Успешная миграция данных CRM: да прибудет с вами сила

Все начинается с одной мысли: что, если используемая нами CRM не так эффективна, как мы надеялись? И это неудивительно, поскольку, согласно данным, собранным за последнее десятилетие, до 60% CRM-проектов не оправдывают ожиданий.

Может быть много причин для переноса данных CRM в новую систему: отсутствие настройки и масштабируемости, нечеткий пользовательский интерфейс, ограниченные инструменты анализа и т. д. Но суть в том, что старое программное обеспечение работает не так, как хотелось бы.

Чтобы лучше понять миграцию CRM, давайте изобразим этот процесс на основе известной эпической франшизы из далекой-далекой галактики. Добро пожаловать в мир миграции CRM «Звездных войн»!

Эпизод I миграции CRM: Скрытая угроза

Итак, пришло время, и теперь вам нужно выбрать новое программное обеспечение CRM. Мы понимаем ваше замешательство, поскольку взвешенный выбор — это реальная угроза, которой вы, вероятно, так долго пытались избежать.

Вы можете принять решение, исходя из своих целей и потребностей. Во-первых, создайте список основных критериев для нового программного обеспечения . В этом вам помогут следующие вопросы:

• Чего вы хотите добиться с помощью CRM-системы?
• Какие процессы вы хотели бы автоматизировать?
• Какие инструменты и интеграции вам нужны в вашей CRM?
• Есть ли обязательные функции?
• Сколько сотрудников будут использовать CRM? Какие отделы?
• Каков ваш бюджет на это программное обеспечение?

Выбирая поставщика, не спешите. Лучше проконсультируйтесь со своей командой перед переходом на новую CRM, сосредоточив внимание на тех сотрудниках, которые действительно будут использовать программное обеспечение. Получите их отзывы о рабочем процессе и необходимых функциях и полагайтесь на их мнение при принятии окончательного решения.

Худший сценарий — это когда вы выбираете абсолютно бесполезный и неактуальный для вашей команды софт. По этой причине определите уровень или основное направление вашей CRM . Например, если вы постоянно используете Gmail в процессе продаж, рассмотрите возможность использования CRM на основе Gmail, такой как NetHunt.

Эпизод II миграции CRM: Атака клонов

Пришло время упорядочить и классифицировать данные, подготовив их к миграции. И я надеюсь, вы уже догадались, что означает «Атака клонов»: избавление от дубликатов .

Конечно, объединение записей с дубликатами — довольно трудоемкая вещь, если вы делаете это вручную. Тем не менее, существует множество специализированных инструментов и сервисов миграции данных CRM, которые могут автоматически находить дубликаты и объединять соответствующие записи. Некоторые CRM-системы могут даже предлагать встроенные решения для этой цели.

Наверное, у вас возник закономерный вопрос: зачем вам тратить время на какие-то дубликаты? Во-первых, данные в продублированных записях могут быть неполными или даже противоречивыми, если их вводят разные пользователи.

Кроме того, в вашей новой CRM-системе могут быть некоторые ограничения на объем информации, и тогда будет учитываться каждая запись.

Перед переходом на новую CRM также рекомендуется определиться с данными, с которыми вы хотите работать, и с теми, от которых вы готовы избавиться. Например, у вас могут быть ненужные настраиваемые поля и метки. Кроме того, некоторая информация и контакты могут быть уже устаревшими.

Эпизод III миграции CRM: Месть ситхов

Время пришло! Возрадуйся, юный падаван, ведь ты наконец готов перенести данные CRM и импортировать их в новую систему. На этом этапе вы можете подумать о том, чтобы перейти на Темную сторону и вернуться к старому программному обеспечению. Мы знаем, каково это, но оставайтесь сильными: вы почти у цели.

При смене CRM-систем нужно помнить, что все они разные. Здесь у вас есть два варианта: либо подогнать существующие данные под новую CRM, либо настроить целевое ПО с прежней структурой. Оба способа будут работать хорошо, если их сделают правильные специалисты, поэтому выбирайте наиболее удобный способ.

Завершающим этапом на этом этапе миграции CRM является просмотр составленного отображения данных (соответствие двух моделей CRM). Эту задачу должны выполнять сотрудники, которые имели доступ к этим данным ранее и будут использовать программу в будущем.

Подготовьтесь и помните: в этот момент пути назад нет.

Не торопитесь и приступайте к миграции CRM-системы сразу. Во-первых, убедитесь, что у вас есть резервная копия данных . Кроме того, крайне важно выполнить один или несколько тестовых импортов, чтобы убедиться, что все ваши данные будут переданы корректно, а отношения между записями останутся прежними. Тестовый импорт показывает правильность сценария импорта и позволяет исправить любые ошибки и настроить его. Как только вы будете уверены, что полная миграция пройдет гладко, действуйте!

Эпизод IV миграции CRM: новая надежда

Яй, ты сделал это! Вы показали этой миграции, кто в доме хозяин! Но это не повод сидеть сложа руки и наслаждаться кофе. Теперь пришло время для одного из самых важных шагов – интеграции CRM.

Теперь, когда у вашей команды появилась новая надежда, вы должны убедиться, что они воспримут новую CRM как утку в воде. Подойдет краткое руководство, демо или пара обучающих сессий . И не торопитесь! Дайте вашим сотрудникам некоторое время, чтобы привыкнуть к новой системе, и они будут использовать ее наилучшим образом.

Эпизод V миграции CRM: Империя наносит ответный удар

К сожалению, при переходе на новую CRM всего этого не предугадаешь. Вот почему будьте готовы к тому, что ваша CRM-империя нанесет ответный удар неожиданными проблемами . Ну, это почти неизбежно, так что не расстраивайтесь.

Причинами таких сбоев могут быть новые или незарегистрированные варианты использования, проблемы совместной работы между командами и многое другое. Конечно, вам может очень повезти и вы не столкнетесь с такими проблемами, но давайте посмотрим правде в глаза:

Самое главное, сохраняйте хладнокровие и не теряйте самообладания. Вы можете легко все исправить, обратившись в службу поддержки клиентов CRM и описав свои проблемы. Будьте уверены: они предпримут все необходимые меры или порекомендуют эффективное решение.

Миграция CRM. Эпизод VI: Возвращение джедая

Поздравляем! Ваш бизнес вернулся в нужное русло, и теперь вы готовы к процветанию с новой системой CRM. Тем не менее, по-прежнему рекомендуется заморозить старое программное обеспечение и иметь к нему доступ на случай, если какие-то детали будут упущены из виду. И не волнуйтесь, если вы не получите немедленных результатов с новой CRM. Дайте вашей команде немного времени, чтобы привыкнуть к системе и настроить ее, и все будет в порядке!

Дополнительная литература: Как поддерживать чистоту и надежность данных CRM

Последнее слово

Хотя переход на новую CRM может показаться довольно сложной задачей, вы можете облегчить ее, тщательно подготовившись. Таким образом, вы сократите время миграции до пары дней и избавитесь от головной боли. Будьте терпеливы и последовательны, и у вас все получится! Вы также должны подумать о том, как избежать или защитить свои данные от незапланированной потери. Для таких случаев многие компании используют различные способы восстановления удаленных файлов.

Если у вас возникли проблемы с переносом данных в NetHunt CRM , обратитесь в нашу службу поддержки и получите ответы.

Чтобы получить больше советов и советов по внедрению и повышению эффективности CRM , подпишитесь на нашу рассылку новостей или следите за нами на Facebook.