如何遠程培訓和指導新員工以建立高效的勞動力

遠程工作不需要破壞導師和學員之間的有意義的關係。 有多種白板和遠程協作工具使您能夠輕鬆地實時繼續培訓和指導。

Creately 與 PM Results 的 Gren Gale 一起舉行了 Twitter 聊天，以探索培訓和指導遠程員工以提高勞動力生產力的方法。 下面給出了討論的策劃版本。

Q1) 新的遠程員工通常難以獲得“肩上”的講師支持； 如何克服這個問題？

Gren Gale 指出，許多公司沒有明確定義的流程。 通常只有少數人知道這些流程是如何運作的。 他說，這可能會導致新的遠程新兵產生混淆。

“我建議公司分析和記錄他們的流程。 雖然這不是五分鐘的工作，並且可能會轉移忙碌的人，但這是您絕對應該承擔的工作。 我建議您查看精益六西格碼來分析流程，您可以使用Creately進行協作並記錄它們。”

他進一步建議，辦公室和遠程員工都應該建立一個知識庫。

“您的所有流程都應該與存在於人們頭腦中但從未被記錄下來的專業知識一起存在於知識庫中。 費用、工資單和人力資源政策等工作衛生的東西也應該在那裡。

在知識庫中包含每個頁面的作者和聯繫人圖標是一個好主意，這樣人們就知道專家要向誰提問。”

Q2) 如何讓遠程員工（尤其是在線員工）輕鬆訪問信息？

為此，Gren Gale 強調了每天和每週為遠程團隊召開結構化會議（記錄在案）的重要性。

“你最近怎麼樣？ 你被什麼困住了嗎？ 或者你對工作的感覺如何？ 應該問。 設定目標然後衡量新員工的表現對於新員工的管理和士氣都至關重要。

組織日常團隊“站立會議”並邀請新員工參加這些活動是一個很好的原則。 員工敬業度包使這些安排正式化，我非常喜歡遠程或混合工作。”

他還提到，組織結構圖也是新員工必不可少的工具。

“嘗試在遠程團隊中尋找出路，或者更糟糕的是，在沒有任何組織結構的遠程公司的客戶周圍尋找出路，你就會遇到大麻煩。 你需要一個圖表來顯示人們做什麼、他們為誰工作以及如何联系他們。”

他還建議使用員工敬業度軟件，以確保新員工得到經理的支持，並讓高級管理層知道其他情況。 此外，組織面對面和在線社交活動將幫助新團隊成員與團隊其他成員進行社交。

“我是‘名人牆’的忠實粉絲！ whicis 有點類似於組織結構圖。 名人牆包含組織結構圖中人員的圖像，並簡要描述了他們的背景和愛好。

它讓團隊中的每個人都知道他們的同事長什麼樣，並為閒聊提供了空間。 嘿，您是電影迷、自行車愛好者或音樂愛好者。 它打開了每個人的背景和興趣，有助於灌輸融入團隊的感覺。”

Q3) 什麼樣的品質才能使一個人成為遠程員工的好導師？

諸如耐心、準備好傾聽以及確保您了解主題領域或知道從何處獲取信息等品質對於一對一和遠程指導都是常見的。

但是，Gren Gale 強調了一些特定於遠程工作的技能。

“導師和員工都必須完全適應遠程工作技術，了解公司的組織方式和誰在做什麼，並了解遠程工作人員可能遇到的各種不安全感和挫折感。 新遠程工作者的普遍感受是冒名頂替綜合症——他們夠好嗎？”

他強調，導師對此敏感並理解這一點至關重要。 當您處於遠程狀態時，要衡量您與他人的表現要困難得多。 他補充說，遠程領導團隊的人尤其可能患有冒名頂替綜合症。

Q4) 如何在讓學員信息過載和期望他們以最高準確度實現目標之間找到適當的平衡？

Gren Gale 指出，讓人們盡快完成簡單的任務非常重要，這樣他們才能感覺到自己已經取得了一些成就，並且能夠在這個新組織中找到自己的方式並讓事情發生。

“冒名頂替綜合症會導致新員工士氣低落。 正如我之前提到的，我建議使用員工敬業度包。 他們幫助設定目標和審查。 這些一攬子計劃的優勢在於，在向高級管理層報告時，員工的滿意度、不快樂或缺乏一對一會被標記出來——它不再是無形的。

他指出，這最終歸結為良好的管理。 但是，作為遠程經理比在辦公室工作要困難得多。 將培訓作為所有經理的優先事項非常重要。

“我管理過一個遍布世界各地的大型團隊，老實說，我發現這比面對面管理要困難兩倍。”

他補充說，培訓和支持管理人員進行遠程工作也很重要，否則他們的壓力可能會影響新員工，使他們失去興趣，使他們士氣低落。

Q5) 將被指導者與合適的導師相匹配有多重要？

簡短的回答是，非常重要！ 找到對技術和遠程指導概念感到滿意的導師也很重要。 Gren Gale 指出，在過去的 18 個月中，許多公司將遠程工作作為一種臨時措施，而不是長期模式。 因此，導師可能在遠程指導以及人們對他們試圖傳達的內容的反應方面沒有很多經驗。 因此，導師和學員的耐心是至關重要的。

“這需要與你的經理進行一對一的議程。 你的訓練進展如何？ 你的導師怎麼樣？ 同樣的事情也需要問導師。 如果它不起作用，請更改它。 讓導師聚在一起也很有意義。 有很多東西可以學習，這些人談論和回顧他們正在做的事情越多，他們就會做得越好。

對於經理來說也是如此。 值得考慮培訓導師，了解他們需要考慮的遠程指導，讓每個人都有更好的機會使其發揮作用。”

Q6) 在幫助學員將他們的目標與組織的目標保持一致時，導師應該給出什麼建議？

為此，Gren Gale 表示，通過可用的溝通渠道向所有員工傳達目標是高級管理層的責任。 這就是為什麼建立清晰的溝通渠道至關重要的原因。

“目標應該從頂部向下級聯，每個級別都完成為上一級設定的目標。 管理人員應始終委派與組織目標一致的目標。 這再次歸結為簡單、良好的人力資源原則。 為人們設定可衡量的目標，並對照這些目標監控他們的進展。”

確保目標是可衡量的、可實現的，並且符合您的經理給他/她的經理給的目標。

Q7) 項目經理如何在更大和分散的團隊中跟踪分配的任務？

Gren Gale 指出，最有效的解決方案是使用適當的項目或任務管理包，它允許您通過實時警報和通知掌握最新情況。

“就個人而言，除了接收他們通過項目管理包輸入的進度數據之外，我更願意與每個團隊成員討論他們的進度。 但是，這可能很耗時。 如果你不能讓每個人都聚集在一個虛擬房間裡，那麼看看你將如何就進展進行有效溝通。”

他進一步補充說，有創新的項目管理和會議軟件旨在使事情變得快速和高效。 如果項目管理包對您來說是不可能的，那麼請確保至少維護一個包含明確任務分配和截止日期的行動清單。

Q8) 如何在遠程工作團隊中建立和維護信任，尤其是在新員工之間？

“不。 1 不要在視頻通話中成為無形的聲音。 把臉露出來！ 即使其他人都關閉了視頻，也要打開視頻。 如果你要證明你的專業可信度，你需要非常有條理。 維護風險、問題和行動清單，並及時更新您的計劃。 與您的團隊分享這些內容。 緊跟變化。”

Gren Gale 還建議，除了對不熟悉的技術領域進行自己的研究外，最好集中精力積極努力填補知識空白，以便跟上進度。

“你的行為方式和對待團隊成員的方式會贏得你的尊重。 您需要尊重他們的文化、習俗和個性，並以贏得尊重的方式運行項目。

項目管理不可避免地涉及到一定程度的微妙操縱，以便在需要時從參與交付項目的廣泛群體中獲得所需的東西。”

然而，管理者也應該注意不要看起來像政治操縱者或與團隊共同目標不一致的人。 這裡的關鍵是建立信任。

“我一直發現，如果你信任和支持人們，他們幾乎總是會為你服務。 最受尊敬的人是那些看似沒有隱藏議程但正在朝著共同目標努力的人。”

Q9) 如何設置並正確地向新聘用的遠程員工傳達對工作角色的期望？

當員工對一個人的工作角色缺乏清晰或理解時，可能會出現關於一個人工作角色的期望的問題。 但是，當這種情況遠程發生時，這些問題可能會在您的腦海中放大。 Glen Gale 強調，溝通是克服這一問題的最有效解決方案。

“遠程團隊的溝通是關鍵。 經理必須定期（最好是每週）與他們的每個團隊進行一對一的交流。 這些會議必須包括目標設定和審查，以及關於員工感受的明確問題。

團隊會議和簡短的每日“站立”會議也是溝通團隊努力實現目標的重要組成部分，應該會導致新加入者的問題得到更快解決。”

Q10) 經理和新員工都可以採取哪些措施來促進彼此之間的積極關係並避免問題？

Gren Gale 強調，雙方的誠實和坦誠對於發現任何問題都是必不可少的。 這也適用於辦公室工作人員。 然而，值得注意的一件事是，人們對視頻通話的抑制往往比面對面通話要少。 這可能對遠程工作有利！

“新員工能夠與其他員工談論他們的經理以獲得觀點也很有幫助。 有些經理可能看起來不太平易近人，但認識他們的人可能會說，在他們認識你之後，別擔心他們很好。”

他補充說，遠程公司應大力鼓勵員工之間的社交互動。 這可以通過在團隊中任命社會經理或社會組織者來完成。 他們應該加倍努力，鼓勵新員工參與。

“在這方面，在線和現實世界的社交活動和破冰船都有很多想法。 你會在我的書中找到一些，或者只是谷歌它，你會發現更多！ 我也是團隊聚會的大力支持者。 組織了一些活動，讓遠程團隊中的每個人都聚在一起幾天。 這有助於每個人團結起來並作為一個團隊工作。”