Características únicas de Microsoft Teams Essentials para pequeñas empresas

El aumento de la demanda de herramientas de conferencias en línea ha sido exponencial en los últimos años. Según un informe de Grand View sobre estadísticas de videoconferencia, se prevé que el mercado crezca de 2021 a 2028 para alcanzar una CAGR del 11,4 %.

El crecimiento de la cultura del trabajo desde el hogar es una de las principales razones de este repentino aumento en la demanda de herramientas de colaboración. Los equipos pueden colaborar y trabajar juntos en proyectos incluso de forma remota con plataformas de conferencias en línea.

Microsoft Teams es una de esas plataformas populares para conferencias en línea. La compañía informó haber alcanzado el hito de 250 millones de usuarios activos mensuales a mediados de 2021. Para las empresas, la plataforma MS Teams se ofrece en forma de planes Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Essentials y Microsoft 365 Business Standard.

¿Por qué hay una mayor demanda de Microsoft Teams Essentials?

Administrar operaciones y prosperar en condiciones tan desafiantes ha sido lo más difícil para las pequeñas empresas. Al comprender los requisitos y el presupuesto de las pequeñas empresas, Microsoft presentó el plan Microsoft Teams Essentials independiente y muy asequible.

El plan todo en uno es una versión mejorada de la versión gratuita de MS Teams con funciones como calendario, reuniones grupales más largas, más almacenamiento en la nube, etc.

Ahora, las pequeñas empresas pueden satisfacer sus necesidades básicas de colaboración y garantizar la satisfacción del cliente al optar por este plan. Este blog analiza las características únicas de MS Teams Essentials para propietarios de pequeñas empresas.

10 características únicas de Microsoft Teams Essentials

Microsoft Teams Essentials se presenta como una solución combinada para chat, llamadas de audio y video para agilizar la comunicación y ahorrar tiempo. Además, puede conectarse con las herramientas comerciales existentes para la gestión de proyectos para ayudar a los empleados a mantenerse organizados y trabajar de manera eficiente.

Algunas de las características clave de Microsoft Teams Essentials para pequeñas organizaciones son:

• Capacidad de reunión

En el plan Essentials, puede alojar hasta 300 participantes simultáneamente en comparación con solo 100 en el plan gratuito. Esta ampliación de la capacidad le permite realizar reuniones a nivel de departamento y de toda la empresa.

Todos los empleados en diferentes niveles organizacionales pueden estar en la misma sala virtual e interactuar entre ellos directamente. Cualquier persona con o sin una cuenta de Teams puede unirse a la reunión a través de un navegador web.

• Duración de la reunión

Las empresas no tienen que preocuparse por exceder el límite de tiempo de reunión de una hora con la edición MS Essentials. Puede tener discusiones individuales o reuniones grupales que duren hasta 30 horas en MS Teams. Se vuelve más fácil para los empleados colaborar de forma remota durante las horas de trabajo a través de reuniones.

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• Almacenamiento en la nube

MS Teams Essentials ofrece 10 GB de almacenamiento en la nube para ayudar a los usuarios a almacenar, ver, editar o coautor de archivos de Office 365. Esto es el doble de la cantidad de almacenamiento disponible en la versión gratuita para almacenar todo su contenido en un solo lugar. Disminuye la probabilidad de problemas como quedarse sin almacenamiento.

• Administración y Soporte

Las empresas pueden configurar el sistema Teams Essentials rápidamente sin necesidad de conocimientos de TI. Team Essentials se ejecuta en la nube de Microsoft Azure para garantizar la confiabilidad, la seguridad, el soporte y el alto rendimiento.

Puede hacer que se ejecute instantáneamente después de la configuración. Con MS Teams Essentials, también puede obtener soporte 24 horas al día, 7 días a la semana del equipo técnico de Microsoft a través del teléfono o la Web.

• Integración con Calendario

Puede planificar mejor su agenda integrando Teams no solo con Outlook Calendar sino también con Google Calendar, que es una opción predeterminada en muchos dispositivos.

Esta integración ayuda a administrar de manera efectiva las reuniones diarias, semanales y mensuales. Además, Microsoft planea presentar pronto la integración de Google Calendar como parte de la edición Teams Essentials.

• Plantilla de chat grupal

Puede aumentar su productividad y ahorrar tiempo utilizando la plantilla de chat grupal. Esta opción permite a las pequeñas empresas iniciar rápidamente proyectos grupales, asignar tareas, organizar reuniones y obtener comentarios a través de encuestas.

Además, funciona como un centro de colaboración integral para trabajar en proyectos con cualquier persona sin tener que cambiar entre diferentes aplicaciones para tareas separadas. Esta opción se presentará pronto en las versiones web y de escritorio de la plataforma Teams.

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• Invitaciones a reuniones

MS Teams le permite invitar a cualquier persona a una reunión y garantiza que puedan unirse sin problemas. Solo tiene que ingresar la dirección de correo electrónico de los participantes en la invitación a la reunión de Teams. Se pueden importar contactos de Skype y Outlook.

Los participantes recibirán un enlace para unirse a la reunión en su dirección de correo electrónico. Una vez que un participante haga clic en el enlace para unirse en el día y la hora establecidos, la reunión se abrirá directamente en su navegador web.

No es necesario que dediquen tiempo a instalar el software de Teams o que creen una cuenta de usuario e inicien sesión.

• Mensajes de chat ilimitados

MS Teams viene con una opción de chat incorporada que le permite comunicarse con otros empleados de la oficina, así como con aquellos fuera de la organización. Permite chatear entre cuentas personales y de trabajo.

La herramienta admite el intercambio de archivos, imágenes con descripciones alternativas, enlaces web, etc. en mensajes de chat ilimitados. El límite de archivos adjuntos es de 2 GB/usuario.

En los chats grupales, puede tener hasta 300 participantes. Puede mantener el chat en curso durante las reuniones y después de que finalicen para que la conversación nunca se interrumpa o pierda contexto.

• Panel de chat

Puede usar el panel de chat móvil para ver y acceder a todo el contenido compartido en cualquier chat individual o grupal a la vez. El contenido compartido se organiza en distintas categorías, como enlaces web, archivos, imágenes, próximos eventos, ubicaciones, listas de tareas, etc. Microsoft ofrece esta función para realizar búsquedas de contenido simplemente ilimitadas.

• Capacidades y herramientas adicionales

MS Teams ofrece varias funciones, como fondos virtuales personalizados, uso compartido de pantalla, reuniones programadas y supresión de ruido para mejorar la experiencia de las reuniones profesionales y hacerlas más atractivas.

El modo Juntos permite a los usuarios ver a todos los miembros como avatares en vivo en un espacio virtual con fondos amigables como una cafetería. También puede acceder a las versiones web de las aplicaciones de MS Office como Excel, Word y PowerPoint a través de MS Teams.

Además, los empleados pueden colaborar en tiempo real a través de las aplicaciones móviles de MS Office. Los datos se cifran en tránsito y en reposo para garantizar la seguridad y el cumplimiento.

Conclusión

Si desea una solución rentable, profesional y fácil de usar para colaborar de forma virtual y segura desde cualquier lugar del mundo, la plataforma MS Teams es una excelente opción. Las pequeñas organizaciones, tanto con fines de lucro como de otro tipo, pueden comprar la solución Teams Essentials de Microsoft o de los socios de la nube de Microsoft.

Puede pagar en nombre de hasta 50 usuarios por una cuenta e invitar a personas por correo electrónico agregando sus nombres y direcciones de correo electrónico en la configuración del centro de administración de Microsoft. Además, existen planes MS Teams para clientes que quieran acceder a la plataforma para uso personal.

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