Come formare e guidare i nuovi dipendenti da remoto per creare una forza lavoro produttiva

Il lavoro a distanza non deve essere necessariamente un'interruzione per promuovere relazioni significative tra mentori e allievi. Sono disponibili più strumenti di lavagna e collaborazione remota che ti consentono di continuare la formazione e i tutoraggi con facilità in tempo reale.

Creately, insieme a Gren Gale di PM Results, ha tenuto una chat su Twitter per esplorare le modalità di formazione e tutoraggio dei dipendenti remoti per migliorare la produttività della forza lavoro. Di seguito è riportata una versione curata della discussione.

D1) I nuovi dipendenti remoti di solito hanno problemi con l'accesso ridotto a un supporto per istruttori "a spalla"; come superare questo problema?

Gren Gale sottolinea che molte aziende non hanno processi chiaramente definiti. Spesso solo poche persone sanno esattamente come funzionano i processi. Dice che questo potrebbe creare confusione tra le nuove reclute a distanza.

“ Raccomando alle aziende di analizzare e documentare i propri processi. Anche se questo non è un lavoro di cinque minuti e può distrarre le persone impegnate, è un lavoro che dovresti assolutamente intraprendere. Ti consiglio di guardare Lean Six Sigma per analizzare i processi e puoi usare Creately per collaborare e documentarli.

Suggerisce inoltre che sia la forza lavoro in ufficio che quella remota dovrebbero costruire una base di conoscenze.

“Tutti i tuoi processi dovrebbero risiedere su una base di conoscenza insieme alla conoscenza esperta che risiede nella testa delle persone ma non viene mai annotata. Dovrebbero esserci anche le cose sull'igiene del lavoro come le spese, il libro paga e le politiche delle risorse umane.

È una buona idea includere gli autori per ogni pagina nella knowledge base e un'icona di contatto in modo che le persone sappiano chi sono gli esperti per porre domande".

D2) Come rendere le informazioni facilmente accessibili ai dipendenti remoti, soprattutto online?

A tal fine, Gren Gale sottolinea l'importanza di avere riunioni strutturate – che sono verbalizzate – per i team remoti su base giornaliera e settimanale.

“Domande come come stai? Sei bloccato con qualcosa? O come ti senti riguardo al lavoro? dovrebbe essere chiesto. Stabilire obiettivi e quindi misurare quanto bene stanno facendo i nuovi dipendenti è essenziale sia per la gestione che per il morale di un nuovo dipendente.

È un buon principio organizzare "riunioni in piedi" del team ogni giorno e invitare nuovi dipendenti a queste. I pacchetti di coinvolgimento dei dipendenti ufficializzano questi accordi e io sono un grande fan di questi per il lavoro a distanza o ibrido".

Ricorda inoltre che un organigramma è anche uno strumento essenziale per i nuovi dipendenti.

“Cerca di orientarti attorno a un team remoto o, peggio ancora, attorno a un cliente dell'azienda remota senza alcun tipo di organigramma e sei in grossi guai. Hai bisogno di un grafico che mostri cosa fanno le persone e per chi lavorano e come contattarle".

Raccomanda inoltre l'uso del software di coinvolgimento dei dipendenti per garantire che i nuovi dipendenti siano supportati dai loro manager e informa il senior management in caso contrario. Inoltre, l'organizzazione di eventi sociali, faccia a faccia e online, aiuterà i nuovi membri del team a socializzare con il resto del team.

“Sono un grande fan di un 'muro della fama!' whicis è in qualche modo simile a un organigramma. Il muro della fama contiene immagini di persone nell'organigramma con una breve descrizione del loro background e hobby.

Consente a tutti i membri del team di sapere che aspetto hanno i propri colleghi e offre spazio per chiacchiere. Ehi, sei un appassionato di cinema, un ciclista appassionato o un amante della musica. Apre il background e gli interessi di tutti e questo aiuta a inculcare la sensazione di essere in una squadra".

Q3) Quali qualità qualificano una persona per essere un buon mentore per un dipendente remoto?

Qualità come essere pazienti, essere preparati ad ascoltare e assicurarsi di essere a conoscenza dell'area tematica o di sapere dove ottenere le informazioni sono comuni sia al tutoraggio individuale che a quello remoto.

Tuttavia, Gren Gale ha evidenziato alcune abilità specifiche del lavoro a distanza.

“Sia i tutor che i dipendenti devono essere totalmente a proprio agio con la tecnologia del lavoro a distanza, avere una comprensione di come è organizzata l'azienda e chi fa cosa, e avere un'idea del tipo di insicurezze e frustrazioni che i lavoratori a distanza potrebbero incontrare. Una sensazione comune per i nuovi lavoratori a distanza è la sindrome dell'impostore: sono abbastanza bravi?

Sottolinea che è fondamentale che i mentori siano sensibili e capiscano questo. è molto più difficile misurare le tue prestazioni rispetto agli altri quando sei a distanza. Aggiunge che in particolare le persone che guidano i team da remoto possono soffrire della sindrome dell'impostore.

Q4) Come trovare il giusto equilibrio tra sovraccaricare un allievo di informazioni e aspettarsi che raggiunga i propri obiettivi con il massimo livello di accuratezza?

Gren Gale afferma che è importante dare alle persone compiti semplici da svolgere il prima possibile in modo che possano sentire di aver raggiunto qualcosa e che siano in grado di trovare la propria strada attraverso questa nuova organizzazione e far sì che le cose accadano.

“La sindrome dell'impostore può portare alla demoralizzazione dei nuovi dipendenti. Come accennato in precedenza, consiglierei di utilizzare i pacchetti di coinvolgimento dei dipendenti. Aiutano con la definizione degli obiettivi e la revisione. Il punto di forza di questi pacchetti è che la soddisfazione o l'infelicità dei dipendenti o la mancanza di rapporti interpersonali viene segnalata nel reporting all'alta dirigenza: cessa di essere invisibile.

Sottolinea che alla fine si tratta di una buona gestione. Tuttavia, essere un gestore remoto è molto più difficile che lavorare in ufficio. È importante fare della formazione una priorità per tutti i tuoi manager.

"Ho gestito una grande squadra sparsa in tutto il mondo e posso onestamente dire che l'ho trovato due volte più difficile della gestione faccia a faccia".

Ha aggiunto che è anche importante formare e supportare i manager per il lavoro a distanza, altrimenti il ​​loro stress potrebbe gravare sui nuovi dipendenti, spegnerli e demoralizzarli.

Q5) Quanto è importante abbinare l'allievo ai mentori giusti?

La risposta breve è estremamente importante! È anche essenziale trovare mentori che siano a proprio agio con la tecnologia e con il concetto di tutoraggio a distanza. Gren Gale sottolinea che molte aziende hanno fatto ricorso al lavoro a distanza negli ultimi 18 mesi come misura temporanea, piuttosto che come modello a lungo termine. Pertanto, è possibile che i tutor non abbiano molta esperienza nel tutoraggio remoto e come le persone possano reagire a ciò che stanno cercando di trasmettere. Quindi, la pazienza da parte sia dei mentori che degli allievi è vitale.

“Questo deve essere all'ordine del giorno 1:1 con il tuo manager. Come sta andando il tuo allenamento? Come sono i tuoi mentori? La stessa cosa deve essere chiesta ai mentori. Se non funziona, cambialo. Anche riunire i mentori ha senso. C'è molto da imparare e più questi ragazzi parlano e rivedono ciò che stanno facendo, meglio ci riusciranno.

Come avviene per i dirigenti. Vale la pena prendere in considerazione la formazione di tutor su ciò che devono considerare per il tutoraggio a distanza per dare a tutti maggiori possibilità di farlo funzionare".

D6) Quali consigli dovrebbe dare un mentore quando aiuta gli allievi ad allineare i propri obiettivi con quelli dell'organizzazione?

A tal fine, Gren Gale afferma che la comunicazione degli obiettivi a tutti i dipendenti tramite i canali di comunicazione disponibili spetta al senior management. Questo è il motivo per cui è fondamentale disporre di una chiara linea di comunicazione in atto.

“Gli obiettivi dovrebbero scendere dall'alto con ogni livello che completa gli obiettivi fissati per il livello superiore. I manager dovrebbero sempre delegare obiettivi in ​​linea con gli obiettivi dell'organizzazione. Ancora una volta questo si riduce a semplici, buoni principi delle risorse umane. Stabilisci obiettivi misurabili per le persone e monitora i loro progressi rispetto a quelli".

Assicurati che gli obiettivi siano misurabili, realizzabili e adatti agli obiettivi che il tuo manager ha dato al suo manager.

D7) In che modo un project manager può tenere traccia delle attività assegnate in team più grandi e dispersi?

Gren Gale sottolinea che la soluzione più efficace è utilizzare un progetto appropriato o un pacchetto di gestione delle attività che ti consenta di rimanere aggiornato con avvisi e notifiche in tempo reale.

“Personalmente, preferirei parlare con ogni membro del team dei propri progressi, oltre a ricevere i dati sullo stato di avanzamento che inseriscono tramite il pacchetto di gestione del progetto. Tuttavia, questo può richiedere molto tempo. Se non riesci a riunire tutti in una stanza virtuale, allora guarda come comunicherai efficacemente sui progressi".

Ha inoltre aggiunto che esistono software innovativi per la gestione dei progetti e le riunioni che mirano a rendere le cose veloci ed efficienti. Se un pacchetto di gestione del progetto è fuori questione per te, assicurati di mantenere almeno un elenco di azioni con un'allocazione chiara delle attività e delle scadenze.

D8) Come creare e mantenere la fiducia all'interno di un team di lavoro a distanza, soprattutto tra i nuovi assunti?

"No. 1 è non essere una voce disincarnata durante una videochiamata. Mostra la tua faccia! Accendi il video anche se tutti gli altri lo hanno spento. Se hai intenzione di dimostrare la tua credibilità professionale, devi essere molto organizzato. Mantieni elenchi di rischi, problemi e azioni e mantieni aggiornati i tuoi piani. Condividi ognuno di questi con il tuo team. Rimani al passo con il cambiamento".

Gren Gale suggerisce anche che è sempre meglio concentrarsi sul fare sforzi attivi per colmare le lacune nelle tue conoscenze, oltre a condurre le tue ricerche in aree tecniche sconosciute, per rimanere al passo con i tempi.

“Il modo in cui agisci e tratti le persone nella tua squadra ti farà guadagnare rispetto. È necessario rispettare la loro cultura, costumi e personalità, nonché gestire il progetto in modo tale da ottenere rispetto.

Inevitabilmente, la gestione del progetto implica un certo grado di manipolazione sottile per ottenere ciò che si desidera quando ne ha bisogno dall'ampio gruppo di persone coinvolte nella realizzazione di un progetto".

Tuttavia, i manager dovrebbero anche stare attenti a non sembrare manipolatori politici o qualcuno che non è allineato con gli obiettivi comuni della squadra. La chiave qui è creare fiducia.

“Ho sempre scoperto che se ti fidi e sostieni le persone, quasi sempre ti consegneranno. Le persone più rispettate sono quelle che sembrano non avere un'agenda nascosta ma stanno lavorando per l'obiettivo comune".

D9) Come impostare e comunicare correttamente le aspettative di un ruolo lavorativo a un dipendente da remoto neoassunto?

Possono sorgere problemi riguardo alle aspettative sul ruolo lavorativo di una persona quando c'è una mancanza di chiarezza o comprensione tra i dipendenti al riguardo. Tuttavia, quando ciò accade da remoto, tali problemi possono amplificarsi nella tua mente. Glen Gale sottolinea che la comunicazione è la soluzione più efficace per superare questo problema.

“La comunicazione nei team remoti è fondamentale. I manager devono tenere uno contro uno con ciascuna delle loro squadre su base regolare, preferibilmente settimanale. Questi incontri devono includere la definizione e la revisione degli obiettivi, nonché domande esplicite su come si sente un dipendente.

Anche le riunioni del team e le brevi riunioni quotidiane "in piedi" sono componenti importanti per comunicare ciò che il team sta cercando di ottenere e dovrebbero portare a una risoluzione più rapida dei problemi con i nuovi membri".

D10) Quali passi possono intraprendere sia il manager che il neoassunto per promuovere un rapporto positivo tra loro ed evitare problemi?

Gren Gale sottolinea che l'onestà e l'apertura da entrambe le parti sono essenziali per individuare eventuali problemi. Questo vale anche per il personale d'ufficio. Tuttavia, una cosa degna di nota è che le persone tendono ad avere meno inibizioni su una videochiamata che faccia a faccia. Questo potrebbe essere positivo per il lavoro a distanza!

“È anche utile per i nuovi dipendenti poter parlare dei propri manager con altro personale per avere una prospettiva. Alcuni manager possono sembrare meno alla mano, ma le persone che li conoscono potrebbero dire di non preoccuparti che stanno bene dopo che ti hanno conosciuto".

Aggiunge che le aziende remote dovrebbero incoraggiare fortemente l'interazione sociale tra il personale. Questo può essere fatto nominando manager sociali o organizzatori sociali in squadre. Dovrebbero fare il possibile per incoraggiare i nuovi dipendenti a partecipare.

“Ci sono così tante idee su questo fronte sia online che eventi sociali e rompighiaccio del mondo reale. Ne troverai alcuni nei miei libri o semplicemente google e ne troverai molto di più! Sono anche un grande sostenitore degli incontri di squadra. Eventi organizzati per riunire tutti i membri di un team remoto per un paio di giorni. Questo aiuta tutti a legare e lavorare come una squadra”.