Migrasi data CRM yang berhasil: Semoga kekuatan menyertai Anda

Semuanya dimulai dengan satu pemikiran: bagaimana jika CRM yang kita gunakan tidak seefisien yang kita harapkan? Dan tidak mengherankan karena, menurut data yang dikumpulkan selama dekade terakhir, hingga 60% proyek CRM gagal memenuhi harapan.

Mungkin ada banyak alasan untuk memigrasikan data CRM ke sistem baru: kurangnya penyesuaian dan skalabilitas, UI yang tidak jelas, alat analisis yang terbatas, dll. Tetapi intinya adalah bahwa perangkat lunak lama tidak berfungsi sebaik yang diinginkan.

Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang migrasi CRM, mari kita gambarkan proses ini berdasarkan waralaba epik terkenal dari galaksi yang jauh. Selamat datang di dunia migrasi Star Wars of CRM!

Migrasi CRM Episode I: Ancaman Hantu

Jadi waktunya telah tiba dan sekarang Anda harus memilih perangkat lunak CRM baru. Kami memahami kebingungan Anda karena membuat pilihan yang seimbang adalah ancaman nyata yang mungkin sudah lama Anda coba hindari.

Anda dapat membuat keputusan berdasarkan tujuan dan kebutuhan Anda. Pertama, buat daftar kriteria utama untuk perangkat lunak baru . Pertanyaan-pertanyaan berikut akan membantu Anda melakukannya:

• Apa yang ingin Anda capai dengan sistem CRM?
• Proses mana yang ingin Anda otomatisasi?
• Alat dan integrasi apa yang Anda butuhkan di CRM Anda?
• Apakah ada fitur yang harus dimiliki?
• Berapa banyak karyawan yang akan menggunakan CRM? departemen yang mana?
• Berapa anggaran Anda untuk perangkat lunak ini?

Saat memilih vendor, jangan terburu-buru. Lebih baik konsultasikan dengan tim Anda sebelum bermigrasi ke CRM baru, dengan fokus pada karyawan yang benar-benar akan menggunakan perangkat lunak. Dapatkan umpan balik mereka tentang alur kerja dan fitur yang diperlukan, dan andalkan pendapat mereka saat membuat keputusan akhir.

Skenario terburuk adalah ketika Anda memilih perangkat lunak yang sama sekali tidak berguna dan tidak relevan untuk tim Anda. Untuk itu, tentukan level atau arah utama CRM Anda . Misalnya, jika Anda terus-menerus menggunakan Gmail dalam proses penjualan, pertimbangkan untuk menggunakan CRM berbasis Gmail, seperti NetHunt.

Migrasi CRM Episode II: Serangan Klon

Saatnya untuk mengatur dan mengkategorikan data yang mempersiapkannya untuk migrasi. Dan saya harap Anda sudah menebak apa artinya Attack of the Clones: menyingkirkan duplikat .

Yang pasti, menggabungkan catatan dengan duplikat cukup memakan waktu jika Anda melakukannya secara manual. Namun, ada banyak alat khusus dan layanan migrasi data CRM yang mungkin menemukan duplikat secara otomatis dan menggabungkan catatan yang sesuai. Beberapa sistem CRM bahkan mungkin menawarkan solusi bawaan untuk tujuan ini.

Mungkin, Anda memiliki pertanyaan logis: mengapa Anda perlu membuang waktu untuk beberapa duplikat? Pertama, data dalam arsip yang digandakan mungkin tidak lengkap atau bahkan bertentangan jika dimasukkan oleh pengguna yang berbeda.

Selain itu, sistem CRM baru Anda mungkin memiliki beberapa batasan pada jumlah informasi, dan kemudian setiap catatan akan dihitung.

Sebelum pindah ke CRM baru, ada baiknya juga untuk memutuskan data yang ingin Anda gunakan dan data yang siap Anda singkirkan. Misalnya, Anda mungkin memiliki beberapa bidang dan label khusus yang tidak perlu. Selain itu, beberapa informasi dan kontak mungkin sudah usang.

Migrasi CRM Episode III: Balas Dendam Sith

Waktunya telah tiba! Bergembiralah, padawan muda karena Anda akhirnya siap untuk memigrasikan data CRM dan mengimpornya ke sistem baru. Pada titik ini, Anda mungkin mulai mempertimbangkan untuk datang ke Sisi Gelap dan beralih kembali ke perangkat lunak lama. Kami tahu bagaimana rasanya, tetapi tetap kuat: Anda hampir sampai.

Saat mengubah sistem CRM, Anda harus ingat bahwa semuanya berbeda. Di sini Anda memiliki dua opsi: menyesuaikan data yang ada ke CRM baru atau mengatur perangkat lunak target dengan struktur sebelumnya. Kedua cara akan bekerja dengan baik jika dilakukan oleh spesialis yang tepat, jadi pilihlah cara yang paling nyaman.

Langkah terakhir pada tahap migrasi CRM ini adalah meninjau pemetaan data yang disusun (korespondensi dari dua model CRM). Tugas ini harus dilakukan oleh karyawan yang memiliki akses ke data ini sebelumnya dan akan menggunakan perangkat lunak di masa mendatang.

Persiapkan diri Anda dan ingat: pada titik ini, tidak ada jalan untuk kembali.

Jangan menekan maju dan mulai memigrasikan sistem CRM sekaligus. Pertama, pastikan data Anda sudah di-backup . Selain itu, sangat penting untuk melakukan satu atau beberapa impor uji untuk memastikan bahwa semua data Anda akan ditransfer dengan benar dan hubungan antar catatan akan tetap sama. Impor uji menunjukkan apakah skrip impor benar dan memungkinkan Anda memperbaiki bug dan menyesuaikannya. Segera setelah Anda yakin bahwa migrasi penuh akan berjalan lancar, lakukanlah!

Migrasi CRM Episode IV: Harapan Baru

Ya, Anda telah melakukannya! Anda telah menunjukkan migrasi ini siapa bosnya! Tapi itu bukan alasan untuk duduk dan menikmati kopi Anda. Sekarang, saatnya untuk salah satu langkah terpenting – integrasi CRM.

Sekarang tim Anda memiliki harapan baru, Anda harus memastikan mereka menggunakan CRM baru seperti bebek ke air. Manual singkat, demo, atau beberapa sesi pelatihan dapat dilakukan. Dan jangan terburu-buru! Berikan waktu kepada karyawan Anda untuk membiasakan diri dengan sistem baru dan mereka akan memanfaatkannya sebaik mungkin.

Migrasi CRM Episode V: Kekaisaran Menyerang Kembali

Sayangnya, Anda tidak dapat memprediksi semuanya saat pindah ke CRM baru. Itu sebabnya bersiaplah bahwa kerajaan CRM Anda akan menyerang balik dengan masalah yang tidak terduga . Yah, itu hampir tidak bisa dihindari, jadi jangan terlalu marah.

Alasan kegagalan tersebut mungkin termasuk beberapa kasus penggunaan baru atau yang tidak direkam, masalah kolaborasi di antara tim, dan banyak lagi. Tentu saja, Anda mungkin benar-benar beruntung dan tidak mengalami masalah seperti itu, tetapi hadapi saja:

Yang terpenting, tetap tenang dan jangan kehilangan kendali. Anda dapat dengan mudah memperbaiki semuanya dengan beralih ke dukungan pelanggan CRM dan menjelaskan masalah Anda. Pastikan: mereka akan mengambil semua tindakan yang diperlukan atau merekomendasikan Anda solusi yang efisien.

Migrasi CRM Episode VI: Kembalinya Jedi

Selamat! Bisnis Anda kembali ke jalurnya dan sekarang Anda siap untuk berkembang dengan sistem CRM baru. Namun, tetap merupakan ide yang baik untuk membekukan perangkat lunak lama Anda dan memiliki akses ke sana jika ada beberapa detail yang terlewatkan. Dan jangan khawatir jika Anda tidak mendapatkan hasil langsung dengan CRM baru. Beri tim Anda waktu untuk membiasakan diri dengan sistem dan menyesuaikannya dan Anda akan siap!

Bacaan lebih lanjut: Cara menjaga data CRM tetap bersih dan andal

Akhir kata

Meskipun bermigrasi ke CRM baru mungkin tampak cukup merepotkan, Anda dapat memfasilitasinya dengan persiapan yang matang. Dengan cara ini, Anda dapat mengurangi waktu migrasi menjadi beberapa hari dan sakit kepala jauh lebih sedikit. Bersabarlah dan konsisten dan Anda akan berhasil! Anda juga harus memikirkan cara menghindari atau melindungi data Anda dari kehilangan yang tidak direncanakan. Untuk kasus seperti itu, banyak perusahaan menggunakan pemulihan file terhapus yang berbeda.

Jika Anda kesulitan memigrasikan data Anda ke NetHunt CRM , hubungi tim dukungan kami dan dapatkan jawabannya.

Untuk mendapatkan lebih banyak tip dan petunjuk tentang implementasi dan produktivitas CRM , berlangganan buletin kami atau ikuti kami di Facebook.