14 Strategi Meluncurkan Program Relawan Perusahaan yang Efektif

Banyak pemimpin perusahaan menghadapi lanskap baru dalam hal mempekerjakan dan mempertahankan karyawan. Ini bukan hanya tentang tanda dolar lagi-orang ingin bekerja untuk organisasi yang berniat membangun budaya perusahaan yang positif dan bersedia berinvestasi di komunitas mereka.

Meluncurkan program sukarelawan karyawan perusahaan adalah cara yang bagus untuk membedakan perusahaan Anda. Ini memungkinkan Anda memanfaatkan salah satu sumber daya terbaik Anda—orang. Program sukarelawan perusahaan memberdayakan karyawan untuk memberi kembali dengan menciptakan peluang bagi mereka untuk menghabiskan waktu membantu organisasi nirlaba dan amal yang didedikasikan untuk tujuan yang mereka pedulikan.

Tetapi seperti inisiatif baru lainnya, menciptakan program yang sukses dan langgeng membutuhkan rencana. Kami berbicara dengan Chris Jarvis, seorang ahli sukarelawan perusahaan dan salah satu pendiri Realized Worth. Dia berbagi beberapa wawasan unik untuk membantu membingkai pendekatan Anda.

Terinspirasi oleh sarannya, kami telah menyusun 7 strategi yang Anda butuhkan untuk membuat orang terlibat dan 7 langkah untuk meluncurkan program Anda.

Mari kita mulai.

Manfaat dari peluang sukarelawan perusahaan

Sebelum kita menggali lebih dalam strategi membangun program Anda, mari kita berhenti sejenak untuk bertanya mengapa hal itu layak dilakukan. Hal ini tidak hanya akan membantu Anda memahami potensi kekuatan investasi Anda, tetapi juga akan membantu Anda menyampaikan pendapat kepada rekan kerja dan tim kepemimpinan Anda.

Dampak dari kesukarelaan bergerak dalam dua arah. Ada efek pada orang atau penyebab yang dilayani. Tetapi juga, mereka yang menjadi sukarelawan mendapat manfaat juga. Seperti yang dijelaskan Chris Jarvis: "Sebenarnya ada data untuk menunjukkan sistem penghargaan dalam membantu orang ketika Anda dapat melihat wajah mereka dan Anda memahami pentingnya tugas itu—hampir tidak dapat dibedakan dari yoga high, runner's high, dan aktivitas seksual."

Pengalaman menjadi sukarelawan bisa sangat berarti. Dan itu memiliki efek mendalam pada bagaimana perasaan karyawan terhubung dengan pekerjaan mereka dan perusahaan secara keseluruhan.

Program sukarelawan karyawan yang baik dapat berkontribusi untuk:

• Retensi karyawan: Ketika karyawan merasa terlibat dalam pekerjaan mereka dan terhubung dengan nilai-nilai perusahaan, mereka cenderung bertahan.
  
• Produktivitas: Menghubungkan ke tujuan yang bermakna membantu orang membawa diri mereka yang terbaik untuk bekerja dan dapat meningkatkan efektivitas mereka.
  
• Perekrutan: Karyawan potensial tertarik pada perusahaan yang berinvestasi di komunitas mereka dan memberikan kesempatan untuk memberikan kembali pekerjaan.
  
• Budaya perusahaan yang positif: Memasukkan semangat layanan dan kolaborasi dapat memiliki efek mendalam pada dinamika tempat kerja Anda.
  
• Dampak komunitas: Menempatkan sumber daya Anda untuk kebutuhan komunitas dapat membuat perbedaan besar dalam mengatasi tantangan terbesar masyarakat.
  
• Reputasi merek: Konsumen mencari untuk mendukung perusahaan yang muncul untuk komunitas mereka dengan cara yang berarti.
  
• Pengembangan kepemimpinan: Proyek sukarelawan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mencoba peran yang berbeda dan mengembangkan keterampilan baru.

Ketika datang untuk memfasilitasi program sukarelawan perusahaan, itu benar-benar siklus yang baik. Mari kita beralih ke cara menerapkannya secara efektif.

7 tips untuk meningkatkan partisipasi

Salah satu pertanyaan besar tentang program sukarelawan perusahaan adalah: jika Anda membangunnya, apakah mereka akan datang?

Menurut laporan Chief Executives for Corporate Purpose (CECP) terbaru, partisipasi sukarela karyawan telah mengalami penurunan tajam. Tentu saja ada beberapa faktor eksternal yang berperan (melihat Anda, COVID), tetapi bahkan sebelum pandemi, hanya 30% karyawan yang memanfaatkan peluang sukarela yang disediakan oleh majikan mereka.

Jadi itu menimbulkan pertanyaan: bagaimana Anda menginspirasi orang untuk terlibat?

Saat Anda ingin membangun atau mengubah program Anda, ingatlah 7 strategi ini.

1. Sediakan waktu luang berbayar untuk sukarelawan

Ini adalah salah satu yang cukup mudah, tapi penting. Berikan waktu khusus kepada karyawan untuk menjadi sukarelawan yang dapat mereka gunakan selama jam kerja reguler. Jika Anda membuat sebuah program, tetapi kemudian meminta orang untuk menjadi sukarelawan pada waktu mereka sendiri, Anda mengirimkan pesan bahwa perusahaan Anda tidak bersedia memberikan sumber daya untuk upaya ini.

Dan jangan samakan waktu sukarelawan dengan PTO atau cuti sakit. Buat VTO (waktu istirahat sukarelawan) yang ditentukan dan dorong semua orang untuk menggunakannya.

2. Mudahkan

Seperti proses apa pun, jika Anda mempersulit atau membingungkan untuk mendaftar peluang sukarela, orang tidak akan melakukannya. Buatlah semudah dan sesederhana mungkin. Pikirkan proses pendaftaran sebagai bagian dari program itu sendiri. Anda ingin itu menjadi pengalaman positif sejak awal.

Menggunakan platform perangkat lunak pemberi karyawan yang memungkinkan setiap orang untuk menelusuri dan mendaftar untuk peluang, melihat dan melacak VTO mereka, dan mendapatkan informasi penting semua di satu tempat dapat membantu. Tidak ada yang ingin memilah-milah spreadsheet atau utas email yang panjang—jangan membuatnya.

3. Hilangkan yang tidak diketahui

Beberapa orang mungkin ragu untuk menjadi sukarelawan karena mereka belum pernah melakukannya sebelumnya. Anda dapat membantu mereka mengatasi hambatan ini dengan memberikan informasi sederhana di awal.

Orang-orang ingin tahu apa yang akan datang. Pikirkan saat-saat Anda enggan mengatakan ya untuk sesuatu karena Anda tidak yakin ke mana tepatnya harus pergi atau siapa yang akan berada di sana. Pastikan relawan tahu apa yang harus dikenakan, di mana mereka akan bekerja, dan jika mereka membutuhkan keahlian khusus. Ini dapat membuat perbedaan besar dalam membantu orang merasa nyaman saat mereka mencoba sesuatu yang baru.

4. Jadikan itu sosial

Kesukarelaan tim korporat adalah cara yang bagus untuk terhubung dengan rekan tim di level lain. Ini juga merupakan kesempatan bagus untuk bekerja dengan orang baru—jika Anda berada di perusahaan yang lebih besar, mungkin ada banyak orang yang tidak dapat berinteraksi langsung dengan Anda. Kesukarelawanan dapat memfasilitasi hubungan baru dan lebih dalam di seluruh organisasi Anda.

Pilih platform yang memungkinkan karyawan untuk melihat siapa lagi yang akan menjadi sukarelawan bersama mereka sehingga mereka dapat mulai menjalin hubungan tersebut lebih awal. Ini juga memungkinkan mereka untuk mengundang orang lain dan mengoordinasikan rencana.

Jarvis menjelaskan bahwa tidak semua relawan sama. Dia membaginya menjadi tiga tahap. “Ruang tahap pertama adalah untuk individu yang tidak banyak menjadi sukarelawan dan yang akhirnya menjadi sukarelawan karena alasan ekstrinsik,” katanya. Hubungan sosial adalah motivator eksternal yang hebat. Membangun ini ke dalam program Anda akan membantu sukarelawan yang tidak berpengalaman mengambil langkah pertama itu.

Dari sana, beberapa sukarelawan akan pindah ke tahap kedua sukarela di mana motivasi mereka untuk memberi menjadi intrinsik—mereka memperoleh makna yang lebih dalam dari pekerjaan itu. Pada tahap ketiga, yang hanya dicapai oleh sebagian kecil peserta, menjadi sukarelawan menjadi bagian integral dari identitas seseorang. Pada tahap ini relawan dianggap sebagai pemandu; mereka dapat memimpin dan menginspirasi individu yang tidak berpengalaman.

5. Pertimbangkan ilmu perilaku

Dalam beberapa hal membuat orang menjadi sukarelawan sama seperti mengajak mereka berolahraga. Orang-orang tahu menjadi sukarelawan membuat mereka merasa baik, tetapi tetap saja, menemukan motivasi bisa jadi rumit.

Banyak karya Chris Jarvis berpusat pada bagaimana ilmu perilaku berperan. Ilmu perilaku mengeksplorasi bagaimana orang membuat keputusan. Anehnya, itu tidak selalu masalah logika. Jarvis menjelaskan bagaimana hal ini berkaitan dengan keterlibatan karyawan dan kesukarelaan: “Sebagian besar program tidak dikonfigurasi berdasarkan bagaimana orang mempertimbangkan pilihan, mengevaluasi, dan membuat keputusan,” katanya.

“Memasukkan ilmu perilaku adalah tentang mengambil keuntungan dari wawasan yang kita miliki seputar bias kognitif kita—jalan pintas atau heuristik yang kita gunakan untuk membuat keputusan,” katanya.

Misalnya, Jarvis menyoroti kekuatan bias penghindaran kerugian. Orang tidak suka kehilangan barang. Faktanya, keengganan untuk kehilangan itu jauh lebih kuat daripada keinginan untuk mendapatkan keuntungan. Bagaimana ini bisa menjadi program sukarelawan perusahaan? Anda dapat membuat jam VTO “gunakan atau hilangkan”. Secara psikologis, ini dapat membantu memotivasi orang. Tiba-tiba, mereka tidak ingin kehilangan kesempatan untuk menjadi sukarelawan dan mereka merasakan urgensi yang lebih besar untuk terlibat.

Memanfaatkan ilmu perilaku tidak memerlukan perombakan besar-besaran pada program Anda. Ini tentang menemukan peluang untuk menyelaraskan bagaimana program Anda disusun dengan bagaimana orang benar-benar memandang dunia dan membuat keputusan.

6. Jauhkan tekanannya

Tidak ada yang bisa merusak kegembiraan menjadi sukarelawan seperti menjadikannya wajib. Sebanyak Anda ingin karyawan terlibat, jangan berikan tekanan yang kuat. Pada akhirnya Anda ingin itu menjadi keputusan mereka.

Daripada mencoba memaksa karyawan untuk berpartisipasi, lakukan yang terbaik untuk menurunkan hambatan yang mungkin mencegah mereka untuk terlibat. Misalnya, Anda dapat memastikan bahwa peluang itu nyaman—tidak ada orang yang mungkin mendaftar untuk shift yang akan memaksa mereka untuk duduk di lalu lintas jam sibuk, misalnya.

Jarvis membingkai pendekatan di sekitar dorongan, atau intervensi halus yang mendorong karyawan untuk lebih terlibat dalam memberi. Bahkan, dia baru-baru ini meluncurkan Nudge the Good, sebuah inisiatif yang berupaya memanfaatkan ilmu perilaku, ilmu saraf, dan teori pembelajaran transformatif untuk membantu meningkatkan hasil dalam kewarganegaraan perusahaan.

7. Menggabungkan sukarelawan virtual

Kesukarelaan virtual telah berkembang pesat selama dua tahun terakhir. Tentu saja itu tidak dapat menggantikan pengalaman bertemu langsung, tetapi memasukkan beberapa peluang untuk menjadi sukarelawan dari jarak jauh akan membantu melibatkan lebih banyak orang. Ini adalah pilihan yang sangat baik untuk tim terdistribusi.

Jangan berhemat dalam merencanakan acara virtual ini. Anda tidak hanya mencoba mencentang kotak—Anda ingin semua orang yang berpartisipasi merasa bahwa pekerjaan yang mereka lakukan memiliki makna.

7 langkah untuk meluncurkan program Anda

1. Pilih penyebab

Ketika memilih fokus untuk program sukarela Anda, Anda ingin karyawan terlibat. Terlalu sering seorang eksekutif menetapkan prioritas dan program mulai terasa seperti proyek kesayangan bos—bukan model yang bagus untuk membuat orang-orang di seluruh perusahaan bersemangat dan berinvestasi.

Anda dapat menggunakan platform keterlibatan karyawan untuk membuat survei atau proses nominasi sehingga karyawan dapat mempertimbangkan penyebab yang penting bagi mereka dan organisasi mana yang ingin mereka dukung.

Mungkin masuk akal untuk memiliki beberapa peluang sukarelawan yang terkoordinasi, tetapi Anda juga dapat mempertimbangkan untuk membiarkan karyawan memilih kapan dan di mana mereka menjadi sukarelawan. Mungkin mereka sudah memiliki hubungan dengan organisasi nirlaba yang ada dan mereka ingin menggunakan VTO mereka untuk melanjutkan pekerjaan itu. Untuk melangkah lebih jauh, mungkin Anda dapat memberdayakan karyawan untuk meningkatkan hubungan mereka dengan organisasi nirlaba untuk membawa peluang baru bagi rekan kerja mereka.

Memulai pengalaman sukarela dengan rasa memiliki dan otonomi memastikan bahwa karyawan Anda akan merasa lebih terlibat dalam pekerjaan.

2. Buat program unik

Meskipun mungkin ada baiknya mengambil beberapa inspirasi dari perusahaan lain dengan program sukarelawan, jangan hanya meniru apa yang dilakukan orang lain.

Anda ingin bersandar pada kekuatan Anda. Susun strategi program Anda sehingga selaras dengan misi organisasi Anda. Pikirkan tentang apa yang menginspirasi tim Anda untuk melakukan pekerjaan terbaiknya dan cobalah untuk memanfaatkan energi itu.

Salah satu cara untuk memanfaatkan keahlian unik karyawan Anda adalah melalui sukarela berbasis keterampilan. Tim Anda dapat menggunakan bakat dan keahlian mereka untuk bekerja di organisasi nirlaba. Hal ini tidak hanya dapat memberikan makna dan keterlibatan yang lebih dalam, tetapi juga dapat membantu organisasi nirlaba mengatasi beberapa kebutuhan kritis mereka.

Jangan takut untuk menjadi kreatif dan mencoba pendekatan baru. Di seluruh filantropi telah ada perhitungan seputar "praktik terbaik". Terkadang proses telah menjadi begitu mengakar, organisasi mengadopsinya tanpa menginterogasi apakah mereka benar-benar melayani misi yang ada.

Seperti yang dikatakan Chris Jarvis: "Roda persegi adalah praktik terbaik sampai seseorang menemukan yang bundar."

3. Pusatkan artinya

Bagian dari kekuatan menjadi sukarelawan adalah rasa makna yang mendalam yang dirasakan peserta ketika mereka memberi kembali. Chris Jarvis menjelaskannya sebagai "pengalaman transformatif" bagi sukarelawan "pada tingkat psikologis (perubahan dalam memahami diri sendiri), tingkat keyakinan (revisi sistem kepercayaan), dan perilaku (perubahan dalam tindakan dunia nyata)".

Pastikan untuk menjaga makna ini di tengah saat Anda membangun program Anda. Jika karyawan merasa perusahaan tidak peduli dengan hasil dan hanya berusaha menciptakan PR yang baik, mereka akan cenderung tidak berpartisipasi.

Bantu relawan terhubung dengan makna pekerjaan. Ini bisa berarti menghubungkan mereka secara langsung dengan orang-orang yang diuntungkan. Misalnya, alih-alih hanya mengemas kotak makanan, dapatkah mereka membantu mengantarkan makanan kepada orang yang membutuhkan?

Roy Baumeister di Florida State University menjelaskan bahwa orang memperoleh makna dari situasi dalam tiga cara: ketika mereka melihat tujuan dan nilai dalam apa yang mereka lakukan, ketika mereka memiliki rasa kemanjuran dan kendali pribadi, dan ketika mereka merasakan harga diri. .

Lakukan semua yang Anda bisa untuk membantu peserta memahami makna pekerjaan.

4. Libatkan kepemimpinan

Ketika datang untuk melibatkan kepemimpinan perusahaan, ini semua tentang mencapai keseimbangan. Seperti disebutkan sebelumnya, Anda tidak ingin eksekutif menetapkan prioritas dan mengurangi rasa kepemilikan yang dirasakan karyawan. Di sisi lain, Anda tidak ingin para petinggi tampak tidak tertarik atau tidak tertarik.

Pemimpin organisasi harus menjadi pemandu sorak terbesar program Anda. Mereka harus menjadi sukarelawan bersama karyawan sehingga mereka memahami nilai pekerjaan dan dapat berbicara jujur ​​tentang pengalaman tersebut.

Pembaruan dan informasi tentang kesukarelaan harus dimasukkan dalam komunikasi di seluruh perusahaan. Para pemimpin harus memperjuangkan upaya ini dengan cara yang sama mereka merayakan kemenangan bisnis. Dan kepositifan harus asli. Karyawan dapat dengan mudah mengenali ketidakaslian. Jika tim kepemimpinan Anda tidak benar-benar berinvestasi dalam memberi kembali, itu akan terlihat.

5. Menyediakan struktur

Meskipun Anda menginginkan antusiasme karyawan untuk mendorong program Anda, perusahaan Anda perlu menyediakan dukungan logistik dan infrastruktur.

Tim CSR atau SDM Anda harus bekerja untuk membangun hubungan dengan mitra masyarakat sehingga Anda dapat mengembangkan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan masyarakat. Membangun kemitraan ini memberikan legitimasi program Anda dan akan membantu karyawan memahami dampak yang lebih luas dari pekerjaan mereka.

Sebelum Anda meluncurkan, Anda juga ingin memilih platform sukarela perusahaan yang memungkinkan karyawan untuk melihat peluang yang tersedia, mendaftar dengan mudah, dan melacak VTO mereka. Memiliki bagian ini sejak awal sangat penting. Jika kesan pertama karyawan tentang program sukarelawan adalah sulit atau membingungkan untuk memilah-milah, mereka akan kehilangan minat dan akan sulit untuk melibatkan mereka kembali.

Salah satu bagian dari rencana Anda harus melibatkan penetapan tujuan. Putuskan hasil apa yang paling penting bagi Anda. Anda dapat menetapkan sasaran seputar tingkat partisipasi, total jam VTO yang digunakan, pengalaman karyawan, atau dampak komunitas. Jangan terjebak dengan mencoba melacak terlalu banyak metrik—pilih beberapa aspek yang ingin Anda fokuskan dan gunakan perangkat lunak manajemen sukarelawan karyawan Anda untuk melacak kemajuan Anda.

6. Ambil stok

Banyak energi dan kegembiraan dapat digunakan untuk meluncurkan program sukarelawan. Itu hebat. Antusiasme awal penting untuk membuat semua orang bergabung. Tetapi menciptakan program yang sukses dan bertahan lama adalah tentang terus mengembangkan apa yang telah Anda bangun.

Pertama-tama, Anda ingin melihat apa yang dicapai program Anda. Apakah Anda mencapai tujuan yang Anda tetapkan? Apakah Anda melihat keterlibatan dan dampak yang ingin Anda lihat? Bagikan temuan Anda dengan karyawan dan publik. Transparansi ini akan menunjukkan bahwa Anda bersedia untuk tampil secara autentik dan jujur.

Biasakan untuk mencari umpan balik dari karyawan tentang pengalaman mereka. Gunakan wawasan mereka untuk memperbaiki atau membentuk kembali pendekatan Anda.

Anda juga ingin terus mengembangkan program Anda. Mungkin Anda mencari mitra komunitas tambahan atau menambah peluang sukarelawan baru dari waktu ke waktu. Atau mungkin Anda menemukan cara baru untuk merayakan partisipasi. Yang penting adalah menjaga agar program tetap relevan dan aktif—jika mulai terasa basi bagi karyawan, minat akan berkurang.

7. Jadikan sukarela sebagai bagian dari budaya perusahaan Anda

Anda ingin mengintegrasikan semangat memberi dan pelayanan ke dalam budaya perusahaan Anda. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah membuat program sukarelawan yang terasa bertentangan atau terpisah dari cara Anda berbisnis.

Orang-orang dari seluruh perusahaan dan semua departemen harus dilibatkan. Misalnya, jika hanya orang-orang dari HR yang muncul, Anda ingin mencari tahu alasannya. Apakah beberapa manajer tidak mendukung karyawan yang meluangkan waktu untuk menjadi sukarelawan? Apakah pesan di sekitar program tidak menjangkau semua orang?

Rayakan keberhasilan program Anda baik secara internal maupun eksternal. Menjadi merek yang diasosiasikan dengan memberi. Ini juga berarti Anda perlu melihat bagaimana bisnis Anda beroperasi secara lebih luas. Jika Anda menciptakan peluang sukarela untuk mengatasi masalah yang Anda bantu pertahankan, orang akan dengan cepat menunjukkan kemunafikan.

Lihatlah praktik bisnis Anda. Apakah ada lebih banyak cara Anda dapat mempertimbangkan dampak sosial dari pekerjaan Anda? Terkadang program sukarelawan hanyalah permulaan.

Temukan mitra yang tepat untuk mendukung pekerjaan Anda

Saat Anda ingin membangun atau membentuk kembali program sukarelawan perusahaan Anda, Anda ingin memanfaatkan alat yang akan menyederhanakan proses dan meningkatkan keterlibatan. Submittable adalah platform dampak sosial yang dibangun untuk membantu Anda meluncurkan, mengelola, dan mengukur program CSR Anda. Temukan lebih banyak lagi.