Wie man neue Mitarbeiter aus der Ferne schult und betreut, um eine produktive Belegschaft aufzubauen

Fernarbeit muss keine Unterbrechung sein, um sinnvolle Beziehungen zwischen Mentoren und Mentees zu fördern. Es gibt mehrere Whiteboard- und Remote-Collaboration-Tools, mit denen Sie Schulungen und Mentoring problemlos in Echtzeit fortsetzen können.

Creately führte zusammen mit Gren Gale von PM Results einen Twitter-Chat durch, um Möglichkeiten zur Schulung und Betreuung von Remote-Mitarbeitern zu erkunden, um die Produktivität der Belegschaft zu steigern. Unten ist eine kuratierte Version der Diskussion.

F1) Neue Remote-Mitarbeiter haben normalerweise mit eingeschränktem Zugang zu einem „über die Schulter“-Trainer-Support zu kämpfen; wie kann man dieses problem überwinden?

Gren Gale weist darauf hin, dass viele Unternehmen keine klar definierten Prozesse haben. Oft wissen nur wenige, wie genau die Prozesse funktionieren. Er sagt, dass dies zu Verwirrung bei neuen Remote-Rekruten führen kann.

„ Ich empfehle Unternehmen, ihre Prozesse zu analysieren und zu dokumentieren. Das ist zwar kein Fünf-Minuten-Job und könnte vielbeschäftigte Leute ablenken, aber es ist eine Arbeit, die Sie auf jeden Fall übernehmen sollten. Ich empfehle Ihnen, sich Lean Six Sigma anzusehen , um Prozesse zu analysieren, und Sie können Creately verwenden, um daran mitzuarbeiten und sie zu dokumentieren.“

Er schlägt ferner vor, dass sowohl Büro- als auch Remote-Arbeitskräfte eine Wissensbasis aufbauen sollten.

„Alle Ihre Prozesse sollten zusammen mit dem Expertenwissen, das in den Köpfen der Menschen steckt, aber nie niedergeschrieben wird, auf einer Wissensbasis stehen. Die arbeitshygienischen Dinge wie Spesen, Gehaltsabrechnung und Personalrichtlinien sollten ebenfalls vorhanden sein.

Es ist eine gute Idee, Autoren für jede Seite in der Wissensdatenbank und ein Kontaktsymbol anzugeben, damit die Leute wissen, wer die Experten sind, die Fragen stellen können.“

F2) Wie kann man Informationen für Remote-Mitarbeiter leicht zugänglich machen, insbesondere online?

Zu diesem Zweck betont Gren Gale die Bedeutung von strukturierten Meetings – die protokolliert werden – für Remote-Teams auf täglicher und wöchentlicher Basis.

„Fragen wie wie geht es dir? Steckst du bei irgendetwas fest? Oder wie sieht es mit der Arbeit aus? sollte gefragt werden. Das Setzen von Zielen und das anschließende Messen der Leistung neuer Mitarbeiter ist sowohl für das Management als auch für die Moral eines neuen Mitarbeiters von entscheidender Bedeutung.

Es ist ein gutes Prinzip, tägliche Team-Stand-up-Meetings zu organisieren und neue Mitarbeiter dazu einzuladen. Mitarbeiterengagement-Pakete formalisieren diese Vereinbarungen, und ich bin ein großer Fan davon für Remote- oder Hybridarbeit.“

Er erwähnt auch, dass ein Organigramm auch ein wesentliches Instrument für neue Mitarbeiter ist.

„Versuchen Sie, sich in einem Remote-Team oder noch schlimmer, in einem Kunden des Remote-Unternehmens ohne Organigramm zurechtzufinden, und Sie geraten in große Schwierigkeiten. Sie brauchen ein Diagramm, das zeigt, was die Leute tun und für wen sie arbeiten und wie man sie kontaktiert.“

Er empfiehlt auch den Einsatz von Software zur Mitarbeiterbindung, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter von ihren Vorgesetzten unterstützt werden, und teilt der Geschäftsleitung das Gegenteil mit. Darüber hinaus hilft die Organisation von sozialen Veranstaltungen, persönlich und online, neuen Teammitgliedern, Kontakte mit dem Rest des Teams zu knüpfen.

„Ich bin ein großer Fan einer ‚Wall of Fame!' whicis ist einem Organigramm etwas ähnlich. Die Wall of Fame enthält Bilder von Personen aus dem Organigramm mit einer kurzen Beschreibung ihres Werdegangs und ihrer Hobbys.

Es lässt alle im Team wissen, wie die Kollegen aussehen und bietet Raum für Smalltalk. Hey, du bist ein Filmfan, begeisterter Radfahrer oder Musikliebhaber. Es erschließt den Hintergrund und die Interessen aller und das hilft, das Gefühl zu vermitteln, in einem Team zu sein.“

F3) Welche Eigenschaften qualifizieren eine Person als guten Mentor für einen entfernten Mitarbeiter?

Eigenschaften wie Geduld, die Bereitschaft zuzuhören und sicherzustellen, dass Sie sich mit dem Fachgebiet auskennen oder wissen, wo Sie die Informationen erhalten, sind sowohl beim Einzel- als auch beim Fern-Mentoring üblich.

Gren Gale hob jedoch einige Fähigkeiten hervor, die spezifisch für die Fernarbeit sind.

„Sowohl Mentoren als auch Mitarbeiter müssen sich mit der Remote-Work-Technologie absolut wohlfühlen, verstehen, wie das Unternehmen organisiert ist und wer was tut, und eine Vorstellung davon haben, welche Arten von Unsicherheiten und Frustrationen Remote-Mitarbeiter erleben können. Ein allgemeines Gefühl für neue Telearbeiter ist das Hochstapler-Syndrom – sind sie gut genug?“

Er betont, dass es von entscheidender Bedeutung ist, dass die Mentoren dafür sensibel sind und dies verstehen. Es ist viel schwieriger, Ihre Leistung mit anderen zu messen, wenn Sie remote sind. Er fügt hinzu, dass insbesondere Menschen, die Teams aus der Ferne führen, unter dem Hochstapler-Syndrom leiden können.

F4) Wie findet man das richtige Gleichgewicht zwischen der Überfrachtung eines Mentees mit Informationen und der Erwartung, dass er seine Ziele mit höchster Genauigkeit erreicht?

Gren Gale erklärt, dass es wichtig ist, den Leuten so schnell wie möglich einfache Aufgaben zu geben, damit sie das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben, und dass sie sich in dieser neuen Organisation zurechtfinden und etwas bewegen können.

„Das Hochstapler-Syndrom kann zur Demoralisierung neuer Mitarbeiter führen. Wie ich bereits erwähnt habe, würde ich empfehlen, Mitarbeiterengagement-Pakete zu verwenden. Sie helfen bei der Zielsetzung und Überprüfung. Die Stärke dieser Pakete besteht darin, dass die Mitarbeiterzufriedenheit oder -unzufriedenheit oder das Fehlen von Einzelgesprächen in der Berichterstattung an die Geschäftsleitung angezeigt wird – sie ist nicht mehr unsichtbar.

Er weist darauf hin, dass es letztlich auf gutes Management ankommt. Es ist jedoch viel schwieriger, ein Remote-Manager zu sein, als im Büro zu arbeiten. Es ist wichtig, die Schulung aller Ihrer Manager zu einer Priorität zu machen.

„Ich habe ein großes Team geleitet, das über die ganze Welt verteilt ist, und ich kann ehrlich sagen, dass ich es doppelt so schwierig fand, als das Management von Angesicht zu Angesicht.“

Er fügte hinzu, dass es auch wichtig sei, Manager für die Fernarbeit zu schulen und zu unterstützen, da ihr Stress sonst auf neue Mitarbeiter abfärben und sie abschrecken und demoralisieren könnte.

F5) Wie wichtig ist es, den Mentee mit den richtigen Mentoren zusammenzubringen?

Die kurze Antwort ist, extrem wichtig! Es ist auch wichtig, Mentoren zu finden, die mit der Technologie und dem Konzept des Remote-Mentorings vertraut sind. Gren Gale weist darauf hin, dass viele Unternehmen in den letzten 18 Monaten auf Fernarbeit als vorübergehende Maßnahme und nicht als langfristiges Muster zurückgegriffen haben. Daher ist es möglich, dass Mentoren nicht viel Erfahrung mit Remote-Mentoring haben und wie Menschen auf das reagieren, was sie zu vermitteln versuchen. Daher ist Geduld sowohl auf Seiten der Mentoren als auch der Mentees von entscheidender Bedeutung.

„Dies muss auf der 1:1-Agenda mit Ihrem Vorgesetzten stehen. Wie läuft deine Ausbildung? Wie geht es Ihren Mentoren? Dasselbe muss von Mentoren verlangt werden. Wenn es nicht funktioniert, ändern Sie es. Es macht auch Sinn, Mentoren zusammenzubringen. Es gibt viel zu lernen und je mehr diese Jungs reden und überprüfen, was sie tun, desto besser werden sie darin.

So wie es bei Managern der Fall ist. Es lohnt sich, darüber nachzudenken, Mentoren darin zu schulen, was sie beim Remote-Mentoring beachten müssen, um allen eine bessere Chance zu geben, dass es funktioniert.“

F6) Welchen Rat sollte ein Mentor geben, wenn er Mentees hilft, ihre Ziele mit denen der Organisation in Einklang zu bringen?

Zu diesem Zweck erklärt Gren Gale, dass die Kommunikation der Ziele an alle Mitarbeiter über verfügbare Kommunikationskanäle der Geschäftsleitung obliegt. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine klare Kommunikationslinie zu haben.

„Ziele sollten von oben nach unten kaskadieren, wobei jede Ebene die Ziele vervollständigt, die für die darüber liegende Ebene festgelegt wurden. Manager sollten immer Ziele delegieren, die mit den Zielen der Organisation übereinstimmen. Auch hier kommt es wieder auf einfache, gute HR-Prinzipien an. Setzen Sie den Menschen messbare Ziele und überwachen Sie ihre Fortschritte anhand dieser.“

Stellen Sie sicher, dass die Ziele messbar und erreichbar sind und zu den Zielen passen, die Ihr Vorgesetzter von seinem/ihrem Vorgesetzten erhalten hat.

Q7) Wie kann ein Projektmanager den Überblick über die zugewiesenen Aufgaben in größeren und verteilten Teams behalten?

Gren Gale weist darauf hin, dass die effektivste Lösung darin besteht, ein geeignetes Projekt- oder Aufgabenverwaltungspaket zu verwenden, mit dem Sie mit Echtzeitwarnungen und -benachrichtigungen den Überblick behalten.

„Ich persönlich würde lieber mit jedem Teammitglied über seinen Fortschritt sprechen, zusätzlich zu den Fortschrittsdaten, die sie über das Projektmanagement-Paket eingeben. Dies kann jedoch zeitaufwändig sein. Wenn Sie nicht alle in einem virtuellen Raum zusammenbringen können, schauen Sie sich an, wie Sie effektiv über Fortschritte kommunizieren können.“

Er fügte hinzu, dass es innovative Projektmanagement- und Meeting-Software gibt, die darauf abzielt, die Dinge schnell und effizient zu machen. Kommt ein Projektmanagement-Paket für Sie nicht in Frage, dann pflegen Sie zumindest eine Maßnahmenliste mit klarer Aufgabenverteilung und Fristen.

Q8) Wie kann man Vertrauen innerhalb eines Remote-Working-Teams aufbauen und erhalten, insbesondere bei neuen Mitarbeitern?

"Nein. 1 ist, sei keine körperlose Stimme bei einem Videoanruf. Zeige dein Gesicht! Schalten Sie das Video ein, auch wenn alle anderen es ausgeschaltet haben. Wenn Sie Ihre professionelle Glaubwürdigkeit unter Beweis stellen wollen, müssen Sie sehr gut organisiert sein. Pflegen Sie Risiko-, Problem- und Aktionslisten und halten Sie Ihre Pläne auf dem neuesten Stand. Teilen Sie diese mit Ihrem Team. Bleiben Sie auf dem Laufenden.“

Gren Gale schlägt auch vor, dass es immer besser ist, sich darauf zu konzentrieren, aktive Anstrengungen zu unternehmen, um die Lücken in Ihrem Wissen zu schließen, zusätzlich zu Ihrer eigenen Forschung in unbekannten technischen Bereichen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

„Die Art und Weise, wie Sie handeln und die Menschen in Ihrem Team behandeln, wird Ihnen Respekt einbringen. Sie müssen ihre Kultur, Bräuche und Persönlichkeiten respektieren und das Projekt so führen, dass Sie sich Respekt verschaffen.

Projektmanagement erfordert zwangsläufig ein gewisses Maß an subtiler Manipulation, um von den zahlreichen Personengruppen, die an der Durchführung eines Projekts beteiligt sind, das zu bekommen, was Sie wollen, wenn Sie es brauchen.“

Manager sollten jedoch auch darauf achten, nicht wie politische Manipulatoren oder jemand zu wirken, der nicht auf die gemeinsamen Ziele des Teams ausgerichtet ist. Der Schlüssel hier ist, Vertrauen aufzubauen.

„Ich habe immer festgestellt, dass, wenn Sie Menschen vertrauen und sie unterstützen, sie fast immer für Sie liefern. Die angesehensten Menschen sind diejenigen, die scheinbar keine Hintergedanken haben, aber auf das gemeinsame Ziel hinarbeiten.“

Q9) Wie kann man die Erwartungen einer Jobrolle an einen neu eingestellten Remote-Mitarbeiter festlegen und richtig kommunizieren?

Es können Probleme bezüglich der Erwartungen an die berufliche Rolle einer Person entstehen, wenn es bei den Mitarbeitern an Klarheit oder Verständnis dafür mangelt. Wenn dies jedoch aus der Ferne geschieht, können sich solche Probleme in Ihrem Kopf verstärken. Glen Gale betont, dass Kommunikation die effektivste Lösung ist, um dies zu überwinden.

„Die Kommunikation in Remote-Teams ist der Schlüssel. Manager müssen regelmäßig, vorzugsweise wöchentlich, Einzelgespräche mit jedem ihrer Teams führen. Diese Besprechungen müssen Zielsetzungen und Überprüfungen sowie explizite Fragen dazu beinhalten, wie sich ein Mitarbeiter fühlt.

Teammeetings und kurze tägliche „Stand-up“-Meetings sind ebenfalls wichtige Komponenten, um zu kommunizieren, was das Team zu erreichen versucht, und sollten dazu führen, dass Probleme mit neuen Mitarbeitern schneller gelöst werden.“

F10) Welche Schritte können sowohl der Vorgesetzte als auch der neue Mitarbeiter unternehmen, um eine positive Beziehung zueinander zu fördern und Probleme zu vermeiden?

Gren Gale betont, dass Ehrlichkeit und Offenheit auf beiden Seiten unerlässlich sind, um Probleme zu erkennen. Dies gilt auch für Büroangestellte. Bemerkenswert ist jedoch, dass die Menschen bei einem Videoanruf tendenziell weniger Hemmungen haben als bei einem persönlichen Gespräch. Dies kann sich positiv auf die Fernarbeit auswirken!

„Für neue Mitarbeiter ist es auch hilfreich, mit anderen Mitarbeitern über ihre Vorgesetzten sprechen zu können, um eine Perspektive zu bekommen. Einige Manager scheinen weniger zugänglich zu sein, aber Leute, die sie kennen, sagen vielleicht, dass es ihnen gut geht, nachdem sie dich kennengelernt haben.“

Er fügt hinzu, dass Remote-Unternehmen die soziale Interaktion zwischen den Mitarbeitern stark fördern sollten. Dies kann durch die Ernennung von Sozialmanagern oder Sozialorganisatoren in Teams erfolgen. Sie sollten die Extrameile gehen, um neue Mitarbeiter zur Teilnahme zu ermutigen.

„Es gibt so viele Ideen an dieser Front, sowohl online als auch reale gesellschaftliche Veranstaltungen und Eisbrecher. Sie werden einige in meinen Büchern finden oder einfach googeln und Sie werden noch viel mehr finden! Ich bin auch ein großer Befürworter von Teamtreffen. Organisierte Veranstaltungen, um alle Mitglieder eines Remote-Teams für ein paar Tage zusammenzubringen. Das hilft allen, zusammenzuhalten und als Team zu arbeiten.“