Migrazione dei dati CRM di successo: che la forza sia con te

Tutto parte da un unico pensiero: e se il CRM che utilizziamo non fosse efficiente come speravamo? E non sorprende perché, secondo i dati raccolti nell'ultimo decennio, fino al 60% dei progetti CRM non soddisfa le aspettative.

Ci possono essere molte ragioni per migrare i dati CRM a un nuovo sistema: mancanza di personalizzazione e scalabilità, interfaccia utente poco chiara, strumenti di analisi limitati, ecc. Ma la linea di fondo è che il vecchio software non funziona come desiderato.

Per avere un'idea migliore della migrazione CRM, descriviamo questo processo sulla base di un noto franchise epico della galassia molto lontana. Benvenuto nel mondo della migrazione di Star Wars di CRM!

Migrazione CRM Episodio I: La minaccia fantasma

Quindi è giunto il momento e ora devi scegliere un nuovo software CRM. Comprendiamo la tua confusione in quanto fare una scelta equilibrata è una vera minaccia che probabilmente hai cercato di evitare per così tanto tempo.

Puoi prendere una decisione in base ai tuoi obiettivi e alle tue esigenze. Innanzitutto, crea un elenco dei criteri principali per il nuovo software . Le seguenti domande ti aiuteranno a farlo:

• Cosa vuoi ottenere con il sistema CRM?
• Quali processi vorresti automatizzare?
• Di quali strumenti e integrazioni hai bisogno nel tuo CRM?
• Ci sono funzionalità indispensabili?
• Quanti dipendenti utilizzeranno il CRM? Quali dipartimenti?
• Qual è il tuo budget per questo software?

Quando scegli un fornitore, non avere fretta. Consulta meglio il tuo team prima di migrare a un nuovo CRM, concentrandoti su quei dipendenti che utilizzeranno effettivamente il software. Ottieni il loro feedback sul flusso di lavoro e sulle funzionalità richieste e fai affidamento sulla loro opinione quando prendi la decisione finale.

Lo scenario peggiore è quando scegli un software assolutamente inutile e irrilevante per il tuo team. Per questo motivo, determina il livello o la direzione principale del tuo CRM . Ad esempio, se utilizzi costantemente Gmail nel processo di vendita, prendi in considerazione l'idea di utilizzare un CRM basato su Gmail, come NetHunt.

CRM Migration Episodio II: L'attacco dei cloni

È ora di mettere in ordine e classificare i dati preparandoli alla migrazione. E spero che tu abbia già intuito cosa significa Attack of the Clones: sbarazzarsi dei duplicati .

Di sicuro, l'unione di record con duplicati è una cosa che richiede molto tempo se lo fai manualmente. Tuttavia, ci sono molti strumenti specializzati e servizi di migrazione dei dati CRM che possono trovare duplicati automaticamente e unire i record corrispondenti. Alcuni sistemi CRM possono anche offrire soluzioni integrate per questo scopo.

Probabilmente, hai una domanda logica: perché diavolo hai bisogno di perdere tempo con alcuni duplicati? In primo luogo, i dati nei record duplicati possono essere incompleti o addirittura contraddittori se inseriti da utenti diversi.

Inoltre, il tuo nuovo sistema CRM potrebbe avere alcune limitazioni sulla quantità di informazioni e quindi ogni singolo record conterà.

Prima di passare a un nuovo CRM, è anche una buona idea decidere i dati con cui vuoi procedere e quelli di cui sei pronto a sbarazzarti. Ad esempio, potresti avere alcuni campi ed etichette personalizzati non necessari. Inoltre, alcune informazioni e contatti potrebbero essere già obsoleti.

CRM Migration Episodio III: La vendetta dei Sith

È giunto il momento! Rallegrati, giovane padawan, perché sei finalmente pronto per migrare i dati CRM e importarli nel nuovo sistema. A questo punto, potresti iniziare a considerare di entrare nel Lato Oscuro e tornare al vecchio software. Sappiamo come ci si sente, ma sii forte: ci sei quasi.

Quando si cambiano i sistemi CRM, è necessario ricordare che sono tutti diversi. Qui hai due opzioni: adattare i dati esistenti al nuovo CRM o configurare il software di destinazione con la precedente struttura. Entrambi i metodi funzioneranno bene se eseguiti dagli specialisti giusti, quindi scegli il modo più conveniente.

Il passaggio finale in questa fase della migrazione del CRM è la revisione della mappatura dei dati composta (corrispondenza di due modelli CRM). Questa attività dovrebbe essere eseguita dai dipendenti che hanno avuto accesso a questi dati in precedenza e utilizzeranno il software in futuro.

Preparati e ricorda: a questo punto non si torna indietro.

Non andare avanti e inizia a migrare il sistema CRM tutto in una volta. Innanzitutto, assicurati di eseguire il backup dei dati . Inoltre, è fondamentale eseguire una o più importazioni di prova per assicurarsi che tutti i dati vengano trasferiti correttamente e che le relazioni tra i record rimangano le stesse. Le importazioni di prova mostrano se lo script di importazione è corretto e ti consentono di correggere eventuali bug e modificarlo. Non appena sei sicuro che la migrazione completa andrà senza intoppi, provaci!

Migrazione CRM Episodio IV: una nuova speranza

Sì, l'hai fatto! Hai mostrato a questa migrazione chi è il capo! Ma non è il motivo per sedersi e godersi il caffè. Ora è giunto il momento di uno dei passaggi più importanti: l'integrazione con il CRM.

Ora che il tuo team ha nuove speranze, dovresti assicurarti che prendano il nuovo CRM come una papera per l'acqua. Un breve manuale, demo o un paio di sessioni di formazione andranno bene. E non avere fretta! Dai ai tuoi dipendenti un po' di tempo per abituarsi al nuovo sistema e ne trarranno il meglio.

Migrazione CRM Episodio V: L'Impero colpisce ancora

Sfortunatamente, non puoi prevedere tutto quando passi a un nuovo CRM. Ecco perché sii pronto che il tuo impero CRM risponderà con problemi imprevisti . Beh, è ​​quasi inevitabile, quindi non arrabbiarti troppo.

Le ragioni di tali fallimenti possono includere alcuni casi d'uso nuovi o non registrati, problemi di collaborazione tra i team e molto altro. Certo, potresti essere davvero fortunato e non incontrare tali problemi, ma ammettiamolo:

Soprattutto, mantieni la calma e non perdere il controllo. Puoi risolvere facilmente tutto rivolgendoti all'assistenza clienti di CRM e descrivendo i tuoi problemi. Assicurati: prenderanno tutte le misure necessarie o ti consiglieranno una soluzione efficiente.

CRM Migration Episodio VI: Il ritorno dello Jedi

Congratulazioni! La tua attività è di nuovo in carreggiata e ora sei pronto per prosperare con un nuovo sistema CRM. Tuttavia, è comunque una buona idea bloccare il vecchio software e accedervi in ​​caso di dettagli trascurati. E non preoccuparti se non ottieni risultati immediati con un nuovo CRM. Dai al tuo team un po' di tempo per abituarsi al sistema e personalizzarlo e sarai a posto!

Ulteriori letture: come mantenere i dati CRM puliti e affidabili

L'ultima parola

Sebbene la migrazione a un nuovo CRM possa sembrare piuttosto doloroso, potresti facilitarla con una preparazione approfondita. In questo modo, puoi ridurre il tempo di migrazione a un paio di giorni e avere molto meno mal di testa. Sii paziente e coerente e ce la farai! Dovresti anche pensare a come evitare o proteggere i tuoi dati da perdite non pianificate. In questi casi, molte aziende utilizzano diversi tipi di recupero di file eliminati.

Se hai difficoltà a migrare i tuoi dati a NetHunt CRM , rivolgiti al nostro team di supporto e ottieni le risposte.

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