Como configurar um pipeline para um melhor gerenciamento de portfólio de projetos

Selecionar os projetos certos desde o início é um passo importante no gerenciamento eficaz do portfólio de projetos, e um pipeline de projetos ajuda os gerentes de projeto a fazer isso facilmente, ajudando-os a garantir o sucesso de cada projeto individual desde o próprio estágio de planejamento.

Um pipeline de projetos inclui uma série de projetos que precisam ser planejados, lançados, monitorados e avaliados após a conclusão. Neste post, você aprenderá como configurar seu pipeline de projetos e gerenciá-lo de forma eficaz para obter melhores resultados.

O que é um pipeline de projeto?

O gerenciamento de pipeline do projeto refere-se ao método padronizado que os gerentes de projeto usam para rastrear vários projetos – desde a idealização até o lançamento – garantindo que eles tenham cronogramas adequados, recursos suficientes alocados e fluxos de trabalho devidamente mapeados.

O pipeline do projeto ajuda a garantir que,

• Os objetivos do projeto ajudam a avançar ainda mais os objetivos e valores da empresa.
• As ações críticas são comunicadas com precisão às equipes e partes interessadas, garantindo que estejam no alvo.
• As precauções são tomadas em tempo hábil para evitar falhas.

Como gerenciar efetivamente um pipeline de projeto

Um pipeline de projeto bem gerenciado fornece informações úteis sobre cronogramas, progresso e status de vários projetos. Também pode revelar os obstáculos potenciais e os riscos que podem impedir o progresso da iniciativa. Aqui estão algumas das melhores práticas que você pode usar para um gerenciamento eficaz de pipeline de projetos.

Use uma ferramenta eficaz de gerenciamento de projetos

Ao usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos adequada, muitos dos processos desde a concepção até o lançamento no planejamento do projeto podem ser simplificados. Com recursos para gerenciamento de tarefas, visualização de projetos, colaboração e relatórios, as ferramentas de gerenciamento de projetos reduzem fluxos de trabalho confusos e permitem otimizar todo o processo de gerenciamento de projetos do início ao fim.

Simplificando o gerenciamento de pipeline de projetos com Creately

Creately é uma plataforma visual com ferramentas avançadas para gerenciamento de conhecimento, execução de projetos e colaboração visual perfeita.

Do gerenciamento de tarefas e planejamento de projetos à alocação de recursos e gerenciamento de portfólio de projetos, o Creately ajuda você a eliminar o atrito na colaboração multifuncional e simplificar seus fluxos de trabalho, permitindo que você conclua seus projetos sem problemas.

Creately fornece,

• Várias estruturas e modelos pré-fabricados para planejar, acompanhar e gerenciar suas atividades, recursos e fluxos de trabalho do projeto.
• Interface fácil de usar com ferramentas simples de arrastar e soltar para gerenciar rapidamente seus roteiros de projeto, planos de trabalho, quadros kanban ou planos de ação.
• Quadros para quadros Kanban, linhas do tempo, grades e muito mais para organizar visualmente seus dados e criar uma visualização para seu próprio estilo de trabalho na tela.
• Tela infinita para criar planos de projeto de uma página centralizando todas as informações e ativos para facilitar a tomada de decisões.
• Ferramentas de brainstorming, como mapas mentais ou post-its, para idealizar, analisar e planejar iniciativas de projeto.
• Várias integrações de aplicativos para ajudá-lo a importar e exportar dados de projetos entre equipes em diferentes plataformas.
• Ferramentas integradas para criar apresentações, relatórios e painéis dinâmicos e interativos para as partes interessadas.
• Verdadeira colaboração multiusuário com edição simultânea, videoconferência no aplicativo, rastreamento ao vivo do mouse e comentários para manter todos sincronizados.

No Creately, você pode criar um pipeline de projeto usando,

• Um quadro kanban onde os projetos podem ser categorizados com base em seu lugar no fluxo de trabalho

• Uma linha do tempo ou gráfico de Gantt onde os projetos podem ser exibidos cronologicamente

• Um quadro de projeto onde todos os principais detalhes do projeto estão listados em um único lugar

• Uma lista onde os projetos são categorizados por parâmetros como datas, clientes, prazos, etc.

Apresente seu pipeline de projeto visualmente

A maneira mais eficaz de apresentar as informações de alto nível dos projetos em seu pipeline é visualmente. Visuais de alto nível, como roteiros, cronogramas, quadros Kanban, gráficos de barras e diagramas sequenciais, ajudam a criar uma história gráfica facilmente compreensível sobre como os projetos estão sendo gerenciados, rastreados e executados.

Um pipeline de projeto pode ser configurado de forma semelhante a um quadro Scrum, com os projetos divididos em categorias como tarefas pendentes, em andamento, concluídos etc. Isso pode servir como seu painel de projeto para acompanhar o progresso do projeto.

Dica: Use o recurso Creately notes ou o painel de dados para capturar detalhes adicionais do projeto, como tarefas, status, prazos, duração, alocação de recursos e até análise de risco em um local centralizado.

Avalie completamente seu pool de recursos

Certificar-se de que você tenha recursos suficientes para concluir as tarefas do projeto a tempo é uma etapa importante que precisa ser tomada antes do início de qualquer projeto. Assumir qualquer compromisso sem avaliar a capacidade e a competência de sua força de trabalho pode eventualmente inviabilizar seus esforços de execução do projeto.

Portanto, avalie seu pool de recursos obtendo uma visão geral da capacidade de recursos disponíveis da organização, do conjunto de habilidades e das taxas de cobrança necessárias para atingir cada marco do projeto.

Com base nesta avaliação da disponibilidade e capacidade de recursos, a gestão pode então tomar as medidas de recursos necessárias (contratando novos funcionários ou fornecendo o treinamento necessário aos existentes) para garantir o sucesso do projeto. Essa etapa também servirá para avaliar se o projeto é lucrativo, estimando os custos de recursos.

Faça estimativas precisas

A precisão das estimativas dos parâmetros do projeto tem um impacto direto no sucesso de qualquer projeto. Se houver uma incompatibilidade entre sua estimativa de recursos do projeto e os recursos reais necessários para concluir as tarefas críticas, isso impedirá a conclusão oportuna dos marcos do projeto.

Durante o próprio estágio de planejamento, portanto, os gerentes de projeto devem produzir um plano de projeto estimado preciso para garantir a entrega pontual dos resultados sem custo extra. Além das medidas de recursos, os gerentes de projeto também devem estimar cuidadosamente o orçamento do projeto, os riscos potenciais, as metas e a receita geral.

Uma vez estimados esses fatores, os gestores podem tomar uma decisão com base em parâmetros como se o projeto atende aos objetivos estratégicos da organização ou se a receita gerada atende às expectativas da organização.

Crie um roteiro de portfólio

O roteiro do portfólio mostra visualmente o portfólio do projeto ou os projetos atualmente ativos em uma linha do tempo. Combinado com metadados importantes de projetos relevantes, pode ser uma ferramenta poderosa para comunicar o que está no portfólio e a progressão dos projetos.

Além de mostrar as datas de início e término dos projetos em andamento, você pode ilustrar outros metadados importantes, como marcos, metas estratégicas, etc. no roteiro e aprimorar ainda mais as informações que precisam ser comunicadas às partes interessadas.

Os 3 estágios do gerenciamento de pipeline do projeto

No gerenciamento de pipeline de projetos, um processo de três etapas é usado para garantir que um número suficiente de projetos seja gerado, discutido e avaliado para manter um portfólio de projetos saudável e garantir que os objetivos estratégicos da organização sejam atendidos.

Etapa 1: Ideação

Nesta fase, novas ideias de projeto são geradas. Essa etapa envolve coletar ideias da equipe, criar um número suficiente de propostas de projetos para apoiar a continuação de projetos de maior qualidade e sustentar um ambiente em que os funcionários se sintam motivados a compartilhar abertamente suas ideias para novas iniciativas.

Dica: Mantenha uma lista de pendências para armazenar as ideias coletadas assim após terem sido priorizadas com base na disponibilidade de recursos e outros fatores relevantes, para que possam ser consultadas e implementadas posteriormente. Usando as ferramentas de brainstorming integradas do Creately, como colaboração em tempo real, mapas mentais e paredes de post-its, você pode trabalhar facilmente em conjunto com sua equipe na coleta, organização, armazenamento e desenvolvimento de ideias geradas durante as sessões de brainstorming.

Etapa 2: ingestão de trabalho

O processo de entrada de trabalho inclui a criação de propostas de projeto para as ideias de projeto que foram priorizadas e sua aprovação pelos tomadores de decisão da alta administração. A proposta deve fornecer um esboço do escopo do projeto, o resultado esperado e o cronograma.

Essa etapa ajuda a garantir que as propostas de projeto sejam criadas de maneira consistente usando ferramentas e processos comuns. Pular esta etapa pode resultar em confusão, atrasos e um declínio na qualidade do resultado final.

Dica: Depois de aprovado, você pode anexar facilmente a proposta de projeto com visualizações no aplicativo dos documentos ao projeto no pipeline no Creately. Adicione também links para recursos externos, capturas de tela e imagens para fornecer mais contexto a cada projeto por meio do recurso de notas.

Etapa 3: Portões de fase

Essa etapa é fundamental para o gerenciamento de pipeline de projetos, pois é onde a equipe de gerenciamento de portfólio analisa e separa os grandes projetos daqueles que são mal planejados, com base em critérios estratégicos pré-selecionados. Essa etapa evita que projetos que estão fadados a falhar entrem no pipeline enquanto filtra as iniciativas estratégicas importantes que são realmente benéficas para a organização.

Os projetos selecionados são então movidos para a lista de pendências de projetos aguardando para serem iniciados. Depois, você precisa criar planos de projeto detalhados para esses projetos, dividindo-os em tarefas individuais, atribuindo proprietários de tarefas e definindo cronogramas.

É hora de criar seu próprio pipeline de projetos

Um pipeline de gerenciamento de projetos é essencialmente um rastreador de projetos. Embora ofereça uma maneira rápida de monitorar o progresso de sua equipe, torna os fluxos de trabalho da equipe muito mais fáceis e claros. Além disso, ao centralizar vários dados de projetos em um só lugar, você pode obter uma visão geral rápida do desempenho da equipe e também da trajetória da empresa.

Agora que você aprendeu a criar um pipeline de projeto e gerenciá-lo corretamente, experimente o Creately para criar seu pipeline de projeto hoje. Comece de graça!