Migración exitosa de datos CRM: Que la fuerza te acompañe

Todo comienza con un solo pensamiento: ¿y si el CRM que usamos no es tan eficiente como esperábamos? Y no sorprende que, según los datos recopilados durante la última década, hasta el 60 % de los proyectos de CRM no cumplen las expectativas.

Puede haber muchas razones para migrar los datos de CRM a un nuevo sistema: falta de personalización y escalabilidad, interfaz de usuario poco clara, herramientas de análisis limitadas, etc. Pero la conclusión es que el software anterior no funciona tan bien como se desea.

Para tener una mejor idea de la migración de CRM, describamos este proceso basándonos en una conocida franquicia épica de la galaxia muy, muy lejana. ¡Bienvenido al mundo de la migración de Star Wars of CRM!

CRM Migración Episodio I: La amenaza fantasma

Entonces ha llegado el momento y ahora necesita elegir un nuevo software de CRM. Entendemos su confusión, ya que tomar una decisión equilibrada es una amenaza real que probablemente haya tratado de evitar durante tanto tiempo.

Puede tomar una decisión en función de sus objetivos y necesidades. Primero, cree una lista de los principales criterios para el nuevo software . Las siguientes preguntas le ayudarán a hacerlo:

• ¿Qué quieres lograr con el sistema CRM?
• ¿Qué procesos le gustaría automatizar?
• ¿Qué herramientas e integraciones necesitas en tu CRM?
• ¿Hay alguna característica imprescindible?
• ¿Cuántos empleados van a utilizar el CRM? ¿Qué departamentos?
• ¿Cuál es su presupuesto para este software?

Al elegir un proveedor, no tenga prisa. Mejor consulte a su equipo antes de migrar a un nuevo CRM, centrándose en aquellos empleados que realmente utilizarán el software. Obtenga sus comentarios sobre el flujo de trabajo y las funciones requeridas, y confíe en su opinión al tomar la decisión final.

El peor de los casos es cuando elige un software absolutamente inútil e irrelevante para su equipo. Por eso, determina el nivel o la dirección principal de tu CRM . Por ejemplo, si usa constantemente Gmail en su proceso de ventas, considere adoptar un CRM basado en Gmail, como NetHunt.

CRM Migración Episodio II: El Ataque de los Clones

Es hora de ordenar y categorizar los datos preparándolos para la migración. Y espero que ya hayas adivinado lo que significa Attack of the Clones: deshacerse de los duplicados .

Sin duda, fusionar registros con duplicados es algo que requiere bastante tiempo si lo hace manualmente. Sin embargo, existen muchas herramientas especializadas y servicios de migración de datos de CRM que pueden encontrar duplicados automáticamente y fusionar los registros correspondientes. Algunos sistemas de CRM pueden incluso ofrecer soluciones integradas para este propósito.

Probablemente, tenga una pregunta lógica: ¿por qué diablos necesita perder el tiempo con algunos duplicados? En primer lugar, los datos de los registros duplicados pueden estar incompletos o incluso contradictorios si los ingresan diferentes usuarios.

Además, su nuevo sistema de CRM puede tener algunas limitaciones en la cantidad de información y, por lo tanto, todos los registros contarán.

Antes de pasar a un nuevo CRM, también es una buena idea decidir con qué datos desea continuar y de los que está listo para deshacerse. Por ejemplo, es posible que tenga algunos campos y etiquetas personalizados innecesarios. Además, es posible que algunos datos y contactos ya estén desactualizados.

CRM Migración Episodio III: La venganza de los Sith

¡El tiempo ha llegado! Alégrate, joven padawan, ya que finalmente estás listo para migrar los datos de CRM e importarlos al nuevo sistema. En este punto, puede comenzar a considerar venir al Lado Oscuro y volver al software anterior. Sabemos cómo se siente, pero mantente fuerte: ya casi estás.

Al cambiar los sistemas de CRM, debe recordar que todos ellos son diferentes. Aquí tiene dos opciones: ajustar los datos existentes al nuevo CRM o configurar el software de destino con la estructura anterior. Ambas formas funcionarán bien si las realizan los especialistas adecuados, así que elija la forma más conveniente.

El paso final en esta etapa de la migración de CRM es revisar el mapeo de datos compuestos (correspondencia de dos modelos de CRM). Esta tarea debe ser realizada por los empleados que tuvieron acceso a estos datos anteriormente y utilizarán el software en el futuro.

Prepárate y recuerda: llegados a este punto, no hay vuelta atrás.

No presione hacia adelante y comience a migrar el sistema CRM de una vez. Primero, asegúrese de que sus datos estén respaldados . Además, es crucial realizar una o varias importaciones de prueba para asegurarse de que todos sus datos se transferirán correctamente y las relaciones entre los registros permanecerán iguales. Las importaciones de prueba muestran si el script de importación es correcto y le permiten corregir cualquier error y ajustarlo. Tan pronto como esté seguro de que la migración completa se realizará sin problemas, ¡adelante!

CRM Migración Episodio IV: Una nueva esperanza

¡Yay, lo has hecho! ¡Le has mostrado a esta migración quién es el jefe! Pero no es la razón para sentarse y disfrutar de su café. Ahora es el momento de uno de los pasos más importantes: la integración de CRM.

Ahora que su equipo tiene nuevas esperanzas, debe asegurarse de que adopten el nuevo CRM como pez en el agua. Un breve manual, demostraciones o un par de sesiones de capacitación serán suficientes. ¡Y no te apresures! Dé a sus empleados algo de tiempo para que se acostumbren al nuevo sistema y lo aprovecharán al máximo.

CRM Migración Episodio V: El Imperio Contraataca

Desafortunadamente, no puede predecirlo todo al cambiar a un nuevo CRM. Es por eso que esté preparado para que su imperio de CRM contraataque con problemas inesperados . Bueno, es casi inevitable, así que no te enojes demasiado.

Las razones de tales fallas pueden incluir algunos casos de uso nuevos o no registrados, problemas de colaboración entre equipos y mucho más. Por supuesto, puede tener mucha suerte y no encontrar tales problemas, pero seamos realistas:

Lo más importante es mantener la calma y no perder el control. Puede arreglar todo fácilmente recurriendo al servicio de atención al cliente de CRM y describiendo sus problemas. Asegúrese de que tomarán todas las medidas necesarias o le recomendarán una solución eficiente.

CRM Migración Episodio VI: El Retorno del Jedi

¡Felicidades! Su negocio ha vuelto a la normalidad y ahora está listo para prosperar con un nuevo sistema de CRM. Sin embargo, sigue siendo una buena idea congelar su software anterior y tener acceso a él en caso de que se pasen por alto algunos detalles. Y no se preocupe si no obtiene ningún resultado inmediato con un nuevo CRM. Dale a tu equipo algo de tiempo para que se acostumbre al sistema y personalízalo, ¡y estarás en racha!

Lectura adicional: Cómo mantener los datos de CRM limpios y confiables

La última palabra

Aunque migrar a un nuevo CRM puede parecer un dolor de cabeza, puede facilitarlo con una preparación minuciosa. De esta manera, puede reducir el tiempo de migración a un par de días y tener mucho menos dolor de cabeza. ¡Sé paciente y constante y lo lograrás! También debe pensar en cómo evitar o proteger sus datos de pérdidas no planificadas. Para tales casos, muchas empresas utilizan diferentes tipos de recuperación de archivos eliminados.

Si tiene problemas para migrar sus datos a NetHunt CRM , diríjase a nuestro equipo de soporte y obtenga las respuestas.

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