Migration de données CRM réussie : que la force soit avec vous

Tout commence par une seule pensée : et si le CRM que nous utilisons n'est pas aussi efficace que nous l'espérions ? Et ce n'est pas surprenant car, selon les données recueillies au cours de la dernière décennie, jusqu'à 60 % des projets CRM ne répondent pas aux attentes.

Il peut y avoir de nombreuses raisons de migrer les données CRM vers un nouveau système : manque de personnalisation et d'évolutivité, interface utilisateur peu claire, outils d'analyse limités, etc. Mais l'essentiel est que l'ancien logiciel ne fonctionne pas aussi bien que souhaité.

Pour avoir une meilleure idée de la migration CRM, décrivons ce processus en nous basant sur une franchise épique bien connue de la galaxie très lointaine. Bienvenue dans le monde de la Star Wars de la migration CRM !

Migration CRM Épisode I : La menace fantôme

Le moment est donc venu et vous devez maintenant choisir un nouveau logiciel CRM. Nous comprenons votre confusion car faire un choix équilibré est une véritable menace que vous avez probablement essayé d'éviter depuis si longtemps.

Vous pouvez prendre une décision en fonction de vos objectifs et de vos besoins. Tout d'abord, créez une liste des principaux critères pour un nouveau logiciel . Les questions suivantes vous aideront à le faire :

• Que voulez-vous réaliser avec le système CRM ?
• Quels processus souhaitez-vous automatiser ?
• De quels outils et intégrations avez-vous besoin dans votre CRM ?
• Existe-t-il des fonctionnalités indispensables ?
• Combien d'employés vont utiliser le CRM ? Quels départements ?
• Quel est votre budget pour ce logiciel ?

Lors du choix d'un fournisseur, ne soyez pas pressé. Mieux vaut consulter votre équipe avant de migrer vers un nouveau CRM, en vous concentrant sur les employés qui utiliseront réellement le logiciel. Obtenez leurs commentaires sur le flux de travail et les fonctionnalités requises, et fiez-vous à leur opinion lors de la prise de décision finale.

Le pire des cas est lorsque vous choisissez un logiciel absolument inutile et non pertinent pour votre équipe. Pour cette raison, déterminez le niveau ou la direction principale de votre CRM . Par exemple, si vous utilisez constamment Gmail dans votre processus de vente, envisagez d'adopter un CRM basé sur Gmail, tel que NetHunt.

CRM Migration Épisode II : L'attaque des clones

Il est temps de mettre en ordre et de catégoriser les données le préparant à la migration. Et j'espère que vous avez déjà deviné ce que signifie Attack of the Clones : se débarrasser des doublons .

Bien sûr, la fusion d'enregistrements avec des doublons prend beaucoup de temps si vous le faites manuellement. Pourtant, il existe de nombreux outils spécialisés et services de migration de données CRM qui peuvent trouver automatiquement les doublons et fusionner les enregistrements correspondants. Certains systèmes CRM peuvent même proposer des solutions intégrées à cette fin.

Vous avez probablement une question logique : pourquoi diable avez-vous besoin de perdre votre temps avec des doublons ? Premièrement, les données des enregistrements en double peuvent être incomplètes ou même contradictoires si elles sont saisies par différents utilisateurs.

En outre, votre nouveau système CRM peut avoir certaines limitations sur la quantité d'informations, et chaque enregistrement comptera.

Avant de passer à un nouveau CRM, c'est aussi une bonne idée de décider des données que vous souhaitez poursuivre et de celles dont vous êtes prêt à vous débarrasser. Par exemple, vous pouvez avoir des champs et des étiquettes personnalisés inutiles. Par ailleurs, certaines informations et contacts peuvent être déjà obsolètes.

CRM Migration Épisode III : La Revanche des Sith

Le temps est venu! Réjouissez-vous, jeune padawan car vous êtes enfin prêt à migrer les données CRM et à les importer dans le nouveau système. À ce stade, vous pouvez commencer à envisager de rejoindre le côté obscur et de revenir à l'ancien logiciel. Nous savons ce que cela fait, mais restez forts : vous y êtes presque.

Lorsque vous changez de système CRM, vous devez vous rappeler qu'ils sont tous différents. Ici, vous avez deux options : soit adapter les données existantes au nouveau CRM, soit configurer le logiciel cible avec l'ancienne structure. Les deux méthodes fonctionneront bien si elles sont effectuées par les bons spécialistes, alors choisissez la méthode la plus pratique.

La dernière étape à ce stade de la migration CRM consiste à revoir la cartographie des données composées (correspondance de deux modèles CRM). Cette tâche doit être effectuée par les employés qui ont eu accès à ces données auparavant et qui utiliseront le logiciel à l'avenir.

Préparez-vous et rappelez-vous : à ce stade, il n'y a pas de retour en arrière.

N'allez pas plus loin et commencez à migrer le système CRM en une seule fois. Tout d'abord, assurez-vous que vos données sont sauvegardées . De plus, il est crucial d'effectuer un ou plusieurs tests d'importation pour s'assurer que toutes vos données seront transférées correctement et que les relations entre les enregistrements resteront les mêmes. Les importations de test montrent si le script d'importation est correct et vous permettent de corriger les bogues et de l'ajuster. Dès que vous êtes sûr que la migration complète se déroulera sans problème, lancez-vous !

Migration CRM Épisode IV : Un nouvel espoir

Youpi, vous l'avez fait ! Vous avez montré à cette migration qui est le patron ! Mais ce n'est pas la raison pour s'asseoir et profiter de votre café. Il est maintenant grand temps de passer à l'une des étapes les plus importantes : l'intégration CRM.

Maintenant que votre équipe a un nouvel espoir, vous devez vous assurer qu'elle adopte le nouveau CRM comme un canard dans l'eau. Un petit manuel, des démos ou quelques sessions de formation suffiront . Et ne vous précipitez pas ! Donnez à vos employés le temps de s'habituer au nouveau système et ils en tireront le meilleur parti.

Migration CRM Épisode V : L'Empire contre-attaque

Malheureusement, vous ne pouvez pas tout prévoir lorsque vous passez à un nouveau CRM. C'est pourquoi soyez prêt à ce que votre empire CRM riposte avec des problèmes inattendus . Eh bien, c'est presque inévitable, alors ne vous énervez pas trop.

Les raisons de ces échecs peuvent inclure des cas d'utilisation nouveaux ou non enregistrés, des problèmes de collaboration entre les équipes et bien plus encore. Bien sûr, vous pouvez avoir beaucoup de chance et ne pas rencontrer de tels problèmes, mais avouons-le :

Surtout, restez cool et ne perdez pas le contrôle. Vous pouvez facilement tout réparer en vous tournant vers le support client CRM et en décrivant vos problèmes. Soyez-en sûr : ils prendront toutes les mesures nécessaires ou vous recommanderont une solution efficace.

CRM Migration Épisode VI : Le retour du Jedi

Toutes nos félicitations! Votre entreprise est de retour sur les rails et vous êtes maintenant prêt à prospérer avec un nouveau système CRM. Pourtant, c'est toujours une bonne idée de geler votre ancien logiciel et d'y avoir accès en cas de détails négligés. Et ne vous inquiétez pas si vous n'obtenez pas de résultats immédiats avec un nouveau CRM. Donnez à votre équipe le temps de s'habituer au système et de le personnaliser et vous serez sur la bonne voie !

Lectures complémentaires : Comment garder les données CRM propres et fiables

Le dernier mot

Bien que la migration vers un nouveau CRM puisse sembler assez pénible, vous pouvez la faciliter grâce à une préparation minutieuse. De cette façon, vous pouvez réduire le temps de migration à quelques jours et avoir beaucoup moins mal à la tête. Soyez patient et cohérent et vous y arriverez ! Vous devez également réfléchir à la manière d'éviter ou de protéger vos données contre les pertes imprévues. Pour de tels cas, de nombreuses entreprises utilisent différentes récupérations de fichiers supprimés.

Si vous avez du mal à migrer vos données vers NetHunt CRM , adressez-vous à notre équipe d'assistance et obtenez les réponses.

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