Udana migracja danych CRM: Niech siła będzie z Tobą

Wszystko zaczyna się od jednej myśli: co, jeśli CRM, z którego korzystamy, nie jest tak wydajny, jak się spodziewaliśmy? I nic dziwnego, ponieważ według danych zebranych w ciągu ostatniej dekady nawet 60% projektów CRM nie spełnia oczekiwań.

Powodów migracji danych CRM do nowego systemu może być wiele: brak możliwości dostosowania i skalowalności, niejasny interfejs użytkownika, ograniczone narzędzia analityczne itp. Ale najważniejsze jest to, że stare oprogramowanie nie działa tak dobrze, jak powinno.

Aby lepiej zrozumieć migrację CRM, zobrazujmy ten proces na podstawie znanej epickiej serii z odległej galaktyki. Witamy w świecie migracji Gwiezdnych Wojen CRM!

Migracja CRM Epizod I: Mroczne widmo

Nadszedł więc czas i teraz musisz wybrać nowe oprogramowanie CRM. Rozumiemy twoje zmieszanie, ponieważ dokonanie zrównoważonego wyboru jest prawdziwym zagrożeniem, którego prawdopodobnie starałeś się unikać od tak dawna.

Możesz podjąć decyzję na podstawie swoich celów i potrzeb. Najpierw utwórz listę głównych kryteriów dla nowego oprogramowania . Pomogą Ci w tym następujące pytania:

• Co chcesz osiągnąć dzięki systemowi CRM?
• Jakie procesy chciałbyś zautomatyzować?
• Jakich narzędzi i integracji potrzebujesz w swoim CRM?
• Czy są jakieś niezbędne funkcje?
• Ilu pracowników będzie korzystać z CRM? Jakie działy?
• Jaki jest Twój budżet na to oprogramowanie?

Wybierając sprzedawcę, nie spiesz się. Lepiej skonsultuj się ze swoim zespołem przed migracją do nowego CRM, koncentrując się na tych pracownikach, którzy faktycznie będą korzystać z oprogramowania. Uzyskaj ich opinię na temat przepływu pracy i wymaganych funkcji oraz polegaj na ich opinii podczas podejmowania ostatecznej decyzji.

Najgorszym scenariuszem jest wybór absolutnie bezużytecznego i nieistotnego dla Twojego zespołu oprogramowania. Z tego powodu określ poziom lub główny kierunek swojego CRM . Na przykład, jeśli stale korzystasz z Gmaila w procesie sprzedaży, rozważ skorzystanie z CRM opartego na Gmailu, takiego jak NetHunt.

Migracja CRM Epizod II: Atak Klonów

Czas uporządkować i skategoryzować dane przygotowując je do migracji. I mam nadzieję, że już zgadłeś, co oznacza Atak Klonów: pozbywanie się duplikatów .

Z pewnością łączenie rekordów z duplikatami jest dość czasochłonną czynnością, jeśli robisz to ręcznie. Istnieje jednak wiele specjalistycznych narzędzi i usług migracji danych CRM, które mogą automatycznie znajdować duplikaty i scalać odpowiednie rekordy. Niektóre systemy CRM mogą nawet oferować wbudowane rozwiązania w tym celu.

Zapewne masz logiczne pytanie: dlaczego u licha musisz tracić czas na jakieś duplikaty? Po pierwsze, dane w zduplikowanych rekordach mogą być niekompletne lub nawet sprzeczne, jeśli zostaną wprowadzone przez różnych użytkowników.

Poza tym Twój nowy system CRM może mieć pewne ograniczenia dotyczące ilości informacji, a wtedy liczy się każdy rekord.

Przed przejściem do nowego CRM dobrze jest również zdecydować, które dane chcesz kontynuować, a których chcesz się pozbyć. Na przykład możesz mieć niepotrzebne niestandardowe pola i etykiety. Poza tym niektóre informacje i kontakty mogą być już nieaktualne.

Migracja CRM Epizod III: Zemsta Sithów

Nadszedł czas! Ciesz się, młody padawan, ponieważ jesteś już gotowy do migracji danych CRM i zaimportowania ich do nowego systemu. W tym momencie możesz zacząć rozważać przejście na Ciemną Stronę i powrót do starego oprogramowania. Wiemy, jak to jest, ale bądź silny: już prawie jesteś.

Zmieniając systemy CRM, trzeba pamiętać, że wszystkie są inne. Tutaj masz dwie możliwości: albo dostosować istniejące dane do nowego CRM, albo skonfigurować docelowe oprogramowanie z poprzednią strukturą. Oba sposoby będą działać dobrze, jeśli zostaną wykonane przez odpowiednich specjalistów, więc wybierz najwygodniejszy sposób.

Ostatnim krokiem na tym etapie migracji CRM jest przejrzenie skomponowanego mapowania danych (korespondencja dwóch modeli CRM). Zadanie to powinni wykonać pracownicy, którzy mieli wcześniej dostęp do tych danych i będą korzystać z oprogramowania w przyszłości.

Przygotuj się i pamiętaj: w tym momencie nie ma odwrotu.

Nie naciskaj do przodu i od razu zacznij migrować system CRM. Najpierw upewnij się, że masz kopię zapasową danych . Poza tym ważne jest, aby wykonać jeden lub kilka importów testowych, aby upewnić się, że wszystkie dane zostaną poprawnie przesłane, a relacje między rekordami pozostaną takie same. Importy testowe pokazują, czy skrypt importu jest poprawny i umożliwiają naprawienie wszelkich błędów i dostosowanie go. Jak tylko będziesz pewien, że pełna migracja przebiegnie sprawnie, ruszaj!

Migracja CRM Epizod IV: Nowa nadzieja

Yay, zrobiłeś to! Pokazałeś tej migracji, kto tu rządzi! Ale to nie jest powód, aby usiąść i cieszyć się kawą. Teraz nadszedł czas na jeden z najważniejszych kroków – integrację z CRM.

Teraz, gdy Twój zespół ma nową nadzieję, powinieneś upewnić się, że podchodzi do nowego CRM jak kaczka do wody. Wystarczy krótki podręcznik, dema lub kilka sesji szkoleniowych . I nie spiesz się! Daj swoim pracownikom trochę czasu na przyzwyczajenie się do nowego systemu, a oni wykorzystają go jak najlepiej.

Migracja CRM, odcinek V: Imperium kontratakuje

Niestety, przenosząc się na nowy CRM, nie da się tego wszystkiego przewidzieć. Dlatego przygotuj się na to, że Twoje imperium CRM zaatakuje niespodziewanymi problemami . Cóż, to prawie nieuniknione, więc nie denerwuj się zbytnio.

Przyczyną takich niepowodzeń mogą być nowe lub nierejestrowane przypadki użycia, problemy ze współpracą między zespołami i wiele innych. Oczywiście możesz mieć naprawdę szczęście i nie napotkać takich problemów, ale spójrzmy prawdzie w oczy:

Co najważniejsze, zachowaj spokój i nie trać kontroli. Możesz łatwo wszystko naprawić, zwracając się do obsługi klienta CRM i opisując swoje problemy. Bądź pewny: podejmą wszelkie niezbędne kroki lub zarekomendują Ci skuteczne rozwiązanie.

Migracja CRM Epizod VI: Powrót Jedi

Gratulacje! Twoja firma wróciła na właściwe tory i teraz możesz się rozwijać dzięki nowemu systemowi CRM. Jednak nadal dobrym pomysłem jest zamrożenie starego oprogramowania i uzyskanie do niego dostępu w przypadku przeoczenia niektórych szczegółów. I nie martw się, jeśli nie uzyskasz natychmiastowych rezultatów dzięki nowemu CRM. Daj swojemu zespołowi trochę czasu na przyzwyczajenie się do systemu i dostosowanie go, a będziesz na fali!

Czytaj dalej: Jak zachować czystość i wiarygodność danych CRM

Ostatnie słowo

Chociaż migracja do nowego CRM może wydawać się sporym bólem karku, możesz to ułatwić dzięki starannemu przygotowaniu. W ten sposób możesz skrócić czas migracji do kilku dni i mieć znacznie mniej bólu głowy. Bądź cierpliwy i konsekwentny, a dasz radę! Powinieneś także pomyśleć o tym, jak uniknąć lub zabezpieczyć swoje dane przed nieplanowaną utratą. W takich przypadkach wiele firm korzysta z różnych opcji odzyskiwania usuniętych plików.

Jeśli masz problemy z migracją danych do NetHunt CRM , zwróć się do naszego zespołu wsparcia i uzyskaj odpowiedzi.

Aby uzyskać więcej wskazówek i wskazówek dotyczących wdrażania i produktywności CRM , zapisz się do naszego newslettera lub śledź nas na Facebooku.