu. ”

Pastikan bahwa tujuan dapat diukur, dapat dicapai, dan sesuai dengan tujuan yang telah diberikan manajer Anda oleh manajernya.

Q7) Bagaimana manajer proyek dapat melacak tugas yang diberikan dalam tim yang lebih besar dan tersebar?

Gren Gale menunjukkan bahwa solusi yang paling efektif adalah dengan menggunakan proyek yang sesuai atau paket manajemen tugas yang memungkinkan Anda untuk tetap di atas hal-hal dengan peringatan dan pemberitahuan real-time.

“Secara pribadi, saya lebih suka berbicara dengan setiap anggota tim tentang kemajuan mereka, selain menerima data kemajuan yang mereka masukkan melalui paket manajemen proyek. Namun, ini bisa memakan waktu. Jika Anda tidak dapat mengumpulkan semua orang dalam satu ruang virtual, maka lihatlah bagaimana Anda akan berkomunikasi secara efektif dalam perkembangannya.”

Lebih lanjut dia menambahkan bahwa ada manajemen proyek dan perangkat lunak pertemuan yang inovatif yang bertujuan untuk membuat segala sesuatunya cepat dan efisien. Jika paket manajemen proyek tidak mungkin bagi Anda, maka pastikan untuk setidaknya mempertahankan daftar tindakan dengan alokasi tugas dan tenggat waktu yang jelas.

Q8) Bagaimana membangun dan memelihara kepercayaan dalam tim kerja jarak jauh, terutama di antara rekrutan baru?

"Tidak. 1 adalah jangan menjadi suara tanpa tubuh pada panggilan video. Tunjukkan wajahmu! Nyalakan video meskipun semua orang telah menonaktifkannya. Jika Anda ingin membuktikan kredibilitas profesional Anda, Anda harus sangat terorganisir. Pertahankan daftar risiko, masalah, dan tindakan serta perbarui rencana Anda. Bagikan masing-masing dengan tim Anda. Tetap di atas perubahan.”

Gren Gale juga menyarankan bahwa selalu lebih baik untuk berkonsentrasi pada upaya aktif untuk mengisi kesenjangan dalam pengetahuan Anda, selain melakukan penelitian Anda sendiri ke bidang teknis yang tidak dikenal, untuk tetap mengikuti perkembangan.

“Cara Anda bertindak dan memperlakukan orang-orang di tim Anda akan membuat Anda dihormati. Anda perlu menghormati budaya, kebiasaan, dan kepribadian mereka serta menjalankan proyek sedemikian rupa untuk mendapatkan rasa hormat.

Manajemen proyek yang tak terhindarkan melibatkan tingkat manipulasi halus untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan ketika Anda membutuhkannya dari kelompok besar orang yang terlibat dalam pelaksanaan proyek.”

Namun, manajer juga harus berhati-hati agar tidak terlihat seperti manipulator politik atau seseorang yang tidak selaras dengan tujuan bersama tim. Kuncinya di sini adalah membangun kepercayaan.

“Saya selalu menemukan bahwa jika Anda memercayai dan mendukung orang-orang, mereka hampir selalu memberikannya untuk Anda. Orang-orang yang paling dihormati adalah mereka yang tampaknya tidak memiliki agenda tersembunyi tetapi bekerja menuju tujuan bersama.”

Q9) Bagaimana cara mengatur dan mengomunikasikan harapan peran pekerjaan dengan benar kepada karyawan jarak jauh yang baru direkrut?

Masalah mungkin timbul mengenai harapan peran pekerjaan seseorang ketika ada ketidakjelasan atau pemahaman tentang hal itu di antara karyawan. Namun, ketika ini terjadi dari jarak jauh, masalah seperti itu dapat menguat di pikiran Anda. Glen Gale menyoroti bahwa komunikasi merupakan solusi paling efektif untuk mengatasi hal tersebut.

“Komunikasi dalam tim jarak jauh adalah kuncinya. Manajer harus mengadakan pertemuan satu lawan satu dengan masing-masing tim mereka secara teratur, sebaiknya setiap minggu. Rapat ini harus mencakup penetapan tujuan dan tinjauan serta pertanyaan eksplisit tentang bagaimana perasaan karyawan.

Rapat tim dan rapat singkat 'berdiri' harian juga merupakan komponen penting dalam mengomunikasikan apa yang coba dicapai oleh tim dan harus mengarah pada masalah dengan anggota baru yang dapat diselesaikan lebih cepat.”

Q10) Langkah-langkah apa yang dapat diambil oleh manajer dan rekrutan baru untuk membina hubungan positif satu sama lain dan menghindari masalah?

Gren Gale menekankan bahwa kejujuran dan keterbukaan di kedua sisi sangat penting untuk menemukan masalah. Ini berlaku untuk staf berbasis kantor juga. Namun, satu hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa orang cenderung memiliki lebih sedikit hambatan pada panggilan video daripada tatap muka. Ini mungkin positif untuk pekerjaan jarak jauh!

“Hal ini juga membantu bagi karyawan baru untuk dapat berbicara tentang manajer mereka dengan staf lain untuk mendapatkan perspektif. Beberapa manajer mungkin tampak kurang mudah didekati tetapi orang yang mengenal mereka mungkin mengatakan jangan khawatir mereka baik-baik saja setelah mengenal Anda.”

Dia menambahkan bahwa perusahaan jarak jauh harus sangat mendorong interaksi sosial antara staf. Hal ini dapat dilakukan dengan menunjuk manajer sosial atau organisator sosial dalam tim. Mereka harus bekerja ekstra untuk mendorong karyawan baru untuk mengambil bagian.

“Ada begitu banyak ide di depan ini baik online maupun acara sosial dunia nyata dan pemecah kebekuan. Anda akan menemukan beberapa di buku saya atau hanya google dan Anda akan menemukan lebih banyak lagi! Saya juga pendukung besar pertemuan tim. Menyelenggarakan acara untuk menyatukan semua orang dalam tim jarak jauh selama beberapa hari. Ini membantu semua orang terikat dan bekerja sebagai sebuah tim.”