Migração de dados de CRM bem-sucedida: que a força esteja com você

Tudo começa com um único pensamento: e se o CRM que usamos não for tão eficiente quanto esperávamos? E não é surpresa, pois, de acordo com os dados coletados na última década, até 60% dos projetos de CRM não atendem às expectativas.

Pode haver muitas razões para migrar os dados do CRM para um novo sistema: falta de personalização e escalabilidade, interface do usuário pouco clara, ferramentas de análise limitadas, etc. Mas o resultado final é que o software antigo não funciona tão bem quanto o esperado.

Para ter uma ideia melhor da migração do CRM, vamos descrever esse processo com base em uma franquia épica bem conhecida da galáxia muito distante. Bem-vindo ao mundo da migração de Star Wars do CRM!

Migração de CRM Episódio I: A Ameaça Fantasma

Então chegou a hora e agora você precisa escolher um novo software de CRM. Entendemos sua confusão, pois fazer uma escolha equilibrada é uma ameaça real que você provavelmente tentou evitar por tanto tempo.

Você pode tomar uma decisão com base em seus objetivos e necessidades. Primeiro, crie uma lista dos principais critérios para um novo software . As perguntas a seguir irão ajudá-lo a fazer isso:

• O que você deseja alcançar com o sistema CRM?
• Quais processos você gostaria de automatizar?
• Quais ferramentas e integrações você precisa no seu CRM?
• Existem recursos obrigatórios?
• Quantos funcionários vão usar o CRM? Quais departamentos?
• Qual é o seu orçamento para este software?

Ao escolher um fornecedor, não tenha pressa. É melhor consultar sua equipe antes de migrar para um novo CRM, focando nos funcionários que realmente usarão o software. Obtenha seu feedback sobre o fluxo de trabalho e os recursos necessários e confie em sua opinião ao tomar a decisão final.

O pior cenário é quando você escolhe um software absolutamente inútil e irrelevante para sua equipe. Por isso, determine o nível ou a direção principal do seu CRM . Por exemplo, se você usa constantemente o Gmail em seu processo de vendas, considere adotar um CRM baseado no Gmail, como o NetHunt.

Migração de CRM Episódio II: Ataque dos Clones

É hora de colocar em ordem e categorizar os dados preparando-os para a migração. E espero que você já tenha adivinhado o que significa Ataque dos Clones: livrar-se de duplicatas .

Com certeza, mesclar registros com duplicatas é algo demorado se você fizer isso manualmente. No entanto, existem muitas ferramentas especializadas e serviços de migração de dados de CRM que podem encontrar duplicatas automaticamente e mesclar os registros correspondentes. Alguns sistemas de CRM podem até oferecer soluções integradas para essa finalidade.

Provavelmente, você tem uma pergunta lógica: por que diabos você precisa perder seu tempo com algumas duplicatas? Primeiro, os dados nos registros duplicados podem estar incompletos ou até contraditórios se inseridos por usuários diferentes.

Além disso, seu novo sistema de CRM pode ter algumas limitações na quantidade de informações e, assim, cada registro contará.

Antes de mudar para um novo CRM, também é uma boa ideia decidir sobre os dados com os quais você deseja prosseguir e os que você está pronto para se livrar. Por exemplo, você pode ter alguns campos e rótulos personalizados desnecessários. Além disso, algumas informações e contatos podem já estar desatualizados.

Migração de CRM Episódio III: A Vingança dos Sith

A hora chegou! Alegre-se, jovem padawan, pois finalmente está pronto para migrar os dados do CRM e importá-los para o novo sistema. Neste ponto, você pode começar a considerar ir para o lado escuro e voltar para o software antigo. Sabemos como é, mas mantenha-se forte: você está quase lá.

Ao mudar os sistemas de CRM, você precisa lembrar que todos eles são diferentes. Aqui você tem duas opções: ajustar os dados existentes ao novo CRM ou configurar o software de destino com a estrutura anterior. Ambas as maneiras funcionarão bem se feitas pelos especialistas certos, então escolha a maneira mais conveniente.

A etapa final nesta etapa da migração do CRM é revisar o mapeamento de dados composto (correspondência de dois modelos de CRM). Essa tarefa deve ser realizada pelos funcionários que tiveram acesso a esses dados antes e usarão o software no futuro.

Prepare-se e lembre-se: neste momento, não há como voltar atrás.

Não avance e comece a migrar o sistema CRM de uma só vez. Primeiro, certifique-se de que seus dados tenham um backup . Além disso, é fundamental realizar uma ou várias importações de teste para garantir que todos os seus dados sejam transferidos corretamente e as relações entre os registros permaneçam as mesmas. As importações de teste mostram se o script de importação está correto e permitem que você corrija quaisquer erros e o ajuste. Assim que você tiver certeza de que a migração completa ocorrerá sem problemas, vá em frente!

Migração de CRM Episódio IV: Uma Nova Esperança

Eba, você conseguiu! Você mostrou a essa migração quem manda! Mas não é o motivo para sentar e desfrutar do seu café. Agora, é hora de uma das etapas mais importantes – a integração do CRM.

Agora que sua equipe tem uma nova esperança, você deve garantir que eles aceitem o novo CRM como um pato na água. Um pequeno manual, demos ou algumas sessões de treinamento servirão. E não tenha pressa! Dê aos seus funcionários algum tempo para se acostumarem com o novo sistema e eles tirarão o melhor proveito dele.

Migração de CRM Episódio V: O Império Contra-Ataca

Infelizmente, você não pode prever tudo ao mudar para um novo CRM. É por isso que esteja pronto para que seu império de CRM revide com problemas inesperados . Bem, é quase inevitável, então não fique muito chateado.

As razões para tais falhas podem incluir alguns casos de uso novos ou não registrados, problemas de colaboração entre equipes e muito mais. Claro, você pode ter muita sorte e não encontrar esses problemas, mas vamos encarar:

Mais importante ainda, mantenha a calma e não perca o controle. Você pode consertar tudo facilmente recorrendo ao suporte ao cliente do CRM e descrevendo seus problemas. Tenha certeza: eles tomarão todas as medidas necessárias ou recomendarão uma solução eficiente.

Migração de CRM Episódio VI: O Retorno de Jedi

Parabéns! Seu negócio está de volta aos trilhos e agora você está pronto para prosperar com um novo sistema de CRM. No entanto, ainda é uma boa ideia congelar seu software antigo e ter acesso a ele no caso de alguns detalhes negligenciados. E não se preocupe se você não obtiver resultados imediatos com um novo CRM. Dê algum tempo à sua equipe para se acostumar com o sistema e personalizá-lo e você estará em ação!

Leitura adicional: Como manter os dados do CRM limpos e confiáveis

A palavra final

Embora a migração para um novo CRM possa parecer uma dor de cabeça, você pode facilitar isso com uma preparação completa. Dessa forma, você pode diminuir o tempo de migração para alguns dias e ter muito menos dor de cabeça. Seja paciente e consistente e você vai acertar! Você também deve pensar em como evitar ou proteger seus dados contra perdas não planejadas. Para esses casos, muitas empresas usam diferentes tipos de recuperação de arquivos excluídos.

Se você tiver dificuldades para migrar seus dados para o NetHunt CRM , entre em contato com nossa equipe de suporte e obtenha as respostas.

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