Resep yang harus dimiliki untuk format email yang lezat

Setiap hari, rata-rata pekerja kantoran menerima 121 email . Itu berarti Anda telah menyelesaikan pekerjaan Anda untuk mencoba menarik perhatian penerima Anda. Mengirim template email yang sudah jadi tidak cukup baik; untuk mengalahkan persaingan dan untuk benar- benar menonjol, email Anda harus enak.

Setiap baris email Anda harus mengarahkan penerima Anda ke yang berikutnya, sampai ke sign-off. Untuk membuat setiap baris dapat dipahami dan seimbang, sangat penting untuk memformatnya dengan benar.

Anda mungkin mengirim email dingin, tindak lanjut, permintaan, perkenalan, apa pun; berikut adalah hal-hal penting yang tidak dapat dilakukan tanpa email Anda.

Lima bahan utama dari email yang menjilat jari:

1. Garis subjek
2. Salam
3. Tubuh
4. Garis penutup
5. Tanda tangan

Terlihat mudah? Ini bukan hal baru. Mari kita lihat lebih dekat setiap langkah spesifik untuk menyiapkan email yang mendapat tanggapan.

1. Taburan baris subjek

Lihat kotak masuk Anda, apa yang Anda lihat?

Baris subjek!

Baris subjek email adalah kaki Anda di pintu penerima. Baris subjek yang sempurna semuanya bermuara pada kata-kata yang Anda pilih, panjang yang Anda gunakan, dan nilai yang Anda tawarkan.

Meskipun merupakan bagian terpendek dari email Anda, baris subjek memainkan peran kunci dalam memutuskan apakah email Anda akan dibuka atau dibuang ke tempat sampah. Anda dapat memiliki email terindah yang pernah ada, tetapi tanpa baris subjek yang menarik dan profesional, email tersebut mungkin tidak akan pernah terlihat.

Baris subjek email terbaik mencentang semua kotak ini:

• Panjangnya antara 1-5 kata .
• Tujuan utama dari isi email diringkas.
• Diikat dengan baik dengan garis tubuh pertama .
• Hapus pesan kepada penerima tentang jenis email apa yang ada di dalamnya (inisial, balas [re:], teruskan [fwd:], atau tindak lanjut.
• Tarik perhatian prospek Anda dan keluar saat mereka memindai kotak masuk mereka.

Sebagai tip bonus, Darshan Somashekar, pendiri startup pelatihan otak Solitaired, menyarankan untuk menguji baris subjek yang dimulai dengan huruf kecil. Dia menjelaskan "Ini membantu baris subjek menonjol, dan itu membuat komunikasi kurang formal"

Jelas dan ringkas adalah kunci untuk menghasilkan baris subjek yang sempurna. Jelaskan secara singkat apa yang menunggu penerima di dalam email Anda, dan ingatlah pengguna seluler . Jangan pernah melebihi 7 kata di baris subjek Anda.

2. Sejumput sambutan hangat

Mencari tahu cara memulai email — terutama saat Anda menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik — adalah sebuah tantangan.

Apakah "Hei" terlalu santai? Apakah "Sayang" terlalu formal? Apakah "Pagi!" terlalu ceria?

Jika Anda menganggap salam email itu tidak penting, Anda salah. Bagaimana Anda memulai email menentukan nada dan membentuk persepsi penerima tentang Anda. Ini juga dapat menentukan apakah mereka melanjutkan membaca. Jadi, ya, itu penting.

Kami memiliki pemenang. Meskipun netral dan sederhana, itu tidak bisa salah.

Salam yang harus Anda hindari:

"Untuk Perhatian…". Ini bukan abad ke-19, kawan. Ini adalah cara yang dingin dan impersonal untuk memulai pesan email. Penerima mungkin berpikir, "Yah, ini bukan urusan saya ... saya tidak perlu melanjutkan membaca."

“Bapak/Ibu/Ibu yang terhormat. [nama belakang], …” / “Yang Terhormat Tuan atau Nyonya, …”. Terlalu formal. Faktanya, semua "Dear..." terdengar kuno juga. Plus, salam ini memberi tahu penerima bahwa Anda tidak tahu siapa mereka. Mengapa mereka harus tertarik dengan apa yang Anda katakan?

"[Nama depan]!". Ini informal dan tiba-tiba. Kemudian ketika Anda menempel pada tanda seru, itu hanya akan mengganggu.

"Hai…". Salam ini juga terdengar tiba-tiba; itu tidak memiliki penyesuaian yang diperlukan untuk menarik perhatian penerima.

Menyertakan nama orang tersebut dalam email adalah cara penting untuk mendapatkan perhatian mereka.

3. Ikuti aturan C&S cakep untuk format badan email Anda

Rata-rata, seorang pengguna hanya membaca 20% dari konten di halaman Anda (Sumber: Nielsen Norman Group). Nasib yang sama menunggu email Anda.

Pikiran pertama yang muncul di benak Anda adalah seperti: “20%? Apakah ini semacam lelucon? Saya telah menghabiskan waktu berjam-jam menyusun email dengan kata-kata yang sempurna hanya untuk empat perlimanya diabaikan?!”.

Sayangnya, itu benar..

Ada satu alasan yang sangat sederhana untuk fakta yang cukup menyedihkan ini… pemindaian . Studi pelacakan mata menemukan bahwa mayoritas orang membaca konten online dalam pola 'F' (Sumber: Nielsen Norman Group).

Penerima email Anda perlu menerima informasi berharga tertentu dan tidak ingin membaca email yang panjang untuk menemukannya.

Tempatkan diri Anda di belakang mata penerima Anda sejenak.. Anda berharap menemukan jawaban atas sebuah pertanyaan, beberapa saran yang berguna, tawaran, atau, pada akhirnya, sebuah solusi. Anda memindai konten untuk tujuan ini. Jika Anda tidak menemukannya cukup cepat, Anda langsung kembali ke kotak masuk Anda.

Singkat cerita, email Anda harus ringkas dan dapat dipindai.

Bagaimana saya melakukannya?

• Jaga agar bahasa tetap sederhana dan kontennya berharga. Ingat, Anda berhadapan dengan orang sibuk yang akan memutuskan kegunaan email Anda dalam hitungan detik. Cobalah untuk membuat konten Anda menyenangkan di mata. Orang ingin membaca email dengan mudah, tanpa kesulitan dengan jargon teknis dan pemasaran yang tidak jelas.
• Gunakan paragraf yang terdiri dari satu atau dua kalimat. Bagi pemikiran Anda menjadi paragraf baru dan format elemen penting dalam huruf tebal (contoh: penawaran, permintaan, pembaruan, dll.). Ruang putih memudahkan penerima untuk memahami isi badan email;
• Jangan terlalu menjelaskan. Hormati waktu penerima. Jika email Anda kewalahan dengan terlalu banyak info, itu pasti akan dibiarkan belum dibaca, apalagi tidak dibalas. Jangan bertele-tele; langsung ke intinya. Jika perlu, lampirkan dokumen dengan informasi lebih rinci atau tawarkan untuk dikirim atas permintaan penerima;
• Jangan membuatnya terlalu mencolok. Meskipun grafik dan font yang tidak biasa dapat diterima dalam email pemasaran, email bisnis tidak memerlukan perangkap ini. Tidak semua klien email akan menampilkan pemformatan Anda dengan benar, jadi tetap gunakan font default 11 atau 12 poin dan teks hitam. Gunakan teks tebal dan miring dengan hemat.

Perlu lebih banyak tips untuk menulis email profesional yang sempurna? Berikut adalah panduan lengkap, bersama dengan daftar periksa; Anda tidak bisa salah.

4. Bumbui dengan penutup tertentu

Sign-off adalah elemen terakhir yang dapat Anda gunakan untuk menarik perhatian penerima Anda; kesempatan terakhir Anda untuk mendapatkan balasan email Anda.

Garis penutup yang benar perlu ditentukan oleh situasi individu. Mari kita pikirkan beberapa konteks profesional sehari-hari yang mungkin Anda alami. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana mengakhiri email Anda dengan cara sebaik mungkin.

Anda sedang menunggu pertemuan atau kerjasama lebih lanjut dengan seseorang. Untuk tetap berhubungan dengan mereka, penting untuk menawarkan kemungkinan komunikasi di masa depan:

Anda menawarkan bantuan kepada penerima. Misalnya, Anda mungkin mengirimi mereka konten atau informasi baru yang berharga bagi mereka.

Anda ingin mengirim ucapan selamat. Semua orang suka menerima pujian dan salam. Akhiri email Anda dengan catatan terakhir yang mengakui pencapaian mereka. Ini mendorong kerja sama lebih lanjut dan membentuk sikap positif Anda dan perusahaan Anda.

Penerima telah melakukan sesuatu untuk Anda, jadi Anda perlu mengucapkan terima kasih kepada mereka :

Tip: Gunakan Emoticon

Emoji dalam bisnis dan pemasaran menjadi semakin populer. Mereka membantu memandu nada pesan. Anda dapat membuat pesan terlihat lebih personal dan ramah, jadi gunakan jika itu nada yang Anda inginkan. Tapi disini jaga keseimbangan agar tidak berlebihan.

5. Letakkan tanda tangan email Anda seperti ceri di atasnya

Untuk memperkuat kesan positif tentang diri Anda, sertakan tanda tangan email Anda di akhir email Anda. Menyiapkan tanda tangan email yang tepat adalah kesempatan bagi Anda untuk memperjelas siapa Anda, apa yang sedang Anda kerjakan, dan memudahkan orang untuk menghubungi Anda.

Jika Anda menonton untuk menarik perhatian mereka dan tetap berada di benak pelanggan, Anda harus melampaui hanya nama dan informasi kontak Anda. Ubah tanda tangan email dasar menjadi alat pemasaran dengan memasukkan:

• logo perusahaan;
• penghargaan mengesankan yang Anda atau perusahaan Anda menangkan;
• foto Anda;
• elemen merek;
• spanduk promosi;
• tautan media sosial.

Tetapi Anda tidak perlu memilih semua poin yang disebutkan. Misalnya, jika Anda menyertakan foto dan logo, itu membuat tanda tangan Anda terlalu berlebihan dan membingungkan. Berhati-hatilah dengan membuat tanda tangan email singkat dan langsung; tidak bijaksana untuk memiliki tanda tangan yang membentang setengah halaman.

Seimbangkan konten dan desain. Tanda tangan email yang efektif dibangun di atas desain minimalis. Tambahkan 2 warna, misalnya: satu di logo dan satu lagi di ikon atau nama merek. Tapi pastikan warnanya cocok satu sama lain.

Jangan lupa Ajakan Bertindak . CTA adalah persis apa yang mendorong pelanggan Anda untuk berinteraksi dengan Anda. Tindakan yang Anda ingin mereka lakukan dapat berupa apa saja dan bergantung pada tujuan Anda. Dengan CTA, klien Anda dapat mengunduh ebook, mengetahui beberapa penawaran dan diskon khusus, memesan demo, dan sebagainya.

Lapar untuk lebih? Temukan cara membuat tanda tangan email yang mudah diingat, di sini!

Lihat templat salin-tempel yang mudah ini!

Email dingin

Menulis email dingin tidak hanya menjual, itu seni. Anda perlu membangun koneksi yang kuat dan membuat prospek mempercayai Anda tanpa pernah bertemu dengan mereka. Personalisasi yang efektif dengan sentuhan orisinalitas adalah kunci untuk menonjol dalam penjualan B2B. Coba template ini dan dapatkan tanggapan:

Email tindak lanjut

Mengirim email tindak lanjut penjualan adalah cara yang efektif untuk melibatkan atau melibatkan kembali prospek Anda dalam percakapan yang pada akhirnya dapat mengarahkan mereka ke kesepakatan tertutup. Mungkin Anda bisa memberikan diskon grup; relevan ketika Anda yakin bahwa produk Anda berguna, tidak hanya untuk satu orang dari perusahaan tetapi untuk beberapa dari mereka. Lihatlah email ini.

Email Basis Sentuh

Jika Anda kembali berhubungan setelah beberapa saat, opsi menang-menang adalah menunjukkan minat Anda pada perusahaan mereka melalui email. Jika prospek Anda memiliki blog atau aktif di media sosial, Anda dapat dengan bijaksana menanggapi sesuatu yang mereka posting. Inilah cara Anda dapat melakukannya: