より良いプロジェクトポートフォリオ管理のためのパイプラインを設定する方法

最初から適切なプロジェクトを選択することは、効果的なプロジェクトポートフォリオ管理の重要なステップです。プロジェクトパイプラインは、プロジェクトマネージャーが計画段階から個々のプロジェクトを確実に成功させるのに役立つため、これを簡単に行うことができます。

プロジェクトパイプラインには、完了時に計画、立ち上げ、監視、および評価する必要がある一連のプロジェクトが含まれます。 この投稿では、プロジェクトパイプラインを設定し、より良い結果を得るために効果的に管理する方法を学びます。

プロジェクトパイプラインとは何ですか？

プロジェクトパイプライン管理とは、プロジェクトマネージャーが複数のプロジェクトを追跡するために使用する標準化された方法を指します。プロジェクトには、適切なタイムライン、十分なリソースが割り当てられ、ワークフローが適切にマッピングされていることを確認します。

プロジェクトパイプラインは、次のことを確認するのに役立ちます。

• プロジェクトの目標は、会社の目標と価値観をさらに前進させるのに役立ちます。
• 重要なアクションはチームと利害関係者に正確に伝達され、目標を確実に達成します。
• 障害を回避するために、予防措置が適時に講じられます。

プロジェクトパイプラインを効果的に管理する方法

適切に管理されたプロジェクトパイプラインは、複数のプロジェクトのタイムライン、進捗状況、およびステータスに関する有用な洞察を提供します。 また、イニシアチブの進行を妨げる可能性のある潜在的な障害とリスクを明らかにすることもできます。 効果的なプロジェクトパイプライン管理に使用できるベストプラクティスのいくつかを次に示します。

効果的なプロジェクト管理ツールを使用する

適切なプロジェクト管理ツールを使用することにより、プロジェクト計画の構想から立ち上げまでの多くのプロセスを合理化できます。 タスク管理、プロジェクトの視覚化、コラボレーション、およびレポート機能を備えたプロジェクト管理ツールを使用すると、混乱を招くワークフローを減らし、プロジェクト管理プロセス全体を最初から最後まで最適化できます。

Createlyによるプロジェクトパイプライン管理の合理化

Createlyは、知識管理、プロジェクトの実行、シームレスなビジュアルコラボレーションのための高度なツールを備えたビジュアルプラットフォームです。

タスク管理やプロジェクト計画からリソース割り当てやプロジェクトポートフォリオ管理まで、Createlyは、機能間のコラボレーションにおける摩擦を取り除き、ワークフローを合理化して、プロジェクトをシームレスに完了するのに役立ちます。

創造的に提供します、

• プロジェクトのアクティビティ、リソース、およびワークフローを計画、追跡、および管理するための複数の事前に作成されたフレームワークとテンプレート。
• プロジェクトのロードマップ、作業計画、かんばんボード、またはアクション計画をすばやく管理するためのシンプルなドラッグアンドドロップツールを備えた使いやすいインターフェイス。
• かんばんボード、タイムライン、グリッドなどのフレームを使用して、データを視覚的に配置し、キャンバス上に独自の作業スタイルのビューを作成します。
• 意思決定を容易にするためにすべての情報と資産を一元化する1ページのプロジェクト計画を作成するための無限のキャンバス。
• マインドマップや付箋紙などのブレーンストーミングツールを使用して、プロジェクトイニシアチブを考案、分析、計画します。
• さまざまなプラットフォームのチーム間でプロジェクトデータをインポートおよびエクスポートするのに役立つ複数のアプリ統合。
• 利害関係者向けの動的でインタラクティブなプレゼンテーション、レポート、およびダッシュボードを作成するための組み込みツール。
• 同時編集、アプリ内ビデオ会議、ライブマウストラッキング、コメントを使用した真のマルチユーザーコラボレーションにより、全員の同期を維持します。

Createlyでは、次を使用してプロジェクトパイプラインを作成できます。

• ワークフロー内の場所に基づいてプロジェクトを分類できるかんばんボード

• プロジェクトを時系列で表示できるタイムラインまたはガントチャート

• すべての主要なプロジェクトの詳細が1か所にリストされているプロジェクトボード

• プロジェクトが日付、クライアント、期限などのパラメーターによって分類されたリスト。

プロジェクトパイプラインを視覚的に提示する

パイプライン内のプロジェクトの高レベルの情報を視覚的に提示する最も効果的な方法は、視覚的な方法です。 ロードマップ、タイムライン、かんばんボード、棒グラフ、シーケンス図などの高レベルのビジュアルは、プロジェクトの管理、追跡、および実行方法に関するわかりやすいグラフィカルストーリーを作成するのに役立ちます。

プロジェクトパイプラインは、スクラムボードと同様に設定でき、プロジェクトは、やること、進行中、完了などのカテゴリに分割されます。これは、最終的に、プロジェクトの進行状況を追跡するためのプロジェクトダッシュボードとして機能します。

ヒント：メモの作成機能またはデータパネルを使用して、タスク、ステータス、期限、期間、リソース割り当て、さらには一元化された場所でのリスク分析など、追加のプロジェクトの詳細をキャプチャします。

リソースプールを徹底的に評価する

プロジェクトのタスクを時間内に完了するのに十分なリソースがあることを確認することは、プロジェクトを開始する前に実行する必要がある重要なステップです。 従業員の能力と能力を評価せずにコミットメントを行うと、最終的にプロジェクトの実行作業が失敗する可能性があります。

したがって、各プロジェクトのマイルストーンに到達するために必要な組織の利用可能なリソース容量、スキルセット、およびチャージアウト率の概要を取得して、リソースプールを評価します。

このリソースの可用性と容量の評価に基づいて、経営陣はプロジェクトの成功を保証するために必要なリソース対策（新しい従業員の採用または既存の従業員への必要なトレーニングの提供）を行うことができます。 このステップは、リソースコストを見積もることによってプロジェクトが有益であるかどうかを評価するのにも役立ちます。

正確な見積もりを行う

プロジェクトパラメータの見積もりの​​精度は、プロジェクトの成功に直接影響します。 プロジェクトリソースの見積もりと重要なタスクを完了するために必要な実際のリソースの間に不一致がある場合、プロジェクトのマイルストーンのタイムリーな完了を妨げます。

したがって、計画段階自体で、プロジェクトマネージャは、追加コストなしで結果をタイムリーに提供できるように、正確な見積もりプロジェクト計画を作成する必要があります。 プロジェクトマネージャーは、リソースの測定に加えて、プロジェクトの予算、潜在的なリスク、目標、および全体的な収益を慎重に見積もる必要があります。

これらの要因が見積もられると、マネージャーは、プロジェクトが組織の戦略的目標を満たしているかどうか、またはプロジェクトが生み出す収益が組織の期待を満たしているかどうかなどのパラメーターに基づいて決定を下すことができます。

ポートフォリオロードマップを作成する

ポートフォリオロードマップは、プロジェクトポートフォリオまたは現在アクティブなプロジェクトをタイムラインに対して視覚的に示します。 関連する主要なプロジェクトメタデータと組み合わせると、ポートフォリオの内容とプロジェクトの進行状況を伝達するための強力なツールになります。

パイプラインでプロジェクトの開始日と終了日を表示するだけでなく、マイルストーン、戦略目標などの他の主要なメタデータをロードマップに示し、利害関係者に伝達する必要のある情報をさらに強化できます。

プロジェクトパイプライン管理の3つの段階

プロジェクトパイプライン管理では、組織の戦略的目標が達成されていることを確認しながら、健全なプロジェクトポートフォリオを維持するために、十分な数のプロジェクトが生成、議論、および評価されることを保証するために3ステップのプロセスが使用されます。

ステップ1：アイデア

このフェーズでは、新しいプロジェクトのアイデアが生成されます。 このステップでは、チームからアイデアを収集し、より質の高いプロジェクトの継続をサポートするために十分な数のプロジェクト提案を作成し、従業員が新しいイニシアチブのアイデアをオープンに共有する意欲を感じる環境を維持します。

ヒント：リソースの可用性やその他の関連要因に基づいて優先順位を付けた後、収集したアイデアを保存するためのバックログを維持して、後で参照して実装できるようにします。 リアルタイムコラボレーション、マインドマップ、ポストイットノートウォールなどのCreatelyの組み込みブレーンストーミングツールを使用すると、ブレーンストーミングセッション中に生成されたアイデアの収集、整理、保存、開発でチームと簡単に連携できます。

ステップ2：作業量

作業の取り込みプロセスには、優先順位が付けられたプロジェクトアイデアのプロジェクト提案を作成し、それらを上級管理職の意思決定者に承認させることが含まれます。 提案は、プロジェクトの範囲、期待される結果、およびタイムラインの概要を提供する必要があります。

このステップは、プロジェクトの提案が共通のツールとプロセスを使用して一貫した方法で作成されることを保証するのに役立ちます。 このステップをスキップすると、混乱、時間の遅延、および最終結果の品質の低下につながる可能性があります。

ヒント：承認されると、ドキュメントのアプリ内プレビューを使用してプロジェクト提案をCreatelyのパイプラインのプロジェクトに簡単に添付できます。 また、外部リソース、スクリーンショット、および画像へのリンクを追加して、メモ機能を介して各プロジェクトにより多くのコンテキストを提供します。

ステップ3：フェーズゲート

このステップは、ポートフォリオ管理チームが事前に選択された戦略的基準に基づいて、優れたプロジェクトをレビューし、計画が不十分なプロジェクトから分離する場所であるため、プロジェクトパイプライン管理にとって重要です。 この手順により、失敗する可能性のあるプロジェクトがパイプラインに入るのを防ぎ、組織にとって本当に有益な重要な戦略的イニシアチブを除外します。

選択したプロジェクトは、開始を待機しているプロジェクトのバックログに移動されます。 その後、これらのプロジェクトを個々のタスクに分割し、タスクの所有者を割り当て、タイムラインを設定することにより、これらのプロジェクトの詳細なプロジェクト計画を作成する必要があります。

独自のプロジェクトパイプラインを作成する時が来ました

プロジェクト管理パイプラインは、基本的にプロジェクトトラッカーです。 チームの進捗状況をすばやく監視する方法を提供しますが、チームのワークフローをよりスムーズかつ明確にします。 さらに、複数のプロジェクトデータを一元化することで、チームのパフォーマンスと会社の軌跡の概要をすばやく把握できます。

プロジェクトパイプラインを作成して適切に管理する方法を学習したので、今すぐCreatelyを試してプロジェクトパイプラインを構築してください。 無料で始めましょう！