¿Qué es la gestión de inventario? – Importancia, Tipos Y Técnicas
Publicado: 2022-04-28¿Alguna vez has escuchado la frase, "ten todos tus patos en una fila"? La gestión de inventario se trata de tener todos los patos en una fila si desea administrar un negocio eficiente y rentable. En este artículo, profundicemos en la gestión de inventario, sus ventajas y cómo puede ayudar a su negocio.
La gestión de inventario es una parte integral de cada negocio, ya sea una tienda física o una tienda en línea o ambas.
Suponemos que un ciclo de pedido comienza cuando un cliente realiza un pedido, pero el hecho es; el ciclo empieza contigo como empresario analizando las existencias de tus productos y colocándolos en catálogo.
El cliente realiza un pedido del catálogo. Aceptas el pedido una vez que se realiza el pago, recoges el producto del almacén, lo empaquetas y lo envías al cliente.
Una vez que el cliente recibe el producto y está satisfecho con él, el ciclo de pedido se completa desde el POV del cliente. tendría que actualizar el stock del producto antes de poder considerar el ciclo de pedido como completo.
Por lo tanto, obtiene una vista básica de cómo comienza y termina su negocio con el análisis y la actualización de las existencias de sus productos/mercancías. Eso es gestión de inventario para usted en el sentido más simple.
Tome un gigante del comercio electrónico como Amazon, por ejemplo. Amazon recibe aproximadamente 66.000 pedidos por hora.
Aun así, hay muy poca o ninguna fricción cuando se trata del embalaje y el envío de los pedidos. Si un producto está "agotado", se actualiza inmediatamente en el catálogo y las personas no pueden realizar pedidos de dichos productos hasta que vuelva a estar disponible.
Esto es el resultado de un sistema de gestión de inventario impecable que les ayuda a manejar los productos y sus existencias, y gestionarlos de forma masiva según sea necesario.
Ahora bien, si piensas que no necesitas un sistema de gestión de inventario porque eres una pequeña empresa, no puedes estar más equivocado.
Como pequeña empresa, tiene mucho más que perder si se produce una mala gestión en el ciclo de pedidos. Incluso un cliente insatisfecho puede causar una gran pérdida en términos de ventas y reputación.
Hay muchas más ventajas en la gestión de inventario, de las que hablaremos más adelante en este artículo. Antes de eso, veamos qué es la gestión de inventario.
Contenido
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario es una parte importante de la cadena de suministro que se trata de tener datos completamente controlados y un seguimiento del inventario, entrando y saliendo del almacenamiento.
El inventario se refiere a todos los activos físicos que posee la empresa con la intención de convertirlos en ganancias. Estos activos pueden ser materias primas para productos terminados y todo lo demás.
Tus acciones o tu inventario son uno de los activos más fluidos de tu negocio. Sus números cambian constantemente con cada compra y cada venta realizada.
La gestión de inventarios funciona en tres niveles:
- Usted compra inventario de un fabricante o proveedor. Estas pueden ser materias primas que usted convierte en productos terminados o productos listos para la venta.
- Almacena este inventario en un almacén hasta que recibe un pedido del producto y tiene que enviarlo.
- Usted vende los productos y cumple con los pedidos realizados por sus clientes, convirtiendo el inventario en ganancias.
Administrar de cerca el inventario en todos los niveles ayudará a reducir una gran cantidad de costos relacionados con el exceso o la falta de existencias del inventario.
¿Cuál es la importancia de la gestión de inventario?
La gestión de inventario es el primer paso para hacer funcionar su negocio sin problemas y con la menor cantidad de obstáculos. Si su gestión de inventario está en punto, su gestión de pedidos será como un reloj.
Aquí hay una lista de ventajas de la gestión de inventario:
- Facilita el seguimiento y seguimiento de sus pedidos
- Reduce el tiempo de respuesta en cada pedido realizado
- Reduce los errores involucrados en el picking y embalaje de los productos solicitados
- Alta precisión en la ejecución de pedidos
- La satisfacción del cliente
- Reduce los costos involucrados en el exceso o falta de existencias de productos
- Reduce los costos de invertir en el inventario incorrecto
- Mejora de la eficiencia en el mantenimiento del inventario.
- Ayuda a pronosticar la demanda y almacenar en consecuencia
- Facilita la planificación a largo plazo y el crecimiento en los negocios.
Ahora analicemos todos los diferentes tipos de inventario con los que tendrá que lidiar en un negocio.
Algunos de estos tipos de inventario pueden aplicarse o no a su empresa. Sin embargo, es bueno saberlo para referencia futura.
Varios tipos de inventarios involucrados en un negocio.
La mayoría de la gente asume que una acción o un inventario es específico solo para productos terminados que están listos para vender. Sin embargo, cada negocio tiene un conjunto diferente de inventarios para administrar.
Si usted es propietario de una pequeña empresa que obtiene productos terminados de un proveedor y los vende a través de su tienda, entonces su inventario está dominado principalmente por productos terminados que están listos para ser enviados. Pero, ¿qué pasa con el material de embalaje y envío?
¡No desea retrasar el envío de un pedido solo porque no tiene el material de embalaje necesario en stock!
Así que estos son los tipos de inventario con los que puede tener que lidiar como propietario de un negocio.
1. Materias primas
También debe organizar y administrar las materias primas para sus productos. Sobre todo si tienes un negocio de productos hechos a mano.
2. Inventario de trabajos en curso
Este tipo de inventario se refiere a los productos semielaborados que están a la espera de convertirse en productos terminados.
3. Productos terminados
Es un concepto sencillo. Administrar un stock de productos terminados que están listos para ser vendidos.
Una vez que se realiza un pedido de un producto, selecciona el producto de su inventario, lo empaca y lo envía al cliente.
4. Materiales de embalaje
Como mencioné antes, la falta de coincidencia en el stock de material de empaque también puede causar un retraso en el ciclo de pedidos.
Los materiales de embalaje incluyen cajas de cartón, plástico de burbujas, bolsas de mensajería, rellenos, cintas adhesivas, etiquetas de marca y más.
5. Stock de reserva o de seguridad
Por lo general, nos abastecemos de cosas solo cuando estamos a punto de agotarse. Sin embargo, el stock de reserva es un stock de productos que se compran y almacenan por adelantado en función de la previsión de una tendencia de la demanda.
6. Reparación, mantenimiento y operaciones
Este tipo de inventario es muy útil durante el proceso de fabricación, pero no forma parte del producto terminado de ninguna manera.
Algunos de estos productos son artículos de limpieza, herramientas de seguridad, herramientas de reparación, baterías extra, maquinaria y sistemas informáticos, etc.
¿Sabía que había muchos tipos de inventario con los que las empresas tenían que lidiar?
Bueno, yo tampoco, ¡hasta hoy!
¿Cuáles son algunas de las técnicas de gestión de inventario?
Ya sea que esté administrando su inventario por su cuenta o haya contratado a alguien para que lo haga por usted o haya invertido en un sistema de administración de inventario, solo funcionará si utiliza la técnica pertinente.
Dicho esto, hay algunas técnicas de gestión de inventario entre las que puede elegir. Puede elegir la técnica que mejor se adapte a su tipo de negocio.
El análisis ABC
En esta técnica, el inventario se clasifica básicamente en 3 grupos según el impacto que tienen en el costo total del inventario.
El grupo A comprendería sus acciones más valiosas. El grupo B es el que está entre el más valioso y el menos valioso, y el grupo C es tu inventario menos valioso.
Pero esta es la forma más común de categorizar su inventario en el análisis ABC. Se pueden clasificar en función de muchos otros factores, como la demanda, el riesgo, etc.
Inventario justo a tiempo
Esta es la técnica de gestión de inventario de bajo costo donde las materias primas se ordenan para ser entregadas a tiempo con los tiempos de producción.
Cuando hay demanda de un producto y la producción de dicho producto está en camino, solo entonces se ordenan las materias primas. ¡Por lo tanto, estas materias primas no se almacenan en el almacén por mucho tiempo!
Esta técnica también asegura que no haya existencias muertas en el almacén que nunca se usen o vendan a los clientes.
Stock de seguridad
La técnica del stock de seguridad es una forma de compensar los cambios imprevistos en las demandas de un producto. De esta manera, nunca se quedará sin existencias de dicho producto.
Durante el inicio del confinamiento, las mascarillas y los desinfectantes se agotaron en casi todas las tiendas en cuestión de días.
Sin embargo, algunas empresas que habían pronosticado esta demanda se aseguraron de tener un stock de reserva de máscaras y desinfectantes, lo que valió la pena para la empresa y sus clientes.
FIFO/LIFO
First In, First Out o FIFO es una técnica en la que el inventario que se adquiere primero se vende primero. Esto funciona mejor para artículos perecederos que vienen con fecha de vencimiento.
Last In, First Out, o LIFO, es una técnica en la que el inventario que se obtiene al final es el primero en eliminarse. Esto funciona mejor para artículos no perecederos como ropa, decoración, joyas, etc.
Gestión de inventario perpetuo
Este es el tipo de gestión de inventario que es perpetuo, como sugiere el nombre.
En esta técnica, las existencias se cuentan y clasifican tan pronto como llegan.
Las existencias también se verifican y actualizan al final de cada ciclo de pedido. Entonces, esta técnica de inventario se trata de mantenerse al tanto de los números de su inventario.
Six sigma y lean six sigma
Six Sigma es una especie de herramienta educativa que enseña a las empresas sobre la gestión de la cadena de suministro y todo lo relacionado con ella, incluida la gestión de inventario.
Su enseñanza se enfoca en mejorar el rendimiento y aumentar las ganancias para los negocios y también reducir los costos de almacenar el exceso de inventario.
Lean Six Sigma se utiliza para mejorar las enseñanzas de Six Sigma que se centran en optimizar el flujo de trabajo de producción en particular.
Planificación de Requerimientos de Materiales
La planificación de requisitos de materiales o MRP es una de las técnicas de gestión de inventario basadas en computadora más antiguas.
Esta técnica funciona con un único objetivo y es tener los productos correctos listos en el lugar correcto en el momento correcto.
MRP mejora la productividad del negocio al garantizar que los componentes correctos estén disponibles cuando se necesiten, lo que reduce los niveles de inventario y optimiza la gestión de inventario.
La implementación de una técnica de gestión de inventario garantiza que tenga una mejor visibilidad de su inventario y complete los ciclos de pedidos con facilidad. Debería reducir todas las fricciones involucradas en la recolección, el empaque y el envío de un producto.
Si ha logrado esto, ¡entonces su gestión de inventario es de primera categoría!
¿Cuáles son las buenas prácticas a seguir en la gestión de inventarios?
Según el tamaño y la escala de su negocio, la gestión de inventario puede ser realmente simple o muy complicada. Pero sea cual sea el caso, estas son algunas de las buenas prácticas que facilitan la gestión del inventario.
- Elija una ubicación accesible para almacenar su inventario. El espacio de almacenamiento marca la diferencia en la gestión eficiente de su stock. Esta debería ser tu prioridad.
- Planifique el piso y el diseño para que se vea ordenado y organizado. Esto también reduce el tiempo necesario para encontrar un producto entre su stock de productos.
- Asegúrese de que la visibilidad de su inventario sea alta. ¡Ninguno de los productos en su stock debe estar fuera de la vista porque todos sabemos que fuera de la vista significa fuera de la mente!
- Etiquete claramente todos los productos en su inventario. Categorícelos según los tipos mencionados anteriormente y organice los productos etiquetados en consecuencia.
- Mencione las fechas de caducidad en la etiqueta y tenga en cuenta. De esta manera, puede asegurarse de no enviar productos vencidos a sus clientes.
- Verifique y actualice el stock después de que se complete cada ciclo de pedido. ¡Es muy fácil administrar su inventario si continúa actualizando los números regularmente en lugar de hacerlo a granel!
- Deseche las existencias no deseadas. Deshágase de ellos si están vencidos. Si ya no tienen demanda, intente crear ofertas y descuentos para deshacerse del stock rápidamente.
- Lleve un registro de todo su inventario, los pedidos, los que están en tránsito, los que acaban de llegar al almacén, etc.
- Si el proceso de gestión de inventario es demasiado para usted, asigne la responsabilidad a alguien con experiencia en gestión de inventario.
- Siga un proceso estándar para su gestión de inventario y cree una copia de seguridad de todos los datos de gestión de inventario.
Al final del día, la gestión de inventario es una parte de su negocio y no todo su negocio. Su propósito es hacer que administrar su negocio sea fácil y eficiente.
Pero si lo encuentra confuso o requiere mucho tiempo, siempre puede invertir en un buen sistema o software de gestión de inventario.
Resumen
El inventario es el activo más grande para cualquier negocio, a la espera de convertirse en ganancias.
Sin embargo, si no puede aprovechar al máximo su inventario o, a su vez, incurre en pérdidas debido a la mala gestión de su inventario, ya es hora de que realice algunos cambios.
En este artículo, hemos discutido qué es un inventario, qué es la gestión de inventario y por qué es importante para las empresas.
También nos hemos sumergido en los diferentes tipos de inventario con los que las empresas tienen que lidiar regularmente.
A continuación, analizamos algunas de las técnicas de gestión de inventario que se han utilizado en el mundo empresarial durante años.
Estas técnicas varían de un negocio a otro, pero una vez que encuentra la técnica que funciona mejor para su negocio, la gestión del inventario se vuelve como un reloj.
Por último, pero no menos importante, he enumerado algunas de las mejores prácticas a seguir en la gestión de inventario. Estas prácticas son comunes para todo tipo de negocios.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la rotación de inventario?En un período específico, la cantidad de veces que una empresa vendió y reemplazó las existencias apunta hacia la rotación del inventario. Si la tasa de rotación es alta, significa que los productos se venden más rápido.
¿Qué es un sistema/software de gestión de inventario?
Los softwares de gestión de inventario son herramientas diseñadas para realizar un seguimiento de su inventario a través de varias etapas de la cadena de suministro.
Tener un buen software de gestión de inventario puede ahorrar mucho tiempo y energía a los propietarios de negocios. El software permite la gestión de pedidos, la generación de facturas, ayuda con informes y análisis y mucho más.
¿Qué son los softwares gratuitos de gestión de inventario?
Algunos de los softwares gratuitos de gestión de inventario que puede probar para su empresa son Odoo, Zoho, PartKeeper, Stockpile y Skyware.
Pero la mayoría de estos softwares vienen como una extensión gratuita que respalda su negocio. Puede haber otros costos asociados con tener una cuenta en estas plataformas.
¿Cuál es el papel de la gestión de inventario?
La gestión de inventario tiene como objetivo reducir todas las fricciones causadas por tener menos o más inventario.
Da una visión clara de lo que se debe pedir, cuándo, cuánto y dónde se debe almacenar.
¿Cómo saber si la gestión de su inventario es exitosa?
Si no tiene demasiadas o muy pocas existencias, su tasa de rotación de inventario es alta, puede prever con precisión la demanda, etc., esto significa que su gestión de inventario es exitosa.
Estas son solo algunas de las métricas que puede utilizar para averiguar si la gestión de su inventario es eficiente.
¿Qué empresas no necesitan gestión de inventario?
Hay algunas empresas que no tienen que lidiar con la gestión de inventario. Algunos de estos son Dropshipping, venta de productos digitales, marketing de afiliación y oferta de servicios digitales.