كيف تدرب وتوجه الموظفين الجدد عن بعد لبناء قوة عاملة منتجة

لا يلزم أن يكون العمل عن بُعد بمثابة اضطراب لتعزيز العلاقات الهادفة بين الموجهين والمتدربين. هناك العديد من أدوات السبورة البيضاء والتعاون عن بُعد التي تمكنك من مواصلة التدريب والإرشاد بسهولة في الوقت الفعلي.

أجرت شركة Creately ، جنبًا إلى جنب مع Gren Gale في PM Results ، دردشة على Twitter لاستكشاف طرق تدريب وتوجيه الموظفين عن بُعد لتعزيز إنتاجية القوى العاملة. أدناه نسخة منسقة من المناقشة.

س 1) عادة ما يعاني الموظفون الجدد عن بُعد من صعوبة الوصول إلى دعم المدرب "فوق الكتف" ؛ كيفية التغلب على هذه المشكلة؟

يشير Gren Gale إلى أن العديد من الشركات ليس لديها عمليات محددة بوضوح. غالبًا ما يعرف عدد قليل فقط من الناس كيف تعمل العمليات بالضبط. ويقول إن هذا قد يؤدي إلى ارتباك بين المجندين الجدد عن بعد.

أوصي الشركات بتحليل وتوثيق عملياتها. في حين أن هذه ليست وظيفة مدتها خمس دقائق وقد تشتت انتباه الأشخاص المشغولين ، إلا أنه عمل يجب عليك القيام به بالتأكيد. أوصيك بإلقاء نظرة على Lean Six Sigma لتحليل العمليات ويمكنك استخدام Creately للتعاون عليها وتوثيقها ".

كما يقترح أن كلاً من القوى العاملة في المكاتب والقوى العاملة عن بعد يجب أن تبني قاعدة معرفية.

"يجب أن تستند جميع عملياتك إلى قاعدة معرفية جنبًا إلى جنب مع معرفة الخبراء الموجودة في أذهان الأشخاص ولكن لا يتم تدوينها أبدًا. يجب أن تكون هناك أيضًا عناصر نظافة العمل مثل النفقات وكشوف المرتبات وسياسات الموارد البشرية.

إنها لفكرة جيدة تضمين مؤلفين لكل صفحة في قاعدة المعارف وأيقونة اتصال حتى يعرف الأشخاص من هم الخبراء ليطرحوا الأسئلة ".

س 2) كيف تجعل المعلومات سهلة الوصول للموظفين عن بعد ، وخاصة عبر الإنترنت؟

تحقيقًا لهذه الغاية ، يسلط Gren Gale الضوء على أهمية وجود اجتماعات منظمة - يتم تدوينها في محاضر - للفرق البعيدة على أساس يومي وأسبوعي.

"أسئلة مثل كيف حالك؟ هل أنت عالق بأي شيء؟ أو كيف تشعر حيال العمل؟ يجب أن يطلب. يعد تحديد الأهداف ثم قياس مدى جودة أداء الموظفين الجدد أمرًا ضروريًا للإدارة والروح المعنوية للموظف الجديد.

إنه مبدأ جيد أن تنظم اجتماعات يومية للفريق ودعوة موظفين جدد إليها. تضفي حزم مشاركة الموظفين الطابع الرسمي على هذه الترتيبات وأنا من أشد المعجبين بها للعمل عن بُعد أو العمل الهجين ".

ويذكر أيضًا أن المخطط التنظيمي هو أيضًا أداة أساسية للموظفين الجدد.

"حاول أن تجد طريقك للتغلب على فريق بعيد أو ما هو أسوأ من ذلك ، حول عميل لشركة بعيدة دون أي نوع من التخطيط التنظيمي وأنت في مشكلة كبيرة. أنت بحاجة إلى مخطط يوضح ما يفعله الأشخاص ومن يعملون لديه وكيفية الاتصال بهم ".

كما يوصي باستخدام برنامج مشاركة الموظفين لضمان حصول الموظفين الجدد على الدعم من قبل مديريهم وإعلام الإدارة العليا بخلاف ذلك. علاوة على ذلك ، فإن تنظيم الأحداث الاجتماعية ، وجهاً لوجه وعبر الإنترنت ، سيساعد أعضاء الفريق الجدد على التواصل الاجتماعي مع بقية الفريق.

"أنا من أشد المعجبين بـ" جدار الشهرة! " يشبه إلى حد ما مخطط المنظمة. يحتوي جدار الشهرة على صور لأشخاص على المخطط التنظيمي مع وصف موجز لخلفيتهم وهواياتهم.

فهو يتيح للجميع في الفريق معرفة شكل زملائهم ويوفر مجالًا للمحادثات الصغيرة. مرحبًا ، أنت من عشاق الأفلام أو دراج دراجات أو من محبي الموسيقى. إنه يفتح خلفية الجميع واهتماماتهم ويساعد ذلك على غرس الشعور بالانتماء إلى فريق ".

س 3) ما هي الصفات التي تؤهل الشخص ليكون مرشدًا جيدًا لموظف عن بُعد؟

تعتبر الصفات مثل التحلي بالصبر والاستعداد للاستماع والتأكد من معرفتك بمجال الموضوع أو معرفة مكان الحصول على المعلومات أمرًا شائعًا في التوجيه الفردي والتوجيه عن بُعد.

ومع ذلك ، سلط غرين جيل الضوء على بعض المهارات الخاصة بالعمل عن بعد.

"يجب أن يكون كل من الموجهين والموظفين مرتاحين تمامًا لتكنولوجيا العمل عن بُعد ، وأن يكون لديهم فهم لكيفية تنظيم الشركة ومن يفعل ماذا ، وأن يكون لديهم فكرة عن أنواع حالات عدم الأمان والإحباطات التي قد يتعرض لها العمال عن بُعد. الشعور الشائع للعمال الجدد عن بعد هو متلازمة المحتال - هل هم جيدون بما فيه الكفاية؟ "

ويشدد على أنه من الأهمية بمكان أن يكون الموجهون حساسين لهذا الأمر ويفهمونه. من الصعب جدًا قياس أدائك مقابل الآخرين عندما تكون بعيدًا. ويضيف أن الأشخاص الذين يقودون الفرق عن بُعد على وجه الخصوص يمكن أن يعانون من متلازمة المحتال.

س 4) كيف تجد التوازن الصحيح بين إثقال كاهل المتدرب بالمعلومات وتوقع منه تحقيق أهدافه بأعلى مستوى من الدقة؟

صرح Gren Gale أنه من المهم إعطاء الأشخاص مهام بسيطة للقيام بها في أسرع وقت ممكن حتى يشعروا أنهم قد حققوا شيئًا وأنهم قادرون على إيجاد طريقهم من خلال هذه المنظمة الجديدة وتحقيق الأشياء.

يمكن أن تؤدي متلازمة Imposter إلى إضعاف الروح المعنوية للموظفين الجدد. كما ذكرت سابقًا ، أوصي باستخدام حزم مشاركة الموظفين. أنها تساعد في تحديد الهدف والمراجعة. تكمن قوة هذه الحزم في أن رضا الموظفين أو التعاسة أو الافتقار إلى التعامل الفردي يتم تمييزه في تقديم التقارير إلى الإدارة العليا - ولم يعد غير مرئي.

ويشير إلى أن الأمر يعود في النهاية إلى الإدارة الجيدة. ومع ذلك ، فإن كونك مديرًا عن بُعد هو أصعب بكثير من العمل في المكتب. من المهم جعل التدريب أولوية لجميع المديرين.

"لقد تمكنت من إدارة فريق كبير منتشر في جميع أنحاء العالم ويمكنني أن أقول بصراحة إنني وجدت صعوبة مضاعفة مثل إدارة المواجهات وجهًا لوجه."

وأضاف أنه من المهم أيضًا تدريب ودعم المديرين للعمل عن بعد وإلا فقد تؤدي ضغوطهم إلى إزعاج الموظفين الجدد وإيقافهم وإحباطهم.

س 5) ما مدى أهمية مطابقة المتدرب مع الموجهين المناسبين؟

الجواب المختصر ، مهم للغاية! من الضروري أيضًا العثور على موجهين مرتاحين للتكنولوجيا ومفهوم التوجيه عن بُعد. يشير Gren Gale إلى أن العديد من الشركات لجأت إلى العمل عن بعد خلال الـ 18 شهرًا الماضية كإجراء مؤقت ، وليس كنمط طويل الأجل. لذلك ، من المحتمل ألا يكون لدى الموجهين خبرة كبيرة في التوجيه عن بعد وكيف يمكن أن يتفاعل الناس مع ما يحاولون إيصاله. ومن ثم ، فإن الصبر من جانب كل من الموجهين والمتدربين أمر حيوي.

"يجب أن يكون هذا على جدول الأعمال الفردي مع مديرك. كيف يجري التدريب الخاص بك؟ كيف حال مرشديك؟ نفس الشيء يجب أن يُطلب من الموجهين. إذا كان لا يعمل ، قم بتغييره. إن جمع الموجهين معًا أمر منطقي أيضًا. هناك الكثير من التعلم الذي يمكن اكتسابه وكلما تحدث هؤلاء الرجال ومراجعة ما يفعلونه ، كان من الأفضل أن يحصلوا عليه.

كما هو الحال بالنسبة للمديرين. يجدر التفكير في تدريب الموجهين فيما يحتاجون إلى مراعاته للتوجيه عن بعد لمنح الجميع فرصة أفضل لإنجاحه ".

س 6) ما هي النصيحة التي يجب أن يقدمها المرشد عند مساعدة المتدربين على مواءمة أهدافهم مع أهداف المؤسسة؟

تحقيقا لهذه الغاية ، يذكر Gren Gale أن إبلاغ الأهداف لجميع الموظفين عبر قنوات الاتصال المتاحة أمر لازم للإدارة العليا. هذا هو السبب في أنه من الضروري أن يكون لديك خط اتصال واضح في المكان.

"يجب أن تتدرج الأهداف من أعلى مع استكمال كل مستوى للأهداف المحددة للمستوى أعلاه. يجب أن يقوم المديرون دائمًا بتفويض الأهداف التي تتوافق مع أهداف المنظمة. مرة أخرى ، يعود هذا إلى مبادئ الموارد البشرية البسيطة والجيدة. حدد أهدافًا قابلة للقياس للأشخاص وراقب تقدمهم في مقابل تلك الأهداف ".

تأكد من أن الأهداف قابلة للقياس والتحقيق وتتناسب مع الأهداف التي أعطاها مديرك / مديرك.

س 7) كيف يمكن لمدير المشروع تتبع المهام المعينة في فرق أكبر ومشتتة؟

يشير Gren Gale إلى أن الحل الأكثر فاعلية هو استخدام حزمة إدارة مشروع أو مهمة مناسبة تسمح لك بالبقاء على اطلاع دائم بالتنبيهات والإشعارات في الوقت الفعلي.

"أنا شخصياً أفضل التحدث إلى كل عضو في الفريق حول تقدمه ، بالإضافة إلى تلقي بيانات التقدم التي يدخلونها عبر حزمة إدارة المشروع. ومع ذلك ، قد يكون هذا مضيعة للوقت. إذا لم تتمكن من جمع الجميع معًا في غرفة افتراضية واحدة ، فراجع كيف ستتواصل بشكل فعال أثناء التقدم ".

وأضاف أن هناك برامج مبتكرة لإدارة المشاريع والاجتماعات تهدف إلى جعل الأمور سريعة وفعالة. إذا كانت حزمة إدارة المشروع غير واردة بالنسبة لك ، فتأكد على الأقل من الاحتفاظ بقائمة إجراءات مع تخصيص مهام واضح ومواعيد نهائية.

س 8) كيف يمكن بناء الثقة والحفاظ عليها ضمن فريق العمل عن بعد ، وخاصة بين المجندين الجدد؟

"لا. 1 لا يكون صوتًا بلا جسد في مكالمة فيديو. أظهر وجهك! قم بتشغيل الفيديو حتى إذا قام الجميع بإيقاف تشغيله. إذا كنت ستثبت مصداقيتك المهنية ، فأنت بحاجة إلى أن تكون منظمًا للغاية. حافظ على قوائم المخاطر والمشكلات والإجراءات وحافظ على تحديث خططك. شارك كل منها مع فريقك. ابق على رأس التغيير ".

يقترح Gren Gale أيضًا أنه من الأفضل دائمًا التركيز على بذل جهود نشطة لسد الفجوات في معرفتك ، بالإضافة إلى إجراء البحوث الخاصة بك في المجالات التقنية غير المألوفة ، من أجل مواكبة السرعة.

"الطريقة التي تتصرف بها وتعامل الأشخاص في فريقك ستكسبك الاحترام. أنت بحاجة إلى احترام ثقافتهم وعاداتهم وشخصياتهم بالإضافة إلى إدارة المشروع بطريقة تكتسب الاحترام.

تتضمن إدارة المشروع حتماً درجة من التلاعب الخفي للحصول على ما تريد عندما تحتاج إليه من مجموعات واسعة من الأشخاص المشاركين في تسليم المشروع ".

ومع ذلك ، يجب على المديرين أيضًا أن يحرصوا على عدم الظهور كمتلاعبين سياسيين أو شخص غير متوافق مع الأهداف المشتركة للفريق. المفتاح هنا هو بناء الثقة.

"لقد وجدت دائمًا أنه إذا كنت تثق في الأشخاص وتدعمهم ، فسيكونون دائمًا على وشك تقديم المساعدة لك. الأشخاص الأكثر احترامًا هم أولئك الذين يبدو أنه ليس لديهم أجندة خفية ولكنهم يعملون من أجل تحقيق الهدف المشترك ".

س 9) كيف تحدد توقعات الدور الوظيفي وتوصيلها بشكل صحيح إلى موظف عن بُعد تم تعيينه حديثًا؟

قد تنشأ مشاكل فيما يتعلق بتوقعات الدور الوظيفي للشخص عندما يكون هناك نقص في الوضوح أو الفهم حوله بين الموظفين. ومع ذلك ، عندما يحدث هذا عن بعد ، يمكن أن تتضخم هذه المشاكل في عقلك. يسلط جلين جيل الضوء على أن التواصل هو الحل الأكثر فعالية للتغلب على هذا.

"الاتصال في الفرق البعيدة هو المفتاح. يجب على المديرين عقد اجتماعات فردية مع كل فريق من فرقهم بشكل منتظم ، ويفضل أن يكون ذلك أسبوعيًا. يجب أن تتضمن هذه الاجتماعات تحديد الأهداف والمراجعة بالإضافة إلى أسئلة واضحة حول ما يشعر به الموظف.

اجتماعات الفريق واجتماعات "الوقوف" اليومية القصيرة هي أيضًا مكونات مهمة في توصيل ما يحاول الفريق تحقيقه ويجب أن تؤدي إلى حل المشكلات مع المنضمين الجدد بسرعة أكبر. "

س 10) ما هي الخطوات التي يمكن أن يتخذها كل من المدير والموظف الجديد لتعزيز علاقة إيجابية مع بعضهما البعض وتجنب المشكلات؟

يؤكد Gren Gale على أن الصدق والانفتاح من كلا الجانبين ضروري لتحديد أي مشاكل. هذا ينطبق على الموظفين العاملين في المكتب أيضا. ومع ذلك ، هناك شيء واحد جدير بالملاحظة وهو أن الأشخاص يميلون إلى أن يكون لديهم قدر أقل من الموانع في مكالمة الفيديو مقارنة مع الأشخاص الذين يواجهون وجهًا لوجه. قد يكون هذا إيجابيا للعمل عن بعد!

"من المفيد أيضًا للموظفين الجدد أن يكونوا قادرين على التحدث عن مديريهم مع موظفين آخرين للحصول على منظور. قد يبدو أن بعض المديرين أقل قابلية للتواصل معهم ، لكن الأشخاص الذين يعرفونهم قد يقولون لا تقلقوا أنهم بخير بعد أن يتعرفوا عليك ".

ويضيف أن الشركات البعيدة يجب أن تشجع بقوة التفاعل الاجتماعي بين الموظفين. يمكن القيام بذلك عن طريق تعيين مديرين اجتماعيين أو منظمين اجتماعيين في فرق. يجب عليهم بذل جهد إضافي لتشجيع الموظفين الجدد على المشاركة.

"هناك العديد من الأفكار على هذا الصعيد سواء عبر الإنترنت أو في الأحداث الاجتماعية الواقعية وكسر الجليد. ستجد البعض في كتبي أو فقط في google وستجد المزيد! أنا أيضًا من أشد المؤيدين للقاءات الجماعية. تم تنظيم أحداث لجمع كل فرد في فريق بعيد معًا لبضعة أيام. هذا يساعد الجميع على الترابط والعمل كفريق ".